Sjabloon voor vergaderagenda

Wat was de laatste keer dat je een vergadering verliet en je afvroeg: "Wat was hier de zin van?”. Als je lijkt op veel andere werknemers, die gemiddeld drie uur per weekverspillen aan onnodige vergaderingen, is het antwoord waarschijnlijk vaker dan je zou willen:

Je kunt het gevoel hebben dat ongerichte, onproductieve vergaderingen een onvermijdelijk onderdeel van het kantoorleven zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Door het doel en de doelstellingen van de vergadering duidelijk te definiëren, verwachtingen voor teamleden vast te stellen en te verduidelijken wie waarvoor verantwoordelijk is, kunnen vergaderingen weer zin krijgen. Dat is waar een vergaderagendasjabloon van pas komt.

Wat is een vergaderagenda?

Op het meest basale niveau is een vergaderagenda een overzicht van de onderwerpen en gesprekspunten die je team tijdens een specifieke vergadering kan verwachten. Een goed opgestelde vergaderagenda helpt effectieve vergaderingen tot stand te brengen door je team op één lijn te brengen wat betreft het doel van de vergadering en wat er van de vergadering verwacht wordt. Door duidelijk aan te geven wie in het team verantwoordelijk is voor welke onderwerpen, de prioriteit van die onderwerpen, en de tijdsduur die voor elk discussiepunt wordt uitgetrokken, kun je de vergadering op schema en doelgericht houden.

Wat is een vergaderagendasjabloon?

Een vergaderagendasjabloon is een herbruikbaar hulpmiddel dat de basiselementen van een vergadering vastlegt. Wil een vergadering effectief zijn, dan moet ze een doel hebben en moeten er duidelijk omschreven verwachtingen zijn. Een vergaderagenda helpt daarbij door duidelijk te maken wat er tijdens de vergadering zal worden besproken, welke rollen en verantwoordelijkheden elk teamlid heeft en welke actiepunten daaruit voortvloeien. Je vergaderagenda kan bijvoorbeeld gespreksonderwerpen omvatten en aangeven welk teamlid verantwoordelijk is voor elk onderwerp en hoe lang zij het onderwerp tijdens de vergadering moeten bespreken.

Met ons gratis vergaderagendasjabloon kun je het voorbereidende werk van het maken van een agenda voor elke vergadering elimineren, zodat jij en je team sneller kunnen gaan samenwerken en werk met een hoge impact kunnen uitvoeren. Daarnaast kun je, als je een vergaderagendasjabloon binnen een werkbeheerplatform gebruikt, informatie ordenen van vorige vergaderingen (zoals opnames en notulen van de vergadering), alles op één makkelijk toegankelijke plek. Met een vergaderagendasjabloon kun je:

• Standardiseer hoe je vergaderingen leidt. 

• Zorg dat iedereen het eens is over de doelstelling, de doelen en de verantwoordelijkheden van de vergadering. 

• Gebruik de vergadertijd effectief.  

• Vergaderingen gefocust en productief houden met vooraf bepaalde onderwerpen en tijdstippen, en met prioritering van de onderwerpen. 

• Actiepunten op het moment dat ze worden afgesproken vastleggen en ze aan de juiste teamleden toewijzen.

• Werk coördineren en samenwerken op één gemakkelijk toegankelijke plaats.

Soorten vergaderagendasjablonen

Ons basale agendasjabloon dient als een nuttige basis voor van alles en nog wat, van eenmalige synchronisaties tot wekelijkse teamvergaderingen. Sommige vergaderingen vereisen een meer specifieke structuur. Een 1:1-vergadering met een directielid is bijvoorbeeld heel anders dan een directievergadering met een raad van bestuur en externe belanghebbenden.. 

Wat voor soort vergadering je ook organiseert, er is waarschijnlijk een sjabloon voor. Bekijk de beschikbare soorten sjablonen om het juiste sjabloon voor je behoeften te vinden. 

• Projectkickoff-vergaderingen: Begin je project op de juiste voet en breng je team op één lijn met een projectkickoff-vergadering. Gebruik dit sjabloon voor kickoff-veraderingen voor het organiseren en standaardiseren van kickoff-vergaderingen voor verschillende projecten. 

• 1:1-vergaderingen: Een sjabloon voor een 1:1-vergadering helpt je je 1:1-vergaderingen zo te organiseren dat ze een succes worden. Het biedt jou en je directieleden een plek om discussiepunten te plannen en actiepunten en loopbaanontwikkeling bij te houden.

• Brainstormvergaderingen met het hele team: Laat je team zijn creativiteit uitleven en zorg ervoor dat je nooit een idee vergeet met een sjabloon voor een brainstormvergadering met het hele team. Orden ideeën, hou ze tijdens de vergadering bij en wijs vervolgtaken toe om die ideeën om te zetten in acties. 

• Bedrijfsbrede vergaderingen: Stroomlijn je all-hands en zorg dat alle neuzen binnen je organisatie dezelfde kant op staan met dit bedrijfsbrede vergadersjabloon, ontworpen om je te hepen bij het plannen en beheren van de logistiek voor bedrijfsvergaderingen en soorgelijke evenementen. 

• Bestuursvergaderingen: Maak je bestuursvergaderingen effectief door de vergaderdoelen en prioriteiten te verduidelijken met een sjabloon voor bestuursvergaderingen. 

