Gebruikt u tijdsblokken in uw agenda? Hier vertellen we u waarom daar nu mee zou moeten beginnen.

In de afgelopen week hebt u waarschijnlijk uw taken opnieuw geprioriteerd, uw agenda herschikt, en misschien zelfs overgewerkt om iets gedaan te krijgen. U bent niet de enige. Volgens recent onderzoek werkt 87% van de kenniswerkers elke dag twee uur later dan in 2019. Toch wordt meer dan een kwart van de deadlines elke week gemist. Elke dag jongleren wij met tegenstrijdige eisen aan onze tijd en ervaren daardoor meer chaos dan duidelijkheid.

Gelukkig is er een oplossing: tijdsblokken.

Met tijdsblokken krijgt u terug de controle over uw agenda, zodat u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is. Tijdsblokken kunnen u helpen uw aandacht af te stemmen op uw intenties, zodat u altijd het juiste werk op het juiste moment prioriteit geeft. Met tijdsbeheersjablonen kunt u ook tijd vrijmaken voor uw persoonlijke tijd, vrije tijd, lunch en andere essentiële zaken die vaak over het hoofd gezien worden in onze "altijd-aan"-werkwereld.

Wat zijn tijdsblokken?

Het maken van tijdsblokken is een strategie voor tijdsbeheer. waarbij u elk deel, en we bedoelen élk deel, van uw dag plant. Met tijdsblokken verdeelt u de werkweek in hapklare brokken waarin u uw e-mail controleert, aan projecten werkt, een pauze neemt, of zelfs sport.

Zoals de meeste strategieën voor tijdbeheer is het maken van tijdsblokken een manier om uw dag terug te winnen en een beter idee te krijgen van waar uw tijd eigenlijk naartoe gaat. Volgens de Anatomie van werk-index meldde 71% van de kenniswerkers in 2020 minstens één keer een burn-out te hebben gehad. Bovendien noemde 32% van die mensen het niet kunnen uitschakelen of loskoppelen als de belangrijkste factor die hun burn-out aanwakkerde. Door blokken werk in te plannen, kunt u er niet alleen voor zorgen dat u uw belangrijke taken afwerkt, maar ook dat u tijd uittrekt voor rust en zelfzorg.

Hoe het maken van tijdsblokken werkt

Om een tijdsblok te maken, groepeert u gelijksoortige taken en plant u een blok tijd om aan die taken te werken. Er zijn twee hoofdbeginselen van tijdsblokken:

1. Visueel tijdsblokken inplannen in uw agenda, zodat uw werk niet onderbroken of overschreven kan worden.

2. Gelijksoortige taken groeperen in één geconcentreerd blok van tijd.

U kunt bijvoorbeeld beginnen met om 9 uur een tijdsblok van een uur te maken om e-mails te beantwoorden. Daarna maakt u een tijdsblok van 10 tot 11.30 uur om aan uw hoofdproject van die dag te werken - bijvoorbeeld het bekijken en afwerken van een go-to-market-presentatie. Om 11.30 uur maakt u weer een tijdsblok van een uur om te lunchen, enzovoort.

Door uw agenda te blokkeren, reserveert u niet alleen tijd voor belangrijk werk zoals het beantwoorden van e-mails of het afwerken van taken, maar vermindert u ook het wisselen van context. Hoe vaak komt het niet voor dat u tussen taken door e-mails leest en tussen ander werk door een groter project probeert aan te pakken? Met tijdsblokken kunt u specifieke tijden voor belangrijke taken bepalen, zodat u zich kunt concentreren op uw belangrijke werk.

Tijdsblokken maken versus timeboxing

Timeboxing is een andere nuttige tijdbeheerstrategie, maar het werkt iets anders dan tijdsblokken maken. Hier ziet u hoe ze verschillen:

• Om een tijdsblok te maken, wijst u een blok tijd toe aan een reeks taken, zoals het controleren van uw e-mail, het spreken met klanten, of schrijven.

