Формы

Формы доступны всем клиентам, использующим версию Premium, Business и Enterprise. Отдельные функции форм, такие как ветвление, индивидуальная настройка заголовка и настройка сообщения с подтверждением, доступны только пользователям версий Business и Enterprise.

С помощью форм Asana можно стандартизировать применяемый командой процесс начала работы, собирать нужную информацию и следить за тем, чтобы ничего не оставалось без внимания. Формы можно использовать для взаимодействия с внутренними и внешними группами с целью сбора и объединения информации, а также для устранения препятствий, бесконечного обмена сообщениями и непонимания между сотрудниками.

Как создать форму

Формы являются частью каждого проекта Asana. Когда кто-либо заполняет форму, она отображается как новая задача в проекте, с которым она связана.

Здесь можно создавать, изменять и публиковать формы. Форма получает такое же называться, как у проекта, с которым она связана, однако его можно изменить. Кроме того, в форму можно добавить описание с инструкциями и информацией для тех, кто будет её заполнять.

Кроме того, изначально в формах Asana всегда приводятся два вопроса по умолчанию: имя и электронная почта, чтобы получить контактную информацию людей, подающих вашей группе заявки на выполнение работ. При создании формы эти вопросы можно удалить.

Если удалить вопрос об электронной почте, то автор запроса не получит по почте подтверждение отправки формы.

Ветвление форм

Ветвление форм является функцией версии Business.

Ветвление форм позволяет создавать дополнительные вопросы, связанные с определёнными ответами на вопросы с выпадающими списками ответов или возможностью выбрать несколько ответов.

При создании формы для начала выберите из списка категорию вопроса с выпадающим списком или множественным выбором ответов. Обратите внимание, что при выборе любой из них вам необходимо указать свои собственные вопросы.

Затем нажмите значок Добавить ветвь, расположенный справа от выбранного пункта выпадающего списка.

Можно создать до пяти уровней ветвления внутри одной ветви.

Настройка формы

После создания формы в неё можно вносить дополнительные вопросы с помощью правой боковой панели.

Настройки формы

Возможности добавлять исполнителя по умолчанию и собственное сообщение с подтверждением являются функциями версии Business.

Сопоставление настраиваемых полей

С помощью сопоставления настраиваемых полей можно указывать, с какими полями связаны ответы, используемые в формах Asana.

В окне Связано с также можно создать новое настраиваемое поле.

Сопоставление полей дат

Для вопросов в отношении дат, можно указать, что ответы на вопросы из форм, будут привязаны к сроку выполнения.

Индивидуальная настройка заголовка

Индивидуальная настройка заголовка является функцией версии Business.

Чтобы добавить обложку, нажмите значок Добавить обложку в верхней части формы.

Изображение для заголовка должно иметь разрешение 800 x 120 пикселей.

Нестандартное фирменное оформление форм

У пользователей версии Enterprise, загрузивших свой логотип в Asana через консоль администратора, есть возможность отображать этот логотип в своих формах.

Чтобы добавить фирменное оформление к своей форме, сначала нужно загрузить логотип своей компании. Сделать это можно на вкладке Настройки консоли администратора.

Загрузив логотип, перейдите к своей форме и нажмите на её название/описание. Затем выберите Показывать логотип организации в этой форме.

Добавление вложений в форму

В форме также можно предоставить возможность прикреплять вложения, чтобы отправители могли добавлять творческие задания, изображения, документы, файлы PDF и т. п. Все внесённые в форму вложения будут прикрепляться к задаче, создаваемой в соответствующем проекте при отправке формы.

Для этого нажмите значок Вложение под списком вопросов.

Предварительный просмотр формы

В процессе создания формы можно в любое время выполнить её предварительный просмотр, чтобы оценить, как она будет отображаться у отправителей.

Как поделиться формой

Когда форма будет готова, можно копировать ссылку на неё в буфер обмена с помощью соответствующей кнопки. Эту ссылку можно предоставить коллегам в Asana, а также любым другим пользователям, у которых нет учётной записи Asana, и все они получат возможность заполнить эту форму.

После заполнения формы отправитель увидит сообщение с подтверждением того, что заявка принята, а переданная им информация будет преобразована в новую задачу в указанном проекте.

При этом также отправляется электронное письмо с подтверждением и сообщением об отправке формы.

Такое письмо отправляется только, если в форме есть вопрос об адресе электронной почты, и респондент ответил на этот вопрос.

Если респондент находится в Asana, его можно добавить в список отслеживающих задачу. Если же отправителя нет в Asana, но нужно держать его в курсе, то можно пригласить его в Asana.

После получения переданной с помощью формы информации можно добавить отслеживающих, определить приоритет работы, изменить сведения о задаче и приступить к её выполнению.

Формы как шаблон

В шаблонах проектов, созданных специалистами Asana также есть формы.

Из шаблонов проектов вы будете перенаправлены к форме творческих запросов, с помощью которой будут фиксироваться и систематизироваться все креативные запросы, поступающие в вашу группу.

Выбрав Использовать шаблон, можно переименовать шаблон и начать работу с новым проектом в шаблоне формы.

Дублирование формы

При дублировании проекта также есть возможность дублировать форму. Просто установите флажок Форма при дублировании нужного проекта.

Формы автоматически дублируются в шаблонах, созданных специалистами Asana, в настраиваемых шаблонах и в API.

Информирование о нарушении правил в форме

Чтобы проинформировать о нарушении правил в форме, нажмите Сообщить о нарушении. Отдел безопасности Asana получит уведомление о необходимости разобраться в инциденте.