9 manieren om de efficiëntie van uw team op het werk te verbeteren

Tijdens een werkweek stuiten zelfs de beste teams op hindernissen die de efficiëntie hinderen. Onproductieve vergaderingen, overvolle e-mails, en niet weten waar iedereen mee bezig is, kunnen uw team ervan weerhouden de punten van uw takenlijst af te vinken en goed uit te voeren.

Teamefficiëntie verwijst naar de hoeveelheid werk met hoge impact die uw team aan kan - gewoon door frictie en afleiding op de werkplaats weg te nemen. Teamefficiëntie gaat niet alleen over productiviteit, het gaat over hoe u een effectieve werkplaats kunt opbouwen en gezond teamwerk op de werkplaats kunt aanmoedigen om uw algemene teamprestaties te verbeteren.

Hoe verbetert u de efficiëntie van het team?

Om de efficiëntie van uw team te verbeteren, moet u de dagelijkse belemmeringen verminderen die werk met grote impact hinderen. Volgens de Anatomie van werk besteden werknemers wereldwijd het grootste deel van hun tijd (60%) aan werk over werk, en slechts 27% van hun tijd aan het werk waarvoor ze opgeleid zijn. Wanneer u de teamefficiëntie verbetert, geeft u uw team hun tijd terug om zich te concentreren op het werk dat het belangrijkst is.

De negen stappen om de efficiëntie van uw team te verbeteren

Om u en uw team te helpen uw efficiëntie te verhogen, gebruikt u deze negen tips om uw projectbeheervaardigheden te vergroten en zowel de snelheid als de kwaliteit van het werk van uw team te verbeteren.

1. Elimineer onnodige vergaderingen

Dave Barry zei: "Als je in één woord moest samenvatten waarom het menselijk ras zijn volledige potentieel niet heeft bereikt, en ook nooit zal bereiken, dan zou dat woord 'vergaderingen' zijn."

Een van de gemakkelijkste manieren om de efficiëntie van uw team te verbeteren is door onnodige vergaderingen te elimineren. Dat wil niet zeggen dat alle vergaderingen slecht zijn. Vergaderingen kunnen productief zijn, op voorwaarde dat er een duidelijke agenda is, dat de juiste mensen aanwezig zijn en dat iedereen bereid is om bij te dragen aan een oplossing, maar dat is niet altijd het geval.

Als ze geen duidelijke agenda of doelstelling hebben, kunnen zelfs korte vergaderingen van 30 minuten uitlopen en de tijd verspillen die uw team heeft om aan concrete doelen te werken. Vraag uzelf (en uw team) af of u die vergadering echt nodig hebt.

FAQ: Hoe weet ik of een vergadering belangrijk is?

Voordat u een vergadering plant, moet u zich afvragen of die echt nodig is. Soms plannen we standaard een vergadering terwijl een andere vorm van communicatie effectiever zou zijn. Door onnodige vergaderingen te elimineren, kunt u iedereen meer tijd geven om zich te concentreren op het werk dat belangrijk is. Zou u uw team bijvoorbeeld een digitale update kunnen sturen in de plaats van een vergadering te houden over de status van een project?

Alternatieven voor teamvergadering:

• Stuur een projectstatusrapport in plaats van een teamvergadering.

• Deel een virtueel brainstormbord in plaats van samen te komen.

• Deel de context asynchroon in plaats van informatie-uitwisselingsvergaderingen te plannen

Het kan ook zijn dat u wordt uitgenodigd voor een vergadering waarvan u vindt dat die niet nodig is. Als bijvoorbeeld uw rol in de vergadering niet duidelijk is omschreven, is uw aanwezigheid dan wel nodig? Overweeg de organisator van de vergadering een bericht te sturen om te vragen of u aanwezig moet zijn.

2. Maak uw vergaderingen efficiënter

Sommige vergaderingen zijn belangrijk, en teams kunnen veel werk verzetten als ze samen vergaderen. Maar wat voor vergadering u ook plant, er zijn enkele eenvoudige manieren om ze actiever, productiever en effectiever te maken:

1. Maak en deel een agenda vóór de vergadering. Om de efficiëntie van het team tijdens vergaderingen te verbeteren, moet u ervoor zorgen dat elke vergadering een doel heeft. Het kan ook nuttig zijn om te bepalen wat niet de doelen van de vergadering zijn, zodat de vergadering niet op een zijspoor geraakt. Maak en deel een vergaderingagenda zodat iedereen op dezelfde pagina zit. Als er leesmateriaal of aanvullende documenten zijn, vermeld deze dan ook in de agenda.