• Om een timebox te maken, wijst u aan elke taak een individueel "vak" toe, met begin- en eindtijd voor elke taak.

Als u naar een agenda met tijdsblokken kijkt, ziet u grote blokken tijd voor gegroepeerde taken. U kunt bijvoorbeeld een blok hebben van 15.00 tot 16.30 uur om "Feedback over het ontwerp te bekijken" voor meerdere ontwerpen die u gemaakt hebt. In een agenda met tijdsindeling daarentegen is elke taak apart gepland. U kunt dus een taak hebben van 15.00 tot 15.15 uur om "Feedback over het ontwerp van de Facebook-banner te bekijken," en een andere taak van 15.15 tot 15.30 uur om "De afbeelding van de startpagina te herzien op basis van feedback over het ontwerp," enzovoort.

Uw agenda in tijdsblokken indelen kan bijzonder nuttig zijn als u werk binnen vooraf bepaalde tijdslimieten moet afwerken, of als u vaak worstelt met perfectionisme en uw productiviteit wilt verhogen.

Tijdsblokken versus taakblokken

Taken groeperen is een element van tijdblokkering. Wanneer u taken in batch plaatst, verzamelt en verbindt u gelijksoortige taken, zodat u er in één keer aan kunt werken. Deze taken nemen vaak veel meer tijd in beslag dan we denken, maar omdat ze zo snel klaar zijn, houden we eigenlijk niet bij hoeveel tijd we eraan besteden. Het groeperen van taken kan u helpen de tijd die u aan dwaaltaken en ad hoc werk besteedt te verminderen. In plaats daarvan moedigt het groeperen van taken aan om er van bewust te zijn over waar uw tijd en aandacht naartoe gaan.

U beheert bijvoorbeeld de sociale media inhoudagenda van uw bedrijf. Elke maandag moet u de berichten van die week beoordelen, een samenvatting van de berichten van de afgelopen week delen, en met het ontwerpteam overleggen of ze op schema liggen voor het werk van volgende week. Gewoonlijk doet u dit werk wanneer u maar kunt, en het is vaak verspreid over de dag.

Door deze drie taken samen te groeperen, zult u productiever zijn en meer aandacht hebben voor de voltooiing van uw werk voor die dag. De laatste stap is dat werk in te plannen in uw agenda, dat dan een tijdsblok wordt.

Tijdsblokken versus tijdregistratie

Tijdregistratie is het proces waarbij de tijd die u aan projecten besteedt wordt geregistreerd - gewoonlijk voor factureringsdoeleinden. Gewoonlijk is tijdregistratie meer een bedrijfsfunctie dan een strategie voor tijdbeheer. Tijdregistratie is gebruikelijk voor teams en organisaties, zoals creatieve bureaus, advocatenkantoren en teams met freelancers of aannemers, die factureren naar de tijd die ze aan hun diensten besteden. Als u met tijdregistratie aan de slag wilt gaan, zijn er heel wat goede hulpmiddelen en integraties om u te helpen met tijdregistratie.

Tijdsblokken kunnen helpen met het bijhouden van uw tijd, omdat het u een duidelijk inzicht geeft in hoe lang u aan elk initiatief hebt besteed. Zorg er alleen voor dat u zich aan uw tijdsblokken houdt, of ze bijwerkt als er iets verandert.

Wie moet tijdsblokken proberen?

Tijd blokkeren is niet effectief als uw agenda meestal gevuld is met vergaderingen, maar als u vaak stukken open tijd in uw agenda hebt, kunt u deze strategie gebruiken om uw aandacht en focus beter te beheren. Volgens de Wet van Parkinson "breidt het werk zich uit om de tijd te vullen die beschikbaar is om het te voltooien". Het maken van tijdsblokken is dus een goede manier om uw agenda weer onder controle te krijgen en werk bewust te plannen.

