Het Pareto-principe begrijpen (de 80/20-regel)

Als u 's morgens op kantoor komt, wat is dan het eerste dat u doet? De meeste mensen nemen hun cafeïnedrankje naar keuze, controleren hun e-mail, en stellen hun taken voor de dag vast. Maar welke technieken gebruikt u om te bepalen wat het eerst gedaan moet worden?

Een veelgebruikte techniek heet het Pareto-principe, ook bekend als de 80/20-regel. Deze techniek kan u helpen uw taken met de grootste impact te bepalen en er prioriteit aan te geven, zodat uw productiviteit gedurende de dag toeneemt.

Wat is het Pareto-principe?

Het Pareto-principe stelt dat voor veel uitkomsten ruwweg 80% van de gevolgen voortkomt uit 20% van de oorzaken. Een klein percentage van de oorzaken heeft met andere woorden een buitenproportioneel effect. Dit concept is belangrijk om te begrijpen, omdat het u kan helpen bepalen welke initiatieven prioriteit moeten krijgen, zodat u de meeste impact kunt maken.

Dit verschijnsel wordt ook wel onder een paar verschillende namen aangeduid:

• Pareto-principe

• De 80/20-regel (meest voorkomend)

• Law of the vital few

• Principe van factorsparsity 

De 80/20-regel is geen formele wiskundige vergelijking, maar meer een veralgemeend verschijnsel dat men kan waarnemen in de economie, de zakenwereld, het tijdsbeheer en zelfs in de sport.

Algemene voorbeelden van het Pareto-principe:

• 20% van een plant bevat 80% van de vrucht

• 80% van de winst van een bedrijf komt van 20% van de klanten

• 20% van de spelers resulteert in 80% van de gescoorde punten

De 80/20-regel gebruiken

Hoewel de 80/20-regel op bijna elke bedrijfstak van toepassing is, wordt het Pareto-principe vaak in de zakenwereld en de economie gebruikt. Dat komt omdat de 80/20-regel nuttig is om te bepalen waar u uw inspanningen op kunt richten om uw output te maximaliseren. 

De basis van het Pareto-principe stelt dat 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de acties. Als u werk hebt dat in kleinere porties verdeeld kan worden, kan het Pareto-principe u helpen bepalen welk deel van dat werk het meest invloedrijk is.

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe u de tool in de praktijk kunt gebruiken.

Productiviteit

U kunt de 80/20-regel gebruiken om voorrang te geven aan de taken die u overdag gedaan moet krijgen.

Het idee is dat van uw hele takenlijst, het afwerken van 20% van die taken zal resulteren in 80% van de impact die u voor die dag kunt creëren. Om de meeste impact te krijgen, moet u dus nagaan welke taken voor uw team de meeste impact hebben, en u daarop concentreren voor die dag.

Om dit te doen, maakt u een lijst van alle dingen die u die dag gedaan moet krijgen. Ga dan na welke van die taken de grootste impact hebben. Zijn er taken waarbij u met andere teamgenoten moet samenwerken? Zijn er taken die verhinderen dat projecten vooruitgaan? Deze taken zijn misschien eenvoudig van uitvoering, maar ze kunnen een grote impact hebben op de rest van het team door het proces in beweging te houden. 

Besluitvorming

Het Pareto-principe kan u helpen om de beste beslissingen te nemen tijdens het oplossen van problemen. Wanneer er veel verschillende oorzaken zijn voor één probleem, kan het Pareto-principe u helpen bij het prioriteren van oplossingen. Hier volgen een paar stappen om te zien hoe dit werkt:

1. Stel vast welke problemen uw team ondervindt. Dit zijn de problemen waarvoor u een oplossing probeert te vinden binnen dit besluitvormingsproces.

2. Stel de oorzaken van deze problemen vast. Gebruik een tool zoals het 5 x waarom-proces en zoek alle oorzaken van de problemen die u probeert op te lossen.

3. Deel uw problemen op in soortgelijke groepen. Als sommige oorzaken van de problemen die u probeert op te lossen in soortgelijke categorieën kunnen vallen, gebruik dan dit als een gelegenheid om ze te groeperen. Dit kan u helpen beslissen of één oplossing meerdere problemen kan oplossen. 

4. Wijs aan elk van deze problemen een waarde toe op basis van de impact op het bedrijf. De waarde kan zo eenvoudig zijn als een getal tussen 1-10, of een werkelijke geldwaarde om het belang aan te geven.

