De Pomodoro-techniek: hoe het de productiviteit van teams verhoogt

Voelt u zich ook wel eens overweldigd door uw takenlijst en vraagt u zich af hoe u alles op tijd af zult krijgen? Door gebruik te maken van tijdbeheerstrategieën - zoals de pomodoro-techniek kunt u uw productiviteit maximaliseren en projecten de baas blijven. 

De pomodoro-techniek draait om gerichte werksessies met frequente korte pauzes, met als doel uw productiviteit te verhogen en tegelijk mentale vermoeidheid te verminderen.

Als u met meerdere teamleden aan meerdere projecten werkt, kunt u deze techniek gebruiken om uw taken in tijdsblokken op te delen, zodat de werkbelasting minder overweldigend wordt.

In deze gids leggen we u in detail uit hoe de pomodoro-methode werkt, wat de voordelen ervan zijn, en hoe u ze kunt toepassen. Door uw tijd doeltreffend te beheren en uw teamleden te helpen hetzelfde te doen, zal uw teamproductiviteit verbeteren en zult u voor meer impact zorgen. 

Wat is de pomodoro-techniek?

De pomodoro-techniek is een populaire tijdbeheertechniek waarbij in sessies van 25 minuten gewerkt wordt, met korte pauzes ertussen om de aandacht maximaal te houden. 

Deze techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door Francesco Cirillo, toen hij nog student aan de universiteit was. Cirillo worstelde met tijdbeheer en productiviteit en besloot gerichte studiesessies van 10 minuten te houden. 

Hij gebruikte een keukenwekker in de vorm van een tomaat ("pomodoro" in het Italiaans) om zichzelf te timen. Na herhaaldelijk vallen en opstaan en bijstellen stelde hij uiteindelijk de pomodoro-techniek samen.

Bij deze aanpak worden werk- en pauzesessies afgewisseld. Een pomodoro is een werksessie van 25 minuten, waarna er een pauze van vijf minuten is. Nadat u vier pomodoro's gedaan hebt, neemt u een lange pauze. Door in korte spurten te werken, hebt u meer kans om productief te zijn en toch gemotiveerd te blijven.

Om tijdens een pomodoro geconcentreerd te blijven, is het beperken van afleiding essentieel. Zet bijvoorbeeld uw telefoon op vliegtuigmodus en zet chat- of e-mailmeldingen uit. Toch kunnen er ook afleidingen van buitenaf zijn, zoals wanneer uw teamgenoot u vraagt te helpen met een tijdgevoelige taak. 

Cirillo hield daar rekening mee door een aanpak in vier stappen te ontwikkelen om met onderbrekingen om te gaan:

1. Informeer de andere persoon dat u momenteel bezig bent 

2. Onderhandel een moment om de kwestie te bespreken

3. Plan de vergadering onmiddellijk in

4. Bel ze terug wanneer de pomodoro voltooid is

Deze respectvolle manier van communiceren met uw teamleden stelt u in staat om in de flow te komen - en te blijven - terwijl u werkt. 

U kunt deze techniek ook gebruiken met uw team. 

Om de methode in teamverband toe te passen, kan elk teamlid aan het begin van de dag taken toegewezen krijgen, die hij of zij met pomodoro-sessies afwerkt. Aan het eind van de dag komt het team bijeen om de huidige status van de taken te bekijken en hoeveel pomodoro's er voltooid zijn. 

Als u de methode eenmaal goed onder de knie hebt, kunt u het aantal pomodoro's schatten dat voor bepaalde taken nodig is, wat nuttig kan zijn voor het plannen van toekomstige workflows of projecttijdschema's. 

Hoe kunt u de pomodoro-methode voor tijdbeheer gebruiken?

Om de pomodoro-methode te gebruiken, kiest u eerst een tool om de tijd bij te houden, zoals:

• Timers: U kunt een fysieke of digitale timer gebruiken om uw sessies bij te houden.