2. Maak afspraken over vergaderingen. Of u nu persoonlijk of virtueel vergadert, bepaal en deel de groepsnormen voor uw team of bedrijf. Moeten teamleden hun laptop sluiten? Als het een virtueel gesprek is, moet video dan aan staan? Als meerdere mensen iets te delen hebben, wie gaat er dan eerst? Deel deze afspraken vóór de vergadering.

3. Maak uitvoerbare aantekeningen. Wijs vóór de vergadering één persoon aan om notities te maken. In het ideale geval maakt u aantekeningen op dezelfde plaats als waar u uw agenda hebt gedeeld. Leg samen met de notities ook de actiepunten vast, met vervaldatum en geadresseerde.

4. Verzamel feedback om de productiviteit te verhogen. Raadpleeg regelmatig uw team om te kijken of de vergaderingen ook voor hen waardevol zijn. Als slechts weinig mensen iets uit de vergaderingen halen, maak er dan een digitale update of projectstatusrapport van.

3. Prioriteer werk op basis van de belangrijkste resultaten

Op een willekeurige dag heeft elk van uw werknemers misschien wel tien verschillende taken uit te voeren in verschillende projecten. Op het moment zelf lijkt elk van die taken belangrijk en dringend. Waar moeten ze beginnen? Waar moeten ze het grootste deel van hun tijd en denkkracht aan besteden om hun beste werk te doen?

Natuurlijk zijn sommige taken en projecten belangrijker dan andere. Daarom is het belangrijk om een goed gedefinieerde set doelen te hebben en een idee van hoe uw werk die doelen moet halen. Uw kortetermijndoelen bieden een stevige basis voor langetermijndoelen, zoals een productroutekaart of releasebeheerplan. Een duidelijk beeld van de taken die aansluiten bij de bedrijfs- of afdelingsdoelen helpt om iedereen op één lijn te houden. Het stelt bovendien individuele teamleden in staat beslissingen te nemen die van invloed zijn op het grote geheel.

Bedrijfsdoelstellingen koppelen aan individueel werk

Wanneer u een duidelijk inzicht hebt in hoe uw werk bijdraagt aan de bedrijfsdoelen en doelstellingen, kunt u beter begrijpen welke projecten en taken de grootste impact zullen hebben. Sterker nog, volgens de Anatomie van werk zijn werknemers die weten hoe hun werk de missie van hun organisatie beïnvloedt, tweemaal zo gemotiveerd als hun collega's.

Concentreer u op die onderdelen van het werk voordat u verder gaat met taken die minder impact hebben. Als een taak of project niet bijdraagt aan de grotere, overkoepelende doelen, doelstellingen of missie van uw bedrijf, denk dan nog eens na of het nodig is of niet.

Claire Knebl, Marketing Director bij Ritual leidt een goed presterend en betrokken team door een obsessie voor klanten. "Ik neem een week de tijd om me in te leven in de mindset van mijn doelklant voordat ik aan een campagne begin. Ik probeer er zoveel mogelijk over te vergaren, vaak door informele gesprekken, om hun dagelijkse leefwereld te leren kennen."

4. Werk met een lagere prioriteit schrappen, uitstellen, delegeren of verminderen

Het is onvermijdelijk dat er momenten zijn waarop de leden van uw team te veel aan hun hoofd hebben. Zonder een systeem om hen te helpen werk met een lagere prioriteit te schrappen, uit te stellen, te delegeren of te verminderen, zal hun werkefficiëntie daaronder lijden. Volgens recent onderzoek heeft 85% van de werknemers al eens te maken gehad met overwerk, en 42% is van mening dat het moreel van het personeel laag is door te veel werk.

U kunt de efficiëntie van uw team op het werk verbeteren en het geluk op de werkplaats vergroten met een goed beheer van de werkbelasting. Een eenvoudige manier om de werkbelasting van uw team te beheren is het schrappen, uitstellen, delegeren of verminderen van taken met een lagere prioriteit. Bekijk het grotere geheel van uw project en bepaal welk werk gedaan moet worden via een evaluatie van de behoeften en welke taken prioriteit hebben:

• Voortbouwend op het principe van tip twee: als een aspect van een project niet bijdraagt aan een overkoepelende bedrijfsdoelstelling -verwijder het dan.

• Als er een dringend project is dat een grotere impact heeft op de teamdoelstellingen, voltooi die taak dan en stel een minder belangrijke taak uit tot u meer tijd hebt.

