29 tijdbeheersjablonen en voorbeelden om efficiënter te werken

Het is moeilijk om een vol werkschema in evenwicht te houden en uw taken gedaan te krijgen als er voortdurend nieuwe taken op uw bord komen. Als u die pijn gevoeld hebt, zult u misschien blij zijn te weten dat er tientallen tijdbeheersjablonen bestaan die u kunnen helpen om prioriteiten te stellen in uw werkbelasting. 

Bekijk 29 mogelijkheden en voorbeelden van sjablonen voor tijdbeheer om er eentje te vinden die bij uw volle agenda past. Van dagelijkse agenda’s tot maandelijkse doelen, deze sjablonen dekken zowat elke situatie. 

Klaar om te beginnen? Hier zijn de 29 nuttigste werkbladen voor tijdbeheer. 

Persoonlijke schema’s en lijsten

Blijf uw dagelijkse en wekelijkse taken de baas met deze strategieën voor tijdbeheer.

1. Voorbeeld van een dagelijkse takenlijst

Geschikt voor: Dagelijkse doelen stellen en micro-taken prioriteren.

Dagelijkse taken zijn actiepunten die u aan het begin van elke dag in een notitieboekje noteert of via uw takenlijst-software controleert. Het bijhouden van uw taken kan u helpen ervoor te zorgen dat u al uw belangrijke werk voor die dag gedaan krijgt en dat er niets tussen wal en schip valt. 

Het opschrijven van uw dagelijkse taken helpt u om het werk dat u moet afmaken te visualiseren. Omdat alles opgeschreven is, kunt u gemakkelijk de prioriteit van elke taak begrijpen en zien welke taken u wanneer moet afwerken. Aan het eind van de dag kunt u uw taken voor morgen controleren, zodat u de dag op de juiste manier kunt beginnen.. 

2. Voorbeeld van een checklist

Geschikt voor: Ordenen van dagelijkse deliverables in volgorde. 

De manier waarop u uw takenlijst ordent, kan van invloed zijn op hoe en wanneer u taken voltooit. Door een checklist te maken, kunt u ervoor zorgen dat uw deliverables duidelijk omschreven zijn en in volgorde van prioriteit staan.

Een sjabloon voor tijdbeheer met een checklist kan gecategoriseerd worden van het meest belangrijk naar het minst belangrijk, zodat u zeker weet dat uw taken met de hoogste prioriteit het eerst gedaan worden. Bovendien kan het afvinken van elke taak voor opluchting zorgen, omdat u weet dat er een taak minder op uw takenlijst staat.

3. Voorbeeld van een dagplanner

Geschikt voor: Het plannen van dagelijkse activiteiten om niet gehaalde doelen te voorkomen. 

Een dagplanner is ideaal als u vaak overweldigd wordt door uw dagelijkse taken en graag een plan van aanpak voor uw dag hebt. Een dag- of weekplanner verschilt van een takenlijst omdat het meer omvat dan alleen de deliverables. Het omvat alle bewegende delen van uw dag, met inbegrip van vergaderingen, pauzes, deliverables, en al het andere dat uw werkdag in beslag neemt.

Een onderzoek uit 2011 ontdekte dat het maken van een plan kan helpen om de mentale last van onvervulde doelen te verlichten. Door uw dag te plannen rond vergaderingen, taken, en projectdeliverables, kunt u een dagelijkse routekaart hebben die u helpt om tijd te blokkeren en uw actiepunten te verwezenlijken.

4. Voorbeeld van een weekplanner

Geschikt voor: Uw werkbelasting een week op voorhand plannen om deadlines te halen.

Naast dagtaken kan het nuttig zijn om uw werk voor de komende week te plannen. Dit houdt in dat u een schema maakt met strakke deadlines zoals dagtaken, deadlines met een open einde zoals grotere projecten, en alles daartussenin.

U wilt deze taken dan prioriteren op basis van deadlines en belang voor de teamdoelstellingen. Op die manier kunt u de doelen afstemmen op het werk dat nodig is om ze te verwezenlijken.

5. Eenvoudig voorbeeld

Geschikt voor: Op schema blijven met micro-taken.

Als het op tijdbeheer aankomt, is eenvoudig vaak beter. Als u al een strategie hebt, maar een beetje meer structuur in de chaos nodig hebt, dan is een eenvoudig werkblad voor tijdbeheer misschien de oplossing voor u.