Tijdsblokken zijn bijzonder nuttig als:

• U probeert vaak te multitasken

• U hebt hulp nodig om u op één taak te concentreren en om afleidingen te beperken

• U wilt bewust omgaan met uw tijd en energie op het werk

• U wilt een duidelijker idee van waar uw tijd elke dag naartoe gaat

• U worstelt met overbelasting

Als u begint met tijdsblokken, zie dan elk blok als een ononderbroken stuk werk waarin u kritieke projecten kunt aanpakken en aan diep werk kunt beginnen.

Wat is diep werk?

De term "diep werk" is bedacht door Cal Newport, een van de grootste moderne voorstanders van tijdsblokken. Hoewel bekend is dat tijdsblokken al eerder in de geschiedenis werden gebruikt (Benjamin Franklin was er een van de eerste voorstanders van) was Newport de eerste die tijdsblokken in verband bracht met diep werk in het digitale tijdperk. Volgens Newport kan het gebruiken van tijdsblokken u helpen om grote blokken tijd zonder afleiding in te plannen, waarin u diep, ononderbroken kunt werken.

7 tips om vandaag nog te beginnen met tijdsblokken in uw agenda

Tijdsblokken maken is in de praktijk eenvoudig, maar het kan een lastige strategie zijn om uit te voeren - en consequent vol te houden. Met deze zeven tips kunt u uw agenda onder controle krijgen. Bovendien krijgt u inzicht in de valkuilen die u in elke fase van het proces kunt tegenkomen.

1. Stel vast waar u die dag aan moet werken

Zoals bij de meeste tijdbeheerstrategieën moet u eerst nagaan wat u eigenlijk op een bepaalde dag of in een bepaalde week gedaan moet krijgen. Als u dat nog niet doet, oefen dan in het bijhouden en bijwerken van een takenlijst met al uw belangrijke werk.

Bedenk dat u niet alleen moet weten waaraan u moet werken - u moet ook weten wat uw prioriteiten zijn. Zorg er voor dat u weet wat uw belangrijkste taken zijn, zodat u ze die dag afkrijgt. Ideaal is een hulpmiddel waarmee u details en context aan uw werk kunt toevoegen, zoals de prioriteit van een bepaalde taak, belangrijke bijlagen of documenten, relevante medewerkers, enzovoort.

Mogelijke valkuil:

Zelfs met tijdsblokken kunnen er dagen zijn waarop u niet aan al uw werk toekomt. Als u niet weet welk werk u moet prioriteren, zult u niet goed weten welke taken u vandaag moet afmaken en wat u tot morgen kunt uitstellen.

2. Zoek uit wanneer u het meest productief bent

Wanneer u een tijdsblok maakt, plant u een periode om werk te doen. Dit kan het beantwoorden van e-mails zijn, vergaderingen bijwonen, taken afvinken of iets anders. Tijdsblokken zijn op zichzelf al nuttig, maar u kunt de doeltreffendheid van een tijdsblok vergroten door het werk aan uw productiviteitsvoorkeuren aan te passen.

Als u het nog niet weet, denk dan eens na over wanneer u zich het meest productief voelt. Voelt u zich 's morgens energiek? Zo ja, overweeg dan om het werk dat de meeste energie vergt - of dat nu geconcentreerd werk of vergaderingen zijn - voor de lunch te plannen. Voelt u zich slaperig in de vroege namiddag? Plan dan kleinere taken, zoals het beantwoorden van e-mails, zodat u uw productiviteit kunt handhaven. Krijgt u een opleving in de late namiddag? Bewaar uw belangrijke taken voor die periode, en zorg ervoor dat u zo weinig mogelijk wordt afgeleid.

Mogelijke valkuil:

Nadat u een paar dagen met tijdsblokken gewerkt hebt, evalueert u hoe u zich voelt aan het eind van de dag. Voelt u zich uitgeput? Zo ja, dan hebt u misschien verkeerd ingeschat wanneer u overdag het productiefst bent. Probeer uw werkblokken anders in te plannen om te zien of dat helpt.

