Het geheim om uitstelgedrag op het werk te stoppen

Als u op deze pagina terecht bent gekomen, bent u waarschijnlijk op zoek naar een manier om uitstelgedrag te stoppen. Maar snelle trucjes om motivatie af te dwingen zullen niet werken. Dat komt omdat uw probleem met uitstellen eigenlijk geen motivatieprobleem is. Het is een probleem met helderheid. 

Helderheid is iets waar we bij Asana veel over nadenken, omdat het bereiken van helderheid de sleutel is tot goede resultaten. Het probleem is dat helderheid niet altijd gegarandeerd is. U hebt een speciaal tool en een goed raamwerk voor zichtbaarheid nodig om silo's te voorkomen en zinvol werk met hoge impact te deblokkeren. In dit artikel tonen we hoe gebrek aan helderheid over het belang van uw werk leidt tot uitstelgedrag en wat u kunt doen om dat te stoppen. 

Waarom we uitstellen op het werk

Uitstelgedrag is een vorm van tijdsinconsistentie. De onbewuste voorkeur voor onmiddellijke bevrediging boven mogelijke toekomstige beloningen. Zelfs als u weet dat u niet moet uitstellen omdat u iets gedaan moet krijgen, is het aantrekkelijker om nu iets te doen en de onmiddellijke voldoening te ervaren, dan te werken aan een doel op langere termijn. 

Een deel van de oplossing bestaat erin onmiddellijke voldoening te brengen in projecten op langere termijn. Als teamleider kunt u dat doen door waardering en feedback in uw dagelijkse werk in te bouwen. Met Asana zijn we nog een stap verder gegaan en hebben we vieringen in het product zelf opgenomen. Iedereen ziet immers graag wel eens een eenhoorn over zijn scherm vliegen.

Uitstelgedrag is niet hetzelfde als luiheid

Afhankelijk van met wie u praat, noemen de mensen veel verschillende redenen waarom zij op het werk uitstellen. Redenen zijn gewoonlijk:

• Luiheid

• Gebrek aan zelfbeheersing

• Faalangst

• Opgebouwde slechte gewoonte

• Perfectionisme 

• Het gevoel dat werk niet dringend is

• Verwarring over vereisten 

• Negatieve zelfpraat 

• Bang voor ingewikkelde of overweldigende projecten

• Multitasking

Bijna al deze redenen komen voort uit één, centrale blokkade die tot uitstelgedrag op het werk leidt: gebrek aan helderheid. Als u een gewoonte hebt ontwikkeld om uit te stellen, is de kans groot dat u geen duidelijke binding hebt met de reden waarom uw werk belangrijk is. Dat is geen luiheid. Het is een te verhelpen probleem. 

Het probleem met uitstelgedrag

Tijdinconsistentie speelt een grote rol bij uitstelgedrag op het werk. Vaak draagt het werk dat u doet bij tot een groter project of doel van de organisatie. Maar, afhankelijk van uw rol, kan dat doel ver van uw dagelijkse werk lijken te staan. Zonder inzicht in waarom uw werk belangrijk is, is het moeilijk uzelf te motiveren om dat werk af te krijgen. 

Wat ontbreekt is helderheid. Wanneer u duidelijk begrijpt en een directe lijn kunt trekken tussen wat u doet en hoe het uw team of organisatie beïnvloedt, bent u meer gemotiveerd. Maar dit is moeilijk te bereiken. Uit ons onderzoek blijkt zelfs dat slechts 26% van de werknemers heel goed begrijpt hoe hun werk verband houdt met de doelen van het bedrijf. 

Inzicht in de manier waarop uw werk bijdraagt aan het bereiken van de bedrijfsdoelen leidt tot meer helderheid over de impact die u op uw team en uw bedrijf hebt. Dit vereenvoudigt de besluitvorming. U kunt op doordachte wijze belangrijke taken prioriteren op basis van de initiatieven die de meeste invloed hebben op uw bedrijfsdoelen. Zorg er wel voor dat die doelen niet te ver weg of te amorf zijn. Om uitstelgedrag tegen te gaan, moet u een duidelijke lijn trekken van uw werk naar de bedrijfsdoelen. 

Het helderheidsprobleem oplossen

Om het helderheidsprobleem op te lossen, kunt u een van de twee dingen doen:

1. Stel team- of afdelingsdoelen op. Als u of uw teamleden het moeilijk vinden om te zien hoe uw individuele werk verband houdt met de grotere bedrijfsdoelen, overweeg dan om afdelings- of teamdoelen te maken. Op die manier is het gemakkelijker een lijn te trekken tussen uw werk en de teamdoelen, en te begrijpen welke invloed u hebt. 

2. Verbind uw persoonlijke werk duidelijk met bedrijfsdoelen. Zelfs als u geen team- of bedrijfsdoelen kunt maken, zoek dan naar een manier om te visualiseren hoe uw werk rechtstreeks verband houdt met bredere bedrijfsdoelen. Als u bijvoorbeeld begrijpt hoe uw werk van invloed is op een project dat leidt tot een grotere bedrijfsdoelstelling, kunt u de impact van uw werk beter begrijpen. U kunt dit doen met een doelbeheerplatform, zoals Asana.