Een eenvoudig sjabloon zou een kort overzicht kunnen bevatten van wekelijkse takenlijsten en deadlines die gehaald moeten worden. Een checklist-indeling zou voor deze optie volstaan, maar wie zijn werk liever visualiseert kan een whiteboard-agenda gebruiken om het leuk te maken. Het verschil is dat een eenvoudig sjabloon alleen de eerstvolgende taken op uw agenda bevat, waardoor de lay-out simpel blijft.

Tools om tijd bij te houden

Voordat u uw tijd kunt beheren, moet u begrijpen hoe u die besteedt. Met deze strategieën kunt u elke minuut van uw dag terugwinnen.

6. Voorbeeld van een tijdlog

Geschikt voor: Bijhouden van taakduur en toewijzing van werkbelasting.

Uw tijd registreren is een van de moeilijkste onderdelen van het beheren van een gestructureerd plan. Tussen het werken aan belangrijke taken en het reageren op teamgenoten in real-time, waar gaat de tijd heen? 

Het bijhouden van een tijdregistratiesjabloon kan u helpen bij te houden hoe lang het duurt om werk te voltooien, en stelt u in staat uw dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse tijdsbestedingen te analyseren. Tijdregistratiesjablonen zijn nuttig om bij te houden hoeveel tijd u aan vroeger werk hebt besteed, maar ze helpen ook bij het plannen van de toekomst. Als u eenmaal weet hoeveel tijd elke taak in beslag neemt, kunt u toekomstige projecten plannen op basis van de geschatte tijd die nodig is om elke taak te voltooien.

7. Voorbeeld van activiteitenlogboek

Geschikt voor: Teams die aan meerdere projecten tegelijk werken.

In een perfecte wereld besteedt u uw tijd alleen aan het volbrengen van de aan u toegewezen taken. Helaas is dat niet altijd hoe het gaat, en veel teams hebben te kampen met werkdruk die hun algemene efficiëntie in de weg staat. In werkelijkheid besteedt de gemiddelde kenniswerker 60% van de tijd aan werk over werk. Dit omvat het zoeken naar documenten, het najagen van goedkeuringen of het bijwonen van statusvergaderingen.

Een activiteitensjabloon helpt u alle activiteiten bij te houden die u op een dag doet, zodat u werk over werk kunt identificeren en verminderen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u die dag maar twee taken hebt, maar dat u ook twee vergaderingen moet bijwonen, een brandje moet blussen met een vorig project, of miscommunicatie hebt die met een teamgenoot moet worden opgehelderd. Door deze activiteiten bij te houden, krijgt u een duidelijker beeld van waar uw tijd aan besteed wordt en kunt u uw huidige processen verbeteren.

8. Voorbeeld van een tijdbudget

Geschikt voor: Analyseren van tijdsbestedingen en budgettaire details.  

U kent misschien het gezegde “Tijd is geld,” maar hoe kunt u er precies voor zorgen dat uw tijd efficiënt wordt gebruikt? Hoewel er geen standaardaanpak is, kan het bijhouden van uw tijd in verhouding tot uw budget helpen om uw tijdsbesteding in perspectief te plaatsen.

U kunt dit doen door eerst de tijd bij te houden die u nodig hebt om elke taak binnen een project te voltooien. Vervolgens kent u aan elke taak een budgetnummer toe door het projectbudget te nemen en dat te delen door de tijd die u nodig had om elke taak te voltooien. Het is misschien niet altijd 100% accuraat, maar u kunt wel een ruw idee krijgen van waar uw tijd naartoe gaat en dat delen met de belanghebbenden om de zichtbaarheid te vergroten. 

9. Voorbeeld van pomodoro-techniek

Geschikt voor: Mensen die worstelen met uitstelgedrag en die gemakkelijk afgeleid zijn.

Als u zich overweldigd voelt door het maken van een dagelijkse of wekelijkse takenlijst, kunt u proberen om de Pomodoro-techniek te gebruiken. Bij deze techniek worden geconcentreerde werksessies gekoppeld aan regelmatige korte pauzes, met als doel uw productiviteit op te voeren en mentale vermoeidheid te verminderen.

