OKR's vastleggen

Het is verleidelijk om naar succesvolle bedrijven te kijken en ervan uit te gaan dat het hun kernidee was dat hen heeft gebracht waar ze nu zijn. Intel vond de microchip uit, Netflix pionierde met on-demand video-streaming en Google bouwde de moderne zoekmachine. Maar met een idee alleen kom je niet ver.

Wat van een eenvoudige startup een toonaangevend bedrijf maakt, is vaak niet het oorspronkelijke idee, maar de uitvoering.

Google is bijvoorbeeld de grootste zoekmachine, maar dit komt niet omdat Larry Page en Sergey Brin een totaal origineel en volkomen briljant idee hadden. In werkelijkheid waren ze in de begintijd van het internet de 18e zoekmachine die op de markt verscheen. Wat Google voorbij de concurrentie hielp, was hoe Page en Brin hun visie met uitzonderlijke focus en helderheid uitvoerden.

Terugblikkend op het succes van Google, noemde Page Andy Grove's OKR-methodologie (Objectives and Key Results, doelstellingen en belangrijkste resultaten) als een belangrijke factor in het succes van zijn bedrijf.

“OKR's hebben ons geholpen bij het realiseren van een tienvoudige groei, vele malen opnieuw.” schreef Page in John Doerr’s boek uit 2018 Measure What Matters. “Ze hebben ons geholpen onze krankzinnige missie om ‘alle informatie ter wereld te organiseren’ een stukje mogelijker te maken.”

Is het stellen van deze doelen werkelijk de moeite waard? Het korte antwoord is ja. Organisaties die deze methodologie voor doelstelling consistent implementeren, profiteren van een betere uitvoering van projecten en initiatieven. Met heldere doelen kunt u op effectieve wijze geweldige ideeën omzetten in betere bedrijven.

Hoewel de uitvoering een uitdaging kan vormen, hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Alles wat u nodig hebt is consistentie, toewijding en planning. Hier leest u hoe u doelen van een leuk idee kunt omvormen tot een duurzame beheerpraktijk voor de lange termijn.

Stap 1: Stel regels voor uw bedrijf vast

De OKR-formule is ontworpen om flexibel genoeg te zijn voor de meeste doeleinden. Toch wordt het door veel organisaties behandeld als een rigide raamwerk en weigeren ze af te wijken van een bindende methodologie. Dit is een recept voor een ramp.

Voordat u deze methodologie voor het stellen van doelen implementeert, raden we u aan basisregels op te stellen voor hoe OKR's in uw bedrijf zullen functioneren. Deze regels bepalen hoe doelen in uw teams en uw organisatie functioneren. Specifiek zijn er drie elementen waar u stil bij zou moeten zijn: frequentie, check-in-proces en aanmaak.

• Frequentie: Dit is gewoon hoe vaak u doelen vastlegt. Het is onze ervaring dat het jaarlijks vaststellen van doelen het meest oplevert omdat ze zo steunpilaren van uw strategie worden. Als uw organisatie echter snel voortgang boekt, krijgt u de optie om vaker doelen vast te leggen - halfjaarlijks, driemaandelijks of zelfs maandelijks.

• Check-in-proces: Het schema dat u vastlegt voor het updaten en beoordelen van uw voortgang. Ook dit keer is het optimale schema uniek voor uw organisatie. Als u grote doelen heeft en het werk langzaam vordert, kan een tweewekelijkse of maandelijkse check-in voldoende zijn. Wanneer uw doelen echter kleiner zijn en het werk snel vordert, zou u de stand van zaken vaker moeten controleren.

• Aanmaak: Er zijn drie basismodellen—top-down (leidinggevenden stellen zowel de doelstellingen als de belangrijkste resultaten vast), bottom-up (medewerkers stellen zowel de doelstellingen als de belangrijkste resultaten vast) en hybride (leidinggevenden leggen de doelstellingen vast en medewerkers leggen de belangrijkste resultaten vast). De beslissing welk model voor u het beste werkt hangt af van de omvang en structuur van uw bedrijf.

