Управление студенческими организациями
Функционал Asana позволяет грамотно организовать всю работу по учёбе и при этом участвовать в деятельности различных студенческих организаций, клубов и заниматься внеаудиторной работой. В Asana можно хранить важную информацию, заметки и поручения, касающиеся организации. Это помогает более эффективно вести совместную работу перед собраниями и мероприятиями, а также во время и после их проведения. По мере поступления новых участников или ухода выпускников всю актуальную информацию можно с лёгкостью отслеживать в одном и том же месте.
Создание рабочего пространства
- Создайте новое рабочее пространство для своей организации или клуба. В нём будут храниться все задачи и информация, необходимая вашей группе для совместной работы в Asana.
- Пригласите лидеров организации в рабочее пространство. После этого можно будет решить, как лучше создавать проекты по различным аспектам организации в Asana.
- Создайте проект. Проекты можно использовать для бухгалтерской работы, составления повесток и протоколов совещаний, сбора средств, подготовки к ожидаемым событиям, планирования мероприятий и многих других целей. Возможности практически безграничны.
Приглашение других участников
- Создав несколько проектов, пригласите остальных участников организации. Сделать это можно, нажав кнопку + на верхней панеливерхней панели. Когда они зарегистрируются, проведите организационное совещание, чтобы показать возможности Asana и ввести всех в курс дела.
- Добавьте участников в существующие проекты и задачи, а затем предложите им создать собственные. Когда все поймут, как это делается, можно будет начинать совместную работу в Asana.
- Поощряйте коллег выполнять имеющиеся задачи и добавлять новые, оставлять комментариикомментарииОставляйте комментарии к задачам или беседам, чтобы предложить помощь, ответить на вопросы, и помочь с выполнением работы. и инициировать беседы, чтобы задавать через них вопросы, получать обновления статуса и обмениваться друг с другом актуальной информацией. Когда все начнут следить за актуальным состоянием своих задач, вам уже не нужно будет тратить столько времени на еженедельные совещания и работу с электронной почтой просто ради обновления информации: Asana будет постоянно актуализировать все сведения за вас.
Следите за тем, как ваши коллеги осваивают Asana, чтобы своевременно отвечать на их вопросы об использовании этого продукта в группе. Подробнее см. в нашем руководстве о том, как придать и сохранить импульс работе коллектива.
Проведение совещаний с помощью Asana
- Создайте проект для повестки совещания. Используйте разделыразделыРазделы позволяют систематизировать списки задач. Разделите список задач проекта или «Мои задачи» по категориям, этапам или приоритету., чтобы можно было систематизировать повестку и создать задачи по каждому её пункту. Для каждой задачи можно указать срок выполнения, соответствующий дате совещания.
- Добавьте всех участников совещания в качестве участник проектаучастник проектаПользователь, имеющий доступ к проекту и получающий уведомления о нём., чтобы они могли создавать задачи с темами для обсуждения за некоторое время до совещания.
- Перед совещанием попросите ведущего специалиста организации просмотреть темы повестки (задачи в проекте) и организовать их по приоритету. Для этого достаточно просто перетащить задачи в нужном порядке.
- На время совещания откройте проект с повесткой в Asana, чтобы все знали, какой именно вопрос обсуждается в тот или иной момент. А чтобы все могли видеть текущую задачу, её можно вывести на большой экран, применив режим фокусировкирежим фокусировкиВ режиме фокусировки сведения о задаче разворачиваются и заполняют окно браузера целиком. (для этого просто нажмите
Tab + X
). - Определите дальнейшие действия во время совещания. Отмечайте выполнение задач по ходу обсуждения. При возникновении каких-либо дополнительных поручений назначайте соответствующие задачи подходящим исполнителям. Кроме того, во время совещания можно создавать новые задачи, чтобы все знали, что делать дальше.
Благодаря проведению организационных мероприятий и совещаний в Asana, каждый чётко знает свои задачи и сроки их выполнения, что позволяет использовать рабочее время с максимальной эффективностью. Вместо того чтобы тратить время на поиск актуальной информации и выяснение вопросов для обсуждения, можно сразу приступить к действительно важной работе.