Een gebruikelijke werktijdverhouding is 25 minuten werken voor 5 minuten pauze. U kunt deze techniek gebruiken door uw dagelijkse taken rond deze werkblokken van 25 minuten te plannen. Zo bent u er zeker van dat uw takenlijst aan het eind van de dag af zal zijn.

Prioriteringstechnieken voor taken

Als het op productiviteit aankomt, is prioriteiten stellen de sleutel. Hier zijn enkele hulpmiddelen om u te helpen beslissen welke taken dringend zijn, en welke kunnen wachten.

10. Voorbeeld van prioriteit

Geschikt voor: Taken categoriseren op basis van belang voor efficiëntie.

Wanneer u een lange takenlijst voor u hebt en doorlopende vergaderingen, kan het soms onmogelijk lijken om uw tijd doeltreffend te beheren terwijl u uw taken afwerkt. Dat is waar prioriteitenplanning om de hoek komt kijken. 

Een prioriteitssjabloon kan u helpen om elke taak op uw lijst te rangschikken naar belang, zodat uw belangrijkste taken het eerst gedaan worden. Dit kan u helpen uw takenlijst te organiseren, zelfs op de drukste dagen. Probeer elk project te rangschikken op een schaal van één tot drie, of kleurcodes te geven op basis van de hoogste prioriteit.

11. Voorbeeld van uitstelgedrag

Geschikt voor: Teams die worstelen met uitstelgedrag en efficiëntieproblemen.

Wij hebben het allemaal wel eens meegemaakt: u hebt een lange lijst met taken, maar u stelt ze uit tot het laatste moment. Uitstelgedrag is iets waar velen van ons mee worstelen, maar er is een manier om de negatieve effecten ervan te bestrijden.

Het maken van een uitstel-sjabloon kan u helpen om van dag tot dag prioriteiten te stellen voor de toptaken die gedaan moeten worden. Zo voorkomt u dat u overweldigd raakt door de langere wekelijkse taken. U kunt ook een strategie voor tijdbeheer proberen, zoals de Pomodoro-techniek. Hierbij neemt u korte pauzes en pauzeert u regelmatig om de stress te verlichten. Het komt erop aan verschillende methoden uit te proberen en de juiste voor u te vinden. Begin met voorrang te geven aan de belangrijkste taken, en ga over op het nemen van korte pauzes als u nog steeds moeite hebt.

12. Voorbeeld van ooit

Geschikt voor: Planning van toekomstige projecten die een lagere prioriteit hebben, maar toch belangrijk zijn.

We maken ons er allemaal wel eens schuldig aan dat we onze aandacht op kortetermijntaken richten, er zijn immers deadlines. Maar het kan nuttig om onze tijd te besteden aan langetermijntaken die u ooit op een dag zou willen aanpakken. 

U kunt een “tijdbeheer voor ooit”-sjabloon gebruiken om een lijst op te stellen van toekomstige projecten die u graag zou willen doen - als team of als individu. Op die manier kunt u de volgende keer dat u wat extra vrije tijd hebt, aan uw “ooit”-taken werken. U kunt beginnen projectbeschrijvingen op te sommen en dan de teams aan te wijzen die erbij betrokken zouden zijn om het in gang te zetten.

13. Voorbeeld van vrije tijd

Geschikt voor: Proactief prioriteiten stellen voor langetermijnprojecten.

Als u zich ooit in een situatie bevindt waarin uw werkbelasting licht is en u aan proactieve actiepunten wilt werken, probeer dan een vrije tijd-sjabloon te gebruiken door taken op uw ooit-lijst te zetten. U kunt beginnen met uw “ooit”-taken op te splitsen in hun eigen werkverdelingsstructuur, waarin u kleinere deliverables begint te plannen.

Deze taken kunnen grotere bedrijfswensen zijn, zoals een verbeterd proces, of teamwensen, zoals het organiseren van een teambindingsactiviteit. Bewaar deze vrije tijdstaken voor het einde van de week, wanneer uw prioritaire taken af zijn, en gebruik ze om projecten in te halen die u nog had willen aanpakken. 

Sjablonen voor teamplanning

Een team leiden vereist organisatie. Met deze sjablonen kunt u uw teamleden op één lijn houden en ieders tijd zo goed mogelijk benutten.