Stap 2: Maak samen doelstellingen voor het hele bedrijf

Nu u de basisregels van uw programma hebt vastgelegd, bent u klaar om uw raamwerk binnen uw organisatie uit te rollen. Onthoud: OKR staat voor doelstellingen en belangrijkste resultaten. U zou uw doel in één zin op moeten kunnen sommen: Ik zal [doelstelling] zoals gemeten door [belangrijk resultaat].

Begin met het samen maken van doelstellingen op hoog niveau voor uw organisatie. Dit zijn de steunpilaren van uw strategie voor het volgende jaar. Het zijn de belangrijke en substantiële activiteiten die tot het succes van uw missie leiden. Verzamel ideeën van belanghebbenden uit uw hele organisatie en verfijn ze met behulp van diepgaande analyse van uw belangrijkste leidinggevenden.

Pas echter op dat u niet zoveel produceert dat u de controle verliest. Wanneer meer mensen met verschillende perspectieven deelnemen aan het gesprek, kan het aantal doelstellingen snel de pan uit rijzen.

Een aantal voorbeelden van geweldige doelstellingen voor het hele bedrijf zijn:

• Zorg voor de kleinste koolstofvoetafdruk in uw specifieke sector

• Bereik nieuwe klanten

• Verhoog het aantal gekwalificeerde leidinggevenden

Stel uw doelstellingen zo vaak mogelijk zodanig vast dat ze falsifieerbaar en duidelijk meetbaar zijn. Aan het einde van uw doelstellingencyclus moet u onomstotelijk kunnen zeggen of u elke doelstelling al dan niet hebt gehaald.

Stap 3: Stel belangrijkste resultaten vast voor het hele bedrijf

Zodra u uw doelstellingen voor het hele bedrijf hebt vastgelegd, moet u uitzoeken hoe u uw voortgang naar deze doelen bijhoudt. Dat is het punt waarop belangrijkste resultaten in het spel komen.

Voor het schrijven van geweldige belangrijkste resultaten kunt u de SMART-methodologie gebruiken.

SMART is een afkorting die staat voor:

• Specific (specifiek): Waar werkt u precies naartoe?

• Measurable (meetbaar): Hoe evalueert u of u uw belangrijkste resultaten wel of niet hebt bereikt?

• Haalbaar: Is dit belangrijke resultaat iets wat u redelijkerwijs zou kunnen bereiken? Bedenk dat zelfs stretchdoelen haalbaar moeten zijn.

• Realistic (Realistisch): Is het behalen van het resultaat realistisch gezien de middelen en tijd die ter beschikking staan?

• Time-bound (Tijdgebonden): Heeft uw belangrijkste resultaat een duidelijke tijdlijn en einddatum?

Uw belangrijkste resultaten moeten een uitdaging vormen. Als u er zeker van bent dat u ze gaat halen, dan doet u niet goed genoeg uw best. Net als andere bedrijven volgen wij het advies van de beroemde investeerder en OKR-goeroe John Doerr. Zo streven we ernaar om in elke periode 70% van onze belangrijkste resultaten te halen. Als we meer bereiken, weten we dat we dat onze planning niet agressief genoeg was.

Zorg ervoor dat u voor elk belangrijkste resultaat afspreekt wat het bereiken, gedeeltelijk bereiken of missen betekent. Het is het meest effectief uw succes te meten zodra de periode voorbij is. Wanneer het team een duidelijk idee heeft wat succes betekent, kan dat het team na verloop van tijd helpen bij het verfijnen en aanpassen van uw proces voor het stellen van doelen.

Stap 4: Stel belangrijkste resultaten vast voor teams en mensen

Om optimaal te profiteren van deze methodologie voor het stellen van doelen moeten de bedrijfsdoelstellingen van boven naar beneden door uw organisatie stromen en het werk van kleinere teams en mensen sturen.

Het komt maar al te vaak voor dat bedrijven doelen stellen en ze pas in het laatste kwartaal of wanneer het jaar al voorbij is weer eens bekijken. Wanneer uw doelen echter losgekoppeld zijn van het dagelijkse werk, kan het werk gemakkelijk verkeerd worden afgestemd en kunnen teams hun motivatie voor het doel verliezen. Omgekeerd toont onderzoek aan dat werknemers dubbel zo gemotiveerd zijn als ze begrijpen hoe hun individuele werk bijdraagt aan de doelen van hun organisatie.

