12 tips för effektiv kommunikation på arbetsplatsen

Numera har vi närmast konstant kontakt med våra medarbetare. Du kanske inte har reflekterat kring daglig kommunikation som till exempel att du säger ”hej” till din medarbetare, tar en virtuell kaffe med en teamkollega på distans eller skickar en gif av en katt i pyjamas till ditt team – och det är inte så konstigt. Även om detta är en form av kommunikation på jobbet så är det skillnad mellan dessa typer av meddelanden och kommunikation på arbetsplatsen.

Kommunikation på arbetsplatsen avser den kommunikation man har på jobbet om jobbet. Att veta när och hur man kommunicerar effektivt på jobbet bidrar till att undvika missförstånd, öka trivseln i teamet, stärka samarbetet och förtroendet. Team som vet hur man kommunicerar effektivt om arbetet är bättre förberedda för svåra situationer. Men att bygga upp goda kommunikationsvanor kräver tid och ansträngning – och det är här vi kommer in i bilden. Här är 12 sätt att ta dina kommunikationsfärdigheter på arbetsplatsen till nästa nivå.

Vad vi menar när vi säger ”kommunikation på arbetsplatsen”

Kommunikation på arbetsplatsen är all typ av kommunikation som försigår på jobbet om jobbet. Det omfattar till exempel kommunikation om enskilda uppgifter, att dela projektstatusuppdateringar, eller att ge feedback till chefer eller anställda. Att veta hur man kommunicerar på arbetsplatsen är en viktig del av ett effektivt samarbete – för om du inte kommunicerar tydligt riskerar du att orsaka missförstånd, skapa förvirring eller till och med oavsiktligt såra någons känslor.

Kommunikation på arbetsplatsen kan ske ansikte mot ansikte, skriftligen, via videokonferenser eller i teammöten. Den kan också ske i realtid eller asynkront, som när du kommunicerar om arbetet via e-post, med en inspelad video eller i ett projekthanteringsverktyg. Några exempel på kommunikation på arbetsplatsen är:

• Teammöten

• Individuella utvärderingsmöten

• Ta emot information

• Kommunikation om ett projekts status eller framsteg

• Samarbete kring tvärfunktionella uppgifter

• Icke-verbal kommunikation

Vad som kännetecknar god kommunikation

Nu när du vet vilken typ av kommunikation som kan ingå i arbetsplatskommunikation undrar du kanske hur man kan förbättra den? Det finns några viktiga principer för god kommunikation som du kan använda oavsett vilken typ av kommunikation det handlar om. God kommunikation:

• Strävar efter att vara klar och tydlig. Oavsett om du skickar ett Slack-meddelande, skriver ett e-postmeddelande eller ger ett spontant svar, ska du försöka kommunicera ditt budskap tydligt.

• Försöker lösa konflikter istället för att skapa dem. Anledningen till att ni kommunicerar är att lösa ett problem eller skapa ett effektivt samarbete kring ett projekt eller en uppgift. Bra arbetsplatskommunikation kan vara att man tar upp blockeringar eller ger feedback – men var noga med att målet alltid är att ni ska förbättra situationen.

• Är alltid tvåsidig. Varje kommunikation på arbetsplatsen är ett informationsutbyte – även om en person bara kommunicerar icke-verbalt.

Fördelarna med öppen kommunikation på arbetsplatsen

Tydlig och effektiv kommunikation på arbetsplatsen kan:

• Öka medarbetarnas engagemang och känsla av gemenskap

• Uppmuntra att man investerar i teamet

• Öka produktivitet

• Bygga upp en sund arbetsplats och organisationskultur

• Reducera konflikter

• Få medarbetare att jobba kvar länge

7 tips för effektiv kommunikation på arbetsplatsen

Effektiv kommunikation på arbetsplatsen handlar om var, hur och när du kommunicerar. Prova de här sju tipsen som gör dig till en bättre kommunikatör.

1. Veta var man ska kommunicera – och om vad

Kommunikation sker i många olika former – ansikte mot ansikte, via e-post, meddelanden och på plattformar för arbetshantering. För att vara så effektiv som möjligt bör du säkerställa att du följer riktlinjerna för kommunikation och att du meddelar rätt saker på rätt plats.

