Vilka är fördelarna med projekthantering?

Inte alla företag eller team har en formell projekthanteringsprocess. Oavsett om du arbetar för en stor organisation eller ett snabbväxande start up-företag, är det kanske inte något som teamet prioriterar ännu. Men du börjar nu känna att det blir allt svårare att hålla dig organiserad och samarbeta med teamkollegor. Du kanske undrar om du behöver börja med projekthantering. Men är det inte enbart till för team med en dedikerad projektledare?

Det verkar inte så. På Asana tror vi att kunskaper inom projekthantering hjälper team att slutföra projekt mer effektivt. Att hitta ett sätt att planera, hantera och utföra ett arbete är relevant för varje team och företag. Och även om du kanske inte behöver varje del av ett traditionellt projekthanteringssystem, kan teamet fortfarande dra nytta av några av de grundläggande delarna.

Vad är projekthantering?

Projekthantering hjälper team att organisera, spåra och utföra aktiviteter inom ett projekt. Tänk på ett projekt som en samling uppgifter som ni behöver utföra för att uppnå ett specifikt mål. Projekthantering hjälper teamet att planera, hantera och utföra arbetet för att uppfylla projektkraven i tid. Med ett projekthanteringsverktyg kan teamet organisera all information på ett ställe, dela feedback och förlopp, och samarbeta mer effektivt.

I stället för att hoppa mellan kalkylark, e-post och andra verktyg för att hantera arbetet, kan ett projekthanteringsverktyg hjälpa teamet med att:

• samordna tvärfunktionellt arbete

• centralisera projektplaner, information, filer och feedback

• dela statusuppdateringar med alla intressenter

• förbättra teamsamarbetet.

Projekthanteringens historia

Projekthantering är resultatet av konvergensen mellan flera olika typer av tekniker. Även om processen påbörjades i början av 1900-talet, är det inte förrän på 1950-talet som de verktyg och tekniker som definierar modern projekthantering började växa fram. Vid den här tidpunkten började projekthantering bli en distinkt, igenkännbar metod – oftast tillämpad på tekniska projekt. År 1969 bildades Project Management Institute (PMI), och under de kommande årtiondena spelade organisationen en stor roll i utvecklingen och implementeringen av projekthantering. Förutom att erbjuda certifieringar för projektledare, publicerade PMI 1996 Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK-guiden), som de uppdaterar regelbundet.

Tidigare var projektledaren en specialiserad anställd – vanligen utbildad i verktyg och metoder för projekthantering, och ofta certifierad av organisationer såsom PMI. För att driva en projekthanteringsprocess behövde man en projektledare eftersom projekthanteringsverktygen var svåra att ställa in och använda samt ofta krävde en unik expertis.

Dagens projekthantering är annorlunda. Alla som vill kan i dag vara projektledare utan att behöva genomgå komplexa certifieringar eller behärska en krånglig jargong. Faktum är att vi på Asana tror att om du hanterar ett projekt – vilket projekt som helst – är du en projektledare. Flexibiliteten och demokratiseringen av projekthanteringen beror till stor del på en förbättrad och modern programvara för projekthantering. I stället för besvärliga, svåranvända verktyg är modern projekthantering flexibel, visuell och gjord för dig – inte tvärtom.

Grunderna i modern projekthantering

Det finns en hel del termer och jargong inom projekthantering, men det är inte så komplicerat som det verkar. Om du precis har kommit igång, eller om du undrar vad dina medarbetare menar när de talar om agila metoder eller om projektomfattning, får du här en förklaring av de typer, delar, processer och teamroller som finns inom projekthantering.

Olika typer av projekthantering

Projekthantering är ett sätt att hjälpa teamet att spåra allt arbete som det behöver utföra för att uppfylla projektkraven inom en viss tid. Men inom den breda kategorin projekthantering finns det ytterligare typer, metoder och tillvägagångssätt:

• Agil projekthantering.Den agila metoden är en typ av lean projekthantering som är populär bland produkt-, teknik- och mjukvaruutvecklingsteam. Med den agila metoden arbetar teamen med ständiga förbättringar, flexibla reaktioner på förändringar, iterativa processer och inkrementell utveckling. Några vanliga agila metoder är Scrum och Kanban.

