Обновления статуса проектов и отчётность

Постоянно отвечать на вопросы о статусе проекта утомительно и занимает много времени. С помощью представлений Обзор и Панель мониторинга в Asana вы получаете все необходимые данные для анализа проектов, а также простой способ сводить воедино актуальную информацию и делиться ею даже в автоматическом режиме.

Как устроены представления «Обзор» и «Панель мониторинга»?

«Обзор» и «Панель мониторинга» — это представления проекта в Asana, между которыми можно переключаться в любое время.

Представление Обзор позволяет быстро разобраться в проекте и запустить его. В нём также можно формировать текущие обновления статуса и делиться ими, а также просматривать предыдущие обновления и действия, выполняемые в рамках проекта.

Перетаскивайте Основное в обновления, чтобы делиться графиками или вехами. А если нужно каждый раз использовать один и тот же формат, то в Asana можно сохранить шаблон обновления статуса.

Вас интересует возможность создавать отчёты сразу по нескольким проектам? Прочитайте нашу статью с советами по использованию портфелей.

На панели мониторинга приводится набор настраиваемых графиков, построенных по данным вашего проекта и отображающих ход работ над задачами по выполнению, исполнителю, сроку и т. д. Графики помогут ответить на самые важные вопросы, что позволит не только быстрее принимать стратегические решения, но и иметь необходимые данные для обоснования этих решений.

Примеры отчётов в Asana

В Asana ничего не работает изолированно. Вот несколько примеров вопросов об отчётах и советы о том, как ответить на них и начать действовать.

Первый вопрос	На что обратить внимание на панели мониторинга	Как работать с аналитикой
Успеваем ли мы выполнить приоритетные задачи?	Задачи по статусу выполнения или настраиваемому полю приоритета	Свяжитесь с исполнителями задач, оставив комментарии к задачам, и отметьте всё, что может быть под угрозой, в обновлении статуса.
Где мы отстаём?	Незавершённые задачи по разделу	Используйте хронологию, чтобы изменить сразу несколько сроков выполнения и оценить эффект от этого действия, а затем поделитесь новым графиком в обновлении статуса.
Не перегружен ли кто-то из сотрудников?	Незавершённые задачи по исполнителю	Используйте хронологию или вид списка, чтобы перераспределить работу в рамках одного проекта. (Используйте функцию Загрузка в портфеле, чтобы внести изменения в загрузку сотрудников в нескольких проектах.)
Насколько предварительные оценки соответствуют реальным данным?	Обязательно используйте числовые настраиваемые поля в проекте, которые позволят и проверять суммарные значения на панели мониторинга	Следите за бюджетом? Запрашивайте дополнительные ресурсы, приводя данные проекта в качестве обоснования.

Как составить хорошее обновление статуса

1. Установите срок выполнения проекта (если он есть), который будет отображаться в графике хода работ, чтобы все знали о том, когда работа должна быть завершена.
2. Задайте вехи проекта, чтобы отметить ключевые цели проекта и важные части работы, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуться вперёд и/или завершить проект.
3. Регулярно обновляйте статус проекта. Выберите цвет (зелёный, жёлтый, красный), чтобы обозначить, что в проекте все по плану, проект под угрозой или отстаёт.
4. Используйте мастер создания статуса и основные моменты, чтобы быстро перетаскивать в обновление данные, уже существующие в Asana.
   • Выражайте признательность коллегам или ссылайтесь на задачи в Asana с помощью @упоминаний. Например, можно @упомянуть задачу, к которой прикреплены окончательные варианты дизайна, если они нужны сотрудникам для справки.
   • При публикации нового обновления статуса участники проекта получают уведомления во «Входящие», а портфель автоматически обновляется, чтобы все были в курсе.

Теперь вы можете рассказать интересную, наглядную историю, используя информацию, которая уже есть в Asana, чтобы предоставить заинтересованным необходимую им актуальную информацию в чёткой форме.