• Als er twee taken van gelijk belang aan één persoon zijn toegewezen, delegeer dan één van die taken aan een ander teamlid met meer bandbreedte.

• Als er een taak is die u niet kunt uitstellen, schrappen of delegeren, zoek dan manieren om de tijd te verminderen die nodig is om die taak te voltooien. Elimineer vergaderingen die met deze taak te maken hebben, kort ze in of verminder de frequentie ervan. U kunt ook werken aan de onderdelen van een project met de hoogste prioriteit en de rest uitstellen tot later.

FAQ: Hoe kan ik aan de slag met werkbelasting?

Werkbelastingbeheer is de manier waarop u werk over uw team verdeelt en beheert. Om met werkbelastingbeheer aan de slag te gaan, hebt u eerst inzicht nodig in de werkbelasting en capaciteit van uw team. U kunt deze informatie bijhouden met een platform voor werkbelastingbeheer voor een venster op het werk van uw team. Als u vervolgens een volledige lijst hebt samengesteld van alle taken en werkzaamheden waar uw team verantwoordelijk voor is, kunt u middelen toewijzen op basis van de teamcapaciteit. Met dit inzicht kunt u ook de werkbelasting van het team aanpassen als dat nodig is, om burn-out en verveling te voorkomen.

Als marketingdirecteur bij Ritual raadt Claire Knebl aan om elke week drie dingen te kiezen om uw aandacht op te richten. "Je kunt meestal maar drie grote dingen gedaan krijgen in een week tijd. Het eerste moet iets belangrijks en strategisch zijn. Het tweede moet ook belangrijk zijn, maar eenvoudiger en eerder van de lijst kunnen worden geschrapt. En het derde moet een handreiking voor ondersteuning zijn."

5. Benut de sterke punten van uw team bij het toewijzen van werk

Geen twee werknemers zijn gelijk. Elke persoon heeft verschillende ervaringen, sterke en zwakke punten die hem tot een gewaardeerd lid van uw team maken. Op dezelfde manier vinden verschillende mensen het leuk om verschillend werk te doen. De ene persoon in uw team vindt het bijvoorbeeld leuk om onderzoek uit te voeren en te organiseren in een rapport, terwijl een andere teamgenoot liever glas kauwt dan onderzoeksresultaten verzamelt.

Als u weet wie in uw team uitblinkt in een bepaalde vaardigheid, en manieren vindt om hen tijd te laten besteden aan werk dat ze leuk vinden, kunt u taken en projecten stroomlijnen. Als u bovendien weet dat iemand het leuker vindt om aan een bepaalde taak te werken, is de kans groter dat hij of zij met een hogere kwaliteit werkt en de taak sneller afrondt. Door uw team werk te geven dat ze persoonlijk de moeite waard of uitdagend vinden, kan iedereen zijn beste werk doen.

6. Breng het werk van uw team in kaart voor u begint

Zodra u weet wat er gedaan moet worden en wie het zal doen, is het tijd om een actieplan op te stellen dat uw team kan volgen. Een goed doordacht plan dat vanaf het begin duidelijk in kaart is gebracht, kan extra "werk over werk" op een later tijdstip overbodig maken.

Om te beginnen moet u ervoor zorgen dat alle projecten van uw team een duidelijk plan hebben. Een projectplan geeft vanaf het begin realistische tijdschema's voor elke mijlpaal, tot en met de voltooiing. Iedereen weet wie verantwoordelijk is voor de voltooiing van een stukje van de puzzel en heeft een totaalbeeld van wat er aan de gang is en wat voltooid is. Coördineer en plan vervolgens al uw projecten binnen uw programma, zodat de tijd van uw team optimaal benut wordt.

7 essentiële elementen van een projectplan

1. Doelen

2. Succescijfers

3. Belanghebbenden en teamrollen

4. Budget

5. Mijlpalen en deliverables

6. Tijdlijn en tijdschema's

7. Communicatieplan

Het gebruik van een werkbeheertool kan u helpen bij het opzetten van al die kleinere taken die leiden tot het bereiken van een groter doel. Door gebruik te maken van sjablonen binnen Asana kunt u een proces repliceren dat al eerder heeft gewerkt. Zo verzekert u dat er geen enkele stap wordt overgeslagen en geen werk over het hoofd wordt gezien.

7. Moedig van functieoverschrijdende samenwerking aan

Dat u op een verschillende afdeling werkt, betekent niet dat u niet kunt samenwerken. U werkt immers aan hetzelfde doel als deel van een groter bedrijf. Weten waar andere teams aan werken kan teams aanmoedigen om samen te werken wanneer werk en doelen elkaar overlappen.