• Vattenfallsmodellen. I vattenfallsmodellen strömmar uppgifterna ned i ett linjärt flöde: när en uppgift är avslutad påbörjar man nästa, och så vidare. Vattenfallsmodellen omfattar sex faser: krav, analys, design, implementering, test och drift. Den här modellen är bäst lämpad för projekt där man har fastställt leverans och omfattning, eftersom vattenfallsmetoden inte är lika flexibel i nuläget som vissa andra projekthanteringsmetoder.

• PRINCE2-metoden. PRINCE2 står för PRojects IN Controlled Environments. Enligt projekthanteringsmetoden PRINCE2 är ett projekt uppdelat i sju processer: ägarstyrning, start av ett projekt, initiering av ett projekt, hantering av en fasövergång, kontrollering av en fas, hantering av produktleverans och avslut av ett projekt.

• Kritiska linjen-metoden (Critical Path Method eller CPM) och Teknik för utvärdering och granskning av program (Program Evaluation and Review Technique eller PERT). CPM och PERT var de första projektledningsmetoderna som utvecklades på 1950-talet. CPM tillhandahåller en algoritm för att kartlägga den kritiska linjen mellan komplexa uppgifter som är kopplade till varandra och som har definierade tidsramar. Med CPM kan team identifiera vilka aktiviteter med beroenden som kommer att ta mest tid. PERT däremot hjälper team att identifiera den kritiska linjen när tidslinjen och tidsramen är okända. I PERT identifierar projektledarna alla uppgifter som behöver slutföras (inte bara den kritiska linjen) för att fastställa den kortaste tiden för att slutföra hela projektet.

Centrala delar och viktiga termer

Det finns inte en färdig lista över vilka delar som existerar inom projekthantering som helhet, eftersom det finns olika typer av projekthantering – var och en med sina egna delar, processer och format. Men oftast, oavsett vilken metod eller vilket verktyg du använder, kommer den att innehålla följande delar:

SMARTa mål

Varje projekt bör ha ett definierat mål eller syfte. När du beskriver projektmålen kan du använda strukturen för SMARTa mål för att säkerställa att du har tydliga mätvärden och kriterier för att kunna mäta projektets framgång på ett korrekt sätt.

Projektplan

En projektplan är en ritning över de viktigaste delarna som teamet behöver genomföra för att framgångsrikt uppnå projektmålen.

Budget

De flesta projekten har en budget som begränsar och definierar vad du kan åstadkomma med projektet.

Projektrisk

Projektrisker är allt som kan gå fel i ett projekt – såsom att överskrida budgeten eller missa slutdatumet. Projektriskhantering går ut på att man identifierar risker innan projektets start, för att förebygga dem på bästa sätt. Det här innebär att man skapar ett riskregister.

Projektomfattning

Under planeringsprocessen definierar du också projektomfattningen – vilket inbegriper projektets storlek, begränsningar, budget och mål. Att känna till projektomfattningen kan förhindra omfattningskrypning, vilket inträffar när projektleveranser och arbete överstiger projektomfattningen.

Resurshanteringsplan

En resurshanteringsplan är en plan för hur man ska fördela teamets resurser – oavsett om det handlar om arbetskapacitet, tekniska verktyg eller budget. Att skapa en resurshanteringsplan för ett projekt hjälper dig att på bästa sätt hantera och schemalägga teamresurser, så att du kan maximera tillgängligheten.

Intressenter

Projektets intressenter är alla personer som är involverade i projektet. Det kan vara medlemmar i tvärfunktionella team eller den verkställande ledningen.

Tidslinje

De flesta projekten har en tidslinje, med ett startdatum då arbetet kickar i gång, och ett slutdatum då arbetet ska vara slutfört.

Leveranser

Leveranserna är de tillgångar, filer eller produkter som du kommer att ha skapat i slutet av projektet. Leveranser kan vara annonser för en varumärkeskampanj eller nya funktioner för en produktlansering.

Milstolpar

Milstolpar är kontrollpunkter som anger när ni har slutfört en grupp av uppgifter eller när ni kan komma igång med en ny grupp av uppgifter. Till skillnad från leveranser, som representerar en produkt eller ett resultat, är en milstolpe en punktuell händelse.

