Загрузка

Функция «Загрузка» доступна всем пользователям версий Business и Enterprise.

Функция «Загрузка» позволяет получить наглядное представление о выработке группы, а также лучше видеть, какие работы выполняются в тех или иных проектах, причём всё это — в одном месте. Здесь же можно выявлять различные накладки и нестыковки, своевременно устранять риски и поддерживать темп работы над проектами, с лёгкостью переназначая или перенося задачи в пределах одного и того же представления. А ещё эта функция позволяет исключить чрезмерную или недостаточную рабочую нагрузку и обеспечить необходимую численность персонала.

Видеоролик о функции «Загрузка»

Загрузка может вычисляться как по количеству задач, так и в единицах трудозатрат, например в часах или баллах. Кроме того, можно задать выработку для каждого участника группы, что позволит с первого взгляда понять, кто из них перегружен работой.

Как открыть функцию «Загрузка» из раздела «Портфели»

Доступ к функции «Загрузка» осуществляется через компонент «Портфели», то есть необходимо выбрать пункт «Портфели» на боковой панели, затем выбрать портфель и перейти на вкладку «Загрузка».

В списках пользователей значатся все, кому поручена какая-либо работа по проектам, внесённым в этот портфель.

Для того чтобы отслеживать всю работу коллектива над разными проектами, создайте портфель для него. Для того же чтобы контролировать управляемые вами значимые проекты, над которыми работают специалисты разных направлений, создайте портфель для нескольких групп.

Как создать портфель

Для использования функции «Загрузка» необходимо взять уже существующий портфель или создать новый.

Создав портфель, нажмите кнопку «Добавить проект», чтобы добавить проект в только что созданный портфель.

Представление выработки

Кривая выработки

Перейдя на вкладку «Загрузка» в портфеле, вы увидите кривые выработки по сотрудникам. По умолчанию выработка определяется количеством задач и временем их выполнения, но также можно задать единицы трудозатрат, такие как часы, баллы и т. д.

• В представление «Загрузка» автоматически добавляются все задачи из проекта, для которой указан срок выполнения или диапазон дат.
• Чтобы задачи отражались на кривой выработки, они должны быть назначены исполнителям. В противном случае они будут отображаться в нижней части представления «Загрузка» в разделе «Неназначенные задачи».
• Назначить задачу можно, перетащив её на исполнителя. Также можно открыть меню задачи и назначить задачу через него.

Чтобы работа учитывалась в представлении «Загрузка», следует использовать задачи, поскольку подзадачи в это представление не вносятся.

Добавление единиц трудозатрат для измерения выработки

Объём работы по задачам измеряется не только количеством задач, но и в таких единицах, как часы, баллы и т. д.

Не забудьте добавить единицу трудозатрат в задачи (открыв их из представления «Загрузка» или в проекте).

После выбора единицы измерения трудозатрат по задаче также нужно определить выработку для группы, чтобы можно было точно оценивать производительность и не допускать перегрузки.

Как задать выработку для группы

Выработка — это максимальный объём работы, который сотрудник может выполнить за неделю. Этот объём можно регулировать индивидуально для каждого исполнителя. Например, выработка подрядчика может быть всего лишь 20 часов, тогда как у участника группы она может составить 40 часов. Когда рабочая нагрузка исполнителя превышает установленный для него уровень выработки, график загрузки подсвечивается красным цветом.

1. Нажмите на значок переключения на панели инструментов.
2. Нажмите Изменить производительность.

Задав уровень выработки, вы получите представление о том, кто из ваших коллег вот-вот достигнет своего предела, а на кого можно возложить дополнительный объём работы.

Как изменить единицу трудозатрат для своей группы

С помощью функции «Загрузка» можно просматривать и изменять единицы трудозатрат по участникам группы.

Задав единицы трудозатрат, вы получите более полное представление о работе, порученной каждому из участников группы.

Даты начала

Для учёта задач, на выполнение которых требуется больше одного дня, можно использовать даты начала.

При наличии задачи на несколько дней трудозатраты равномерно распределяются по рабочим дням (за вычетом выходных). Например, если на выполнение задачи нужно 10 часов, трудозатраты будут распределены на два дня, по 5 часов в день. Если задача выполняется с пятницы на понедельник, то 5 часов будет приходиться на пятницу и 5 часов — на понедельник.

Настраиваемые поля

Для получения представления о значимости той или иной задачи можно задать их приоритет с помощью настраиваемых полей. Переключатель позволяет выбирать цвета настраиваемых полей.

В представлении проекта можно создавать настраиваемые поля и задавать им цвета. После этого при указании значений настраиваемых полей в задачах в представлении «Загрузка» будет отображаться соответствующий цвет.

Отображение состояния при наведении указателя мыши

Для того чтобы увидеть количество задач у исполнителя на тот или иной день, необходимо навести указатель мыши на его индивидуальный график.

Наведите указатель на заголовок столбца какого-либо дня, чтобы узнать, сколько всего задач назначено группе на этот день. Наведите указатель на имя исполнителя, чтобы посмотреть его общее количество задач или трудозатраты относительно времени.

Представление с детализацией

Для того чтобы проекты и задачи исполнителя отобразились в режиме детализации, следует нажать значок раскрывающегося списка.

• Модальное окно статуса проекта можно открыть, нажав на название проекта.

Перетаскивание задач

Перетаскивание задачи позволяет переносить сроки их выполнения, а также переназначить их другим исполнителям.

• Перенести задачу в другой проект нельзя.
• При переназначении задачи график блокируется, чтобы исключить возможность ошибки. После переназначения задачи её можно будет перенести на другую дату.
• Создавать задачи можно прямо в представлении загрузки. Для этого следует нажать под именем исполнителя, датой и проектом, в котором вы хотите запланировать задачу, а затем ввести название задачи. После этого можно нажать на раздел сведений о задаче, чтобы внести дополнительную информацию.

Для того чтобы перенести сроки выполнения сразу нескольких задач, нажмите клавишу Command или Control (в зависимости от вашей операционной системы) и, удерживая её, выберите все задачи, которые необходимо перенести или переназначить.

Фильтр

Представление «Загрузка» можно фильтровать по сотрудникам и их должностям.

• Можно выполнять поиск и выбирать людей, которые будут отображаться в представлении «Загрузка».
• Кроме того, поиск можно выполнять по должностям.

Попросите коллег указать занимаемую ими должность в своём профиле в Asana.

Кроме того, отфильтрованное представление можно сохранить в качестве представления по умолчанию для всех пользователей.

Масштабирование

• Нажмите «Сегодня», чтобы сразу перейти на сегодняшний день.

Масштабирование можно использовать для корректировки представления с учётом сроков планирования и контроля выполнения работы.

Количество подзадач в представлении «Загрузка»

Прямо в представлении «Загрузка» также можно просматривать количество подзадач в той или иной задаче.