Создание основы рабочего процесса

Организация

Организации объединяют всех сотрудников вашей компании, использующих Asana, в единое пространство на основе общего почтового домена компании.

Группы

В пределах организации вы и ваши коллеги разделяетесь по группам для совместной работы над проектами и задачами. Каждый пользователь организации входит как минимум в одну группу, но также может быть участником и нескольких групп.

Проекты

Проекты позволяют систематизировать все задачи по той или иной инициативе, цели или большому объёму работ. Для организации задач в проектах используются разделы.

Задачи

Задача — это основная единица действия в Asana.

Подзадачи

Подзадачи позволяют разбить работу над задачей на более мелкие части и разделить её между несколькими исполнителями.

Комментарии

С помощью комментариев к задаче можно задавать вопросы, размещать дополнительную информацию и предлагать идеи.

Решения по организации рабочего процесса

Далее, чтобы обеспечить правильное выполнение рабочих процессов, вам нужно будет принять некоторые ключевые решения.

Решение 1. Проект или задача

Самый распространённый вопрос для групп заключается в том, как им оформить свой рабочий процесс: в виде проекта или в виде задачи.

Рекомендуем начать с проекта, в котором будет размещаться весь ваш рабочий процесс.

Проект является центром координации взаимодействия с заинтересованными сторонами. Добавьте задачи и подзадачи, представляющие работу, которую нужно выполнить. Слишком размытые задачи, как, например, «Продвижение», сложно выполнять. Поэтому необходимо разбить работу на части, чтобы задачи были более чёткими.

Решение 2. Как использовать разделы

Решая, как использовать разделы проекта, нужно понимать два основных способа прохождения работы через рабочий процесс: в последовательности и этапами.

Последовательности

Последовательность похожа на контрольный список действий: работа выполняется в определённом порядке, постепенно приближая вас к конечному результату. Планирование мероприятия или адаптация нового сотрудника — отличные примеры последовательности в рабочих процессах. В таких случаях имеет смысл создать проект в представлении списка и использовать разделы для группирования задач по категориям или срокам.

Этапы

Этапы подобны конвейерам: каждый отдельный элемент работы проходит ряд этапов вплоть до завершения. Обработка запросов или разработка продуктов — отличные примеры поэтапных рабочих процессов. В таких случаях имеет смысл создать проект в представлении доски, каждый раздел которой будет одним этапом. Каждая задача будет представлять один ожидаемый результат, а вы будете перемещать их из одного раздела в другой по ходу каждого этапа.

Решение 3. Какие настраиваемые поля следует добавить

О настраиваемых полях следует позаботиться заранее. Порядок организации, автоматизации и отчётности в рамках рабочего процесса зависит от того, какие поля вы добавили.

Организация

Как организовать задачи в рабочем процессе? Создайте поля для конкретных категорий.

Автоматизация

Как лучше автоматизировать рабочий процесс? На основе добавленных полей можно создавать собственные правила.

Отчёт

Какую информацию должен содержать отчёт о рабочем процессе? Графики и диаграммы, отображаемые на панели мониторинга проекта, зависят от выбранных настраиваемых полей.

Решение 4. Когда использовать подзадачи

Иногда одну задачу или ожидаемый результат приходится разбивать на более мелкие последовательные действия. В таких случаях следует использовать подзадачи.

Не стоит создавать рабочие процессы исключительно из задач и подзадач. Это может создать проблемы, когда потребуется добавить элементы автоматизации, использовать представление «Хронология» или составить отчёт о работе.

Для чего чаще всего используются подзадачи

Если задача высшего уровня представляет собой запрос, то действия, выполняемые в его рамках, можно отразить в подзадачах.

Когда нужно, чтобы работа, которую представляет задача верхнего уровня, была согласована несколькими людьми, добавьте запросы на согласование в качестве подзадач.

В некоторых рабочих процессах предусматриваются действия, выполняемые только при определённых условиях. Например, специалистам, которые отрабатывают запросы, может понадобиться больше информации, прежде чем они смогут выполнить запрос. В этом случае следует использовать правило для добавления подзадач при переходе задачи на тот или иной этап.

А вы знаете, что в подзадачи можно добавлять разделы? Используйте сочетание клавиш Tab + N

Как правило, при наличии более 10 подзадач можно подумать о создании проекта, вместо задачи верхнего уровня.

Решение 5. Один проект или несколько?

Иногда рабочий процесс настолько масштабен, что может распространяться на несколько проектов.

Использовать несколько проектов имеет смысл в следующих случаях:

Когда рабочий процесс пересекается с работой другой группы, которая уже использует собственный проект. Например, группа может отслеживать публикации своих историй в одном проекте, в то время у другой группы может возникнуть необходимость обсудить эти материалы на предстоящем совещании. В этом случае группы добавляют соответствующие задачи в оба проекта.

Когда рабочий процесс содержит настолько много задач, что создаёт чрезмерный «шум», не позволяя держать всё необходимое в одном проекте. Например, группа может использовать один проект для управления входящими запросами, однако их поступает слишком много. В этом случае группа создаёт отдельный проект для отработки запросов после их принятия в работу. Для автоматизации этого процесса можно использовать настраиваемые правила.

Решение 6. Как настроить разрешения по проекту?

От того, как вы настроите разрешения, будет зависеть функциональность вашего рабочего процесса. Участникам проекта можно разрешить вносить изменения либо только оставлять комментарии. Сотрудники, которым разрешено только комментировать, могут просматривать проекты и оставлять в них комментарии, но не могут вносить какие-либо изменения.

В большинстве рабочих процессов участникам проекта необходимо будет предоставить возможность вносить изменения, чтобы они могли выполнять свои задачи. Мы рекомендуем использовать разрешения типа «только комментирование» в следующих случаях: Когда проект предоставить доступ к проекту нескольким заинтересованным сторонам, не отвечающим за какие-либо задачи. Когда проект содержит конфиденциальную информацию и нужно предотвратить случайные или нежелательные изменения.

Узнать о разрешениях подробнее можно здесь.

Заложив основу рабочего процесса, можно переходить к добавлению динамических элементов. Ознакомьтесь со следующей статьёй из этой серии