Ibland är halva slaget vunnet bara man vet var man bäst kommunicerar. Ditt företag kan ha olika kommunikationsverktyg – vilket gör det ännu viktigare att veta vilket verktyg du ska använda. Vilket verktyg är lämpligt för din fråga eller kommentar? Behöver du kommunicera i realtid eller är det okej att skicka ett asynkront meddelande? Om du är osäker kan du fråga en teammedlem eller chef om var du bör skicka olika typer av meddelanden. Det är viktigt att alla hålls uppdaterade. På Asana använder vi till exempel följande:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

2. Utveckla samarbetsförmågan

Samarbete är själva grunden för ett effektivt lagarbete. Om ni vill utveckla en stark samarbetsförmåga inom teamet, behöver ni öva på att kommunicera öppet och ärligt. Det innebär inte nödvändigtvis att ni alltid måste vara överens om saker och ting – att vara oense och kunna arbeta sig igenom dessa skillnader är också en viktig del av samarbetet.

När det gäller samarbete och kommunikation kan man ställa sig frågan ”Vad kom först, hönan eller ägget?”. Ett bra samarbete kan bara skapas genom effektiv kommunikation, men att veta hur man samarbetar är en omistlig del av god kommunikation. I huvudsak innebär detta att man måste öva sig på att kontinuerligt förbättra både samarbets- och kommunikationsförmågan. När samarbetet i teamet förbättras blir ni bättre på att förmedla information och åsikter i arbetsmiljön – och den ärliga kommunikationen gör att samarbetet kommer att kännas lättare.

3. Ha personliga samtal när det är möjligt

Det kanske mest beprövade sättet att undvika missförstånd är att ha personliga samtal. Om ditt team jobbar på distans fungerar det även att tala via videokonferens. Personlig kommunikation är särskilt viktigt om du vet att ett samtal kommer att bli svårt. Tonfall kan vara svårt att kommunicera genom skrift så helst vill du att teammedlemmen ska kunna se dina ansiktsuttryck och ditt kroppsspråk.

Om ditt team jobbar på distans eller är utspritt kan det också fungera att kommunicera via ett telefonsamtal i stället för en videokonferens. Videomöteströtthet är numera ett begrepp och det kan försvåra samarbete och kommunikation särskilt för team som bara jobbar på distans. Genom att kommunicera via telefon minskar den visuella ansträngningen, samtidigt som alla kan höra varandra, och därmed även ta in röst och tonfall.

4. Var uppmärksam på ditt kroppsspråk och tonfall

Kommunikation handlar inte bara om vad du säger – det handlar också om hur du säger det. Se till att du inte korsar armarna eller verkar för brysk. Ofta kan ditt kroppsspråk inte ha något att göra med den aktuella situationen – du kanske bara är trött eller stressad över något i ditt privatliv. Men dina teammedlemmar, som kanske inte är medvetna om detta, ser bara dina uttryck och kanske antar att du är arg eller upprörd över något. Försök att slappna av i kroppsspråk och ansiktsuttryck, särskilt vid svåra samtal så att du inte ger oavsiktliga signaler.

5. Prioritera tvåvägskommunikation

Att lyssna är lika viktigt för kommunikationen på arbetsplatsen som att tala. En del av att vara en samarbetsvillig teammedlem är att lyssna på andras idéer i stället för att bara försöka framföra sina egna idéer.

Det finns två vanliga sätt att lyssna på: att lyssna för att svara eller att lyssna för att förstå. När du lyssnar främst för att svara fokuserar du på vad du ska säga härnäst, snarare än på vad den andra personen säger. Med den här typen av lyssnande riskerar du att missa viktig information eller till och med upprepa det som den andra personen just sa.

Försök i stället att lyssna för att förstå – det vill säga lyssna på vad den andra personen har att säga utan att tänka på hur du ska svara. Om du kommer på något du vill säga, skriv ner det så att du kan återgå till att lyssna för att förstå, istället för att försöka komma ihåg vad du vill säga härnäst.

6. Håll dig till fakta, inte berättelser

Fakta vs. berättelser är en teknik som rekommenderas av Diana Chapman, medgrundare av Conscious Leadership Group. I det här fallet betyder ”fakta” saker som faktiskt har hänt – saker som alla i rummet kan hålla med om. En berättelse är däremot din egen tolkning av situationen.

Säg till exempel att din chef ger dig direkt feedback under ett litet teammöte. Det är ett faktum. Du förväntade dig inte den återkopplingen, och det känns som om din chef gav dig feedback inför andra – istället för att spara den till ditt individuella möte – för att han eller hon är missnöjd med ditt arbete. Det är en ”berättelse” eftersom du inte kan veta säkert om det är sant eller inte.

Berättelser är oundvikliga – vi skapar alla berättelser utifrån fakta. Men försök att skilja berättelser från fakta och undvik att agera utifrån berättelser innan du har bekräftat dem. I det här fallet kanske du vill prata med din chef under ert nästa individuella möte och fråga varför han eller hon gav dig personlig feedback under ett teammöte.