3. Groepeer vergaderingen indien mogelijk

Vergaderingen zijn een andere plaats waar u uw voorkeurtijden voor productiviteit in de praktijk kunt brengen. Misschien hebt u vergaderingen verspreid over de dag, wat uw productiviteit in de weg kan staan. Bij Asana noemen we dit een gatenkaas-planning! Verspreide vergaderingen kunnen uw productiviteit hinderen en het voor uw dagschema echt moeilijk maken om rond vergaderingen te werken. In plaats van tijd te hebben voor geconcentreerd werk en vrije tijd, wordt u voortdurend onderbroken door vergaderingen.

Net als bij taken kunt u vergaderingen ook in tijdsblokken plannen. In plaats van ze over de dag te spreiden, kunt u streven naar een blok vergaderingen die relatief dicht bij elkaar liggen - met een paar pauzes ertussen om uit te rusten en op te laden - zodat u meer tijd hebt om geconcentreerd te werken. Of overweeg te investeren in een hulpmiddel dat dit automatisch voor u in de gaten houdt, zoals Clockwise.

Mogelijke valkuil:

Er zullen gevallen zijn waarin vergaderingen buiten uw ideale vergadertijdsblok gepland zijn. Dat is niet erg. Tijdsblokken gebruiken is een strategie om u te helpen bewust met uw tijd om te gaan, maar het zal er niet voor zorgen dat uw hele dag in een perfect schema past. Om te slagen met tijdsblokken, moet u flexibel zijn met uw agenda en dingen opnieuw plannen als dat nodig is.

4. Plan uw tijdsblokken

Zodra u weet wanneer u het productiefst bent, en u uw vergaderrooster hebt kunnen timen, is het tijd om de rest van uw tijdsblokken in te plannen en te bepalen. Denk na over de prioriteiten die u voor de dag hebt, en plan voor elke groep taken in uw agenda speciale focustijd. Het is niet erg als u meer dan één keer op een dag op taken wilt terugkomen. U kunt bijvoorbeeld twee of drie blokken inplannen om berichten te plannen en te beantwoorden.

Mogelijke valkuil:

Wij raden u aan uw tijdsblokken in te plannen, zodat u ze kunt zien en uzelf aan die verplichting kunt houden. Maar als alle tijd in uw agenda volledig gepland is, kan het voor teamleden moeilijk zijn om last-minute vergaderingen te plannen of u te pakken te krijgen voor belangrijke chats.

Om dit te vermijden, stellen wij voor om elk tijdsblok op uw kalender te labelen. U kunt bijvoorbeeld 's morgens "Focustijd" hebben, 's middags "Persoonlijke tijd", en 's middags een "Niet plannen - werkblok" voor wat diepgaand werk. Door duidelijk te maken welk soort tijdsblok u gepland hebt, kunnen de teamleden zich meer gemachtigd voelen om over bepaalde blokken heen te plannen als dat nodig is.

5. Blokkeer persoonlijke tijd

Tijdsblokken maken is niet alleen een manier om uw werktaken in te plannen, u moet ook elke dag pauzes inplannen. Net zoals u tijd voor uw werk inplant, kunt u zich ook beter aan uw persoonlijke activiteiten houden. Plan niet alleen een lunchpauze in, maar gun uzelf ook snelle pauzes voor persoonlijke tijd, dagelijkse bezigheden, of andere dagelijkse taken die u gedaan moet krijgen, zoals uw kinderen van school halen of trainen in de vroege namiddag.

Mogelijke valkuil:

Niet elk persoonlijk tijdsblok heeft een doel nodig. Overweeg om een persoonlijk tijdsblok open te laten, zodat u ter plekke kunt beslissen of u een wandeling wilt maken, uw sociale media bekijken, uw appartement schoonmaken, of uw moeder bellen. Zonder een vast doel voor dat persoonlijke tijdsblok kunt u doen wat u in die tijd het meest opbeurend vindt - er zijn geen foute antwoorden (wij zullen het uw moeder niet vertellen).

