Как добавить динамику в свой рабочий процесс
Выстроив свой рабочий процесс, как организовать передачу задач и добавить автоматизации, которые его оживят? Как создать непрерывный поток работы?
Это последняя статья из серии, состоящей из трёх частей. Если вы пропустили первые две, читайте их здесь: Статья 1 Статья 2
Конструктор рабочих процессов
Прежде всего, откройте конструктор рабочих процессов.
Найдите вкладку «Конструктор рабочих процессов» в своём проекте. Эта функция помогает выстраивать этапы, по которым продвигается работа от начала до конца. С помощью конструктора рабочих процессов такой процесс можно построить, но не запустить. Составив рабочий процесс в конструкторе, отройте одно из доступных представлений проекта.
Четыре типа движения
Вне зависимости от того, используете ли вы конструктор рабочих процессов, существуют движения четырёх разных типов, которые соединяются с нужными функциями в Asana.
1. Инициирование
У каждого рабочего процесса есть точка инициирования, с которой начинается работа. В зависимости от используемого процесса вы приступаете к работе одним из следующих способов:
- Вручную: в некоторых случаях работа бывает инициирована вручную, например, если вы решаете, что нужно опубликовать новую статью в блоге о предстоящем запуске. В этих случаях создаётся задача или проект.
- С помощью форм: в некоторых рабочих процессах предусмотрена процедура поступления задач со стороны, например, с помощью запросов. Подобные процедуры являются идеальным местом применения форм, которые позволят оптимизировать и стандартизировать процесс формирования запросов.
- С помощью шаблона задачи: команды, которые выполняют одни и те же шаги в своих рабочих процессах, используют шаблоны задач. Этот вариант отлично подходит, требуется заранее подготовить задачу со ссылками на нужную информацию и набором подзадач, например, для работы с соискателями.
2. Передача работы
Во многих рабочих процессах задача переходит от одного сотрудника к другому, пока не будет завершена. Для выполнения подобной передачи используются следующие распространённые методы:
Переназначение вручную
Убедитесь в том, что работа будет выполнена, добавив в задачи исполнителей. В некоторых рабочих процессах за основную часть работы на разных этапах отвечают разные люди.
Например, когда креативный продюсер передаёт запрос дизайнеру для выполнения. В этих случаях задачу нужно переназначать.
Добавление подзадач
Когда задачу нужно разбить на более мелкие этапы, чтобы распределить эти части рабочего процесса, добавляйте подзадачи.
Например, команда, которая управляет запросами, отслеживает исполнение каждого из них в виде задачи в проекте. Чтобы организовать шаги и этапы рабочего процесса, они добавляют подзадачи.
Добавление зависимых элементов
В некоторых случаях одна задача блокирует выполнение другой. В таких ситуациях можно использовать зависимости. Зависимости помогают показать, что задача блокируется другой задачей.
Например, команде, которая занимается сбором отзывов о продукте от клиентов, нужно подождать, пока команда разработки выполнит свою работу, перед тем как они смогут вернуться к специалистам, от которых была получена обратная связь. Поэтому они добавляют зависимость, которая показывает, что одна задача блокируется другой. Зависимые элементы доступны только группам и организациям, пользующимся версией Asana Premium.
Использование согласований
Зачастую в процессе передачи требуется сначала получить одобрение. Для таких случаев идеально подходят согласования. Согласования — это задачи, которые предлагают исполнителю выбор из трёх действий: «Согласовать», «Запросить изменения» или «Отклонить». Например, дизайнеру нужно, чтобы несколько заинтересованных лиц рассмотрели и одобрили созданный им объект перед завершением работы над ним. Согласования доступны клиентам, пользующимся версиями Asana Business и Enterprise.
3. Пересечения
В некоторых рабочих процессах ваша работа пересекается с работой, выполняемой другой командой или в других инструментах. При обнаружении пересечения попробуйте следующие варианты:
Размещение задач в нескольких проектах
В Asana задачи можно добавлять в разные проекты, не дублируя их. Обновления в задачах будут отображаться во всех проектах. Это называется одновременное размещение в нескольких проектах.
Приписывайте задачи к разным проектам, чтобы доступ к одной и то же задаче был у разных групп и из разных проектов в Asana.
Интеграции
Если ваша работа пересекается с работой в другом инструменте, возможно у Asana есть интеграция с этим приложением. Если она имеется, можно будет создать общий рабочий процесс для нескольких инструментов.
Список доступных интеграций приведён здесь
4. Повторение
Во многих рабочих процессах для выполнения задач одно и то же действие повторяется много раз. Для таких случаев отлично подойдут правила — простые автоматизации, которые избавляют вас от необходимости вручную выполнять одинаковые действия. Правилами могут пользоваться клиенты версии Asana Premium, а в версиях Asana Business и Enterprise доступно ещё больше вариантов их настройки.
В конструкторе рабочих процесс можно с лёгкостью создавать правила для каждого этапа процесса.
На самом деле, автоматизировать можно движения всех типов, которые мы описали в этой статье. Например:
Триггеры и действия
Инициирование → Когда новая задача добавляется в проект с помощью формы... → Добавить к задаче подзадачи для выполнения последующих действий
Передача работы → Когда обновляется настраиваемое поле... → Переназначить задачу конкретному сотруднику
Пересечения → Когда задача перемещается в конкретный раздел... → Добавить задачу в проект другой группы
Другие распространённые правила для рабочих процессов:
| Триггеры | Действия |
|---|---|
| (Когда нужно, чтобы все новые задачи перемещались в конкретный раздел) При добавлении новой задачи в проект... | Перенести задачу в конкретный раздел |
| (Когда нужно, чтобы задачи автоматически отмечались как выполненные при перемещении в раздел завершённых задач) При перемещении задачи в раздел завершённой работы... | Указать, что задача выполнена |
| (Если требуется узнавать статус грядущей работы) Когда приближается срок исполнения... | Добавить комментарий к задаче |
| (Когда требуется дать исполнителю ссылку на задачу в проекте) При перемещении задачи в конкретный раздел... | Добавить комментарий к задаче, @упомянув в тексте шаблон этого проекта |
| (Когда требуется, чтобы согласование переходило на другой этап в зависимости от ответа согласующего) Когда задача-согласование получает отметку «Согласовано», «Запрошены изменения» или «Отклонено» | Перенести задачу в соответствующий раздел |
