Vad är en projekttriangel och hur kan den hjälpa teamet?

Projekttriangeln visualiserar problemet med projekthanteringens ”tre begränsningar” – behovet av att balansera omfattning, kostnad och tid för att säkerställa en högkvalitativ slutprodukt. Alla projektledare som har erfarit frustrationen över att försöka upprätthålla teamets produktivitet med för lite tid, en för liten budget och en alltför stor omfattning har redan upplevt projekttriangeln.

Det går inte att ändra en variabel i projekttriangeln utan att kompromissa med de andra två punkterna i triangeln. Det är projektledarens uppgift att balansera de tre delarna så att projektet respekterar budgeten och deadlinen, och samtidigt uppfyller specifikationerna för projektets omfattning.

Vi kommer här att dela upp och undersöka de tre punkterna i projekttriangeln, se hur de är relaterade och hur projektledaren kan hålla dem i balans för att säkerställa projektets framgång.

Vad är en projekttriangel?

Projekttriangeln består av tre variabler som avgör projektets kvalitet: omfattning, kostnad och tid.

Triangeln visar hur de tre variablerna är beroende av varandra – om en av variablerna ändras måste de andra två justeras för att hålla ihop triangeln. Om triangeln går sönder – det vill säga om en punkt flyttas utan att samtidigt justera en eller båda de andra punkterna – kommer projektets kvalitet att påverkas.

Det är projektledarens jobb att balansera de tre punkterna i triangeln för att uppnå bästa möjliga kvalitet och samtidigt respektera budget, deadline och projektspecifikationer.

Relationen mellan omfattning, kostnad och tid

Det finns två typer av relationer i en projekttriangel. Den första är relationen mellan omfattning och de två andra projektvariablerna. Omfattningen är direkt proportionell både mot tid och kostnad, vilket innebär att den rör sig i samma riktning som de här faktorerna. När omfattningen ökar måste också tid och kostnad öka för att kunna hantera ett större projekt.

Den andra typen av relation är den mellan tid och kostnad, som är en omvänd proportionell relation. De här två faktorerna rör sig i motsatt riktning. Om kostnaden behöver minska måste deadlinen förlängas. Men om du plötsligt står inför en tidsbrist behöver du en ökad budget för att anpassa dig till förkortade tidslinjer.

Det går inte att ändra de här relationerna – du kommer aldrig att kunna justera en variabel utan att orsaka en motsvarande förändring, antingen direkt eller omvänd, i de andra punkterna i triangeln. Det är därför projekttriangeln ofta kallas järntriangeln med tre begränsningar. Oavsett hur stark en projektledare är går det inte att böja järntriangeln efter någons vilja.

Triangelns tre begränsningar

För att hålla de tre delarna under kontroll måste projektledaren ha en grundlig förståelse för varje enskild variabel och veta var det finns möjlighet att vara flexibel för att anpassa sig till förändringar under hela projektet.

Omfattning

Omfattning motsvarar projektets ”storlek” i fråga om kvalitet, detaljer och storleken på projektets leveranser. I takt med att storleken på projektet ökar kommer det att krävas mer tid och pengar för att slutföra det.

Följande delar kan ingå i projektets omfattning:

• Projektets komplexitet.

• Mängden färdiga produkter.

• Kvaliteten på resultaten.

• Styrka (t.ex. antalet samtidiga användare som stöds av en app).

• Detaljnivån.

• Antalet funktioner och deras komplexitet.

Var noga med att undvika ”omfattningskrypning” genom att slutföra projektplaner och få projektets intressenter att godkänna allt innan produktionen startar.

Kostnad

I projekttriangeln är kostnaden inte begränsad till belopp. Den här triangelpunkten kallas ofta ”resurser” och omfattar alla verktyg, all utrustning och all support som krävs för att slutföra projektet.

Följande delar kan ingå i kostnad:

• Budget.

• Antal teammedlemmar.

• Utrustning och anläggningar.

• Viktiga möjligheter.

