Правила

Правила доступны клиентам, использующим версию Asana Premium. Некоторые компоненты правил, такие как конструктор настраиваемых правил, настраиваемые правила с условиями, триггер изменения статуса согласования и функция добавления комментариев, доступны только в версиях [Business] (http://asana.com/ru/business) и [Enterprise] (https://asana.com/ru/enterprise).

Правила позволяют с лёгкостью автоматизировать рутинные задачи и создавать рабочие процессы. Для работы правила необходим триггер, который его активирует, и действие, выполняемое автоматически. Например, правило может автоматически назначить задачу (действие) сразу после того, как будет указан срок её выполнения (триггер).

Одно правило не может запускать другое, однако можно добавить несколько действий к одному триггеру, чтобы создать нечто подобное.

Создание правила

Создать правило для проекта можно двумя способами: выбрать его из галереи правил в проекте или создать собственное настраиваемое правило.

В галерее готовых правил можно выбрать вариант, в котором уже есть триггер и действие. Затем можно указать необходимые параметры (например, столбец или исполнителя).

Создание настраиваемого правила

Конструктор настраиваемых правил доступен в версиях Business и Enterprise.

С помощью конструктора настраиваемых правил можно реализовать любое сочетание триггера и действия.

Изменение правила

В правила можно в любой момент внести изменения. Для этого нужно перейти в проект и выбрать правило, которое требуется скорректировать.

Чтобы изменить правило, необходимо нажать значок карандаша напротив правила на боковой панели.

Приостановка правила

Приостановить работу правила можно в любой момент, нажав значок карандаша напротив правила на боковой панели.

Удаление правила

Удалить правило можно в любой момент. Для этого щёлкните значок карандаша напротив правила на боковой панели, а затем нажмите кнопку Удалить.

Правила по разделам

В версиях Premium, Business и Enterprise значок правил отображается в разделах (в представлениях списка и доски), в которых есть правила. Значок анимируется при срабатывании правила. Если нажать на значок, откроется меню правил для этого раздела, с помощью которого можно добавлять новые правила или изменять имеющиеся.

Чтобы изменить правило, нужно нажать на значок карандаша, который появляется при наведении указателя мыши на правило.

Сочетания триггеров и несколько действий

Настраиваемые правила с условиями, триггер изменения статуса согласования и функция добавления комментариев доступны только в версиях [Business] (http://asana.com/ru/business) и Enterprise.**

Кроме того, для облегчения работы коллектива рутинные задачи можно автоматизировать с помощью сочетаний триггеров и (или) условной логики с несколькими действиями.

Дополнительные триггеры и действия

Триггер приближающегося срока выполнения

У пользователей версий Enterprise и Business в списке триггеров, приведённом в диалоговом окне создания настраиваемых правил, есть пункт Приближается срок выполнения. Можно выбирать из пары готовых вариантов или нажать кнопку Настроить и задать дополнительные параметры.

Команда Настроить позволяет указать, сколько минут, часов, дней или недель должно остаться до срока выполнения, чтобы сработало правило.

Триггер просроченной задачи

При создании настраиваемого правила в версиях Enterprise и Business можно использовать триггер Задача просрочена. Можно выбирать из нескольких готовых вариантов или нажать кнопку Настроить и задать дополнительные параметры.

Команда Настроить позволяет указать, сколько должно пройти минут, часов, дней или недель после истечения срока выполнения задачи, чтобы сработало правило.

Если при настройке триггера указать дни или недели, время выполнения будет игнорироваться, а правило будет срабатывать только по срокам выполнения. Если же выбрать минуты или часы, то будет учитываться время выполнения.

Заметки о триггерах приближающегося срока выполнения и просроченной задачи

• Эти триггеры срабатывают в тот момент, когда у задачи наступает срок выполнения или просроченное состояние, а не просто потому, что та или иная задача подлежит выполнению или просрочена.
• Оба этих триггера после создания правила не срабатывают в отношении уже имеющихся в проекте задач, даже если эти задачи отвечают их критериям. Триггеры срабатывают только в отношении тех событий, которые будут происходить после создания правила.
• Эти триггеры срабатывают только для незавершённых задач.
• Правила с точностью, указанной до дня или недели, не выполняются ровно в полночь. Действия, предусмотренные такими правилами, обычно производятся в промежутке с полуночи до 1 часа ночи.

