Баланс прозрачности и конфиденциальности
Мы в Asana считаем, что прозрачность рабочих процессов как на уровне компании, так и в отношении нашего продукта, очень важна. Прозрачность способствует повышению личной и коллективной ответственности и предотвращает разрозненность информации.
Осознание того, что работа, которую вы делаете, может быть видна всем, повышает чувство ответственности перед коллективом. Когда вы понимаете, как ваша работа соотносится с целями коллектива и компании в целом, вы чувствуете себя более уверенно, чего не может быть в условиях мелочного контроля каждого шага сотрудника. Именно поэтому проекты Asana общедоступны по умолчанию, и их могут видеть все сотрудники.
Прозрачность и ответственность
Чтобы коллегам было проще понять, кто за какую работу отвечает, у каждой задачи есть только один исполнитель. Назначение одного ответственного по каждой задаче исключает вероятность недопонимания или срыва сроков из-за простого незнания того, кто отвечает за ту или иную задачу и в какие сроки она должна быть выполнена.
Чёткое представление о распределении ответственности даёт возможность каждому вносить свой вклад в успех проекта.
Общедоступные и закрытые элементы
В Asana можно отслеживать всю работу, однако некоторые задачи могут требовать большей конфиденциальности. По умолчанию работа в Asana общедоступна для всей участников организации, но вы можете создавать и закрытые проекты, чтобы информацию могли видеть только те, кому она действительно нужна.
Для создания закрытых проектов с ограниченным доступом необходима версия Asana Premium.
Раскрытие информации о работе в Asana
Если сделать работу общедоступной в Asana, сотрудники смогут видеть, что происходит в текущий момент, а также обращаться к уже выполненным задачам для получения дополнительной информации и контекста. В общем случае мы рекомендуем делать работу общедоступной, чтобы любой сотрудник мог найти её и получить к ней доступ. Работу в Asana легко найти с помощью простого поиска.
Если вам нужно задать более точные критерии, можно прибегнуть к расширенному поиску, позволяющему получить список задач, отвечающих таким критериям, как исполнитель, срок выполнения, отслеживающие, завершение и т. д.
С помощью расширенного поиска можно видеть, над чем (и в какое время) работают сотрудники вашей группы, и даже создавать отчёты, чтобы работа шла по плану.
С помощью расширенного поиска можно:
- Просматривать все задачи, над которыми работают ваши подчинённые и коллеги или которые они уже выполнили, используя поиск по исполнителю или срокам выполнения.
- Видеть приоритеты в работе подчинённых путём поиска задач в категориях «Сегодня», «Предстоит» и «Позднее».
- Выявлять проекты и задачи с истекающим сроком выполнения (например, со сроком выполнения до конца недели).
- Определять необходимость вмешательства в работу над назначенными, но не завершёнными задачами.
- Находить задачи с пометкой «высокий приоритет» в настраиваемом поленастраиваемом поле, с тем чтобы проконтролировать их назначение исполнителю и своевременное выполнение.
Ограничение доступа к работе
Безусловно, есть определённые данные, требующие особого обращения. Для такой информации можно создать скрытую группу или закрытый проект. В качестве примеров можно назвать финансовые отделы, работающие с конфиденциальными финансовыми данными, юридические отделы, отвечающие за защиту секретной информации, а также менеджеров при личном общении с сотрудниками в формате «один на один».
Как сделать проект закрытым
- Нажмите кнопку + в верхней части проекта
- Выберите Сделать закрытым
Проекты, доступные только для комментирования
Независимо от того, является ли проект общедоступным или закрытым, может возникнуть необходимость просто исключить вероятность каких-либо изменений после его создания. Проект можно настроить как доступный только для комментирования, оставив возможность вносить правки лишь определённым участникам проекта. Все остальные участники смогут только комментировать задачи и работать над порученными им задачами. Настройки доступа для каждого сотрудника можно менять в индивидуальном порядке.
При максимальном использовании Asana рабочие процессы могут достигать такого уровня прозрачности, к которому привыкли далеко не все. Однако мы считаем, что для получения оптимальных результатов работу следует делать открыто. Когда сотрудники знают, кто за что отвечает, и разделяют цели и приоритеты своего коллектива, они получают возможность реализовать свой потенциал в полном объёме.
Ролики «Как работать в Asana»
Смотрите наши видеоролики серии «Как работать в Asana», из которых вы узнаете, как создавать закрытые задачи, проекты и группы в Asana.