5. Houd rekening met onverwachte onderbrekingen of werk

Het tijdsblokken maken mislukt als u geen ruimte hebt voor verrassingen in uw dag, zoals onverwachte taken die zo snel mogelijk af moeten, of last-minute vergaderingen die gepland worden tijdens een belangrijk blok focustijd. U wilt u daarmee bezig kunnen houden, maar u wilt ook niet dat ze uw dag volledig laten ontsporen.

Als deze situaties zich vaak voordoen op het werk, stellen wij voor om een middagblok te wijden aan flexibele tijd. Op die manier hebt u al een tijdsblok voor eventuele onverwachte taken. Als er iets gebeurt waardoor een van uw ochtendblokken onderbroken wordt, kunt u het onderbroken werk naar uw flexibele middagblok verplaatsen.

Mogelijke valkuil:

Zorg ervoor dat elke nieuwe taak die opduikt een hogere prioriteit heeft dan datgene waar u momenteel mee bezig bent. Vaak voelt onverwacht werk als dringend, maar dat betekent niet dat het belangrijker is dan waar u eerst mee bezig was. Onthoud altijd wat uw werkprioriteiten zijn, en herschik uw agenda dienovereenkomstig.

6. Plan voor verloren tijd

Zelfs de meest doeltreffende tijdsblokkenmaker zal in de loop van de dag tijd verliezen. Het is onvermijdelijk dat u een Slack-bericht of e-mail moet controleren die een hoge prioriteit lijkt te hebben. Misschien krijgt u een telefoontje dat u moet beantwoorden. Als u thuis werkt, zult u zeker afgeleid worden door een huisgenoot, kind of huisdier. Dat is normaal - en prima!

Overweeg om bepaalde tijdsblokken te wijden aan focuswerk en andere voor diepgaand werk. Als u uw e-mail controleert en uw dagelijkse taken doorneemt, kunt u onderbroken worden zonder dat die afleiding u tegenwerkt. Maar als u een tijdsblok inplant voor diepgaand werk, overweeg dan om alle meldingen te snoozen en de modus "Niet storen" in te schakelen.

Mogelijke valkuil:

Het kan even duren voordat u de beste strategie vindt om zo weinig mogelijk afleiding te hebben. Blijf uw tijdsblokken aanpassen en bijstellen als dat nodig is. Na verloop van tijd zult u merken dat u met deze tijdbeheersingstechniek minder tijd verliest.

7. Pas aan indien nodig

Zoals alle strategieën voor tijdbeheer moet u uw tijdsblokken bijstellen tot ze voor u goed aanvoelen. U zult niet meteen een perfecte dag hebben als u de eerste keer tijdsblokken probeert. Geef het de tijd, en doe wat goed voelt. Onthoud: deze strategie is alleen doeltreffend als ze beantwoordt aan uw doelstellingen en behoeften - optimaliseer dus wat werkt en gooi alle strategieën weg die u niet helpen om u productiever te voelen.

Mogelijke valkuil:

Als tijdsblokken maken niet uw stijl is, is dat ook niet erg. Probeer dan een andere tijdbeheertechniek, zoals timeboxing, een doelgerichte tijdbeheerstrategie waarbij u elke taak een begin- en einddatum geeft. Lees voor meer informatie onze handleiding over timeboxing.

Voorbeeld van tijdsblokken

Elke agenda is anders, dus ook iedere agenda met tijdsblokken zal er een beetje anders uitzien. Maar als u de zeven bovenstaande strategieën toepast, ziet uw agenda er als volgt uit:

Volgende stap: beslissen wat u met al uw extra tijd gaat doen

Tijdsblokken kunnen u helpen bewuster met uw tijd om te gaan. Door specifieke blokken tijd aan belangrijk werk te wijden, kunt u zich concentreren op dingen voor elkaar krijgen in plaats van tijd en energie te verliezen aan multitasking en uitstelgedrag. Maar zoals alle strategieën voor tijdbeheer is het maken van tijdsblokken alleen doeltreffend als u een duidelijk idee hebt van wat u moet doen en voor wanneer.

Voor meer tips over hoe u uw werk kunt organiseren en beheren, kijk eens naar ons artikel over het maken van een takenlijst die echt werkt.