Приглашение нескольких коллег

Создав несколько задач и проектов, пора начать работать вместе с коллегами, чтобы воспользоваться всеми преимуществами Asana. Если вы первый человек, использующий Asana в организации, вам нужно пригласить несколько коллег, которым вы доверяете, опробовать Asana вместе с вами.

Подробнее в видео «Как работать в Asana»

Смотрите видео о том, как работать в Asana, из которого вы узнаете, как пригласить коллег в Asana и помочь им начать работу.

Начинайте с малого

Когда в команде появляется новый инструмент, нужно привлечь к его использованию всех сотрудников и получить от них отзывы. Но перед тем как пригласить всех, рекомендуется начать с нескольких коллег. Получив результаты, которые можно продемонстрировать, будет проще предложить всему коллективу начать пользоваться Asana. А когда вы будете готовы пригласить всех сотрудников, мы вас поддержим.

Хорошей тестовой группой будет небольшой коллектив из сотрудников, которых вы лучше всех знаете или с которыми работаете чаще всего. Достаточно пригласить опробовать систему вместе с вами не более пяти человек. Можно воспользоваться нашим шаблоном электронного письма, чтобы пригласить коллег и обозначить ожидания.

Если вы уже создали для них тестовый проект, можно сделать его доступным только для комментирования, чтобы никто не боялся случайно внести изменения. Затем, когда коллеги будут увереннее чувствовать себя в Asana, можно будет предоставить им право вносить изменения.

Как объяснить ценность Asana

Даже если ваши коллеги готовы попробовать Asana вместе с вами, им наверняка нужно больше информации. Вот некоторые преимущества, о которых можно рассказать, чтобы привлечь их:

• Знайте кто, что и когда делает — Asana предоставляет информацию о том, кто, что и к какому сроку делает. Это значит, что можно тратить меньше времени на обсуждение задач на совещаниях, и больше энергии направлять на работу над по-настоящему важными проектами.

• Экономьте время и делайте обсуждения практическими — работу можно обсуждать прямо в задачах или проектах, а не в длинных переписках по электронной почте. Беседы всегда связаны с конкретной практической работой, ведущейся в Asana, поэтому можно действительно работать, а не только болтать о задачах.

• Вы видите работу в контексте — ваша работа в Asana связана с другими действиями, поэтому вы знаете, какое место она занимает в проектах и какую роль играет в достижении целей. Получайте актуальную информацию по отслеживаемым проектам и задачам и наблюдайте за ходом работы всей команды с помощью портфелей и обновлений статуса.

Как пригласить коллег в Asana

Когда группа, которая будет пробовать Asana с вами, собрана, можно пригласить коллег в Asana, воспользовавшись одним из следующих способов:

Также можно создать задачу и ввести адрес электронной почты коллеги в поле «Исполнитель», чтобы отправить приглашение, или пригласить коллег в группу.

После того как вы выберете один из этих способов и введёте адреса ваших коллег, Asana отправит им приглашения от вашего лица. Обязательно указывайте рабочие адреса электронной почты, чтобы все сотрудники попали в вашу организациюорганизацию. Дайте им знать, что им придёт письмо и воспользуйтесь нашим шаблоном письма, чтобы сделать этот процесс ещё проще.

Когда ваши коллеги в Asana

Когда ваши коллеги зарегистрируются в Asana, вы будете готовы отслеживать работу вместе. Вот несколько советов, которые позволят начать пользоваться системой без заминок:

• Предложите коллегам изучить краткое руководство или уроки Asana, по которым они узнают основные принципы и быстро разберутся с тем, как всё работает. Руководство (то, что вы читаете сейчас) — более масштабный ресурс, который поможет им продолжить обучение.
• Установите несколько правил, чтобы стандартизировать процесс работы в Asana.
• Пригласите коллег в существующие проекты и обсудите вместе, какие ещё проекты вы могли бы настроить в Asana. Совместное создание проекта позволяет сформировать основу командного взаимодействия.
• Добавьте коллег в список отслеживающих задач, которые важны для них, и предложите им назначать вам задачи, комментироватькомментировать, оставляли отметки «Нравится», добавляли вложения и указывать, что задачи выполнены, вместо того чтобы писать письма или отправлять сообщения в чат.
• Поработав в системе несколько недель, назначьте встречу (или создайте проект), чтобы ответить на вопросы, обсудить, как идут дела, и понять, о каких преимуществах вы можете рассказать всему коллективу.

Вы быстро поймёте, что тестировать взаимодействие в Asana c небольшой командой полезно, потому что вы лучше управляете работой, эффективнее общаетесь и вместе добиваетесь отличных результатов.