Om de belangrijkste resultaten van uw bedrijf te bepalen, moet u ervoor zorgen dat u de dagelijkse werkzaamheden koppelt aan de doelstellingen voor het hele bedrijf. Een eenvoudige manier is met een hybride aanpak voor het stellen van doelen. Hierbij bepalen uw leidinggevende teams de bedrijfsdoelstellingen, maar bepalen kleinere teams de belangrijkste resultaten. Wanneer u teams de autonomie geeft om hun eigen KR's te bepalen, dan hebben ze een veel beter inzicht in waar ze hun middelen en inspanningen moeten investeren om de beste resultaten te genereren.

Stap 5: Houd uw doelen onderweg bij

Zodra u de doelen en belangrijkste resultaten van uw organisatie heeft gedefinieerd, is het tijd om de programma's en projecten te identificeren waar u en uw team aan zullen werken om uw doelen te bereiken.

Een van de voordelen van het stellen van doelen is dat het u helpt de prioriteiten voor uw hele organisatie te schalen. Door uw doelen te koppelen aan het werk dat wordt gedaan om ze te bereiken, wordt het makkelijker om te rapporteren over de voortgang naar deze doelen en kunt u eventuele problemen aanpakken die het bereiken van het doel blokkeren.

Door uw organisatiedoelstellingen te koppelen aan het dagelijkse werk, blijven uw werknemers ook betrokken bij hun werk. Mensen willen weten dat wat ze doen belangrijk is. De beste manier om dit te doen is door hun werk te koppelen aan doelen op hoog niveau. Als ze begrijpen hoe hun dagelijkse werk in het grotere geheel past, zullen ze zich gemotiveerd voelen om hun beste werk te leveren.

Zorg ervoor dat u uw voortgang regelmatig checkt. In plaats van dia's of een spreadsheet te gebruiken voor het stellen van uw doelen, kunt u een platform voor het stellen van doelen gebruiken om bedrijfsdoelen te verbinden met de belangrijkste doelen. Op die manier wordt het voor elk team helder hoe hun werk bijdraagt aan de vooruitgang in het bereiken van de bedrijfsdoelen.

Stap 6: Verbeter uw processen

Zodra uw planningscyclus is voltooid, is uw werk nog niet klaar. Vraag uw team om even stil te staan en hun belangrijkste resultaten te beoordelen voordat ze naar de volgende cyclus gaan. Individuele teamleden moeten verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van de belangrijkste resultaten waarvan ze eigenaar zijn en voor het schrijven van een kort verslag waarin de beoordeling wordt uitgelegd.

Het is geen probleem als u niet al uw KR's haalt. Het kan zelfs zijn dat de gestelde doelen niet agressief genoeg waren als teams al hun KR's behalen. Bij Asana proberen we ongeveer 70% van onze KR's te halen.

Nadat werknemers hun belangrijkste resultaten beoordelen, moeten managers de resultaten verzamelen en ze verwerken in hun doelstellingen. Een van de vele voordelen van het vaststellen van OKR's is transparantie, we adviseren dus dat managers hun doelstelling beoordelen en de totaalresultaten met de hele organisatie delen.

Wanneer u klaar bent met het beoordelen kunt u dieper ingaan op wat tijdens de cyclus niet goed werkte en noteren wat wel goed werkte. Tijdens toekomstige cycli zult u zo opnieuw kunnen profiteren van uw sterke punten en uw zwakke punten kunnen ondersteunen. Wanneer u bepaalde doelstellingen of belangrijke resultaten niet hebt gehaald, kunt u werksessies met uw team organiseren om hier over na te denken en ervan te leren.

Focus zowel op de reis als de bestemming

Wanneer u doelen stelt moet u zich niet alleen focussen op de vraag of u aan het eind van de doelcyclus het doel kunt afvinken of niet. Door OKR's vast te stellen, ontwikkelt u een raamwerk voor hoe er over doelen moet worden gedacht, hoe uw werk en uw bedrijfsdoelstellingen met elkaar verbonden kunnen worden en - uiteindelijk - hoe u uw meest ambitieuze projecten op elkaar afstemt en uitvoert.