Uw belangrijkste werk prioriteren

Als u zoals de meeste mensen bent, begint u aan uw werk met de intentie zo productief mogelijk te zijn. Maar in de loop van de dag merkt u dat u meerdere dringende aanvragen in behandeling moet nemen en ziet hoe uw takenlijst langer wordt. Het lijkt wel alsof wat u oorspronkelijk wilde bereiken, altijd terzijde wordt geschoven.

Als dit u bekend in de oren klinkt, dan bent u niet alleen. Velen onder ons hebben op het werk geen proces voor het prioriteren van taken en we hebben altijd het idee dat we een inhaalslag moeten maken. We lopen het risico belangrijke deadlines te missen, we maken ons constant zorgen of we wel op schema zitten zonder onze focus te verliezen. Maar genoeg is genoeg. U kunt een voorsprong nemen en op de hoogte blijven van deadlines met een aantal eenvoudige methodes om prioriteiten vast te leggen en uw werkbelasting te beheren.

Wanneer u stappen zet om uw werk te prioriteren, kunt u proactief in plaats van reactief optreden. Dit zal op de lange duur uw productiviteit verhogen, ervoor zorgen dat u uw deadlines haalt en u in staat stellen de tijd die u aan uw werk besteedt beter te beheren. Bekijk de onderstaande tips en vind een proces waarmee u uw taken op het werk beter kunt prioriteren:

Begin met het verzamelen van uw taken en maak een takenlijst

U kunt geen beslissing nemen over hoe u taken prioriteert als u niet eerst een eenduidig overzicht hebt van alles wat u moet doen. Dit klinkt misschien wat simpel, maar het is iets dat vaak wordt overgeslagen door overhaast een project in te duiken. Neem de tijd om een lijst op te stellen van alles waar u aan moet werken voor al uw verschillende projecten. Zorg ervoor dat u grotere taken opsplitst in subtaken zodat u minder het gevoel krijgt overweldigd te worden.

Zodra uw taken zijn samengevoegd op één lijst, voegt u extra informatie toe zoals de hoeveelheid tijd die nodig is ze af te maken, hoe belangrijk of dringend ze zijn, en de vervaldatum. Met al uw taken op één plek, krijgt u een overzicht van alles wat er gedaan moet worden. Zo krijgt u voor uw time management een idee van de hoeveelheid werk en wat het meest uw aandacht nodig heeft.

Maak u nog geen zorgen over het organiseren van uw taken. Om te beginnen hoeft u ze alleen maar op één en dezelfde plek te verzamelen. Alles verzamelen is een cruciale eerste stap. Als u zich aan het begin van een project of kwartaal kunt organiseren, dan is het veel makkelijker om georganiseerd te blijven voor een langere tijdsperiode.

Asana tip: Mijn taken is een functie van Asana die alle taken die aan u zijn toegewezen automatisch samenbrengt in één enkele weergave. Het dient als een overkoepelende checklist om u te helpen gefocust te blijven op de juiste taak en georganiseerd te blijven en uw taken te organiseren op basis van de vervaldatum.

Neem een methode voor prioriteitstelling aan om de takenlijst voor uw werk te organiseren

Hoe u uiteindelijk uw taken prioriteert, hangt af van de aard van uw functie en uw persoonlijke werkstijl, maar er bestaan wel een aantal algemene methoden voor prioriteitstelling van taken die voor u zouden kunnen werken. Laten we eens een aantal methoden voor prioriteitstelling van taken bekijken:

1. Eet de kikker

De eet-de-kikker-methode is geen letterlijke suggestie, maar een systeem dat gebaseerd op een citaat van de immer verstandige Mark Twain. Hij zei: "Als het je taak is een kikker te eten, dan is dit best het eerste dat je doet die dag." In de wereld van werkbeheer vertaalt zich dat als het eerst aanpakken van grote of complexe taken voordat u overgaat op minder belangrijke of minder tijdgevoelige taken.

Belangrijke taken die het hoogste doel dienen en verbonden zijn met doelstellingen van het hoogste niveau ofOKR's zouden als eerste op uw lijst moeten staan wanneer u uw dag begint. Zodra u de kikker voor de dag hebt gegeten, kunt u op basis van factoren zoals deadlines andere taken opnemen. Dit vermindert stress omdat uw belangrijkste werk al gedaan is.

Eet de kikker in actie: Voltooi die grote presentatie die u aan het maken bent voor het managementteam en die voor het einde van de week klaar moet zijn. Doe dit voordat u e-mails beantwoordt, werkt aan uw revisieformulier, klanten belt of contractrevisies gladstrijkt. Door in een groot project te duiken voordat u ook maar iets anders doet, verliest u uw focus niet, raakt u ook niet afgeleid door willekeurige taken of vragen, en kunt u een grotere taak makkelijker klaar krijgen.