Действия с подзадачами в правилах

Клиенты, использующие версии Enterprise и Business могут создать настраиваемое правило в диалоговом окне «Правила» и выбрать Подзадачи из списка действий.

С помощью этого действия можно автоматически добавлять к задаче заранее определённый список подзадач.

Можно создать до 20 подзадач

Для того чтобы изменить правило, нажмите значок карандаша на боковой панели рядом с правилом. Внесённые изменения сохранятся автоматически.

Типы и ограничения правил

Независимо от версии Premium или Business действует ограничение: не более 20 правил на проект.

Настраиваемые правила

Триггеры

• В каждое настраиваемое правило можно добавлять до 20 триггеров.
• Один триггер можно выбрать несколько раз.

Несколько действий

• Допускается выбор 5 действий, которые будут выполняться при срабатывании одного или нескольких триггеров.
• При этом одно и то же действие можно добавить только один раз.

Триггеры по столбцам и разделам

Триггеры по столбцам и разделам предназначены для проектов, подготовленных в виде доски, а также для проектов, в которые были добавлены новые сворачивающиеся разделы.

Правила с настраиваемыми полями

Правила с настраиваемыми полями можно использовать во всех проектах, где есть настраиваемые поля.

Для получения доступа к этим правилам необходимо сначала добавить в проект [настраиваемое поле] (https://asana.com/ru/guide/help/premium/custom-fields).

Срабатывание правил

Запускать правила можно из любого места (из веб-приложения, из приложения для мобильных устройств или из интеграции с внешней системой). При внесении изменения в задачу, мы проверяем, не находится ли эта задача в каких-либо проектах, где заданы правила, и не приведёт ли ваше действие к срабатыванию одного из них.

Проекты, к которым у вас нет доступа

Вы можете инициировать срабатывание правил в проектах, к которым у вас нет доступа, но при этом не будет отображаться жёлтый значок молнии, указывающий на работу правила.

Запустить правило может любой пользователь, включая гостей.

Некоторые аспекты разрешений

По аналогии с настраиваемыми полями правила теперь могут по умолчанию изменять другие участники проекта. Правила, размещающие задачи в других проектах, теперь доступны в меню «Настроить». Работу этих правил можно приостанавливать напрямую из соответствующего проекта.

• Теперь у вас есть возможность разрешить другим участником, имеющим право редактирования, вносить изменения в правила. Создаваемые правила по умолчанию будут редактируемыми.
• Удалить правило может только его владелец.
• При обновлении правил в проектах и шаблонах у редактора должны быть соответствующие разрешения для того, чтобы все правила можно было сохранить. Например, если правило добавляет задачи в другой проект, редактор должен обладать правами на изменение указанного проекта.
• При дублировании правила вместе с проектом производящий это действие пользователь становится владельцем с недостаточными привилегиями. В таком случае правило отключается, однако у его владельца по-прежнему будет доступ для внесения изменений.
• Работа правил не будет прерываться при изменении разрешений контроля доступа владельцев. Например, если вы настроите правило для добавления задач в проект, а впоследствии утратите доступ к этому проекту, то правило продолжит работать.
• При копировании или дублировании правила через шаблоны проектов 1.0 и 2.0 пользователь шаблона становится владельцем такого правила. Здесь правило отключается только в том случае, если у дублировавшего шаблон участника недостаточно разрешений, чтобы контролировать доступ для правила. Например, он не может вносить изменения в проект, в который правило добавляет задачи.
• Если пользователь покинет проект, правило продолжит работать. Однако если больше нет ни одного пользователя, взаимодействующего с этим проектом, правило будет отключено.
• Правила доступны всем участникам проекта, и они могут их выключать.
• Если ответственный за проект является участником с ограниченным доступом, он не может вносить в правило изменения, но может приостановить или активировать его.

Кто может включать или выключать правила?

Включать и выключать правила может любой пользователь, имеющий право вносить изменения в проект, в котором работает правило, независимо от того, кто его создал.

Пользователи с правом редактирования могут приостанавливать или активировать правило, но только его владелец может изменять триггеры и действия, заданные в правиле.

Единственным, кто может изменить или удалить правило, является его владелец.

Отключение привилегий

В случае отключения привилегий для пользователя, у которого есть правила, его правила приостанавливаются, а все права на них переходят к ответственным за проекты, в которых такие правила размещены.

