Verspilt u veel tijd aan vergaderingen op uw werk? Gebruik deze tips om dit te verbeteren.

Als u nu uw werkagenda erbij pakt, hoeveel vergaderingen staan er dan gepland voor de komende week? De meeste agenda's staan boordevol uitnodigingen voor vergaderingen. Veel werknemers hopen dat ze op een dag niet meer het gevoel zullen hebben dat vergaderingen tijdverspilling zijn. Lees verder, want we gaan u helpen uw aanpak nieuw leven in te blazen en zorgen ervoor dat uw vergaderingen effectief worden.

Er is 50% kans dat u een hekel heeft aan vergaderingen. In een enquête uitgevoerd door de mensen van Igloo software vond 47% van de ondervraagden dat vergaderingen over het algemeen onproductief zijn. Maar alleen wensen dat u geen tijd meer hoeft te verspillen aan vergaderingen, maakt de vergaderingen niet beter. Hoe kunt u dus de cyclus van onproductieve vergaderingen verbreken?

Neem ten eerste even de tijd om goede vergaderingen te appreciëren. Als vergaderingen effectief verlopen, bevorderen ze de samenwerking en communicatie, waardoor werknemers gemotiveerd blijven. Een personeelsvergadering bijvoorbeeld kan kritische onderwerpen behandelen die de van toepassing zijn voor het hele departement of het bedrijf. Als de vergadering echter niet goed georganiseerd is, worden samenwerking en communicatie moeilijk. Dit maakt een vergadering onproductief en aanwezigen kunnen zich bij het verlaten van de personeelsvergadering afvragen of de vergadering wel echt nodig was.

Laten we dus, ter wille van toenemende productiviteit en de algehele moraal, even nadenken over de vraag waarom sommige vergaderingen beschouwd worden als 'zonde van de tijd'. Komt het omdat ze ofwel te veel van iets hebben (ze vinden te vaak plaats of ze duren te lang), of te weinig van iets anders hebben (focus of uitvoerbare resultaten)? We bespreken hieronder vier veel voorkomende manieren waarop tijdens vergaderingen tijd wordt verspild en vermelden specifieke dingen die u onmiddellijk kunt doen om ze te verbeteren om effectieve vergaderingen te houden..

Laten we nu, zonder verder oponthoud, de probleempunten van uw vergaderingen aanpakken.

'Ik heb te veel vergaderingen op mijn agenda'

Als u elk uur een herinnering krijgt dat u een vergadering heeft, is het moeilijk om focustijd te vinden om in uw volgende project te duiken. U wil het belangrijke werk dat u doet de tijd geven die het verdient, maar vergaderingen lijken uw dag te domineren. Volgens het rapport ROI van Werkbeheer van Asana, vormt tijd die wordt verspild aan vergaderingen een grote barrière voor productiviteit. Hier vindt u een aantal dingen die u kunt proberen om onproductieve vergaderingen te verminderen en meer tijd over te houden voor werk dat veel impact heeft:

Annuleer onnodige vergaderingen

Elke werkdag vinden er in de VS miljoenen vergaderingen plaats, (volgens de hoogste schattingen tot wel 56 miljoen per dag), maar hoeveel van deze vergaderingen zijn werkelijk noodzakelijk? Hoewel fysieke vergaderingen of videovergaderingen het meest geschikt zijn voor complexe onderwerpen en brainstormsessies, zou u als u alleen maar informatie deelt, een andere, efficiëntere, methode kunnen overwegen. Schriftelijke statusrapporten, een standup-vergadering van vijftien minuten of online vragen hoe het werk ervoor staat, werkt in veel situaties even goed en stelt u vaker in staat om uw volgende vergadering te annuleren.

Stel een dag zonder vergaderingen in

Planningen vol vergaderingen onderbreken werk dat diepe aandacht verdient, ze verstoren de tijd waarin u de concentratie bereikt die u nodig hebt om complexe kwesties en belangrijke projecten aan te pakken. Zelfs als u beter wordt in het afzeggen van onnodige vergaderingen, kunnen regelmatige onderbrekingen van de tijd waarin u zich wilt concentreren een negatieve invloed hebben op uw algehele output. Baas zijn over uw eigen tijd is essentieel voor het verhogen van uw productiviteit. Probeer een initiatief op te zetten om de agenda's van uw team op bijvoorbeeld donderdag of een andere doordeweekse dag vergadervrij te maken. Maak het deel van de cultuur en moedig anderen aan om de vergadervrije dag te respecteren. Blokkeer indien nodig delen van uw agenda om mensen te laten zien dat u geconcentreerd wilt werken en dat u voor deze tijd uitnodigingen zult weigeren.

