Контроль грантов

Как создать конвейерный проект по заявкам на гранты в Asana

Создать конвейер по заявкам на гранты можно несколькими способами. Чтобы сразу приступить к работе:

1. Начните с нашего шаблона проекта по заявкам на гранты, настроив его с учётом потребностей своей организации.
2. Импортируйте электронную таблицу, с помощью которой вы сейчас отслеживаете гранты.

Как получить доступ ко всем шаблонам Asana

Если же вы хотите создать собственный конвейерный проект с нуля или использовать общепризнанные передовые методы для проектов Asana, начните отсюда.

Вам нужно контролировать сразу несколько активных заявок на гранты?

Если вы используете наш шаблон:

1. Продублируйте имеющийся в шаблоне [ОБРАЗЕЦ ЗАДАЧИ], переименуйте его и преобразуйте в проект.
2. Затем добавьте эти проекты в портфель, чтобы вам было проще организовывать и контролировать все свои гранты в одном месте.

Советы по работе с проектом по заявкам на гранты

Теперь, когда вы создали свой проект, эти советы помогут вам управлять им по мере добавления грантов в конвейер.

1. Систематизируйте свой проект, разбив его на разделы по стадиям процесса подачи заявки

Чтобы было понятно, какие гранты находятся на той или иной стадии, создайте разделы. Они помогут вам увидеть различные этапы процесса подачи заявки, в частности «Составление», «Подача», «Ожидание» и т. п., а также соответствующим образом классифицировать задачи.

По мере продвижения заявки перетаскивайте задачи из одного раздела в другой в соответствии с их новым статусом.

2. Спланируйте графики подачи заявок и циклы грантов в «Хронологии»

После добавления гранта в свой конвейер обязательно назначьте срок выполнения, чтобы вовремя произвести подачу или продление. Затем, продвигаясь от крайнего срока к началу, установите реалистичные даты начала и выполнения по каждому шагу процесса. Воспользуйтесь Хронологией, которая поможет вам наглядно представить график, сделать его реалистичным и без труда установить зависимости между задачами, — тогда работа будет выполняться в правильном порядке. Если вам нужно будет что-то изменить, «Хронология» также облегчает перетаскивание задач на новые крайние сроки.

3. Выявляйте новые возможности и фиксируйте их с помощью форм

Новые возможности получения грантов можно обнаружить где угодно, и формы позволяют быстро фиксировать и рассматривать их. Создайте форму для записи сведений, необходимых для оценки предложения и его утверждения. Отправленная форма превращается в задачу вашего конвейерного проекта.

Поделитесь ссылкой на форму с сотрудниками организации или разместите её на своём сайте для упрощения процесса подачи и выявления новых возможностей. Заполнить форму может любой человек, даже если он не пользуется Asana.

4. Делайте приоритеты, согласования и основные сведения более чёткими с помощью настраиваемых полей

При наличии разных грантов в своём конвейере вам придётся разбираться, какие из них являются приоритетными, какое финансирование следует ожидать и т. д. Настраиваемые поля помогают всё прояснить с одного взгляда. Их также можно использовать для фильтрации и сортировки проекта (как и в случае со столбцами электронной таблицы). У вас есть возможность создать поля для указания суммы финансирования, приоритета, стадии и согласований — для всего, что необходимо для сбора ключевой информации.

Отслеживайте согласования с помощью уведомлений по настраиваемым полям

Заявки на гранты обычно проходят несколько циклов обратной связи, и рабочий процесс согласования на основе настраиваемых полей позволяет сразу определять, что одобрено, а что нет. Просто добавьте настраиваемое поле согласования в свой проект и включите уведомления. После этого все отслеживающие задачу будут получать уведомление при изменении значения поля и будут в курсе согласования заявки, а также будут знать, какие отзывы нужно учесть.

Советы по отчётности, связанной с грантовым конвейером

Публикуйте регулярные обновления статуса в одном месте с помощью представления «Ход работ»

Аналитические данные о ходе конвейерного процесса и его расширении — это гарантия того, что вы рассматриваете достаточное количество возможностей и поддерживаете их в движении. Вместо того чтобы полагаться на длинные беседы по электронной почте или случайные сообщения с просьбой обновить информацию, попробуйте публиковать регулярные обновления с помощью представления хода работ. У вас есть возможность @упоминать существующие задачи, проекты и коллег, чтобы легко ссылаться на работу и держать всех в курсе хода выполнения или возникших препятствий.

Контролируете несколько проектов по грантам? Добавьте их в портфель, чтобы следить за их состоянием в одном представлении.

Ресурсы по отслеживанию грантов

Любите учиться по видео? Хотите узнать, как наши клиенты пользуются Asana? Ознакомьтесь со следующими ресурсами:

Ресурсы	Ссылка
Шаблон для контроля грантов	Использовать шаблон
История успеха	Узнайте, как организации EarthEnable, Venture for America и Hope for Haiti управляют грантами с помощью Asana
Курсы по требованию	Записаться в Академию Asana
Советы от сообщества	Посетите ближайший вебинар или откройте тему на Форуме сообщества