Skapa en fungerande projektplan som håller arbetet i fas

Projektplaner är viktiga för att hålla alla projektrelaterade saker organiserade och i fas. En bra projektplan hjälper dig att komma i gång med ditt arbete med alla nödvändiga delar – från mål och budgetar till milstolpar och kommunikationsplaner – allt på ett och samma ställe. Spara tid och extra krångel genom att skapa en arbetsplan som skapar förutsättningar för ett framgångsrikt projekt.

Vad är en projektplan?

En projektplan – ibland kallad arbetsplan – är en plan över de viktigaste delarna som ditt team måste utföra för att framgångsrikt uppnå projektmålen. Din projektplan bör innehålla information om projektschema, omfattning, slutdatum och leveranser, och den bör bör byggas upp på en plattform som alla i teamet har tillgång till. Genom att skapa din projektplan i ett arbetshanteringssystem kan du planera, spåra och rapportera om arbetet – allt på ett och samma ställe.

Om du fortfarande är osäker på vad en projektplan är, kan du här få reda på hur den skiljer sig från andra projektdelar:

Projektplan vs arbetsplan

En projektplan och en arbetsplan är samma sak. Olika team eller avdelningar kanske benämner dem på olika sätt, men båda begreppen beskriver i slutändan samma sak: en lista över allt som behöver göras för att ni ska nå era projektavsikter.

Projektplan vs projektstadga

En projektstadga är ett verktyg som du kan använda för att få godkännande från viktiga intressenter innan du påbörjar ett projekt. Därför bör du skapa en projektstadga innan du arbetar med din projektplan. En projektstadga är en förenklad version av en projektplan – den bör endast innehålla projektmål, omfattning och ansvarsområden. När din stadga har godkänts kan du skapa en projektplan för att ge en mer djupgående beskrivning av de viktigaste delarna i projektet.

Projektplan vs projektomfattning

Din projektomfattning definierar ditt projekts storlek och gränser. Som en del av din projektplan bör du beskriva och dela med dig av projektets omfattning till alla projektintressenter. Om du skulle befara en omfattningskrypning, kan du återknyta till den fördefinierade omfattningen i din projektplan för att komma tillbaka på rätt spår.

För att fylla din strategiska plan med fullödigt innehåll bör du inkludera ditt projektschema – men din arbetsplan behöver mer än så. Du bör också ge vägledning om andra viktiga delar, såsom intressenter, mål och milstolpar.

Projektplan vs agila projekt

Agil projekthantering är ett ramverk som hjälper team att dela upp arbetet i iterativa komponenter som uppmuntrar till samarbeten. Agila ramverk körs ofta tillsammans med scrum- och sprintmetoder. Ett agilt team kan dra nytta av att ha projektplanen på plats innan arbetet påbörjas.

Varför är projektplaner viktiga?

Projektplaner utgör grunden för hela projektet. Utan en plan missar du det första kritiska steget i den övergripande projekthanteringsprocessen. En tydlig, skriftlig projekthanteringsplan ger vägledning till alla intressenter och skapar ansvarsområden. Den bekräftar att ni har alla resurser som behövs för projektet innan det sätter i gång.

En projektplan gör det också möjligt för dig som ansvarar för genomförandet att förutse eventuella utmaningar, som ni kan stöta på medan projektet fortfarande är i planeringsstadiet. Den gör att du kan försäkra dig om att projektet är genomförbart – och låter dig korrigera kursen vid behov. Enligt en undersökning som utförts av Project Management Institute, finns det ett starkt samband mellan projektplanering och projektframgång – ju bättre planeringen är, desto bättre blir resultatet. Så om du lyckas väl med planeringsfasen har du alla förutsättningar att även projektet ska gå smidigt och med goda resultat.

Skriv en projektplan i 7 steg som håller arbetet i fas

För att skapa en tydlig projekthanteringsplan behöver du ett sätt att spåra alla rörliga delar. Oavsett vilken typ av projekt du planerar, bör varje arbetsplan innehålla:

• mål och projektavsikter

• framgångsvärden

• interessenter och roller

• omfattning och budget

• milstolpar och leveranser

• tidslinje och schema

• kommunikationsplan.

Är du osäker på vad de nämnda delarna innebär eller hur de bör se ut? Låt oss gå in på detaljerna:

Steg 1: Definiera mål och avsikter

Du arbetar med den här projektplanen av en anledning – troligen för att du, ditt team eller ditt företag ska nå ett slutmål. Men hur vet du ifall slutmålet har nåtts om ni saknar ett sätt att mäta framgång?

