Efficiëntie versus effectiviteit in het bedrijfsleven: Waarom uw team beide nodig heeft

Als u nog nooit hebt nagedacht over het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit, dan bent u niet de enige - de meeste teams gebruiken deze termen zelfs door elkaar. Maar inzicht in het verschil tussen deze twee bedrijfsstrategieën kan uw team helpen succesvol te zijn.

In zijn boek, The Effective Executive, verklaarde Peter Drucker dat "efficiëntie is de dingen goed doen, effectiviteit is de juiste dingen doen." In het ideale geval wilt u een team samenstellen dat zowel efficiënt als effectief is. Iedereen wil immers de juiste dingen goed doen. Om die goede plek te vinden, moet u eerst begrijpen wat elke term betekent en wanneer u zich op elke maatstaf moet concentreren.

Wat is efficiëntie?

Efficiëntie betekent de dingen "goed" doen - of dat nu betekent sneller werken, werk gedaan krijgen met minder middelen, grote projecten verwezenlijken met een kleiner budget, of op een andere manier "meer" doen met "minder".

In het algemeen doen efficiënte teams het volgende:

• Procegestuurde projecten uitvoeren

• Plannen bouwen voor het beheren van middelen

• De automatisering omarmen

• Slagen met beperkte middelen

• Concentreren op het werk dat direct voor hen ligt

• Meten de vooruitgang aan de hand van specifieke cijfers

Wat is effectiviteit?

Effectiviteit betekent werken aan de "juiste" dingen, d.w.z. aan dingen die de bedrijfswaarde verhogen en de bedrijfsdoelen dichterbij brengen. Vandaag de dag zijn maar weinig teams effectief in het verbinden van hun huidige werk aan bredere bedrijfsdoelen. In een recent onderzoek bij meer dan 6.000 kenniswerkers zegt slechts 26% van de werknemers een duidelijk inzicht te hebben in hoe hun individuele werk zich verhoudt tot de bedrijfsdoelen, en slechts 16% zegt dat hun bedrijf zeer effectief is in het stellen en communiceren van doelen.

Effectieve teams weten hoe ze met succes prioriteiten kunnen stellen en de nodige middelen kunnen toewijzen aan belangrijke initiatieven. Ze hebben een duidelijk idee van hoe hun werk past in de grotere strategie en doelen van het bedrijf, en ze gebruiken die kennis om te bepalen waaraan ze moeten werken en waar ze hun middelen aan moeten toewijzen.

In het algemeen doen effectieve teams het volgende:

• Zijn doelgericht

• Investeren in resultaten

• Focussen op de klant of eindgebruiker

• Verbinden hun werk met het grote geheel

Wat is belangrijker?

Om een echt goed team te runnen, hebt u efficiëntie en effectiviteit nodig. Een efficiënt team dat niet effectief is, krijgt wel snel werk gedaan, maar geeft misschien de verkeerde prioriteit aan de verkeerde initiatieven. En een effectief team dat niet efficiënt is, krijgt wel het juiste werk gedaan, maar niet met de ideale snelheid.

Stelt u zich eens voor dat uw verkoopteam uw product aan een nieuwe zakelijke klant voorstelt. De IT-afdeling is erbij betrokken, en ze hebben gevraagd om een presentatie en een demo van elk van de drie producten die ze overwegen te implementeren. Dit is hoe het proces zou kunnen verlopen, afhankelijk van de vraag of uw team efficiënt, effectief, geen van beide, of beide is:

• Efficiënt, maar niet effectief: Het team bouwt een demo in slechts drie dagen. Maar zodra ze gepresenteerd hebben, is de potentiële klant ontevreden omdat de inhoud op de verkeerde dingen gericht was. Uiteindelijk sprak het presentatiemateriaal niet tot hun specifieke bedrijfsbehoeften. Ze besluiten een andere richting in te slaan.

• Niet efficiënt, maar wel effectief: Het team werkt samen om een ultramoderne demo te bouwen, maar het kost hen twee weken. De klant is ontevreden over de tijd die nodig was om iets van uw team te horen. U besteedt nog enkele weken aan onderhandelen en pitchen.