2. Eisenhower-beslissingsmatrix

Nog een andere methode is de Eisenhower-beslissingsmatrix of Urgent-Important Matrix. Deze begint met het organiseren van taken in vier kwadranten, gebaseerd op de vraag of ze belangrijk, urgent, beide, of geen van beide zijn. Als vijfsterrengeneraal tijdens de Tweede Wereldoorlog en later President van de Verenigde Staten was Dwight D. Eisenhower bedreven in het snel nemen van belangrijke beslissingen. Hij ontwierp een methode die hem daarbij hielp.

Deze methode helpt u te beslissen wat u nu moet doen (belangrijk en urgent), wat u moet plannen (belangrijk maar niet urgent), wat u zou kunnen delegeren (niet belangrijk maar urgent), en wat u mogelijk zou kunnen uitstellen (niet belangrijk en niet urgent). Het is een geweldig instrument voor het prioriteren van taken en het snel nemen van beslissingen, en om georganiseerd te blijven.

De Eisenhower-beslissingsmatrix in actie: Een collega heeft u net een e-mail gestuurd met de vraag of u kunt helpen met een verkooppresentatie. Dit verzoek is urgent omdat het vandaag gedaan moet worden, maar is het belangrijk genoeg (voor u) om er ander werk voor uit te stellen? Bepaal van elke taak op uw dagelijkse lijst het belang en de urgentie om te beslissen of u taken kunt verschuiven om uw collega te helpen, of dat het tot nader order moet worden uitgesteld. Weten welke verplichtingen u hebt, maakt het ook makkelijker om te weigeren wanneer dat nodig is.

3. ABCDE-methode

Met de ABCDE- methode geeft u aan elke taak in uw lijst een letter op basis van de mate van belang. Vervolgens pakt u de taken dienovereenkomstig aan. Het is een manier om snel het belang van een taak te bepalen, een manier die u helpt bij de prioriteitstelling en het beheren van uw tijd. Dit is vergelijkbaar met het geven van rapportcijfers voor uw taken. Van A (heel belangrijk) naar E (zoveel mogelijk elimineren). Zorg ervoor dat u altijd eerst aan uw A- en B-taken werkt, omdat het deze taken zijn die uw succes op het werk bepalen.

De ABCDE-methode werkt ook goed wanneer deze wordt gecombineerd met de eet-de-kikker-methode. Wanneer u uw dag begint met uw A- en B-taken, dan kunt u de rest van uw dag besteden aan taken van minder belang zoals C, D en E.

ABCDE in actie: U hebt vandaag acht werkuren tot uw beschikking, maar vijftien uren aan taken op uw lijst. Wanneer u echter elke taak een letter geeft, kunnen slechts twee taken als A-taken worden beschouwd en zijn de meeste D-taken die kunnen worden gedelegeerd of opnieuw worden gepland. Nu weet u dat u zich alleen maar hoeft te focussen op de A-taken, en de D-taken voor later kunt bewaren of overdragen aan een ander teamlid. U voelt zich nu niet langer overweldigd, maar beschikt over een geprioriteerde takenlijst gericht op de taken die vandaag moeten worden gedaan.

4. Chunking

Bij de chunking-methode wordt een chunk of brok gedefinieerd als een geconcentreerde werkactiviteit. De activiteit kan autonoom zijn (het leegmaken van uw inbox), een deel van een groter project (het voltooien van het eerste concept van een document), of een verzameling van kleine, niet-gerelateerde taken. Het is essentieel om van deze brokken geconcentreerde, ononderbroken tijdsblokken te maken.

Schakel afleidingen van buiten uit en laat aan anderen weten dat u niet beschikbaar bent met behulp van samenwerkingsinstrumenten met functies zoals niet storen. U kunt ook uw agenda gebruiken om momenten van diepe focus vast te leggen. Hiermee geeft u ook aan dat collega's op deze belangrijke momenten geen andere taken voor u kunnen inplannen. Als deze methode voor u werkt, kunt u overwegen om indien mogelijk woensdagen zonder vergaderingen te introduceren voor u en uw team. Het is echter ook belangrijk om af en toe pauzes te nemen tussen brokken, om te ontspannen en op te frissen.