Varje projektplan bör ha ett tydligt önskat slutresultat. Att identifiera målen skapar inte bara en grund för projektplanen, utan håller också alla samordnade och fokuserar på de resultat som ni vill uppnå. Dessutom visar forskning att anställda som vet hur deras arbete bidrar till företagets mål är dubbelt så motiverade. Likväl är endast 26 % av anställda på det klara med de målen. Det beror på att de flesta målformuleringar sker separat från det faktiska arbetet. Genom att i stället definiera målen i själva arbetsplanen kopplas arbetet som teamet utför direkt till de projektavsikter ni hoppas uppnå.

Vad är skillnaden mellan projektmål och projektavsikter?

I allmänhet bör projektmålen vara på en högre nivå än projektavsikterna. När du skriver projektmålen bör du försöka beskriva vad som är de önskvärda resultaten för ditt projekt och hur projektet är i linje med affärsmålen. Syftet med att skriva projektavsikter är å andra sidan att fokusera på de faktiska, specifika resultat som ni ska uppnå i slutet av projektet.

Din projektplan ger teamet den vägledning som behövs för att nå målen, genom att först nå projektavsikter. Genom att införliva målen direkt i planeringsdokumenten kommer projektets ledstjärna alltid att finnas nära till hands. När du definierar projektets omfattning eller skisserar projektschemat kan du då och då kasta ett öga på de övergripande målen för att säkerställa att arbetet går i rätt riktning.

Steg 2: Fastställa framgångsvärden

När du har definierat dina mål bör du se till att de är mätbara genom att fastställa viktiga framgångsvärden. Även om målen är det avsedda slutresultatet, behövs framgångsvärden för att kunna avgöra om ni är på rätt spår för att uppnå det slutresultatet. Det bästa sättet att göra det är att fastställa SMART-mål. Med SMART-mål kan du säkerställa att dina framgångsvärden är tydliga och mätbara, så att du kan se tillbaka på dem i slutet av projektet och enkelt avgöra om du har uppnått dem eller inte.

Ett mål för ett evenemang kan till exempel vara att den 22 juni anordna en årlig 3-dagarskonferens för personer som jobbar med SEO. Ett framgångsvärde för det målet kan vara att minst 1 000 personer deltar i konferensen. Det är både tydligt och mätbart.

Steg 3: Tydliggöra intressenter och roller

Att leda ett projekt innebär vanligtvis att involvera  medarbetare i genomförandet. I din projekthanteringsplan bör du beskriva vilka teammedlemmar som kommer att delta i projektet och vilken roll varje person kommer att ha. Det hjälper dig att bestämma vem som är ansvarig för varje uppgift (något som vi kommer att ta upp inom kort) och låter intressenterna veta hur du förväntar dig att de ska involveras.

Under den här processen bör du definiera dina intressenters olika roller och ansvarsområden. Vem är till exempel direkt ansvarig för projektets framgång? Finns det några som behöver ge sitt godkännande innan något slutförs? Vilka tvärfunktionella intressenter bör ingå i projektplanen? Finns det några riskhanteringsfaktorer som behöver inkluderas?

Överväg att använda ett system som ett RACI-diagram, som hjälper dig att avgöra vilka som driver projektet framåt, vem som ska godkänna besluten, vem som ska bidra till projektet och vem som behöver hållas informerad när projektet fortskrider.

När du har beskrivit alla roller och intressenter bör du se till att inkludera dokumentationen i din projektplan. När du har slutfört din plan blir arbetsplanen en tvärfunktionell central plats för all information.

Steg 4: Fastställa din budget

Att driva ett projekt innebär vanligtvis kostnader. Oavsett om det handlar om att anlita frilansare för att skriva innehåll eller ett cateringföretag till ett evenemang, kommer du förmodligen att behöva spendera pengar.

Eftersom du redan har definierat dina mål och intressenter som en del av projektplanen, kan du använda informationen när du fastställer din budget. Om det till exempel är ett tvärfunktionellt projekt som involverar flera avdelningar, kommer då avdelningarna att dela på kostnaden för projektet? Om du har ett specifikt mål, t.ex. evenemangsdeltagare eller nya användare, räcker din föreslagna budget för det?

Genom att skapa en budget under projektplaneringsfasen (och innan utgifterna börjar) kan du få ett godkännande och, när det väl är godkänt, fatta smarta ekonomiska beslut under projektets genomförandefas. Det blir också lättare att fördela budgeten på rätt sätt eftersom du redan har fastställt mål och intressenter som en del av projektplanen. Planeringen hjälper dig att fastställa vad projektets delar kommer att kosta – så du slipper obehagliga överraskningar längre fram.

Steg 5: Anpassa milstolpar och leveranser

En viktig del av projektplaneringen är att fastställa milstolpar eller specifika mål som representerar en bedrift. Milstolpar kräver inget start- eller slutdatum, men att uppnå en milstolpe är en viktig bedrift under projektets gång. De används för att mäta framsteg. Låt oss till exempel säga att du jobbar med att utveckla en ny produkt för ditt företag. Om du skapar en milstolpe för prototypens färdigställande på projektets tidslinje, kan du mäta de framsteg som du har gjort hittills.