• Pomodoro-timers: Sommige timers zijn speciaal geprogrammeerd voor pomodoro-sessies. Zodra u op start drukt, waarschuwt de gespecialiseerde timer u wanneer de pomodoro voorbij is en wanneer uw pauze voorbij is. 

• Pomodoro-apps: Beschikbaar voor zowel iOS- als Android-telefoons, kunt u ook een pomodoro-app downloaden om uw pomodoro's bij te houden. 

Zodra u een tool hebt gekozen, volgt u de onderstaande stappen om aan de slag te gaan:

1. Maak een lijst van de taken die u vandaag wilt voltooien, in volgorde van prioriteit. 

2. Kies een taak om aan te werken en begin met een pomodoro van 25 minuten.

3. Noteer na de sessie wat u bereikt hebt en geef uzelf een vinkje.

4. Neem vijf minuten pauze. 

5. Voer nog drie pomodoro's uit door de stappen 2-4 te herhalen. 

6. Neem na vier pomodoro's een pauze van 15-30 minuten.

7. Herhaal de cyclus terwijl u het aantal pomodoro's bijhoudt dat nodig is om een taak te volbrengen. 

In het algemeen zitten er 16 pomodoro's in een dag als u voltijds werkt, maar het is geen strikte eis. Gebruik het aantal pomodoro-sessies dat u nodig hebt om uw takenlijst af te werken. 

Door het aantal pomodoro-sessies dat u voltooid hebt te noteren, kunt u uw schema beter plannen. De volgende keer dat u soortgelijke taken te doen hebt, maakt u een tijdschema en gebruikt u uw vorige gegevens om te schatten hoeveel pomodoro's er nodig zullen zijn om die taken te voltooien. 

Uw pomodoro's voorbereiden

Hier zijn enkele tips om te volgen bij het plannen van uw taken:

• Splits complexe taken op: Als een project of taak meerdere stappen vergt en naar verwachting meer dan vijf pomodoro's in beslag zal nemen, splits het dan op in kleinere, eenvoudiger taken. Als u bijvoorbeeld een verslag moet schrijven, kunt u een taak maken voor elke fase van het schrijfproces: onderzoek, ontwerp, klad en bewerken.

• Groepeer kleinere taken: Combineer eenvoudige taken die minder dan één pomodoro in beslag zullen nemen. Bijvoorbeeld, "een vergadering plannen" en "e-mails beantwoorden" zouden in dezelfde sessie kunnen gaan. Dit heet een tijdblok. 

• Plan extra pomodoro-sessies: Plan een paar extra pomodoro's in voor het geval dat sommige taken langer duren dan verwacht. Dit kan de stress over het halen van deadlines helpen verlichten als u tegen problemen aanloopt. Als u de extra pomodoro's uiteindelijk niet gebruikt, kunt u ze gebruiken voor zelfstudie of optionele taken. 

Wat te doen tijdens pomodoro-pauzes

De pauzes na pomodoro-sessies zijn bedoeld als mentale pauzes. Probeer tijdens de pauzes niets te doen dat te mentaal belastend is, zodat uw hersenen de tijd hebben om uit te rusten en informatie op te nemen. 

Het is ook een goed idee om even afstand te nemen van het scherm en iets fysieks te doen. 

Hier zijn enkele ideeën van wat u kunt doen tijdens een pomodoro-pauze:

• Rekken, strekken of oefeningen doen

• Een blokje om gaan

• Uw bureau opruimen

• Een tussendoortje eten

• Een kopje koffie of thee maken

• Naar muziek luisteren

Door regelmatig te pauzeren kunt u lichamelijk en geestelijk weer opladen, zodat u zich kunt concentreren op uw resterende taken voor die dag.

Pomodoro combineren met Asana

Om het meeste uit de pomodoro-techniek te halen, kunt u die koppelen aan andere tools voor workflowbeheer of productiviteit. productiviteitssoftware kan de pomodoro-methode aanvullen om organisatie en tijdbeheer te combineren.

