Отслеживание работы с контрагентами

Эффективное взаимодействие с контрагентами имеет большое значение для отделов продаж и сопровождения клиентов. С помощью Asana вы можете легко контролировать своих потенциальных и действующих клиентов, просматривать состояние их дел и узнавать, кто отвечает за того или иного контрагента.

Как создать проект по отслеживанию работы с контрагентами

1. Создайте новый проект. Назовите его «Отслеживание контрагентов». Назначьте проект отделу продаж или отделу сопровождения клиентов.
2. Создайте настраиваемые поля по этапам конвейерного процесса или по клиентам. В случае отдела продаж это может быть этап воронки. В случае отдела сопровождения клиентов это может быть размер группы или этап жизненного цикла. Добавляйте настраиваемые поля, нажав на синюю ссылку Добавить настраиваемые поля в верхней части проекта. Подготовив нужные настраиваемые поля, измените представление, чтобы можно было выполнять сортировку по ним.
   • Не забудьте также добавить поле для несостоявшихся или недействующих контрагентов, чтобы знать, что они неактивны.
3. Создайте шаблонную задачу, которую будут дублировать ваши коллеги, и назовите её «ШАБЛОН ДЛЯ ДУБЛИРОВАНИЯ — новый контрагент». Создайте задачу по каждому клиенту. Выполнение этих задач можно не отмечать, поскольку отношения — это постоянный процесс. Это нормально, ведь не все задачи в Asana нужно непременно вычёркивать сразу после выполнения.
   • Кроме того, в шаблонной задаче можно создать подзадачи для отслеживания стандартных действий, которые вы осуществляете с каждым контрагентом.
4. Как только появится ответственный за контрагента, поручите ему эту задачу, чтобы все знали, кто ведёт взаимодействие с этим клиентом.
   • Если ответственный за контрагента поменяется, переназначьте задачу новому специалисту.
5. Используйте описания задач, комментарии и вложения к задачам, чтобы на протяжении всего цикла работы с ним можно было добавлять заметки и файлы, имеющие отношение к этому контрагенту. Это даст возможность сотрудникам проверять состояние дел с контрагентом и просматривать дополнительную информацию.
6. Создав такой проект, сохраните его в виде шаблона. Для этого нажмите на выпадающее меню в заголовке проекта и выберите пункт Преобразовать в шаблон. Чтобы легко продублировать шаблон для нового контрагента, просто перейдите к созданию нового проекта и откройте его на вкладке Шаблоны.

Советы по управлению проектами по отслеживанию работы с контрагентами

Интегрируйте Salesforce с Asana

Для ускорения жизненного цикла продаж используйте одну из наших партнёрских интеграций Salesforce, дающую возможность синхронизировать данные и процессы между Asana и Salesforce. Это позволит сформировать единый источник достоверной информации для сотрудников отдела продаж и других подразделений, взаимодействовать с которым они смогут из инструмента, задействованного в их рабочем процессе.

Фильтруйте и сортируйте проекты

В настройках представления проекта можно задать сортировку задач, связанных с отслеживанием работы с контрагентами. Например, можно отсортировать задачи по алфавиту, исполнителю, настраиваемым полям, завершённости или незавершённости задач. Это позволит быстро просматривать контрагентов по названию, ответственному лицу, состоянию сделки (открытая или уже заключённая) и т. д.

Отслеживайте сведения о контрагентах с помощью настраиваемых полей

Если вам нужно больше вариантов фильтрации или упорядочивания контрагентов, создайте дополнительные настраиваемые поля в проекте по отслеживанию работы с контрагентами. Примеры дополнительных полей:

• Размер контрагента
• Состояние контрагента
• Географическое положение
• Отрасль

Получайте необходимую информацию с помощью форм

Собирайте информацию в Asana, создав форму, которую будут заполнять потенциальные и действующие клиенты. После её отправки, приведённая в веб-форме информация будет автоматически перенесена в задачу в Asana и отражена в соответствующих настраиваемых полях, созданных специально для получения нужных сведений. Заполнить форму может любой человек, даже если он не является пользователем Asana. Для этого нужно просто отправить ему ссылку на форму.

Чтобы создать форму, выполните эту инструкцию.

Пересылайте электронные письма в Asana

Если вы используете электронную почту для общения с клиентами, вы можете создавать поручения на основе вашей переписки с помощью наших интеграций с приложениями для электронной почты Gmail и Outlook прямо из своего почтового ящика. Кроме того, можно пересылать всю важную корреспонденцию в Asana, чтобы хранить её в проекте, а не пытаться управлять ею из почтового ящика. Так её будет легче найти и сопоставить с другой работой, которую вы отслеживаете в Asana.

Если вам необходимо напоминание о выполнении задачи, созданной на основе электронного письма, перейдите к этой задаче, нажмите кнопку действий с задачей в верхней части правой панели и выберите Создать дополнительную задачу.

Использование Asana для отслеживания работы с контрагентами — это эффективный способ управления информацией о контрагентах с привязкой к выполняемой работе. Вы и ваш коллектив будете иметь чёткое представление об истории отношений с клиентов и сможете планировать их на будущее.