Beroenden

Ett projekt kan också ha beroenden, vilket inträffar när en uppgift inte kan starta förrän en annan uppgift är slutförd. Om projektet har många beroenden kan du dra nytta av en Gantt-diagramvy, så att du kan visualisera arbetet i en tidslinje.

Förlopp och statusuppdateringar

När du hanterar ett projekt måste du skicka lägesrapporter och statusuppdateringar till projektets intressenter. En bra rapportering kan öka den tvärfunktionella synligheten och förbättra samarbetet.

Projekthanteringsprocess

Varje projekt kommer att variera något beroende på vad du arbetar med, vilket team du är med i och på vilket sätt teammedlemmarna samarbetar. Men i allmänhet kan vi identifiera fem huvudsakliga projektfaser som inträffar under projekthanteringsprocessen:

1. Projektinitiering. Under initieringsfasen kommer du att samla projektteamet och identifiera projektomfattningen. Beroende på komplexiteten och storleken på projektet kan du också behöva skapa en projektöversikt.

2. Projektplanering. Projektplanering är när du identifierar projektkraven och definierar projektets framsteg. Den här projektfasen är avgörande för en framgångsrik projekthantering – och för att nå projektmålen. Under planeringsfasen skapar du en projektplan, identifierar viktiga milstolpar och samordnar projektkostnader och tidslinjen.

3. Projektgenomförande. Den största delen av projektet är genomförandefasen – det är under den här fasen du och teamet arbetar med era projektleveranser. Under genomförandefasen är det viktigt att arbeta med arbetsbelastningshantering, tidshantering och uppgiftshantering för att se till att teamet är samordnat, i fas och inte har för mycket att göra.

4. Projektprestationer. Rapportering sker under och efter genomförandefasen. Under projektets gång hjälper rapportering till med korrigering, samarbete och att öka den tvärfunktionella synligheten i arbetet. När projektet är slutfört kan du rapportera prestationsbedömningar och brainstorma idéer tillsammans med projektets intressenter om vad ni kan förbättra inför framtida projekt.

5. Projektavslut. När projektet är klart ska du ta dig tid att ha en genomgång med projektets intressenter för att samla in lärdomar från projektets gång. Beroende på teamets utformning kan du göra det här i form av ett projektåterblicksmöte, en projektuppföljning eller en projektgenomgång.

Vanliga frågor: Hur gör man med pågående projekt?

Det bästa sättet att hantera en pågående process, såsom buggspårning eller kreativa förfrågningar, är med jobbhantering. Projekthantering är faktiskt en del av jobbhanteringen – men medan projekthantering kan vara till hjälp för att samordna enskilda projekt, är jobbhanteringsprogramvara byggd för att hjälpa team att hantera både mindre projekt, och processer som inte har något start- eller slutdatum.

5 fördelar med projekthantering

Om du fortfarande är osäker på hur dina projekthanteringsbehov ser ut kan du läsa vidare för att upptäcka fördelarna, samt ta del av några enkla sätt att införa de här idéerna i teamets arbetssätt – utan några krav på tjusiga examina eller kurser.

1. Tydliga, organiserade planer förbättrar teamsamarbetet

Om du någonsin har inlett ett projekt utan en plan, är du väl medveten om de svårigheter som kan uppstå redan från början. I slutändan kanske du hoppar över viktiga steg i ditt projektschema, gör ett hafsigt jobb för att i sista minuten slutföra en bortglömd uppgift, eller måste svara på samma logistiska frågor om och om igen: ”När ska det vara klart? Vilket är nästa steg?” Än värre är att kvaliteten på arbetet kan bli lidande när du är tvungen att skynda dig att slutföra projektet.