Zeg 'nee'

Elke uitnodiging voor een vergadering biedt de mogelijkheid om te weigeren, maar hoe vaak klikt u dat vakje aan? Bekijk de agenda, de deelnemers en de duur. Kies weloverwogen waar u uw tijd op het werk aan besteedt en moedig uw team aan hetzelfde te doen. Klik op 'weigeren' als u het voordeel niet ziet. U kunt na afloop altijd om de notulen vragen zodat u vervolgactie kunt ondernemen als dat nodig is. Maar de kans is groot dat het sowieso wel goed komt.

'Mijn vergaderingen duren te lang'

Vraagt u zich constant af of de duur van uw vergadering niet gehalveerd kan worden? Waarschijnlijk is dat het geval. Maar het is aan u om te beslissen hoe u uw tijd waardeert en om een beetje creatief te zijn met uw vergaderingen in het belang van tijdbeheer. Overweeg de volgende tips:

Beschouw uw tijd als iets waardevols

Want tijd ís waardevol. De gemiddelde duur van een vergadering is 50,6 minuten. Maar dat wil niet zeggen dat elke vergadering zo lang moet duren.

Wanneer u uw vergaderagenda plant (daarover meer hieronder) schat u in hoeveel tijd u voor elk onderwerp nodig hebt, telt u de tijden bij elkaar op en kiest u vervolgens op basis daarvan de totale duur van de vergadering. Misschien hebt u niet meer dan 15 minuten nodig, misschien hebt u er 45 nodig. Hoe het ook zij, deelnemers zijn meer gefocust als ze weten dat ze, laten we zeggen, 10 minuten hebben voor een bepaald onderwerp. Een gevoel van urgentie houdt het gesprek bij het onderwerp en zorgt ervoor dat alle agendapunten aan bod komen, zodat u geen nieuwe vergadering hoeft te plannen voor de punten die u niet hebt kunnen behandelen.

Probeer een stand-up

Wat is dat? In de technologiewereld is een stand-up een korte dagelijkse statusvergadering waarbij de teamleden letterlijk rechtstaan terwijl ze rapporteren wat ze hebben gedaan, wat ze gaan doen en welke problemen ze denken tegen te komen in de toekomst.

Als u een terugkerende statusvergadering hebt, probeer dan eens een stand-up van 15 minuten met uw team in plaats van een vergaderzaal te boeken voor de volle 30 tot 60 minuten. U hoeft niet letterlijk met z'n allen aan uw bureau te gaan staan. U kunt 's ochtends bij de koffie afspreken, op een mooie dag buiten, of in de lobby. Het belangrijkste is om iets anders te kiezen dan gebruikelijk, zodat mensen betrokken blijven, en om uzelf een deadline op te leggen. Gebruik een timer om gewend te raken aan de kortere tijd en houd mensen ook verantwoordelijk. Afhankelijk van de grootte van uw groep kunt u iedereen 30 seconden tot een minuut spreektijd geven; en ze daar ook aan houden.

'Het ontbreekt mijn vergaderingen aan focus'

Gefocust blijven tijdens een vergadering waarin iedereen het wil hebben over hun plannen voor het weekend kan moeilijk zijn. Vooral als uw team verspreid of op afstand werkt, kan het een leuke gelegenheid om bij te praten met mensen die u niet zo vaak ziet. Door echter vooruit te plannen en duidelijke verwachtingen te scheppen voor uw vergadering, kunt u ervoor zorgen dat uw team eerder aan het weekend kan beginnen in plaats van er alleen maar over te praten. Breng de volgende ideeën in praktijk:

Identificeer de doelstelling en het doel van de vergadering

Begin vroeg met het proces en schrijf alles wat moet worden bereikt op in plaats van ter plekke een agenda op te stellen. Als u voor de vergadering een concrete agenda hebt, kunt u de deelnemers helderheid bieden en iedereen op schema houden. Bewaar de agenda op een centrale plek, bijvoorbeeld een werkbeheertool, zodat u de agendapunten makkelijk kunt koppelen aan taken en projecttijdlijnen. Voeg ook tijdsblokken toe aan uw agenda zodat u niet te veel tijd besteedt aan één van de onderwerpen. Als u wat tijd wilt opnemen voor teambuilding, kunt u de vergadering beginnen met vijf minuten kletsen. Zorg er echter voor dat u de tijd in de gaten houdt zodat u door kunt gaan met andere belangrijke onderwerpen.