7 tips om uitstelgedrag te stoppen

Om uitstelgedrag op het werk tegen te gaan, kunt u team- en afdelingsdoelen vastleggen voor de kortere termijn, of een lijn trekken tussen uw persoonlijke werk en bredere bedrijfsdoelen. Probeer deze zeven tips om aan de slag te gaan: 

1. Verbind werk met doelen

De beste manier om te stoppen met uitstellen is door duidelijk te begrijpen hoe uw werk bijdraagt tot de team- en bedrijfsdoelen. Als u dat helder voor ogen hebt, wordt uw werk zinvol. In plaats van werk te doen om te werken, draagt u bij aan een grotere visie. 

In het ideale geval is die visie iets waar u een passie voor voelt. Maar zelfs als dat niet zo is, als u gewoon begrijpt hoe uw werk verband houdt met iets groters, krijgt het meer betekenis. In plaats van te worstelen met tijdgebrek, heeft het werk dat u gewoonlijk uitstelt nu een duidelijke waarde. 

2. Prioriteiten verduidelijken

Het is onvermijdelijk dat termijnen veranderen. Dat kan gebeuren omdat een project last heeft van scope creep, een ander project prioriteit krijgt, of de leider van uw team middelen herverdeelt op basis van last-minute behoeften. Maar als u weet welk werk het belangrijkst is, bent u beter in staat om uw prioriteiten actief te beheren. Als de deadlines en tijdschema's dan verschuiven, hebt u de helderheid om het werk te leveren dat zinvolle resultaten oplevert. 

Prioriteiten verduidelijken is een goede anti-uitstelmethode, omdat het u helpt duidelijk te zien welk werk het belangrijkst is. Met duidelijke prioriteiten weet u dat u niet met onbelangrijke taken bezig bent. In plaats van het gevoel te hebben dat u tijd verspilt op het werk, ziet u waarom uw werk belangrijk is.

3. Gebruik doelen om perfectionisme te bestrijden

Soms zijn chronische uitstellers eigenlijk perfectionisten. In zo'n geval is de druk om perfect werk te leveren overweldigend en dat leidt tot uitstelgedrag. Maar perfectionisme kan, net als de meeste andere soorten uitstelgedrag op het werk, opgelost worden door helderheid.

Focus op impact

Als u worstelt met perfectionisme, helpt het om een duidelijk besef te hebben van de impact van uw werk. In plaats van naar perfectie te streven, kunt u zich beter concentreren op het voltooien van de taak die voor u ligt, zodat die de bedrijfsdoelen zo goed mogelijk ondersteunt. Dit is wat wij bedoelen:

Stel u voor dat u werkt aan een educatieve animatie voor de startpagina van uw website. Veel mensen zullen dit werk te zien krijgen en dat brengt de perfectionist in u in paniek. Dat komt omdat u zich concentreert op het resultaat en denkt aan al die mensen die de video zullen zien. Concentreer u in plaats daarvan op de doelen en de impact van de video. Het doel van de animatie is de voordelen van het product van uw bedrijf over te brengen aan mensen die het product nog niet kennen en het effect is onderwijs. Door uw prioriteiten te heroriënteren rond de impact, vermindert u de druk van perfectionisme en kunt u meteen aan de slag. 

Definieer "klaar"

Een andere goede strategie om perfectionisme te bestrijden is door te definiëren wat "klaar" betekent. Dit is een techniek die Scrumteams gebruiken om snel vooruit te komen. Door te definiëren wat "klaar" betekent, en u daaraan te houden, hebt u een punt waarop u kunt stoppen met werken, ongeacht of het werk 100% perfect is. Wanneer u twijfelt, bedenk dan dat klaar beter is dan perfect. 

4. Breek grote initiatieven op in kleinere taken

Soms is het moeilijk om duidelijk te zien hoe en wanneer u een groot project zult voltooien. Daardoor is het verleidelijk om het gewoon uit te stellen. De omvang van het initiatief maakt het moeilijk om alle bewegende delen te vatten en die terug te koppelen naar uw grotere doelen. In plaats van overweldigd te raken door de omvang van de taak (of het project), kunt u het werk in kleinere stukjes verdelen, en een projectbeheertool gebruiken om uw werk bij te houden en te organiseren.

Grote stukken werk in kleinere brokken verdelen is ook nuttig omdat u waarschijnlijk niet verantwoordelijk bent voor elk aspect van een groot initiatief. Als u bijvoorbeeld een ebook schrijft, bent u verantwoordelijk voor het schetsen, opstellen en redigeren van het werk. Maar er is waarschijnlijk iemand anders die het ebook ontwerpt, plus een redacteur om het ebook goed te keuren. Door het initiatief "Ebook maken" op te splitsen in meerdere taken, kunt u niet alleen gemakkelijker aan de slag, maar krijgt u ook helderheid over wie wanneer wat doet. 