Hier zijn enkele manieren om pomodoro's te plannen met werkbeheersoftwaretools zoals Asana:

• Takenlijsten maken: Met de takenlijstsoftware van Asana kunt u taken toevoegen met zo veel of zo weinig details als u maar wilt. U kunt herinneringen instellen voor vervaldatums, de weergaven aanpassen en ze delen met uw teamgenoten. Dit kan handig zijn als u als team pomodoro's doet.

• Taken van het team beheren: Als u liever kanbanborden of soortgelijke tools gebruikt, kunt uprojectbeheersoftware gebruiken om taken te delegeren en de voortgang ervan te volgen met realtime updates. U kunt ook het aantal pomodoro's dat nodig is om een taak te voltooien documenteren, zodat uw team ernaar kan verwijzen. Door alles op één plaats te bewaren verbetert u ook de organisatie en stroomlijnt u de communicatie. 

• Workflow beheren: Met een goede workflow kunt u efficiënt werken en er tegelijk voor zorgen dat uw team op de hoogte blijft van de laatste vorderingen. Met behulp van workflowbeheersoftware kunt u verwachtingen stellen, check-ins vooraf plannen, en taken een paar dagen of maanden van tevoren plannen. 

Door gebruik te maken van een hulpmiddel voor productiviteit- en projectbeheer, kunt u de workflow van uw team zo aanpassen dat deze samenwerkt met de pomodoro-methode. 

Voordelen van de pomodoro-techniek

De pomodoro-techniek is een populaire tijdbeheertechniek, omdat die de productiviteit verbetert door middel van gefocuste werksessies.

Hier zijn enkele manieren waarop de pomodoro-techniek uw algemene productiviteit ten goede kan komen.

1. Verbetert de concentratie 

Met deze techniek kunt u de gewoonte doorbreken om te multitasken, waar mensen over het algemeen niet goed in zijn. Het traint u om u met redelijke tussenpozen op één taak tegelijk te concentreren. Door dit proces te oefenen, zult u in staat zijn om in minder tijd werk van hogere kwaliteit te produceren. 

2. Faciliteert de projectplanning 

Als u gewend bent aan pomodoro's, zult u taken en projecten preciezer kunnen plannen. U zult bijvoorbeeld kunnen schatten hoeveel pomodoro's er nodig zijn om een verslag te schrijven en er een redelijke termijn voor kunnen bepalen. 

3. Helpt afleiding te beperken

Door Cirillo's aanpak voor het omgaan met afleidingen te volgen en stappen te ondernemen om afleidingen uit uw werkdag te halen, zult u uw werkomgeving kunnen optimaliseren voor werktijd. U zou bijvoorbeeld uw telefoon op vliegtuigmodus kunnen zetten en automatische e-mailbeantwoording kunnen instellen. 

4. Vermindert mentale vermoeidheid

Uit een studie uit het tijdschrift Cognition bleek dat langdurige taken tot verminderde prestaties leidt, terwijl korte pauzes tussen taken u kunnen helpen uw concentratie te behouden. Door regelmatig pauzes te nemen tussen de pomodoro's kunnen uw hersenen rusten, zodat u zich opnieuw kunt concentreren zonder al te moe te zijn. 

5. Stroomlijn de teamcommunicatie

Als u als team pomodoro's gebruikt, zal iedereen een duidelijk idee hebben van zijn individuele verantwoordelijkheden en elkaars "concentratie"-tijd respecteren. Bovendien hoeft u dan alleen samen te komen voor teamupdates, zodat u minder vaak en minder lang hoeft te vergaderen. 

6. Houdt de motivatie gaande

Door taken op te splitsen en ze in korte stukjes aan te pakken, krijgt u een gevoel van voldoening als u ziet hoeveel u in 25 minuten kunt bereiken. Dat motiveert u om uw productiviteit op peil te houden en uitstelgedrag af te leren. Er is ook de beloning van het toewerken naar een langere pauze na vier pomodoro's om u gemotiveerd te houden.  