• Niet efficiënt en niet effectief: Het team heeft zijn verkoopprocessen nog niet volledig uitgebouwd en niemand weet wie de demo maakt. Uiteindelijk kan het team wel iets bij elkaar schrapen, maar het geeft niet de echte waarde van uw product weer en communiceert uw concurrentiepositie niet naar de klant. Ze besluiten een andere richting in te slaan.

• Efficiënt en effectief: Het team heeft een duidelijke workflow ingesteld en kan in vijf dagen een demo bouwen. De volgende week heeft de pitch het gewenste resultaat: de klant besluit verder te gaan met uw product!

Hoe verbetering van de effectiviteit tot meer efficiëntie leidt

In het ideale geval wilt u een team samenstellen dat zowel efficiënt als effectief is. Maar u moet ergens beginnen, en als u beide methodes tegelijk probeert toe te passen, bereikt u misschien niet het gewenste effect. Begin dus met het oplossen van problemen op het gebied van effectiviteit, voordat u aan efficiëntie gaat werken.

Door prioriteit te geven aan effectiviteit, zorgt u ervoor dat uw team werkt aan initiatieven die de relevante bedrijfsdoelen dichterbij brengen. Als u dan eenmaal effectiviteit als praktijk hebt ontwikkeld, kunt u optimaliseren voor efficiëntie - met andere woorden, hetzelfde effectieve werk in minder tijd doen.

Neem bijvoorbeeld een cross-functional project tussen de creatieve en webdesignteams. Het doel is om de startpagina van het bedrijf opnieuw te ontwerpen om de bedrijfswaarde beter te communiceren. In het begin is het team noch effectief, noch efficiënt. Ze hebben geen duidelijkheid over welke waarde ze communiceren, hoe het hun klanten ten goede komt, of welke berichten prioriteit moeten krijgen op de startpagina.

Het team begint stappen te ondernemen om de effectiviteit op te lossen en iedereen op één lijn te krijgen. Ze investeren in eenwerkbeheerplatform om informatie op verschillende niveaus van hun organisatie te coördineren en individuele initiatieven te verbinden met bredere bedrijfsdoelen. Met een beter begrip van de grote lijnen van de strategie kan het team een startpagina maken die hun bedrijf het beste vertegenwoordigt en hun klanten het beste dient.

Het team is nog niet helemaal efficiënt - het duurde even voor ze het project op de rails hadden, en het beoordelingsproces duurde langer dan ze wilden. Maar door zich op de effectiviteit te concentreren, hebben ze ervoor gezorgd dat hun projectdeliverable in overeenstemming was met de doelen van het bedrijf. De volgende stap is sneller en efficiënter worden.

Een efficiënt en effectief team bouwen

Uiteindelijk is het de bedoeling dat uw team zowel efficiënt als effectief wordt. Dat betekent dat uw team het grote geheel kan zien, terwijl het ook prioriteit geeft aan snelheid en productiviteit. Hoewel de eerste stap het maximaliseren van de effectiviteit is, zijn er verschillende stappen die u kunt nemen om uw team te ondersteunen bij het opbouwen van efficiënte en effectieve beste praktijken.

1. Begin met doelen te verbinden met het dagelijkse werk

Uw team kan niet effectief zijn zonder te begrijpen hoe hun werk de doelen van het bedrijf beïnvloedt. Zorg ervoor dat ze duidelijk zicht hebben op hoe ze bijdragen aan de missie en visie van uw bedrijf. De beste manier om dat te doen is met een werkbeheertool.

Werkbeheer helpt u mensen en werk te coördineren op alle niveaus van uw organisatie om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om het werk te doen dat het belangrijkst is. In plaats van taken en projecten af te zonderen, kunnen werkbeheertools u helpen de kloof tussen dagelijkse taken en bredere bedrijfsdoelen te overbruggen. Op die manier kan uw team effectief prioriteiten stellen voor taken om de bedrijfswaarde te maximaliseren, in plaats van tijd te steken in werk met een lage prioriteit.

