Microsoft Teams и Asana

Teams — это инструмент для совместной работы на основе чата, позволяющий различным глобальным, удалённым и кросс-функциональным группам взаимодействовать и обмениваться информацией в общем пространстве. К услугам пользователей такие функции, как совместная работа с документами, обмен прямыми сообщениями, групповой чат и управление задачами с помощью Asana. Интеграция с Asana обеспечивает сосредоточенность и непрерывность работы из любого места и в любое время. Asana показывает, кто что и когда делает.

В Microsoft Teams появился бот Asana, упрощающий развёртывание функционала Asana. С его помощью пользователи могут искать и находить функции Asana для использования в беседах Teams, а также создавать задачи и добавлять сообщения в существующие задачи из Teams.

Интеграция с Microsoft Teams доступна на всех уровнях.

Порядок установки

Подключите Asana к Microsoft Teams, чтобы у вас и вашей группы было приложение, позволяющее назначать задачи и сохранять общий контроль.

Как установить интеграцию Asana для Microsoft Teams:

Перейдите на вкладку «Приложения» в Microsoft Teams.
Выполните поиск компонента управления проектами Asana.
Нажмите Asana.
Нажмите «Добавить», чтобы установить приложение.

Во всплывающем окне управления проектами Asana:

Нажмите Добавить

Как управлять приложением для своей организации:

Для управления приложениями перейдите в центр администрирования Microsoft Teams, затем найдите Asana и установите флажок Разрешить, если он не установлен.

Добавьте Asana в список Закреплённые приложения в центре администрирования Microsoft Teams, чтобы это приложение можно было быстрее найти, и выберите положение, в котором оно будет закреплено на панели навигации.

Порядок адаптации

После установки интеграции вы получите доступ к боту интеграции в персональном чате. Бот также можно добавить в определённые каналы группы.

Функционал бота позволяет задавать ему вопросы и использовать его для получения актуальной информации о ходе выполнения проектов в Asana.

Взаимодействие с чат-ботом начинается при первом обращении к интегрированному решению. Чат-бот познакомит вас с этим решением, расскажет о примерах использования, а также даст ссылки на другие статьи руководства, которые могут вам пригодиться.

Пользователи могут разворачивать задачи, проекты, портфели, обновления статусов и группы, чтобы предоставить дополнительную информацию определённой группе.

Чтобы поделиться ссылкой:

Вставьте ссылку на любой ресурс Asana.
Дождитесь появления развёртывания.
Нажмите значок «Развернуть», чтобы получить дополнительный контекст.
Привяжите к группе и отправьте результат.

Затем можно посмотреть, что получилось, нажав Просмотреть в Asana.

Как выполнять поиск

Выполнить поиск задач, проектов или портфелей можно, нажав логотип Asana в редакторе сообщений.

Чтобы выполнить поиск задач, проектов или портфелей:

Нажмите логотип Asana в редакторе сообщений.
В этом меню можно производить поиск задач, проектов и портфелей.

Как создать новую задачу

Чтобы создать задачу:

Нажмите кнопку «+» в диалоговом окне редактора сообщений Asana.
Выберите Создать новую задачу.
Укажите необходимые сведения в появившемся всплывающем окне.
Нажмите Создать задачу.

Создавать новые задачи Asana можно из любого места в Teams. Для этого можно использовать команду Создать задачу через бот Asana, опцию в редакторе сообщений или любое сообщение в беседе. При этом новую задачу можно назначить коллеге по группе, установить для неё срок выполнения и добавить её в проект Asana.

Как добавить сообщение в задачу

Чтобы добавить сообщение в задачу:

В меню, которое появляются при нажатии кнопки с тремя точками, выберите пункт Дополнительные действия и нажмите Добавить сообщение в задачу.
Во всплывающем окне можно найти и выбрать уже существующую задачу Asana, в которую нужно добавить сообщение.

Затем это сообщение можно будет добавить в задачу в виде комментария.

Настройка уведомлений

Перейдите в любой канал группы или в персональный чат.

Как перейти к уведомлениям:

В меню, открываемом кнопкой «+», выберите пункт Привязать проект.
Выберите проект, о котором хотите получать уведомления.

Настройка параметров уведомлений для Microsoft Teams

В редакторе сообщений Asana выполните следующие действия:

Перейдите к настройкам уведомлений из меню, которое открывается кнопкой «+» во всплывающем диалоговом окне Asana.
Выберите, какие уведомления вы хотите получать.

После этого вы будете получать уведомления обо всех новых действиях с выбранным проектом.

Нестандартные уведомления

С помощью функции Asana «Правила» можно создавать нестандартные уведомления. Пользователи могут автоматически отправлять собственные сообщения в канал при обновлении или перемещении задачи. Подробнее.

Во всплывающем окне Добавить правило можно выполнить следующее действие:

Отправить собственное сообщение с актуальной информацией о задаче в канал через приложение Microsoft Teams.

