Работайте с волонтёрами и управляйте процессом их адаптации

Волонтёры являются важной движущей силой, без которой многие некоммерческие организации не смогли бы выполнять свою миссию. Используя Asana, можно предоставлять волонтёрам необходимые ресурсы и обеспечить успешный процесс их адаптации, при этом у специалистов организации будут все сведения о ходе работ в волонтёрских проектах.

В этой статье мы расскажем, как создать проекты для работы с волонтёрами двух типов: проект для обработки заявок от волонтёров и проект для управления работой волонтёров. Вы также найдёте в ней несколько общих советов о том, как эффективно управлять волонтёрами и их работой.

Рассмотрение и согласование заявок от волонтёров в Asana

Перед тем как приступить к волонтёрской работе, людям обычно нужно подать заявку, которая должна быть рассмотрена и согласована. Используя проект для набора волонтёров, вы можно создать форму заявки для волонтёров, рассматривать заявки и отслеживать воронку набора волонтёров — и всё это в одном месте.

Начните с создания проекта с нуля или импортируйте электронную таблицу, в которой вы в настоящий момент отслеживаете эту работу. Добавьте на доску столбцы «Новые заявки», «На рассмотрении», «Согласовано» и «Отказ». Так вам будет проще двигаться по процессу с каждым кандидатом и видеть статус заявки.

Используйте также столбец «Дополнительные кандидаты», чтобы участники вашей организации могли самостоятельно добавлять в список кандидатуры волонтёров. В этот список также можно переносить отклонённых волонтёров, в случае если они могут подойти вам в будущем, но не подходят прямо сейчас.

1. Упростите отслеживание дополнительной информации и её систематизацию с помощью настраиваемых полей

Потребности в волонтёрах могут быть разными, поэтому добавляя настраиваемые поля в проект, вы сможете отслеживать навыки, интересы и доступность кандидатов, чтобы можно было подбирать людей, в точности соответствующих потребностям вашей организации.

Например, вы можете создать поле «Навыки» с вариантами, соответствующими вашим потребностям: графический дизайн, социальные сети, сбор средств и так далее. Также можно создать поле, в котором будет указано, сколько часов в неделю они готовы посвятить волонтёрской работе, чтобы сразу иметь представление о графике.

Эти поля соответствуют полям, которые вы будете использовать в форме заявки волонтёра на следующем шаге!

2. Создайте форму для сбора заявок волонтёров

Чтобы начать отслеживать заявки волонтёров, создайте форму, которую они будут заполнять. Так у вас сразу будет вся информация, необходимая для оценки заявок.

1. Перейдите на вкладку Формы в верхней части проекта.
2. Настройте форму, внеся в неё все необходимые поля, созданные на предыдущем шаге, и добавьте дополнительные поля, которые помогут вам оценивать кандидатов. Например, в форме можно разместить поле для прикрепления вложений, чтобы кандидаты смогли приложить резюме или сопроводительное письмо. В неё также можно включить поле выбора дат, чтобы у кандидатов была возможность указать дни, в которые они доступны.
3. Когда форма будет готова, измените её статус на активный и поделитесь ссылкой с кандидатом или добавьте её на сайт. Форму Asana может заполнить любой человек, даже если е него нет учётной записи Asana.
4. Каждый раз после отправки формы приведённая в ней информация преобразуется в задачу в вашем проекте по набору волонтёров.
5. Теперь ваша команда должна рассмотреть и согласовать заявку. Назначьте задачу ответственному и добавьте срок исполнения. Напомните рассматривающим заявки о необходимости переносить задачи в соответствующие столбцы, чтобы все могли видеть статус согласования.

Попробуйте настроить правила, чтобы частично автоматизировать процесс приёма и рассмотрения заявок. Например, можно автоматически назначать новые заявки конкретному сотруднику для рассмотрения. Кроме того, можно автоматически добавлять задачи с заявками, в которых кандидаты указали конкретные навыки, в соответствующие проекты: например, если кандидат укажет «Социальные сети», заявка будет добавлена в проект, посвящённый работе в соцсетях, чтобы её увидела соответствующая команда.

Когда кандидатура волонтёра будет согласована, можно будет начать процесс его адаптации! Продолжайте следовать нашей инструкции.

Как проводить адаптацию волонтёров

1. Используйте шаблон для адаптации волонтёров

Чтобы работать успешно, волонтёрам нужно многое знать. Создав шаблон для процесса адаптации, можно существенно упростить его. Пригласите волонтёров в организацию как гостей, чтобы с первого дня у них была необходимая информация и поддержка.

Быстро запустите проект с помощью нашего шаблона для адаптации, настройте его под свои нужды и сохраните как собственный шаблон.

2. Откажитесь от использования почты и делитесь новостями с помощью бесед

Массовые рассылки, которые вы отправляете всем волонтёрам, довольно быстро становятся неудобными, и нужную информацию легко потерять, не говоря уже о времени, которое ваши специалисты тратят на дублирование информации и ответы на письма. Вместо этого используйте беседы и статусы в Asana.

• Беседы группы отлично подходят для того, чтобы публиковать объявления для всех её участников, отмечать важные достижения или обсуждать несколько проектов одновременно.
• Обновления статуса позволяют всем быть в курсе того, как идут дела, рассказывая об уже выполненных задачах, будущих задачах или вехах, а также о потенциальных проблемах. С их помощью также можно отмечать достижения коллег. Для этого вам нужно просто @упомянуть их.

Эти обновления отображаются у всех в разделе «Входящие» и на них можно отвечать. Кроме того, можно закрепить наиболее важные комментарии наверху обсуждения, чтобы нужную информацию можно было легко найти.

3. Научите волонтёров основам работы в Asana

У многих организаций есть собственные правила работы в Asana и установленный процесс адаптации, но если у вас их нет, можно попросить волонтёров зарегистрироваться на обучающий вебинар, чтобы они смогли быстро во всём разобраться.

Они также могут посмотреть краткие обучающие видео или ознакомиться с руководством по Asana (которое вы читаете прямо сейчас), чтобы получить необходимые знания в своём темпе.

Управление работой и загрузкой волонтёров

Переведя всех волонтёров в Asana, вы можете отслеживать все волонтёрские проекты в одном месте.

Портфели предоставляют централизованный способ организации и ведения работы в нескольких проектах. Благодаря портфелям вы также лучше понимаете уровень загрузки команды. Сначала создайте портфель, а затем добавьте в него проекты, которые хотите сгруппировать вместе.

Вот почему так важно завести привычку регулярно обновлять статусы — статусы будут отображаться здесь в одном представлении, благодаря чему будет проще отслеживать работу и находить возможные проблемы.