Om er zeker van te zijn dat we het juiste werk prioriteit geven, gebruiken we OKR's om kwartaaldoelen op te stellen die uitmonden in tweejaarlijkse doelen. Wekelijks zorgen de teamleiders ervoor dat het werk dat het team uitvoert bijdraagt aan deze doelen.”

2. Vergroot de cross-functional zichtbaarheid

Effectieve teams werken niet in silo's. Om uw team op succes voor te bereiden, moet u ervoor zorgen dat ze begrijpen hoe hun werk zich verhoudt tot andere initiatieven en projecten. Als iedereen kan zien wie wanneer wat doet, hoeven teamleden minder tijd te besteden aan het coördineren van werk en kunnen ze meer tijd besteden aan projecten met een grote impact.

Verantwoordelijkheid, zichtbaarheid en vindbaarheid zijn voordelen van goed projectbeheer en het gebruik van de juiste tools.”

3. Investeer in automatisering en integratie

Zodra uw team de effectiviteit onder controle heeft, is het tijd om de efficiëntie te verhogen. Een manier om dat te doen is door handmatig of dubbel werk te automatiseren met business process automation (BPA). Volgens de Anatomie van werk-index besteedt de gemiddelde kenniswerker 60% van zijn tijd aan werk over werk-dingen zoals het najagen van goedkeuringen, het zoeken naar informatie, of het dupliceren van werk dat al af is. Door handmatige processen te automatiseren, maakt u meer tijd voor uw team vrij om te besteden aan strategisch, geschoold werk.

Met [automatisering] besparen wij nu 2 tot 6 stappen voor elk van onze 40 tot 50 klantverzoeken per sprint, omdat taken automatisch aan andere projecten worden toegevoegd en door elke fase worden geschoven.”

Naast werk over werk, verliezen kenniswerkers kritieke tijd met het schakelen tussen apps en het zoeken naar informatie. Onderzoek wijst uit dat kenniswerkers tot 25 keer per dag schakelen tussen 10 apps. Te vaak kunnen onze bedrijfstools niet met elkaar communiceren, waardoor werknemers moeten schakelen tussen e-mail, berichtenplatforms, functiespecifieke tools, en projectbeheersoftware. Zoek in plaats daarvan een manier om uw belangrijkste bedrijfstools te integreren, zodat u op één plaats toegang hebt tot al uw belangrijke informatie.

4. Bepaal welke gebieden voor verbetering vatbaar zijn

Om efficiënt te zijn, moet u begrijpen waar de achterstand zit. Wanneer werk te laat is of teamleden overwerkt zijn, kunt u die stresspunten in een vroeg stadium opsporen, zodat u indien nodig opnieuw kunt evalueren en de middelen opnieuw kunt verdelen.

Door een duidelijk proces te ontwikkelen om verbeterpunten te markeren en vast te stellen, kan uw team proactief zijn, in plaats van reactief. Dat verhoogt niet alleen de efficiëntie - omdat u onnodig werk wegneemt - maar het verhoogt ook de effectiviteit, omdat uw team dan bewuster te werk kan gaan.

De norm van ons creatieve team was een tijdlang om gewoon te reageren op werk. Maar we zullen nooit het best mogelijke werk leveren zonder een duidelijk proces.”

En hoe kunt u dat bereiken? Zorg voor regelmatige check-ins voor elk initiatief, waar u de voortgang van het project en eventuele blokkades kunt delen. Plan dit werk niet als een vergadering, maar deel projectstatusrapporten op dezelfde plaats waar u werkt, zodat u snel kunt scannen wat er niet op schema ligt en zo nodig kunt bijsturen.

Weg met het inefficiënte en ineffectieve, in met het nieuwe

Een efficiënt en effectief team opbouwen kost tijd. Om daar te komen, begint u met u te concentreren op effectiviteit en uw team helderheid te geven over de bedrijfsdoelen en -prioriteiten. Richt u vervolgens op efficiëntie door te investeren in automatisering en het werk over werk te verminderen. Wilt u meer weten? Ontvang 12 tips om vandaag nog productiever te zijn.