Контроль инициатив и управление ресурсами
- Перейти к
- Создание и использование портфелей
- Примеры портфелей
- Советы по управлению проектами и загрузкой
Руководителям проектов требуются отчёты, обновления статуса и план управления ресурсами коллектива, чтобы обеспечивать своевременное выполнение работ и принимать обоснованные решения в отношении планирования. Чтобы получить всю необходимую информацию в одном месте, они могут пользоваться портфелями с панелями мониторинга и аналитикой по загрузке сотрудников.
Как пользоваться портфелями
Портфели — это лучший способ организовывать управление и отчётность по нескольким проектам в одном месте. Портфели помогут вам ответить на следующие вопросы:
- Какие проекты под угрозой, а в каких работа идёт по плану, и почему так происходит?
- Когда запускаются или завершаются проекты?
- Как работа распределена по сотрудникам и/или проектам?
- Каковы основные приоритеты моей команды?
- Чему мне, прежде всего, нужно уделять внимание?
Как и проекты, портфели можно просматривать в разных представлениях (список которых приведён ниже), чтобы получать различную информацию о находящихся в них проектах.
- Проекты — основное представление, позволяющее быстро оценить, что происходит во всех проектах, которые можно сортировать и систематизировать.
- Хронология — перетаскивая проекты, формируйте годовые, квартальные или месячные планы и графики, а затем просматривайте их.
- Ход работ — публикуйте обновления статуса, чтобы подводить итоги по всем усилиям, приложенным к реализации инициативы.
- Загрузка — отслеживайте и корректируйте загрузку команды, перетаскивая задачи, уже назначенные сотрудникам во всех проектах портфеля.
Примеры использования портфелей
Портфели — это идеальный инструмент для руководителей проектов, но есть много разных способов, которыми их могут использовать и другие сотрудники. Вот несколько примеров:
Должность | Пример |
---|---|
Менеджеры по продуктам | Отслеживание запусков продуктов или контроль загруженности менеджеров по продукту и разработчиков для каждого запуска |
Руководители | Контроль выполнение проектов, имеющих большое значение для достижения ключевых целей и результатов компании, а также экспорт файлов для графического представления хода работ в презентациях |
Руководители и мастера Agile и Scrum | Отслеживание работ в рамках спринтов в одном портфеле, а также перераспределение работы и определение очков сложности работы по системе Agile |
Специалисты по планированию мероприятий | Управление несколькими мероприятиями с просмотром в хронологии, а также использование панели мониторинга для контроля достижения вех, имеющих высокий приоритет |
Арт-директоры и продюсеры | Ведение нескольких важных проектов и подготовка отчётов о ходе работ над ними перед партнёрами из других подразделений, а также обоснование потребности в дополнительных специалистах, с помощью панелей мониторинга |
Менеджеры кампаний | Контроль действующих кампаний и управление рабочими ресурсами коллектива, задействованными в различных их частях, с помощью функции «Загрузка» |
Специалисты по сопровождению клиентов | Ведение данных по активным клиентам в одном месте и контроль их состояния с помощью обновлений статуса |
ИТ-менеджеры | Отслеживание всех идей или действующих проектов внедрения и просмотр их графиков в хронологии |
Нужен шаблон для любого из этих проектов? Посмотрите нашу галерею шаблонов, чтобы подготовиться к работе несколькими щелчками мышью.
Советы по управлению проектами и ресурсами с помощью портфелей и функции «Загрузка»
- Вам кажется, что статус проекта давно не обновлялся? Нажмите кнопку Запросить обновление, и ответственному за проект будет назначена задача предоставить актуальную информацию по проекту.
- Кажется, что коллега перегружен? Можно переназначить или изменить срок выполнения задачи, перетащив её, или оставить комментарий к задаче, чтобы сначала посоветоваться с исполнителем. Определите единицу трудозатрат по задачам из имеющихся в портфеле проектов, чтобы точнее контролировать, сколько усилий тратится на каждую из них.
- Выделите нужную вам информацию с помощью сортировки. Отсортируйте портфель по настраиваемым полям, чтобы проверить, как идёт работа над приоритетными задачами, или сгруппировать похожие проекты. Загрузка сортируется автоматически по исполнителям.
- Поделитесь ссылкой на портфель или добавьте в него участников, чтобы отслеживать ход работ могли и другие пользователи.