14. Teamdoelen-sjabloon

Geschikt voor: Kleinere taken afstemmen op grotere projectdoelen.

Een van de grootste uitdagingen bij tijdbeheer is taken te koppelen aan grotere projectdoelen. Dat geldt vooral voor teams die gewoonlijk in silo’s werken en geen verbonden platform hebben voor het bijhouden van tijdbeheer. 

Een manier om dit tegen te gaan door gebruik te maken van sjablonen voor teamdoelen, zodat alle betrokkenen begrijpen wat de noodzakelijke projectdoelstellingen zijn en hoe hun werk met het grotere geheel samenhangt. 

15. Voorbeeld van SMART-doelen

Geschikt voor: Proactief doelen stellen en taken in kaart brengen.

Als het stellen van doelen en het bijhouden van vorderingen uw productiviteit helpt, dan is het gebruik van een SMART-doelen-sjabloon misschien iets voor u zijn. SMART is een acroniem dat staat voor Specific, Measurable, Achievable, Realistic, en Time-bound. SMART doelen helpen u om ambitieuze doelen te bereiken met duidelijke communicatie en afstemming.

Het communiceren van uw doelen zorgt voor transparantie wanneer het erom gaat taken en doelstellingen op elkaar af te stemmen. Bovendien kunt u elke dag beginnen met een duidelijk stappenplan en bij te houden meetgegevens.

16. Voorbeeld van actiepunten

Geschikt voor: Het organiseren van dagelijkse of wekelijkse actiepunten op prioriteit.

Een andere manier om uw werkbelasting te organiseren is om de belangrijkste actiepunten van uw dag te markeren en die taken eerst te volbrengen. Dit heet een actiepuntensjabloon.

Door uw dag in te delen rond actiepunten, zorgt u ervoor dat uw prioritaire taken aan het eind van de dag volbracht zijn. Zo kunt u ook aan belangrijke taken voor de rest van de week werken.

17. Sjabloon voor teambrainstorming

Geschikt voor: Creatieve teams die hulp nodig hebben om doeltreffend te ideeën te realiseren. 

Teambrainstorming is een creatieve manier om nieuwe zakelijke mogelijkheden te bedenken. Maar zonder de juiste vaardigheden op het gebied van tijdbeheer zou uw brainstormvergadering wel eens onproductief kunnen aflopen. Dat is waar een teambrainstormsjabloon van pas komt.

Als er een plan is, kan iedereen zijn ideeën samen in één gedeeld document zetten. Daarna kunt u samenkomen om de beste ideeën en de belangrijkste actiepunten te bespreken. U kunt ook verschillende brainstormtechnieken proberen om de vergaderactiviteit te vinden die het best bij de dynamiek van uw team past.

18. Voorbeeld van workflow

Geschikt voor: Verfijning van interne processen en procedures.

Een workflow is een end-to-end-proces dat de juiste mensen op het juiste moment met de juiste gegevens verbindt. Workflows zijn ongelooflijk waardevol, maar het kost tijd en moeite om ze op te bouwen.

Zelfs met de juiste software voor workflowbeheer kan het enige tijd duren voor u effectieve vaardigheden voor tijdbeheer hebt, want het kan een hele opgave zijn. Maar met het juiste sjabloon kunt u het succes van uw workflows gemakkelijk plannen, aanpassen en volgen. 

19. Sjabloon voor onboarding van werknemers

Geschikt voor: Het organiseren van documenten voor nieuwe medewerkers en opleidingsmateriaal.

Het wervingsproces is een cruciaal element bij het vaststellen van de groepsnormen, het bepalen van de bedrijfscultuur en het optimaliseren van de interne efficiëntie. Maar het kan een tijdrovende bezigheid zijn, omdat er voortdurend nieuwe teamleden moeten worden aangetrokken. Zonder de juiste procedure blijven uw nieuwe teamleden mogelijk zonder de middelen zitten die ze nodig hebben om hun werk doeltreffend te doen.

Een onboardingsjabloon voor werknemers standaardiseert uw processen, stemt belanghebbenden op elkaar af, en creëert een inclusieve gemeenschap vanaf de eerste dag. Door uw HR-team en aanwervingsmanagers te ondersteunen, kunt u ervoor zorgen dat uw team al het nodige heeft voor de eerste werkdag van de nieuwe werknemer. Koppel de inwerksjabloon vervolgens aan een 30-60-90 dagenplan en een bruikbare controlelijst voor nieuwe aanwervingen om het proces te stroomlijnen.