I stället för att utforma planen medan arbetet pågår är det bättre att kartlägga allt som behöver göras, identifiera uppgiftsägare, leveranser och förfallodatum, innan du startar upp projektet. Därefter kan du visualisera dina projektuppgifter i en tidslinje eller en lista indelad i kategorier, för att tydligt klargöra vem som gör vad och när. Om du till exempel planerar ett evenemang kan du lista varje enskilt steg fram till själva evenemanget, definiera vem som är ansvarig, och tidsbehovet för varje steg. Därefter schemalägger du uppgifterna i en delad projektkalender. På så sätt kan du undvika att behöva beställa inbjudningar i sista minuten eller att två teamkollegor bokar in två olika matleverantörer (hoppsan!).

Genom att utforma en tydlig plan som innehåller alla projektuppgifter, och sedan lägga till deadliner, uppgiftsägare och annan viktig information, gör du vad som skulle kunna ha varit en kaotisk och ineffektiv genomförandeprocess till en framgång. Du får en tydlig uppfattning av omfattningen och tidsåtgången för arbetet och kan upptäcka potentiella konflikter innan ni ens har påbörjat jobbet. Det krävs bara lite framförhållning och planering för att spara tid och resurser – och vem vill inte det?

Tips för att planera projekt

• Börja med att lista allt du behöver göra. Lägg sedan till information såsom slutdatum, uppgiftsägare, status eller länkar till relevanta filer. Om det handlar om en ny typ av projekt för teamet kan du gärna avsätta lite extra tid för oförutsedda uppgifter eller förseningar.

• Organisera allt i en delningsbar plan. Oavsett om du använder en enkel lista, en kalender eller något mer visuellt som en tidslinje eller Kanban-tavlor, bör du organisera planen så att det är lätt för alla att se vem som gör vad och när. Dela den sedan med de olika intressenterna så att alla är med på vad som händer.

• Skapa mallar för återkommande projekt. Om det är ett projekt som du kommer att köra upprepade gånger kan du skapa skapa en återanvändbar mall för att spara tid i nästa planeringsfas.

För att kunna hantera ett projekt framgångsrikt måste du fastställa prioriteringar. Du kommer aldrig att ha så mycket tid och resurser som du skulle önska, så i stället är det nödvändigt att fokusera på de uppgifter som kommer att ha störst inverkan. Se till att prioriteringarna är tydliga för intressenterna så att du kan sätta upp förväntningar, och för teamet så att de fokuserar på rätt arbete.”

2. Att definiera allas roller eliminerar förvirring

När det förberedande arbetet är klart, är det dags att gå vidare till själva ledningsdelen av projekthanteringen. Utan en tydlig projektägare som kan hjälpa teamet att ta sig framåt finns det en risk för teamkollegor att släppa uppgifter, glömma detaljer eller inte veta vem de ska vända sig till med frågor.

Företag med en formell projekthanteringsfunktion har en dedikerad projektledare som ser till att projekten följer planerna. De som saknar den här funktionen låter ofta ansvarsområdet falla på den person som leder eller initierar projektet. Till exempel kommer en redaktör som publicerar en ny artikelserie, en utvecklare som organiserar en webbplatsmigrering eller en kontoansvarig som uppdaterar klientrapporteringssystemet, sannolikt också vara den som samordnar de olika delarna av projektet.

Lyckligtvis behöver du inte ta ännu ett jobb för att hantera projektet på ett effektivt sätt – lite kommunikation och samarbete räcker långt. Genom att låta dina medarbetare veta att du är kontaktpersonen för ditt projekt, vet de vem de ska vända sig till med frågor eller uppdateringar. Genom att klargöra de olika rollerna i projektet undviker du förvirring runt dina teamkollegors ansvarsområden.

Projekthanteringstips

• Kommunicera tydligt din roll (och alla andras). Oavsett om det är i planeringsfasen eller i början av projektet är det viktigt att se till att alla vet vem som leder projektet (du!), samt dina medarbetares olika ansvarsområden.

• Håll kontakten med uppgiftsägarna och svara på deras frågor. Eftersom du har skapat en tydlig plan är intressenterna redan medvetna om sina olika ansvarområden. Du kan nu hjälpa dem att hålla arbetet i fas genom att hålla koll på deras framsteg, eller hjälpa dem att få tillgång till allt de behöver för att gå vidare med arbetet.

• Dela statusuppdateringar regelbundet. Håll farten uppe genom att dela uppdateringar om projektförloppet med teamet. Det kommer inte bara att hålla alla informerade och minska antalet statusuppdateringar, utan det kommer även uppmuntra och motivera intressenterna.