En projektleverans är å andra sidan vad som faktiskt produceras när en milstolpe uppnås. I vårt produktutvecklingsexempel uppnåddes en milstolpe när leveransen, dvs. prototypen, producerats. Om du använder vår gratis projektplansmall för att komma i gång, kan du enkelt organisera ditt projekt utifrån leveranser och milstolpar. På så sätt får alla i teamet en tydlig insyn i arbetet inom projektomfattningen och de milstolpar som teamet kommer att arbeta mot.

Steg 6: Skissera tidslinjen och schemat

För att uppnå projektmålen behöver du och dina intressenter skapa tydlighet i projektets övergripande tidslinje och schema. Om ni är överens om den tidsram som ni har blir det lättare att prioritera bättre under strategiska planeringsmöten.

Det är inte alla projekt som har tydliga tidsramar. Om du arbetar med ett stort projekt med några okända datum, kan du överväga att skapa en projektöversikt i  stället för en fullständig projekttidslinje. På så sätt kan du klargöra i vilken ordning olika uppgifter bör utföras, utan att nödvändigtvis fastställa exakta datum.

När du har täckt upp de övergripande ansvarsområdena är det dags att fokusera på detaljerna. I din arbetsplanmall kan du börja med att dela upp projektet i uppgifter, så att ingen del av processen glöms bort. Större uppgifter kan till och med delas upp i mindre underuppgifter, vilket gör dem mer lätthanterliga.

Därefter kan du ta varje uppgift och underuppgift och ge dem ett startdatum och ett slutdatum. Du kommer att börja se hur allting samlas i en sammanhängande projekttidslinje. Glöm inte att lägga till intressenter och fastställa vem som ska göra vad och när.

Steg 7: Dela din kommunikationsplan

Vi har konstaterat att de flesta projekt omfattar flera intressenter. Det innebär att kommunikationsstilarna kommer att variera. Du har möjlighet att fastställa dina förväntningar på förhand i din projektplan för just det här projektet. Det är viktigt att ha en kommunikationsplan för att säkerställa att alla förstår vad som händer, hur projektet fortskrider och vad som händer härnäst. Och om ett hinder skulle uppstå finns redan ett tydligt kommunikationssystem på plats.

När du utformar din kommunikationsplan kan du fundera på följande frågor:

• Hur många projektrelaterade möten behövs? Vad är målen med dem?

• Hur ska du hantera statusuppdateringar? Var kommer du dela dem?

• Vilket verktyg kommer du att använda för att hantera projektet och kommunicera förlopp och uppdateringar?

Precis som med de andra delarna av projektplanen bör du se till att kommunikationsplanen är lätt att komma åt i projektplanen. Intressenter och tvärfunktionella medarbetare ska enkelt kunna hitta de här riktlinjerna under projektets planerings- och genomförandefaser.

Exempel på projektplaner

För att hjälpa dig att förstå hur din projekthanteringsplan bör se ut finns här två exempel på planer för marknadsförings- och designprojekt, som kan vägleda dig i din egen projektplanering.

Exempel på projektplan: Årlig innehållskalender

Låt oss säga att du är ansvarig för innehåll på ditt företag. Det är ditt ansvar att skapa och leverera en kalender för innehållsmarknadsföring för allt det innehåll som ska publiceras året därpå. Du vet att ditt första steg är att skapa en arbetsplan. Så här kan den se ut:

Mål och framgångsvärden

Du fastställer att målen för att skapa och genomföra din innehållskalender är att öka engagemanget med 10 %. Dina framgångsvärden är öppningsfrekvens och klickfrekvens för e-postmeddelanden, företagets följare i sociala medier och hur era innehållsdelar rankas i sökmotorer.

Intressenter och varje enskild persons roll

Fem personer kommer att delta i projektet.

• Du, ansvarig för innehåll: utveckla och underhålla en kalender.

• Bengt och Joakim, skribenter: skissera utkast och skriva text för varje del av innehållet.

• Jonatan, redaktör: redigera och ge feedback på innehållet.

• Paula, producent: publicera innehållet så snart det är skrivet och redigerat.

Budget

Din budget för projektplanen och ett års innehåll är 500 000 kr.

Milstolpar och leveranser

Din första milstolpe är att färdigställa innehållskalendern, som visar alla ämnen för året. Det som ska levereras är en delbar version av kalendern. Både milstolpen och leveranserna bör vara tydligt markerade i ditt projektschema.