20. Vergaderagenda-sjabloon

Geschikt voor: Teams die moeite hebben om efficiënte vergaderingen te houden.

De meesten van ons hebben in hun beroepscarrière wel eens een vergadering meegemaakt die geen agenda had. Zonder een behoorlijke vergaderagenda zouden de teamleden zich kunnen blijven afvragen wat het doel is, en uiteindelijk zou het kunnen uitlopen op tijdverspilling.

Met een vergaderagenda-sjabloon kunt u uw vergaderingen doelgericht en op het goede spoor houden met duidelijke doelstellingen, actiepunten, en taken na de vergadering. 

21. Sjabloon voor sprintplanning

Geschikt voor: Ontwikkel- en productteams die met krappe deadlines werken.

Sprintplanning is een methode voor projectbeheer voor product- en engineeringteams die het werk in kleinere brokken verdeelt. Dit helpt bij het prioriteren van werk en het plannen van de capaciteitsbehoeften van het team.

Om uw sprints effectief te plannen, moet u een sprintplanningsjabloon gebruiken dat u kan helpen om Agile-projecten beter te beheren door structuur aan te brengen, taakeigenaars toe te wijzen, en sprintvergaderingen te plannen.

Projectplanning-sjablonen

Projecten bevatten veel bewegende delen. Deze sjablonen en voorbeelden kunnen u helpen om op de hoogte te blijven van wie wanneer wat doet.

22. Voorbeeld van een Gantt-grafiek

Geschikt voor: Projectvoortgang en mijlpalen van taken volgen. 

Gantt-grafieken zijn horizontale staafdiagrammen die gebruikt worden om een tijdlijn van een project, programma of taak te illustreren. Zij bieden een betere manier om de voortgang van taken, afhankelijkheden en mijlpalen bij te houden.

Een Gantt-grafieksjabloon kan de hoeveelheid tijd die u aan de dagelijkse taakplanning besteedt aanzienlijk verminderen. Door al uw werk op een tijdlijn te visualiseren, krijgt u een duidelijk idee van wat er te gebeuren staat en hoe lang elke taak zal duren. Beschouw een Gantt-grafiek als een interactieve benadering van tijdbeheer. 

23. Sjabloon voor evenementenplanning

Geschikt voor: Visualiseren van evenementdeadlines en communicatiebeheer.

Het plannen van een evenement kan een stressvolle onderneming zijn. U hebt waarschijnlijk tientallen deadlines en details bij te houden op elk moment voor het evenement plaatsvindt. Dat kan een ravage aanrichten in uw gebruikelijke strategie van tijdbeheer.

Met behulp van een sjabloon voor evenementenplanning kunt u budgetteren, visualiseren, communiceren en aanvragen van leveranciers beheren, en dat alles op één plaats. Dit kan u helpen om doelen te bereiken en e-mails om te zetten in uitvoerbare taken.

24. Ontwerpplansjabloon

Geschikt voor: Ontwerpresultaten koppelen aan grotere projectmijlpalen.

Ontwerpers kunnen een hele reeks hulpmiddelen hebben om hen te helpen ontwerpen, maar hoe zit het met een hulpmiddel dat hen helpt om het eigenlijke werk te plannen? Van het eerste concept tot de communicatie tussen de teams en de uiteindelijke goedkeuring, zijn er veel bewegende delen.

Met een sjabloon voor een ontwerpplan kunt u de taken overzichtelijk en op tijd houden, terwijl u de goedkeuringen op één overzichtelijke plaats krijgt. Zo kunt u deadlines halen en creatieve mijlpalen op schema houden.

25. Sjabloon voor redactionele agenda

Geschikt voor: teams die een robuuste inhoudsplanning hebben en worstelen met miscommunicatie.

Of u nu blogs of persberichten maakt: als u in een creatief team werkt, hebt u een redactionele agenda om de komende inhoud te plannen. Dat kan een letterlijke agendaweergave zijn of een geordende lijst, gescheiden in weken of maanden.