Бот Asana

Бот Asana для Microsoft Teams взаимодействует с приложением, позволяя задавать вопросы и выполнять поиск. Бот выдаёт ответы на основе вводимых пользователем данных. Существует целый ряд команд, которые можно использовать с этим приложением для экономии времени. При этом для взаимодействия не требуется переключать инструменты.

Взаимодействие с ботом:

Чат-бот Asana предусматривает возможность выбирать или переключиться на рабочее пространство, исходя из потребностей проекта, при помощи команды change workspace (изменить рабочее пространство).

Собрания в Microsoft Teams

Интеграция Asana для Microsoft Teams также работает и с компонентом для организации и проведения собраний в Teams.

Это позволяет нашим пользователям преобразовать произвольное обсуждение в полноценный контролируемый рабочий процесс в среде Asana без переключения между инструментами.

При добавлении интеграции с Asana в собрание, проводимое в Teams, можно выполнять следующие действия:

Оперативно создавать задачи, не выходя из окна собрания
Просматривать сводную информацию по задачам, созданным на собрании

Как настроить эту функцию

Организатору собрания необходимо добавить группу или мероприятие в интеграцию до начала собрания.

Эта функция поддерживается в настольном приложении Teams и не отображается при участии в собрании через браузер.

Перейдите к мероприятию группы, в которое вы хотите добавить интеграцию, и нажмите кнопку + в верхней части экрана.

Сначала необходимо, чтобы назначенный организатор собрания добавил группу или мероприятие в интеграцию. В настоящее время эту функцию нельзя добавить из самого собрания, но сделать это можно в настройках собрания.

Вся работа под контролем

Чтобы добавить вкладку Asana:

Выполните поиск компонента Asana и выберите его, чтобы добавилась вкладка Asana.
Нажмите Добавить для подтверждения.

Как присоединиться к собранию

Подключение к Asana:

Далее вам будет предложено нажать Подключиться к Asana.
После аутентификации в Asana выберите рабочее пространство для подготовки собрания.
Нажмите кнопку Присоединиться.

Создавайте задачи, а также просматривайте задачи, которые уже были созданы в рамках события или группы. Задачи, создаваемые в Teams, по умолчанию видны в Teams только создавшему их пользователю. При этом задачи всегда остаются в Asana.

Это представление доступно только организаторам собраний и отлично подходит для назначения задач, связанных с подготовкой или протоколированием собрания, или для просмотра задач, созданных по итогам собрания.

Как создавать задачи:

После присоединения к событию вы увидите логотип Asana в меню собрания. При нажатии этого логотипа открывается боковая панель, на которой можно создавать задачи во время собрания, а также просматривать задачи, уже созданные в его ходе.

Этот логотип также будет присутствовать в меню других участников собрания, которые тоже смогут пройти аутентификацию и создавать задачи.

Все созданные здесь задачи будут приведены и на вкладке для просмотра задач по итогам собрания.

Зачем использовать собрания в Teams?

После добавления этого приложения Asana в функции проведения видеоконференций Teams пользователи смогут:

Создавать задачи, не выходя из видеоконференции
Вести учёт этих задач
Обеспечивать непрерывность процесса при спонтанных всплесках рабочей активности без переключения инструментов
Вести продуктивную коллективную работу
Воплощать идеи в действия

Узнать подробнее о том, как просматривать задачи на уровне проекта в Teams можно на [этой] (https://asana.com/ru/guide/help/api/microsoft-teams-project-view) странице, где мы рассказываем, как оценить весь проект Asana в Microsoft Teams и использовать имеющийся функционал с максимальной эффективностью.

Основные примеры использования

Благодаря этой интеграции ваши специалисты смогут сосредоточиться на своих целях, проектах и задачах, где бы они ни находились. При этом вы всегда будете знать, как обстоят дела у вашей команды.

Определение ключевой информации: эта интеграция позволяет пользователям создавать задачи Asana из Teams и вносить в них любую контекстную информацию (например, сообщение). Пользователи могут указать ключевые сведения, такие как название, описание и срок выполнения задачи, исполнителя и(или) настраиваемые поля.
Актуализация: теперь участники проектов в Teams могут получать от приложения Asana актуальную информацию о важных событиях и ходе работ по мере её появления.
Ссылки на Asana: при обсуждении рабочих вопросов в Teams можно легко добавлять ссылки на проекты, задачи и другую необходимую информацию, с тем чтобы у участников группы и дискуссии было больше контекста, они чётко представляли себе суть происходящего и не выпадали из рабочего процесса.
Контроль: обсуждайте с коллегами по группе, одновременно просматривая полный список задач, назначенных исполнителей, сроки выполнения, а также отмечая завершение уже выполненных задач. Это позволяет группам двигаться быстрее и достигать большего.
Цельная технология: не нужно переключаться между инструментами. В хоте собраний в Teams пользователи могут на лету преобразовывать произвольное обсуждение в полноценный контролируемый рабочий процесс в среде Asana.

Нужна помощь? Посетите страницу поддержки Microsoft.

Microsoft Teams и Asana