5. Ontwikkel een plan om u te concentreren op de top 20% van de problemen die van invloed zijn op het bedrijf. Het idee is dat één oplossing meerdere problemen kan oplossen. Bereken op basis van de waarden die u aan elk probleem hebt toegekend welke problemen tot de top 20% behoren. Zodra u het belangrijkste probleem hebt geïdentificeerd, ontwikkelt u een plan om een oplossing te creëren die 80% van de resultaten kan opleveren met behulp van probleemoplossende strategieën.

Voorbeeld van het gebruik van de 80/20-regel bij het nemen van beslissingen: 

Stel u voor dat u bij een e-commercebedrijf werkt. U bekijkt 100 van uw meest recente klachten over de klantendienst, en merkt dat het merendeel van de klachten voortkomt uit het feit dat klanten beschadigde producten ontvangen. Uw team berekent het aantal terugbetalingen dat u voor beschadigde producten hebt gedaan, en komt tot de conclusie dat ongeveer 80% van de terugbetalingen voor beschadigde producten was. Uw bedrijf wil vermijden dat het terugbetalingen voor kapotte producten verwerkt, dus maakt u van dit probleem een prioritaire oplossing. 

Uw team besluit de verpakking aan te passen om uw producten tijdens de verzending te beschermen, wat het probleem oplost dat klanten beschadigde producten ontvangen.

Kwaliteitscontrole

De Pareto-analyse en de Pareto-grafiek zijn belangrijke tools die gebruikt worden binnen de Six Sigma-methodologie voor kwaliteitscontrole.

In de Six Sigma-methodologie kan het gebruik van een Pareto-grafiek u helpen uw gegevens te visualiseren om te bepalen hoe u voorrang moet geven aan acties. Het hoofddoel van Six Sigma is de hoeveelheid variatie in een proces te verminderen, met als doel de productie te verhogen. Pareto-grafieken zijn gebruikelijk in de Six Sigma-methode, omdat u snel kunt vaststellen wat de meerderheid van de variaties in een proces zijn. 

Voordelen van het gebruik van het Pareto-principe

Het grootste voordeel van het Pareto-principe is dat u met het minste werk een maximaal effect kunt bereiken. Daardoor kan uw team efficiënter werken en zich blijven concentreren op specifieke initiatieven. 

De 80/20-regel kan ervoor zorgen dat uw cijfers in minder tijd toenemen, simpelweg door initiatieven in de juiste volgorde te prioriteren.

Andere voordelen van het gebruik van het Pareto-principe:

• Duidelijke prioriteiten, zowel voor u als voor uw team

• Verhoogde dagelijkse productiviteit

• Mogelijkheid om uw werk op te delen in hanteerbare segmenten

• Meer gerichte strategie

Nadelen van het gebruik van de 80/20-regel

Het Pareto-principe wordt vaak verkeerd geïnterpreteerd, namelijk dat u met 20% van de inspanning 80% van de resultaten kunt bereiken. Dit is niet noodzakelijkerwijs het geval. De getallen 20 en 80% hebben geen betrekking op de hoeveelheid inspanning die u levert, maar op de oorzaken en gevolgen waaraan u werkt. Het doel is niet om de hoeveelheid inspanning te minimaliseren, maar om uw inspanning te concentreren op een bepaald deel van het werk om een groter effect te creëren. U moet nog steeds 100% van uw inzet in die 20% van de focus stoppen om 80% van de resultaten te bereiken.

Een ander nadeel van de 80/20-regel is dat teamleden soms te gefocust kunnen raken en andere taken uit het oog verliezen. Als u zich alleen op de belangrijke taken concentreert en de minder belangrijke taken, zoals e-mail en andere correspondentie terzijde schuift, kunnen dingen verloren gaan. De uitdaging is het juiste evenwicht te vinden tussen het gebruik van de 80/20-regel, en de rest van uw taken af te krijgen - zelfs als die niet tot 80% van de resultaten leiden. Om dit tegen te gaan kunt u technieken gebruiken zoals timeboxing of de methode Getting Things Done (GTD). 

Stem taken af op doelen met Asana

Verschillende manieren vinden om uw team te helpen productiviteit te bereiken is een belangrijk onderdeel van teamleider zijn. Met een werkbeheertool zoals Asana kunt u al uw teamprojecten en -taken organiseren, bestanden delen, reacties achterlaten en feedback geven, en dat alles op één plaats, terwijl u tijd bespaart.