Tack vare Asana har vi överlag blivit mer samarbetsvilliga. Det är inte längre så att olika personer jobbar med samma sak, utan det finns ett projekt och vi jobbar alla med det. Det känns som om vi tillsammans äger uppgiften.”

3. Väldefinierade mål förbättrar teamets effektivitet

Projekt kan inte vara framgångsrika om inte teamen vet vilka projektmålen är. Utan tydliga mål saknar de inte bara inre motivation – de riskerar även att arbeta mot fel mål eller att lägga energi på lågprioriterat arbete.

Med ett projekthanteringsverktyg kan du definiera projektmålen i förväg. På så sätt är alla som arbetar med projektet medvetna om vilka projektmålen är – och kan fokusera på hur de ska nå dem. Om projektet till exempel handlar om att lansera en ny produkt, kan du sätta som mål att “öka uppgraderingarna med 20 %”. Det här målet kommer i sin tur att över tid påverka dina lanseringsbeslut, men det skulle även kunna användas för att mäta framgång efter lanseringen.

Teammedlemmarna i projektteamet kommer också att kunna dra nytta av det här. Genom att se till att du verkligen har tänkt igenom problemet du försöker lösa och ger teamet ett spår att följa, kommer teamet att kunna fokusera på uppgifter som påverkar målen snarare än att gå vilse i en massa onödigt arbete.

Tips för att sätta upp projektmål

• Utvärdera varför ni startar projektet. Ställ följande frågor: varför genomför ni projektet? Vem kommer att bli påverkad av projektet? Hur passar projektet in i organisationens mer övergripande mål? Finns det teamkollegor som redan arbetar med något liknande? Vilka resultat förväntar vi oss av det här initiativet?

• Dela målen med alla intressenter. Innan du planerar ett projekt är det en god idé att dela målen med alla som är involverade. Beroende på hur ni arbetar tillsammans i teamet kan ni göra det med ett kickoff-möte, genom att låta ett dokument cirkulera, eller genom att använda ett projekthanteringsverktyg. Det viktigaste är att alla förstår målen med initiativet (och har möjlighet att identifiera onödigt arbete).

• Skapa en process för övervakning och rapportering av mål. Sätt inte upp mål för att sedan glömma av dem. Se till att du har en plan för att regelbundet kontrollera och rapportera om målen. Du kan då enkelt se om ni riskerar att inte nå dem och justera planerna därefter.

Asana gjorde det möjligt för oss att inte bara se den totala mängden arbete vi faktiskt utförde, utan också att omprioritera och bättre anpassa våra strategier till de olika typer av arbete vi uträttade.”

4. En tydlig kommunikationsplan håller teamet samordnat och fokuserat

Måhända heter det “projekthantering”, men att hantera ett projekt är bara en liten pusselbit. Innan du ens påbörjar ett arbete måste du fastställa en kommunikationsplan. Teamet har sannolikt olika verktyg för e-posthantering, snabbmeddelanden och projekthantering, och många fler. En kommunikationsplan fastställer när man ska använda varje verktyg. På Asana använder vi till exempel e-post för extern kommunikation, Slack för snabba interna meddelanden, och Asana för allt som har med själva arbetet att göra.

En anställd använder i genomsnitt tio verktyg per dag. När ni inte har en fastställd plan för vilket verktyg ni ska använda och när, kan det i slutändan skapa förvirring och lätt bli överväldigande att ständigt behöva växla mellan olika verktyg. En kommunikationsplan minskar trötthetskänslan över att behöva välja, och ser till att alla teammedlemmar är samordnade.

Tips för att skapa en kommunikationsplan

• Upprätta kommunikationsnormer. Det mest grundläggande är att kommunikationsplanen ska definiera verktygen och frekvensen för kommunikation mellan teamkollegor.

• Gör det möjligt för alla att dela feedback. Kommunikationsplanen måste fungera för alla i teamet, och därför är det viktigt att alla intressenter är överens. Ge dem möjlighet att ge feedback och delta i workshoppar, tills alla känner att kommunikationsplanen är utförbar.