Tidslinje och schema

Du har bestämt att schemat för din projekttidsplan för innehållskalendern ska se ut på följande sätt:

• 15 oktober–1 november: researchfasen då ni söker efter idéer och ämnen för innehållet.

• 2 november–30 november: bestämma vilka ämnen ni ska skriva om.

• 1 december–1 januari: skapa kalendern.

• 1 januari– 31 december: under hela året skriver Bengt och Joakim innehållet och Jonatan redigerar.

• 16 januari–31 december: Paula börjar publicera och fortsätta att göra det löpande under hela året.

Kommunikationsplan

Ni kommer att ha ett kickoff-möte och sedan månatliga uppdateringsmöten som en del av er kommunikationsplan. Veckovisa statusuppdateringar skickas ut på fredagseftermiddagar. All projektrelaterad kommunikation kommer att ske i ett projekthanteringverktyg.

Exempel på projektplan: Designa om en webbplats

I det här exemplet ska din webbplats äntligen uppdateras med en ny design. (Det här projektet kräver en detaljerad plan med tanke på dess stora omfattning och höga förväntningar från olika intressenter. Så här kan din projektplan se ut:

Mål och framgångsvärden

Det övergripande målet för din arbetsplan är att öka konverteringarna på företagets webbplats med 15 % till slutet av året. Framgångsvärden kommer att vara antalet dagliga besökare som registrerar sig för en kostnadsfri provperiod och andelen konverteringar.

Intressenter och varje enskild persons roll

• Du, projektledare: planera och hantera projektet.

• Sofia, UXR: utföra research och komma med synpunkter på varje del.

• James and Jenny, design: tillhandahålla nya designer för webbplatsen.

• Sara, innehåll: skriva text och innehåll för nya komponenter och webbsidor.

• Karin, webbutvecklare: implementera den nya webbplatsen.

• Robert, webbutvecklingslead: implementera kvalitetskontroll och lansera den nya webbplatsen.

• Emily, marknadsföringschef: ge feedback och godkännanden för projekt.

Budget

Budgeten för den nya webbplatsen är 300 000 kr.

Milstolpar och leveranser

Den första milstolpen nås när undersökningsfasen är klar och Sofia skickar en rapport med rekommendationer om hur ni ska gå vidare med design och innehåll (leveransobjekten).

Tidslinje och schema

• Mars–maj: Sofia gör nödvändig research för att designa om webbplatsen.

• Maj–juli: James och Sara kommer samtidigt att skapa design och innehåll.

• Början av augusti: Karin lanserar den nya webbplatsen med James designer och Saras innehåll.

Kommunikationsplan

Vad gäller kommunikationsplanen, kommer ett projekthanteringsverktyg att användas för att samla alla uppgifter, meddelanden och tillgångar på ett ställe, så att alla intressenter lätt kan hitta dem. Ett kickoff-möte kommer att hållas innan arbetet börjar och möten kommer att planeras in i slutet av varje milstolpe. All övrig kommunikation, inklusive statusuppdateringar och inkommande arbetsförfrågningar, kommer även den att ske i projekthanteringsverktyget.

Hur ClassPass hanterar projektplaner från början till slut

Kerry Hoffman, senior projektledare för marknadsföring hos ClassPass, övervakar alla marknadsföringsprojekt som genomförs av de kreativa teamen, tillväxtteamen och innehållsteamen. Här är hennes tre bästa strategier för att hantera projektplaner:

• Identifiera intressenter i början: oavsett hur stort projektet är, kan man inte underskatta vikten av att veta vilka intressenterna är och deras roller i projektet för att säkerställa att du involverar rätt personer i varje fas. Det kommer även att tydliggöra gransknings- och godkännandeprocessen innan teamet börjar arbeta.

• Kom överens om hur ni vill kommunicera om projektet: etablera var och när kommunikationen kring projektet ska ske för att säkerställa att viktig information fångas upp på rätt plats, så att alla kan hålla sig uppdaterade.

• Var anpassningsbar och ta reda på hur olika personer arbetar: projekt går inte alltid enligt planen, men genom att implementera integreringshantering på rätt sätt kan du säkerställa att projekten löper smidigt. Ta också reda på hur projektmedlemmarna arbetar så att du kan ta hänsyn till det när du skapar din plan. Det kommer att bidra till att saker och ting går smidigare när du börjar utföra dem.

Skriv din nästa projektplan som ett proffs

Grattis – du är nu officiellt ett proffs på arbetsplanering. I några få steg, med lite tid och en hel del organisering har du lyckats skriva en projektplan.

Från och med nu kan du hålla dig själv och ditt team i fas och ta itu med utmaningar i ett tidigt skede. Genom att använda ett projekthanteringsverktyg som Asana kan du gå igenom varje steg i din projektplan med tillförsikt.