Variabeln kostnad/resurser omfattar mer än bara pengar, men i allmänhet kan allt som faller under den här punkten kopplas till ett finansiellt värde. Det krävs till exempel en extra budget för löner om man vill lägga till anställda, och att hålla kontoren öppna längre kräver en utökad budget för en högre elförbrukning.

Tid

När du justerar tid bör du tänka på att tidsmängden är lika viktig som vilken typ av tid du mäter. Kompromisser kan kräva att deadliner flyttas fram, att teamkalenderns programvara justeras, att planeringsfaser tas bort och mycket mer.

Följande delar kan ingå i tid:

• Hela projekttidslinjen.

• Arbetstimmar som lagts på projektet.

• Interna kalendrar och mål.

• Tid som avsatts för planering och strategi.

• Antal projektfaser.

Om budgeten skärs ned eller omfattningen ökar måste du kompensera på ett effektivt sätt genom att lätta på en eller flera av projektets tidsbegränsningar, oavsett om det är genom att förlänga deadliner, lägga till timmar eller göra andra justeringar i schemat.

Jokerfaktorn: innovation

När någon hittar ett nytt sätt att utföra arbetet som ökar kostnadseffektiviteten eller hastigheten, kan den här justeringen göras utan någon motsvarande ändring i de andra punkterna i projekttriangeln.

Låt oss säga att någon i teamet hittar ett sätt att förbättra funktionaliteten på ett verktyg som är nödvändigt för projektet. Den här justeringen av produktionsmetoden kan göra det möjligt för dig att uppnå mer med ett kortare projektschema eller att arbeta med ett mindre projektteam.

På samma sätt kommer alla uppdateringar av produktionsprocessen som kan hjälpa till med att standardisera flöden och minska tiden för beslutsfattande att göra det möjligt för teamet att arbeta mer effektivt, utan att behöva offra kvaliteten. Investeringar i hanteringsverktyg såsom standardiserade försäljningsmallar eller programvara för projekthantering kommer att minska tiden och kostnaderna, utan att påverka projektets kvalitet eller omfattning.

Strategier för att hantera projekttriangeln

Nu när du vet vad en projekttriangel är följer här är några tips på hur du kan använda den i det dagliga arbetet. Det är en bra idé att även hänvisa till de fem projekthanteringsfaserna för att identifiera områden med överlappning.

Välj prioriteringar

Den centrala idén bakom projekttriangeln är att det inte går att genomföra ett projekt framgångsrikt om de tre punkterna är fasta. Åtminstone en punkt måste vara flexibel så att det finns utrymme att göra justeringar när det blir nödvändigt.

Om din prioritet är att hålla budgeten kan du hantera ett oväntat hinder genom att flytta fram deadlinen i stället för att anställa fler personer för att lösa problemet snabbt. Om kunden har en fast tidslinje är det bättre att få en extra budget godkänd i förhand så att du har de resurser du behöver för att hantera utmaningar utan att försena produktionsstarten.

Definiera tydliga förväntningar

När du har definierat gränserna och prioriteringarna för projektet bör du kommunicera dem tydligt till kunden och eventuella intressenter för att undvika att förväntningar inte möts och missnöjda ägare.

I branscher som ofta drabbas av oförutsedda komplikationer såsom bygg- och tekniksektorn, innehåller kontrakten särskilda avsnitt som hjälper projektledaren att se till att alla intressenter är överens innan projektet startar. De här avsnitten inbegriper:

1. Budget för oförutsedda utgifter som kunden har godkänt i förväg.

2. Förteckning över vanligt förekommande faktorer för potentiella förseningar (väder, naturkatastrofer, lokala händelser, etc.).

3. Förteckning över de åtgärdsplaner som ofta används för varje försening, med en uppskattning av kostnaden och tiden som skulle behöva läggas till för varje oförutsedd händelse.

Se till att intressenterna har en tydlig förståelse för vilka typer av händelser som kan inträffa och hur de kan påverka kostnader och tidslinjer. Se även till att registrera kundens preferenser för att kunna referera till dem senare när du behöver göra en justering i projekttriangeln. När projektet är avslutat kommer det inte att finnas några missförstånd om varför de här justeringarna gjordes.