• Förtydliga projektets intressenter och deras roller. När bör intressenterna få information? Finns det godkännare i projektet som man alltid ska meddela innan något kan starta upp? Dokumentera projektets intressenter och deras roller som en del av kommunikationsplanen.

• Kom överens om frekvensen och stilen för statusuppdateringar. En av de viktigaste delarna i kommunikationsplanen är hur du kommer att dela projektförloppet. Helst bör alla aktiviteter vara samlade i projekthanteringsverktyget, så att du enkelt kan sammanställa och dela statusuppdateringar.

Genom att inte längre ta emot förfrågningar via e-post utan i stället använda Asana för ett mer effektivt samarbete, sparar vi 60 timmar i månaden, som vi kan lägga på att utarbeta olika strategier i stället för att koordinera lösa delar.”

5. Projekthanteringsverktyg bidrar till ökad effektivitet

För att omsätta de här tipsen i handling kan du överväga att använda ett projekthanteringsverktyg, för att hjälpa teamet att samarbeta bättre och alltid vara i fas.

Det finns många olika verktyg att välja mellan, men du bör helst undvika de mer traditionella projekthanteringsverktygen eftersom de flesta av dem är byggda för mer traditionella processer, och kan vara svåra att ställa in och att komma i gång med. Leta i stället efter ett verktyg som är lätt att använda, flexibelt och anpassningsbart. Det är ännu bättre om det gör det möjligt att ansluta arbetet i olika projekt (vilket kan vara svårt att genomföra med e-post och kalkylark), och kommunicera med teamkollegor där själva arbetet pågår.

Vi tycker självklart att Asana – ett lättanvänt verktyg som har alla nödvändiga funktioner – uppfyller alla kriterier och är ett utmärkt alternativ för företag som snabbt vill komma i gång med en effektiv projekthantering.

Tips för att använda ett projekthanteringsverktyg

• Samla alla runt ett verktyg. I stället för att låta varje team eller teammedlem använda olika verktyg för att hantera projekt bör ni komma överens om att använda ett verktyg. Det underlättar samarbetet och minskar förvirringen om var man hittar viktig information.

• Fastställ normer för att använda verktyget. Hjälp alla att känna sig säkra på att de använder det nya verktyget på rätt sätt med några enkla riktlinjer. Du kan till exempel be dem att “alltid lägga till ett slutdatum för uppgifter” eller “se till att lägga till ’marknadsföring’ i alla titlar i marknadsföringsprojekt” eller att “skapa en uppgift i projekthanteringsverktyget i stället för att skicka ett e-postmeddelande för att skicka en konkret begäran till någon”.

• Dela statusuppdateringar och rapporter. Det snabbaste sättet för dina teamkollegor att förstå värdet av ett verktyg är att ge dem en bättre överblick över projektstatus och -förlopp. Genom att dela statusuppdateringar och visa projektförloppet i det nya verktyget, hjälper du dina teamkollegor att bättre förstå hur arbetet går och kan uppmuntra dem att använda verktyget även för det egna arbetet.

Mitt bästa projekthanteringstips är att alltid ta sig tid till att reflektera efter ett projekt. Sedan kan du ta allt du har lärt dig och skapa en strategibok, så att du är redo nästa gång du behöver planera och hantera ett liknande projekt.”

Jag skulle vilja bli projektledare – hur gör jag?

Grattis! Du är nu projektledare! Ja, det är faktiskt så enkelt. När projekthanteringen växte fram var man tvungen att i början genomgå strikta utbildningar och certifieringar för att bli betraktad som en “professionell projektledare”. Men situationen har förändrats under de senaste årtiondena, till stor del på grund av demokratiseringen och utvidgningen av de nuvarande teamrollerna. Ursprungligen behövde man en projektledare för att driva ett projekt – men när sedan fler och fler teamledare började driva sina egna projekt övergick projektledning från att vara ett yrke till en färdighet.

I dag utvecklar man projekthanteringsverktyg med den här förändringen i åtanke. Vi på Asana tror att alla som vill kan vara projektledare. Om du arbetar i ett team och ditt team arbetar i ett projekt kan du ta på dig rollen som projektledare, utan att behöva lära dig funktionerna i ett nytt verktyg. Allt du behöver är ett verktyg som är byggt för dig – inte tvärtom.