Если у проекта нет ответственного, права на правила переходят к администратору, который выполнил отключение привилегий. Повторно активировать правило может только новый владелец этого правила.

Если владелец правила деактивирован, а у нового владельца достаточно разрешений, это означает, что правило продолжит работать и новый владелец сможет его изменять.

Обновление неправильно настроенных правил

В случае нарушения конфигурации правила (например, когда есть правило, перемещающее выполненные задачи в столбец «Готово», и кто-то удаляет столбец «Готово»), мы отправим сообщение об этом владельцу правила и дадим ему знать, что нужно внести корректировки.

• Мы отправим вам сообщение по электронной почте при первом случае, когда наступят условия срабатывания правила, но его невозможно будет выполнить из-за нарушения конфигурации. Повторное сообщение придёт, только если после исправления и хотя бы одного успешного выполнения текущей конфигурации она снова будет нарушена.

• Все пользователи с доступом для чтения к указанному правилу смогут видеть верный статус правила.

• После исправления и сохранения правила в корректной конфигурации эти предупреждения исчезнут.

Интеграции

С помощью функции «Правила для приложений» пользователи могут сопоставлять триггеры правил с действиями в других инструментах. (Например, отправить сообщение в Slack, когда задача будет выполнена.)

Правила Asana могут запускать следующие действия в рамках интеграций:

• Отправка сообщения в Slack
• Отправка сообщения в MSFT
• Создание нового билета Jira (работает для версий Cloud и Server).

Как использовать триггеры для отправки настраиваемых уведомлений или для создания билетов Jira

Для получения наилучшего результата необходимо сначала добавить приложение в проект, нажав значок «Настроить» на панели инструментов проекта и выбрав пункт «Добавить приложение».

Перейдите во всплывающее окно Добавить правило:

При создании задач из интеграций (например, со Slack, Gmail или Outlook) могут срабатывать следующие триггеры:

1. Задача добавлена в проект
2. Задача назначена
3. Срок выполнения изменён
4. Указано, что задача выполнена
5. Настраиваемое поле изменено
6. Добавлено вложение

Автоматическое действие по всем этим триггерам выполняется в отношении всех задач, а не только в отношении задач из интеграций.

Формы

При создании задач с помощью форм могут срабатывать следующие триггеры:

Задача добавлена в проект

Этот триггер применяется ко всем задачам, добавляемым в проект, а не только к задачам из форм.

Задано значение настраиваемого поля

По каждому настраиваемому полю с выпадающим списком в проекте будет отображаться триггер и действие. Поэтому если в проекте есть настраиваемые поля «Приоритет» и «Этап», будут отображаться триггеры «Задан приоритет» и «Задан этап». Вы можете выбрать, по какому значению этого настраиваемого поля будет запускаться правило.

Пример. Если в форме есть настраиваемое поле с выпадающим списком «Тип запроса» с пунктами «Блог» и «Веб-сайт», можно задать для проекта правило «При выборе типа запроса "Блог" добавить задачу в проект "Запросы для блога"».

Эта функция работает только в настраиваемых полях с выпадающим списком проекта. Не все выпадающие списки, используемые в формах, являются настраиваемыми полями.

Разрешения для гостей

Гости не могут создавать правила или владеть ими, но они могут их запускать.

Цены

Пользователи версий Business и Enterprise:

Конструктор настраиваемых правил доступен в версиях Business и Enterprise.

Набор правил, доступных пользователям версии Premium:

• При перемещении в столбец/раздел > Указать, что задача выполнена
• При завершении задачи > Переместить в столбец/раздел
• При изменении настраиваемого поля > Переместить в столбец/раздел
• При перемещении в столбец/раздел > Задать настраиваемое поле
• При изменении настраиваемого поля > Указать, что задача выполнена
• При завершении задачи > Задать настраиваемое поле

Обратные действия для правил

Пользователи версий Business и Enterprise:

Обратные действия — это дополнение к существующим правилам, которое теперь позволяет сбрасывать и удалять данные. Предусмотрев возможность выполнения обратных действий для правил, мы создали ещё более мощный инструмент, повышающий надёжность, качество и эффективность рабочих процессов наших клиентов.

Доступные обратные действия:

• Отменить назначение задачи
• Переместить задачу в другой проект
• Сбросить срок выполнения
• Указать, что задача не завершена
• Удалить участников