Het visualiseren van uw komende werk in een redactieagenda is een geweldige manier om in vogelvlucht te zien wat er wanneer live gaat. Het geeft u niet alleen de kans om vooruit te plannen, maar het stelt u ook in staat uw redactionele behoeften in te plannen rond belangrijke bedrijfsevenementen of seizoensgebonden veranderingen. 

26. Sociale media-sjabloon

Geschikt voor: uw sociale inhoud rond evenementen en trends organiseren.

Sociale media kunnen ingewikkeld zijn om te plannen. Van het beheren van meerdere profielen tot het up-to-date blijven met nieuwe trends: een strategisch plan is de sleutel. Een agenda voor inhoud op sociale media is een combinatie van uw redactionele plan en uw komende sociale berichten - alles op een gemakkelijk te visualiseren manier die uw cross-functionele belanghebbenden snel kunnen raadplegen.

Door een sociale mediasjabloon te gebruiken, kunt u gemakkelijk uw publicatieschema beheren, berichten inplannen, en met teamleden te communiceren in een gedeelde ruimte. Dit voorkomt miscommunicatie en stelt uw team in staat om op dezelfde golflengte te blijven.

27. Sjabloon voor productlancering

Geschikt voor: Productteams die hulp nodig hebben bij het in de lucht houden van meerdere lanceringen.

Succesvolle productlanceringen vergen zorgvuldige planning en toewijding. Van het stellen van doelen tot berichtgeving en uitvoering kan er veel misgaan. Gelukkig kan een productlanceringssjabloon u georganiseerd houden en helpen uw productportefeuille uit te breiden. 

Of u nu een nieuw productontwikkelingsproces in de lucht probeert te houden of duidelijkere aanwijzingen nodig hebt, een productlanceringssjabloon kan u helpen uw tijdlijn te visualiseren, doelen te delen, en de communicatie op één plaats te houden. 

Businessplanning-sjablonen

Wanneer het op bedrijfsplanning aankomt, is organisatie heel belangrijk. Bekijk deze sjablonen om vooruit te plannen en de efficiëntie te maximaliseren.

28. Sjabloon voor bedrijfsstrategie

Geschikt voor: verbinden van mensen met bedrijfsdoelstellingen en voorkomen van silo’s.

Een bedrijfsplan is een routekaart die het verhaal vertelt van wie en wat uw bedrijf is. Het wordt vaak gedeeld met leidinggevenden, teamleden, en zelfs investeerders. Daarom is het zo belangrijk dat u een professioneel ogend document hebt dat u helpt uw strategie in zo weinig mogelijk tijd over te brengen.

Er zijn veel verschillende elementen die u in uw sjabloon voor bedrijfsstrategie kunt opnemen, zoals processen, uitgaven, en overkoepelende programma’s - die allemaal tijdrovend kunnen zijn om te verfijnen zonder het juiste sjabloon. Om het proces te bespoedigen, zoekt u een sterke bedrijfsstrategiesjabloon om uw team te helpen om ideeën op te doen en uw bedrijfsstrategie op de beste manier voor te stellen.

29. Sjabloon voor verkooppijplijn

Geschikt voor: Verkoopkansen organiseren en ze over de teams verdelen.

Het beheren van uw verkooppijplijn is een lastige taak die het bijhouden en volgen van potentiële kansen van uw verkoopteamomvat. Hoewel dit eenvoudig genoeg klinkt, zijn er heel wat bewegende onderdelen bij het bijhouden van uw verkooppijplijn, waaronder kansen, leadstatus, prioriteit, fase en geschatte waarde, en nog veel meer. 

Met een verkooppijplijnsjabloon kan uw verkoopteam gemakkelijk accountgegevens en actiepunten bijhouden, terwijl u kansen prioriteert en uw pijplijn met andere teamleden deelt. Bovendien kunt u zich concentreren op nieuwe leads, topaccounts en risicovolle kansen om uw pijplijn op te bouwen.

Beheer uw tijd met sjablonen

Uw tijd beheren kan een ingewikkelde taak zijn, maar met het juiste tijdbeheersjabloon kunt u uw dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse doelstellingen beter organiseren. 

Als u beter tijdbeheer voor uw hele team wilt invoeren, overweeg dan software voor taakbeheer te proberen om taken op één gedeelde plaats bij te houden.