Werkbeheertools kunnen de zichtbaarheid tussen de teams vergroten, door elke fase van een project te koppelen aan een reeks doelstellingen. Deze tools kunnen dienen als centraal punt om met de rest van het team te delen waar u aan werkt, en om gebieden aan te wijzen waar mensen met verschillende verantwoordelijkheden kunnen samenwerken. Door één enkele bron van waarheid met uw team te delen, kunt u het teamwerk stimuleren en obstakels voor het verrichten van werk met hoge impact wegnemen, zodat uw team efficiënter kan werken.

Compliance-specialist Jina Kim werkt bij Carta, een SEC-geregistreerde transferagent die openbare en particuliere bedrijven helpt bij de uitgifte en het beheer van effecten. Hij vertrouwt op Asana om samenwerking te bevorderen tussen alle bedrijfseenheden, om te zien wie waaraan werkt, en te begrijpen hoe de projecten van elk team en elk teamlid elkaar beïnvloeden.

"Het ondersteuningsteam beseft op een ochtend plots dat er van de ene dag op de andere iets in het product veranderd is. Zij hebben een manier nodig om dat uit te zoeken," merkte Jina op.

8. Zorg voor dagen zonder vergaderingen

Het bijwonen van vergaderingen kan uw productiviteit verstoren, waardoor het moeilijker wordt om in de flow te geraken en een project af te ronden. Als u één volledige dag per week ononderbroken en zonder vergaderingen kunt wijden aan het echte werk, dan kan dit al heel wat betekenen voor uw efficiëntie en productiviteit.

Bij Asana hebben we woensdagen zonder vergaderingen, waarop iedereen zich in het werk kan storten zonder zich zorgen te maken over vergaderingen. We vragen om geen interne vergaderingen te plannen op woensdag en rekening te houden met elkaars agenda. Zo kunnen alle teamleden grote blokken tijd hebben om te "werken" in plaats van alleen maar over werk te praten. Daardoor heeft het team meer tijd om kritieke processen op projecten te analyseren, uit te voeren en te herzien. Veel werknemers zeggen dat woensdag zonder vergaderingen hun favoriete dag van de week is en zien vaak dat projecten op tijd de eindstreep halen.

9. Bepaal het doel van verschillende communicatiekanalen

Elk team heeft een hele reeks communicatiemiddelen tot zijn beschikking, maar die zijn alleen nuttig als uw team weet hoe en wanneer ze te gebruiken. De meeste teams hebben teveel hulpmiddelen. De gemiddelde werknemer pendelt heen en weer tussen 10 apps per dag. Dat omschakelen is niet alleen vermoeiend, het kan ook moeilijk zijn om informatie te vinden wanneer u die nodig hebt, verderop in het traject.

Om hen te helpen, definieert u duidelijk het doel van elk communicatiekanaal. Voor externe communicatie met verkopers en klanten, houdt u het bij e-mail. Voor onmiddellijke antwoorden op vragen, gebruikt u een app als Slack. Om werk te plannen, te beheren en te communiceren over uitvoerbaar werk, gebruikt u een werkbeheertool zoals Asana.

FAQ: Hoeveel hulpmiddelen is te veel?

Communicatietools kunnen uw team veel efficiënter maken, maar als u ze inconsequent gebruikt, kan het juist meer werk opleveren. Als u ziet dat het doel van een hulpmiddel via een ander kanaal kan worden gerepliceerd (met extra, unieke voordelen), moet het worden geëlimineerd. Zo zal uw team minder hulpmiddelen nodig hebben om met elkaar te communiceren, en elk hulpmiddel zo goed mogelijk gebruiken.

In een werkbeheerplatform zoals Asana kunt u al uw favoriete zakelijke tools integreren. Op die manier heeft uw team toegang tot alle context die het nodig heeft, allemaal op één plaats.

Help uw team zo efficiënt mogelijk te zijn

De efficiëntie verbeteren is een continu proces. Het lijkt misschien overweldigend, maar met eenvoudige hulpmiddelen en tactieken kunt u iedereen in uw team efficiënter maken. Hoe vloeiender u en uw team worden in het gebruik van deze tools, des te meer wordt efficiëntie een tweede natuur en een ingebouwd onderdeel van elk project. Kom meer te weten over hoe Asanau en uw team kan helpen efficiënter te worden en doe ideeën op om in uw eigen organisatie in praktijk te brengen.