• Vergaderingen voor sprintplanningen: Breng je multifunctionele team op één lijn en hou je sprint op schema met een sprintplanningssjabloon. 

• Standup-vergaderingen: Standup-vergaderingen vormen een snelle manier voor teams om op de hoogte te komen waar andere teamleden mee bezig zijn en ervoor te zorgen dat het project soepel verloopt. Stroomlijn dit proces en ruim blokkades op met een sjabloon voor dagelijkse standup-vergaderingen. 

• Postmortem-vergaderingen: Een succesvolle postmortem-vergadering zou voor het voetlicht moeten brengen wat goed ging met een project en wat je voor de toekomst kunt verbeteren. Gebruik dit postmortem-sjabloon als raamwerk voor je afsluitenden projectvergaderingen. 

• Verkoopvergaderingn: Hou afgesloten deals, aankomende initiatieven, piiplijnupdates, en nog veel meer bij met een sjabloon voor verkoopvergaderingen. 

• Vergaderingen voor prestatiebeoordelingen: Stroomlijn prestatiebeoordelingen met een sjabloon voor prestatiebeoordelingen waarmee je feedback kunt vastleggen en deze moeiteloos kunt omzetten in conclusies waar de ontvanger mee aan de slag kan.

Wat zou er in een vergaderagendasjabloon moeten staan?

Een eenvoudig vergaderagendasjabloon moet elementen bevatten die helpen de doelen van de vergadering te bepalen en de vergadering soepel te laten verlopen, zoals:

• Een sectie met een overzicht van de vergadering om de doelen van de vergadering bij te houden en aan te geven wie de facilitator en deelnemers zijn.

• Een sectie voor het suggereren van onderwerpen, waaronder gesprekspunten voor elke vergadering, alsook wie van de teamleden verantwoordelijk is voor elk onderwerp.

• Een sectie voor actiepunten die voortkomen uit elke vergadering, alsook wie verantwoordelijk is voor elke taak en de bijbehorende vervaldatum. 

• Een referentiesectie waar je handig materiaal kunt bewaren, zoals de notulen van vorige vergaderingen, diapresentaties en notities die je tijdens de vergadering maakt. 

Onze gratis vergaderagendasjabloon gebruiken

Of je nu begint met ons gratis vergaderagendasjabloon of je eigen maakt, het gebruik is altijd eenvoudig. Stel jezelf om te beginnen de volgende vragen:

• Wat is het doel van de vergadering? Wat hopen we te bereiken? 

• Welke beslissingen moet het team tijdens de vergadering nemen? Welke onderwerpen zal het team bespreken en welke hebben de hoogste prioriteit? 

• Wie zijn er betrokken bij de vergadering? Wat is het doel van hun betrokkenheid? Wat zijn hun verantwoordelijkheden?

• Hoe lang zou de vergadering moeten duren? 

Zodra je deze vragen hebt beantwoord, maak je gewoon een kopie van het vergaderagendasjabloon en volgt de volgende stappen:

1. Vul het vergaderoverzicht in. Neem belangrijke vergaderinformatie op zoals het doel van de vergadering, het doel van de vergadering, de deelnemers aan de vergadering en de facilitator van de vergadering.

2. Maak een lijst van de discussieonderwerpen en gesprekspunten. Maak in de sectie Suggesties voor onderwerpen een lijst van de discussieonderwerpen die je tijdens de vergadering wil behandelen. Zorg ervoor dat deze onderwerpen verband houden met het algemene doel van de vergadering en houd rekening met de duur van de vergadering zodat de tijd productief wordt gebruikt.

3. Rangschik de onderwerpen op prioriteit, zodat de leden van de vergadering weten welke onderwerpen ze moeten behandelen en welke minder belangrijk zijn, voor het geval je in tijdnood komt.

4. Wijs gesprekspunten toe aan deelnemers. Zodra je hebt bepaald welke onderwerpen het team moet bespreken, geef je aan wie verantwoordelijk is voor welk onderwerp zodat je teamleden zich van tevoren op de bespreking kunnen voorbereiden.

5. Ruim een realistische hoeveelheid tijd in voor elk onderwerp door in te schatten hoelang je verwacht dat de discussie zal duren en een paar minuten toe te voegen als buffer. 

6. Verstuur de agenda zo vroeg mogelijk naar de teamleden zodat elke deelnemer de tijd heeft zich voor te bereiden en het doel van de vergadering te begrijpen. 

7. Voeg een referentiesectie voor handig materiaal zoals wat er is geleerd van vorige vergaderingen, documenten, opnamen en relevante bronnen. 

8. Gebruik de vergaderagenda om actiepunten bij te houdendie uit de vergadering voortkomen, alsmede de verantwoordelijken voor deze actiepunten en de vervaldata, zodat elke vergaderdeelnemer weet waarvoor hij/zij verantwoordelijk is en wanneer het af moet zijn.

Integraties en apps om met je Asana-sjabloon te gebruiken

Breng al je werk samen op één plek door je vergaderagendasjabloon te verbinden met je favoriete apps en gebruik te maken van onze ingebouwde functies.

Geïntegreerde functies

1. Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

2. Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

3. Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken uitkomst bieden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken.

4. Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

1. Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

2. Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je specificeren wat de duur van de taken is, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

3. Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

4. Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en opmerkingen om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

Veelgestelde vragen