Deel de agenda en andere nuttige informatie voor de vergadering

Verstuur indien mogelijk de agenda samen met de uitnodiging voor de vergadering. Als u aan het opstellen van de agenda begint voordat u de vergadering organiseert, zou u er wel eens achter kunnen komen dat u eigenlijk helemaal niet hoeft samen te komen! In elk geval geeft het meesturen van een agenda met de uitnodiging de mensen de mogelijkheid om af te zien van deelname als de inhoud niet aansluit op hun doelen.

Wanneer u een agenda opstelt en deze instelt in uw werkbeheertool, kunt u de deelnemers ook de gelegenheid bieden voor de vergadering samen te werken en agendapunten toe te voegen. Dit geeft u de kans om taken toe te voegen en deelnemers de mogelijkheid te bieden voorbereid naar de vergadering te komen en de juiste onderwerpen te bespreken. Gebruik de volgende sjablonen om gemakkelijk een agenda op te stellen voor allerlei vergaderingen:

• Agendasjabloon voor een algemene vergadering

• Agendasjabloon voor een personeelsvergadering

• Agendasjabloon voor een bestuursvergadering

'Mijn vergaderingen zijn niet zo productief als ik zou willen'

Hoewel het misschien een goed idee lijkt om iedereen die u maar kunt bedenken uit te nodigen voor uw vergaderingen, zou dit ze best wel eens minder productief kunnen maken. Zou u bergen willen verzetten tijdens uw vergaderingen? Of op z'n minst uw project op schema houden? Bekijk dan deze tips voor ultieme productiviteit tijdens deze strategiesessies:

Kies de juiste deelnemers en zet hun rollen uiteen

Zijn tijdens al uw vergaderingen de juiste mensen aanwezig? Kent iedereen zijn rol en waarom ze uitgenodigd zijn? Als de helft van de agenda slechts op drie van de vijftien deelnemers van toepassing is, is het een goed idee om nog eens over uw agenda en/of gastenlijst na te denken. Dit is een andere reden om een agenda op te stellen voordat u een vergadering organiseert. Wanneer u uw agenda al hebt opgesteld en de agenda-uitnodiging verstuurd hebt en een belangrijke belanghebbende niet kan komen, dan kunt u de vergadering beter opnieuw plannen dan zonder hem of haar samen te komen. Wanneer u dit niet doet, is het waarschijnlijk dat u sowieso nog een vervolgvergadering moet plannen.

Wijs een notulist aan

Wijs uw notulist voorafgaande aan de vergadering aan. Wanneer iemand verantwoordelijk is voor de notulen, kan de rest van de groep zich focussen op deelname in plaats van het maken van hun eigen aantekeningen. Notulen zijn handig voor iedereen die de vergadering heeft gemist of ervoor heeft gekozen deze over te slaan. Zorg ervoor dat de notulen onmiddellijk na de vergadering worden gedeeld en dat alle deelnemers weten waar ze ze kunnen vinden. Een werkbeheertool is een fantastische plek om vergadernotulen en agenda's op te slaan. U kunt alles op dezelfde plek bewaren.

Wijs tijdens de vergadering actiepunten toe

U kunt deze beslissingen bij het afwerken van de agenda nemen en ze door uw notulist laten vastleggen. U kunt ook, als u een werkbeheertool gebruikt, zelf het voortouw nemen en de taken in realtime maken en toewijzen. Zorg ervoor dat u deadlines, de verantwoordelijke en andere belangrijke datums opneemt voor elk actiepunt. Als u niet tot een duidelijk besluit kunt komen over een agendapunt, kunt u de taak van het afronden van de beoordeling aan iemand anders toewijzen en erop vertrouwen dat hij of zij de beslissing neemt. Dit stimuleert teamgenoten geweldig werk te leveren.

Ga weer van uw vergaderingen houden

Iedereen overkomt wel eens een slechte vergadering. Dat is OK. Gebruik de bovenstaande tips om ervoor te zorgen dat vergadering voor u werken, niet tegen u. Wordt een rolmodel voor betere vergadergewoonten. Het zal collega's opvallen en ze zouden wel eens snel uw veranderingen kunnen overnemen om ook hun vergaderingen te verbeteren. Asana kan de weg wijzen naar kortere, doeltreffendere vergaderingen. En wanneer u een vergadering noodzakelijk vindt voor het behalen van uw doelstellingen, kan ze dienen als een manier om u op schema en productief te houden.