Uppdatera alla regelbundet

När du har fastställt en handlingsplan som alla är överens om och som innehåller potentiella justeringar av budget, schema och omfattning enligt olika situationer, bör du se till att hålla alla intressenter informerade om eventuella förändringar och prognoser under hela projektet.

Om en leverantör informerar dig om att de har ont om en nödvändig resurs, bör du informera kunden och projektägaren om att det finns en risk för försening. Om resursen tar slut känner intressenterna redan till situationen och är förberedda på de justeringar du behöver göra. Om resursen inte tar slut kan både du och kunden känna er trygga i vetskapen om att du var förberedd på alla scenarier.

Anpassa triangeln efter din projekthanteringsstil

Det finns många sätt att hantera projekt. De olika tillvägagångsätten prioriterar inte samma projektvariabler och har därmed olika projekttrianglar. Nedan har vi delat in sju vanliga projekthanteringsmetoder i två grupper, de som prioriterar låga kostnader och de som prioriterar tidsbesparing.

Resurssparande projektmetoder

Projekt med strikta budgetar och mer flexibla tidslinjer kommer att dra nytta av de här projekthanteringsmetoderna, som prioriterar en effektiv resursanvändning.

• Vattenfall: projektfaserna slutförs sekventiellt, så tidslinjerna måste vara flexibla eftersom en fördröjning i en fas innebär att alla efterföljande faser måste justeras.

• Lean: prioriterar minimala kostnader och resurser, vilket tillåter längre tidslinjer eller minskade projektomfattningar för att hålla budgeten.

• Project Management Body of Knowledge (PMBOK®-vattenfall): en variant på den traditionella sekventiella vattenfallsmodellen som tillämpar de standarder som definieras av Project Management Body of Knowledge från The Project Management Institute (PMI) för att förbättra modellens effektivitet.

Tidsbesparande projektmetoder

I situationer där tiden är avgörande kan de här projekthanteringsmetoderna eliminera onödiga avbrott och påskynda projektprocesser för att teamen ska kunna röra sig snabbt.

• Agil: prioriterar flexibla processer vilket gör att teamen är beredda att anpassa sig till ändringsförfrågningar med justeringar som kräver minimala tids- eller kostnadsökningar. Team som tillämpar det här tillvägagångssättet använder ofta en specifik programvara för agil ledning.

• Scrum: en specifik typ av agil projektledning som oftast används inom programvaruutveckling och som tillämpar delar av scrummetodiken såsom sprintar och dagliga teammöten, för att minimera tiden som går förlorad i pågående arbete.

• Kanban: använder kontinuerliga samarbetsprocesser med hög synlighet för att minimera tiden för pågående arbete. Team som tillämpar det här tillvägagångssättet använder ofta en specifik Kanban-programvara.

• Scrumban: kombinerar Kanban-processens samarbetsinriktade och kontinuerliga karaktär med scrums dagliga teamgranskningar för att minska den tid som ägnas åt pågående arbete.

Målet med varje metod är naturligtvis att hitta den optimala balansen mellan låga kostnader, snabba ledtider och hög kvalitet. Men eftersom projekttriangeln kräver att man prioriterar minst en variabel, riktar sig metoderna mot den variabel som är viktigast för teamet.

Använd de tre begränsningarna till din fördel

Även om järntriangeln och systemet med de tre begränsningarna kan verka hämmande inledningsvis, kommer du, när du väl har lärt dig att tillämpa dem i företagets projekthanteringsprocess, att upptäcka att de här verktygen faktiskt gör att projekten fungerar smidigare. Med en bättre förståelse redan innan för de begränsningar och handlingsutrymmen som finns kan du undvika dyra bakslag.

Dessutom kommer järntriangeln att hjälpa dig att välja rätt programvara för projekthantering, skapa processer och ställa in produktionen så att teamet kan komma igång direkt. Efter det kan inget stoppa er.