Werkt pomodoro?

Iedereen beheert zijn tijd anders, afhankelijk van zijn werkomgeving en werkstijlen. Onderzoek toont aan dat de pomodoro-methode inderdaad werkt, dus misschien zult u merken dat hij ook voor u werkt. 

De pomodoro methode is in de eerste plaats geïnspireerd door timeboxing, een productiviteitsstrategie waarbij u taken afwerkt binnen een blok tijd dat u in uw agenda hebt gepland. In een test van 100 productiviteitshacks werd dit als de nuttigste gerangschikt. Net als bij timeboxing wordt er bij de pomodoro-methode binnen een bepaalde tijd gewerkt. 

Door de productiviteit te kunnen meten met behulp van pomodoro's, krijgt het verstrijken van de tijd geen negatieve connotatie meer, maar een positieve. Het wordt een weergave van wat er bereikt is, in plaats van de tijd die verloren is gegaan. 

De filosoof Henry Bergson suggereerde dat tijd alleen stress en angst oproept als we gedwongen worden het te meten, omdat we dan getriggerd worden door het idee te laat te komen. 

Daarentegen levert tijd zien als een reeks gebeurtenissen geen stress op. Dit is waar de Pomodoro-techniek van pas komt - door uw werkdag te zien als een opeenvolging van geplande pomodoro-sessies, kan uw tijdgerelateerde stress verminderd worden. 

Door "de afhankelijkheid van tijd om te keren," zoals Cirillo het noemt, wordt het begrip tijd niet langer een bron van angst, maar een motivator. Elke pomodoro legt een gezonde druk op ons om beter te worden en vooruitgang te boeken.

Dat gezegd zijnde, de theorieën achter de techniek mogen dan wel deugdelijk zijn, maar hoe goed de pomodoro-techniek werkt, zal van persoon tot persoon verschillen. 

De pomodoro-methode aanpassen aan uw werkstijl

Als de traditionele pomodoro-methode niet voor u werkt, probeer het dan zo aan te passen dat het beter bij uw werkstijl en voorkeuren past. 

Hier zijn enkele manieren om dit te doen:

• De lengte van de pomodoro's wijzigen: U kunt de lengte van de pomodoro-sessies aanpassen aan uw werkgewoonten. U kunt bijvoorbeeld langere pauzes nemen of kortere werksessies doen. Zolang u het werk-pauze patroon volgt, kunt u nog steeds de vruchten van de techniek plukken. 

• Combineren met andere strategieën: Als u een fan bent van organisatie- en productiviteitsstrategieën zoals de Getting Things Done (GTD)-methode, dan kunt u die combineren met de pomodoro-methode. Organiseer uw taken met behulp van één strategie en pak uw taken aan met de pomodoro-methode. 

• Doe pomodoro's wanneer het het nuttigst is: U hoeft niet de hele werkdag pomodoro-sessies te doen. Gebruik het wanneer u merkt dat het het nuttigst is, bijvoorbeeld wanneer u aan een project werkt dat veel bewegende delen heeft. Als uw productiviteit in de loop van de dag varieert, probeer dan de pomodoro-methode te gebruiken tijdens uw piekuren. 

Klaar voor de start? Pomodoro!

De pomodoro-techniek biedt een eenvoudige benadering van tijdbeheer door gerichte werksessies af te wisselen met pauzes. 

Door taken in te plannen op basis van het geschatte aantal pomodoro's dat nodig is om ze te voltooien, kunt u uw vorderingen meten en uw team ook op de hoogte houden. 

Deze techniek kan uw productiviteit opdrijven, projectbeheer verbeteren en teamwerk verbeteren. Om uw workflow nog beter af te stemmen, kunt u de pomodoro-techniek koppelen aan productiviteitshulpmiddelen of taakbeheersoftware. 

Om uw werkefficiëntie verder te verbeteren, volgt u deze 12 tips om vandaag productiever te zijn.