Chunking in actie: U start bijvoorbeeld uw dag met één uur ontwerpwerk gevolgd door een koffiepauze. Daarna twee uur geplande vergaderingen, lunch, en dertig minuten e-mails beantwoorden. Vervolgens begint u aan één uur onderzoek naar een nieuwe klant. U noteert al uw activiteiten in uw agenda om zo voor uzelf de verantwoording voor deze taken op te nemen en ervoor te zorgen dat niemand over uw schema heen plant. U eindigt uw dag met een korte pauze op sociale media, gaat naar de updatevergadering van uw team en eindigt met een laatste uur ontwerpwerk.

Asana-tip: Als u Asana gebruikt om uw taken te beheren, kunt u aangepaste velden maken om aanvullende informatie toe te voegen zoals een letter als rapportcijfer (als u de ABCDE-methode gebruikt), urgentie en belang (als u de Eisenhower-beslissingsmatrix gebruikt), prioriteitsniveau (als u voor de eet-de-kikker-methode gaat), of schattingen van de tijd die nodig is voor de voltooiing.

Gebruik uw agenda om uw taken te plannen

Of u nu een paar minuten of een paar weken besteed om een taak te voltooien, de taak heeft altijd een begin en een einde. Voeg dus zodra u uw lijst hebt, een start- en einddatum toe aan elke taak. Wanneer u dit doet, bent u er zeker van dat er niets over het hoofd wordt gezien wanneer nieuwe dingen de aandacht vragen en prioriteiten moeten worden verschoven.

Wanneer u een taak zonder duidelijke begin- en einddatums krijgt toegewezen, is het essentieel dat u om deze informatie vraagt zodat u een tijd kunt plannen om er aan te werken en om de juiste verwachtingen te scheppen. Zodra u deze datums hebt, kunt u een persoonlijke einddatum kiezen die eerder valt dan de werkelijke deadline. Zo houdt u rekening met onverwachte problemen of kunt u het werk vroeg inleveren. Beschouw het werk als een puzzel: u moet weten hoe de stukjes in elkaar passen en de begin- en einddatums zijn de randstukjes van de puzzel.

Om op de metafoor verder te werken, als taken puzzelstukjes zijn, waarbij de start- en einddatums de randen aangeven, dan is uw agenda het puzzelbord waar u het grote geheel in elkaar zet. Gebruik het om uw werk te plannen, taken die veel inspanning vereisen en taken met een hoge prioriteit zo in evenwicht te brengen dat u niet wordt overbelast, en om ervoor te zorgen dat u uw deadlines haalt. Als u een van de bovenstaande methodes voor prioriteitstelling gebruikt - of een combinatie van uw favorieten, dan kunt u dat raamwerk gebruiken om uw agenda te vullen en uw tijd te beheren.

Asana-tip: Als u de agendaweergave in Asana gebruikt, kunt u zien op welke dagen u overbelast zou kunnen worden en ook welke tijdsblokken nog open zijn. Gebruik deze weergave om taken te verschuiven en uw werk evenwichtiger te verdelen. Wanneer u uw agenda proactief beheert, kunt u georganiseerd blijven en aan het begin van elke dag precies weten welke belangrijke taken moeten worden volbracht.

Communiceer de voortgang van de taken met uw teamgenoten

Vergeet niet om uw teamgenoten op de hoogte te houden die misschien wachten tot u een taak voltooit of die wat van uw tijd nodig hebben. Door uw teamgenoten proactief statusupdates te geven van de voortgang van een taak, de geplande voltooiing van een taak, of eventuele vertragingen of blokkades die zich voordoen, kunt u het aantal verzoeken om updates verminderen. In plaats van constant op zulke verzoeken te moeten reageren, kunt u productief en efficiënt doorwerken.

Asana-tip: Met de functie van Asana voor het reageren op taken kunt u rechtstreeks updates delen en opvolgingsvragen stellen over een taak om de communicatie gekoppeld te houden aan het daadwerkelijke werk dat u doet. U kunt ook statusupdates binnen een project gebruiken om elke belanghebbende op de hoogte te stellen van hoe u vordert met een specifiek project, niet alleen met een bepaalde taak.

Geprioriteerd werk is productief werk

Wanneer u uw werk duidelijk prioriteert, kunt u uw productiviteit verhogen, uw tijd beter beheren en er zeker van zijn dat u uw deadlines haalt - elke keer. Verhoog uw productiviteit nog meer door gebruik te maken van een werkbeheertool zoals Asana. Zo kunt u al uw taken, hoe groot of klein ze ook zijn, op één plek organiseren en beheren.

Lees voor meer tips ons artikel over 18 tips voor tijdsbeheer, strategieën en snelle successen om uw beste werk gedaan te krijgen.