Projekthanteringsverktyg

Projekthanteringsverktyg är visuella metoder för att få klarhet och hålla kontakten med teamet. Fundera över hur teamet för närvarande hanterar arbetet. Om ni inte delar ett projekthanteringsverktyg är teamets projekt, uppgifter, filer och kommunikation sannolikt utspridda över flera olika verktyg, vilket minskar teamets insyn och samordning. Utan en central informationsplattform får inte teammedlemmarna klarhet i vad deras prioriteringar är, och måste troligtvis spendera mycket tid på att leta efter svar. Enligt Anatomy of Work Index, spenderar vi dagligen 60 % av tiden på att jobba om jobb – att söka efter dokument, jaga godkännanden och delta i möten - i stället för att fokusera på kvalificerat eller strategiskt arbete.

Med ett online-projekthanteringsverktyg är det enklare att kommunicera prioriteringar och samordna vem som gör vad och när. För att hjälpa team att få klarhet erbjuder projekthanteringsverktyg flera olika sätt för att visualisera projektarbete i realtid. De här är de vanligaste:

Kanban-tavlor

Med Kanban-tavlor kan du visuellt följa projektförlopp. En Kanban-tavla representerar de olika stegen i vertikala kolumner, och metoden går ut på att stegvis flytta fram varje uppgift tills de är slutförda. En typisk Kanban-tavla kan ha kolumner för nytt, pågående och slutfört arbete.

Gantt-diagram

Gantt-diagram är horisontella stapeldiagram som används för att visualisera ett projekt som en tidslinje. I ett Gantt-diagram representeras uppgifter av horisontella staplar, där stapelns längd anger hur lång tid uppgiften kommer att ta.

Kalendrar

Projektkalendrar är ett utmärkt sätt att göra dina kommande vecko- eller månadsuppgifter mer levande då du tydligt kan visualisera dem. Kalendervyer är omtyckta i projekt som har många olika uppgifter med samma slutdatum, såsom redaktionella kalendrar eller kalendrar för innehåll i sociala medier.

Kalkylarkslistor

I en kalkylarksvy får du snabbt en tydlig inblick i vem som gör vad och när. Med den här typen av visuell projekthantering kan du tydligt se projektarbetsflödet i en linjär, rutnätsliknande vy.

Hur är det med jobbhanteringsverktyg?

Vi har tidigare pratat om jobbhanteringsprogramvara, eftersom projekthantering faller under jobbhantering. Inom projekthantering har du tillgång till bra verktyg för att organisera, planera och leverera dina projekt. Jobbhantering däremot hjälper inte bara till med en enda projektprocess – den gör det möjligt för teamet att få en helhetssyn och att se relationerna mellan olika projekt och initiativ. Det finns två jobbhanteringsverktyg som, utöver de fyra projekthanteringsvyerna vi har listat ovan, även erbjuder det här.

Projektportfoliohantering

Projektportfoliohantering är hemligheten med att kunna övervaka alla initiativ på ett ställe. Med portfolior får du en överblick över allt ni behöver göra, så att du kan hjälpa teamet att hålla arbetet i fas i de olika projekten. Du har även möjlighet att koppla samman de dagliga aktiviteterna med företagets strategi.

Hantering av arbetsbelastning

Med arbetsbelastningshantering får du en tydlig bild av teamets arbete och kapacitet för att säkerställa att ingen blir utbränd eller uttråkad. Du kan identifiera överarbetade medarbetare och omfördela uppgifter vid behov.

Upptäck själv fördelarna

Oavsett vilket företag eller vilken bransch du arbetar i, kommer teamet att med fördel kunna dra nytta av grunderna i projekt- och jobbhantering. Även några enkla ändringar i hur du planerar, hanterar och rapporterar om arbete kan göra att teamet blir mer effektivt, känner större ansvar för sitt arbete och är säkert på att det jobbar med det som är viktigast.

Asana är ett jobbhanteringsverktyg som hjälper team att organisera och utföra arbetet. Läs mer om Asana i dag.