5. Leg elke taak vast

Zelfs als u niet aan complexe initiatieven werkt, is het toch nuttig om een lijst van alle taken te maken. Zonder een duidelijke manier om te visualiseren wat er op uw bord ligt, kunt u gemakkelijk overweldigd raken en het overzicht verliezen over alles wat u nog moet doen. En u bent niet de enige. Volgens ons onderzoek wordt elke week 26% van de deadlines niet gehaald. 

Het vastleggen van elke taak is een tactiek uit de Getting Things Done-methode (GTD). Als u duidelijk ziet wat er op uw bord ligt, kunt u gemakkelijker werk organiseren, prioriteiten stellen en uitvoeren. Zorg ervoor dat u uw werk bijhoudt in een takenlijst-app, niet in een geschreven checklist. Het is leuk om dingen van een lijstje af te strepen, maar uw werk bijhouden in een app helpt u om werk te sorteren en te prioriteren, extra context toe te voegen aan belangrijke taken en die taken te delen met teamleden. 

Om een geweldige virtuele takenlijst op te stellen, leest u ons artikel over 15 geheimen voor het maken van een takenlijst die echt werkt.

6. Stel deadlines in

Zonder een duidelijk besef van wanneer iets af moet zijn, is het verleidelijk om dat werk uit te stellen. Duidelijke deadlines maken het voor u gemakkelijker om precies te begrijpen wanneer een taak af moet zijn. U kunt dan dienovereenkomstig plannen om ervoor te zorgen dat het op tijd af is. U kunt immers geen goed werk af krijgen als u niet weet wanneer dat werk klaar moet zijn.

Zodra u al uw taken in een takenlijst hebt vastgelegd, zorg er dan voor dat elk item een bijbehorende deadline heeft. Dit is voor u ook een gelegenheid om werk te identificeren dat voor u geen hoge prioriteit heeft. Als u zo'n taak tegenkomt, stel het werk dan uit tot u meer beschikbaar bent of delegeer de taak aan iemand anders.

Doe dit meer dan één keer. Maak aan het eind van de dag snel een triage van het werk en leg een vervaldatum vast voor alle nieuwe taken. Als u dan de volgende dag aan het werk gaat, bent u beter uitgerust om alles af te krijgen.

7. Probeer deze tijdbeheerstrategieën

Als u eenmaal helderheid hebt, is de kans groter dat u zich gemotiveerd voelt. Toch zijn er nog dagen waarop u een beetje extra steun nodig hebt om bij uw taak te blijven. Als dat het geval is, probeer dan een tijdbeheerstrategie om minder te multitasken en in een goede flow te geraken.

• Getting Things Done-methode (GTD).De GTD methode is gebaseerd op het idee dat hoe meer informatie u mentaal bijhoudt, hoe minder productief en geconcentreerd u bent. In plaats van op uw hersenen te vertrouwen, moedigt de GTD-methode u aan om al uw werkinformatie op te slaan in een externe, georganiseerde bron van waarheid. 

• Pomodoro-techniek. De pomodoro-techniek wisselt werk- en pauzesessies af. Een pomodoro is een werksessie van 25 minuten, waarna er een pauze van vijf minuten is. Na vier pomodoros neemt u een lange pauze. Door in korte spurten te werken, hebt u meer kans om productief te zijn en toch gemotiveerd te blijven.

• Tijdsblokken maken. Het maken van tijdsblokken is een strategie voor tijdbeheer waarbij u elk deel van uw dag plant. Met het maken van tijdsblokken verdeelt u de werkweek in hapklare tijdvensters waarin u uw e-mail controleert, aan projecten werkt, een pauze neemt of zelfs sport.

• Timeboxing. Timeboxing is een doelgerichte tijdbeheerstrategie om u te helpen uw productiviteit te verhogen en uitstelgedrag te verminderen. Een timebox staat voor een doel om een bepaalde taak binnen een bepaald tijdsbestek af te ronden.

• 2 minuten-regel. De 2 minuten-regel is een eenvoudige strategie voor tijdbeheer: Als het minder dan twee minuten duurt om een taak uit te voeren, doe het dan nu. Deze methode is gericht op kleine taken, in de overtuiging dat als u die snel afhandelt, u meer tijd en hersenkracht overhoudt om uw werk met een grotere impact af te krijgen.

Stel helderheid scheppen niet uit

U kunt proberen met brute kracht uit het uitstelgedrag te bevrijden en een "doe maar gewoon"-houding aan te nemen, maar die strategieën zijn in het beste geval alleen op korte termijn effectief. Op lange termijn is de meest doeltreffende manier om te stoppen met uitstellen, uw werk te verbinden met grotere doelen. 

Net als andere persoonlijke ontwikkelingsvaardigheden kost het wat tijd om uzelf uitstelgedrag te leren vermijden. Als dit een gewoonte is die u hebt opgebouwd, verwacht dan niet dat ze van de ene dag op de andere verdwijnt. In plaats daarvan moet u zich toeleggen op het scheppen van helderheid, voor uzelf en voor uw team, over een bepaalde periode. Langzamerhand zult u merken dat u gemotiveerder bent om uw werk af te krijgen als u duidelijk kunt zien waarom uw werk belangrijk is.

Wilt u meer? Ontvang 12 tips om vandaag nog productiever te zijn.