7. Försäkra dig om att du pratar med rätt person

Effektiv kommunikation på arbetsplatsen handlar lika mycket om vem du pratar med som om vad du säger. Dålig kommunikation uppstår ofta när du pratar med fel personer eller försöker delge information i fel sammanhang.

För att undvika det bör du se till att rätt personer är i rummet eller tar emot meddelandet. Om du inte är säker på vilka det är, kan du göra en liten övning för att identifiera viktiga projektintressenter som kanske saknas.

5 sätt för ledare att förbättra sin kommunikationsförmåga

Om du är ledare har du makten att etablera kommunikationsnormer i ditt team. En stark kommunikation bygger en sund företagskultur, skapar förtroende och bryter ner skiljeväggarna mellan tvärfunktionella team. Så här gör du:

1. Adressera eventuella hinder för kommunikationen

Innan du börjar förbättra teamets kommunikationsförmåga bör du se till att det inte finns några underliggande problem som hindrar en ärlig och öppen kommunikation. Känner sig alla bekväma med att prata öppet? Finns det något som kan få vissa teammedlemmar att känna att de inte kan uttrycka sig fullt ut?

En av de bästa sakerna du kan göra som ledare är att se till att dina anställda känner sig bekväma med att vara sig själva på jobbet (eller så mycket av sig själva som de vill ta med sig till jobbet). Vare sig det innebär att uttrycka meningsskiljaktigheter, prata om sina passioner utanför arbetet eller säga ärligt vilken typ av kommunikation som fungerar bäst för dem bör du försäkra dig om att du har förstått varje teammedlems behov och att de tillgodoses i teammiljön.

Ett tema som ständigt återkom i våra undersökningar om medarbetarnas engagemang var att vi kunde bli bättre på att dela information och på att kommunicera i hela organisationen, så vi letade efter ett sätt att göra det.”

2. Be ofta om feedback

Om du inte ber om feedback på din kommunikationsstil kanske du aldrig får någon. Även om kommunikationen på arbetsplatsen påverkar alla andra interaktioner kanske teammedlemmarna inte direkt tänker på den som något man kan ge feedback på. Genom att be dina medarbetare att ge feedback på din kommunikationsstil kan du fortsätta att förbättra dig och utveckla tydliga kommunikationsstrategier för ditt team.

3. Förstå teamets kommunikationsstilar

Ett annat effektivt sätt att kommunicera med ditt team är att fråga dem hur de vill kommunicera. Att veta redan på förhand om dina medarbetare föredrar videokonferenser eller telefonsamtal, möten tidigt på morgonen eller eftermiddagsmöten, hjälper dig att skapa en miljö där alla trivs.

Viktiga frågor att ställa är bland annat:

• Är de morgonpigga eller nattugglor?

• Gillar de strukturerade möten eller föredrar de mer fria brainstormingmöten?

• Tänker de bäst när de tänker högt, när de är på plats eller föredrar de att skriva ner det på papper?

• Vilken personlighetstyp är de: introverta, extroverta eller lite av båda?

• Upplever de att de känner sina teammedlemmar, eller skulle de gilla fler sociala teamaktiviteter?

• Vilken typ av möten eller uppgifter tycker de mest om?

4. Avsätt tid för att skapa laganda och bryta isen

Att lära känna ditt team är en viktig del av att veta hur du ska kommunicera med dem. Det är särskilt viktigt att ta sig tid att lära känna teamet utanför arbetsplatsen. Frågor som bryter isen kan bidra till att ge varje möte en personlig och rolig prägel, så börja med lite småprat innan mötesagendan tar vid.

5. Sätt tonen

Kom ihåg att ditt sätt att kommunicera och samarbeta påverkar hela teamet. Det är upp till dig att sätta standarden för en öppen och tydlig kommunikation på arbetsplatsen. När du har satt och kommunicerat denna standard kommer teamet att följa ditt exempel.

Ställ in en påminnelse med några månaders mellanrum om att höra efter vad alla tycker om teamets kommunikationen. Finns det några vanor som har dykt upp under de senaste månaderna som ni vill ta bort eller uppmuntra? Att regelbundet tänka på hur teamet kommunicerar – istället för att upprätta teamrutiner för att sedan glömma dem – kan hjälpa dig att bli mer medveten om dina kommunikationsmetoder.

I takt med att en organisation växer börjar kommunikationen försämras. Hos Hope for Haiti har vi sett hur denna ineffektivitet skadar oss: när vi inte längre fungerar som en väloljad maskin hjälper vi inte så många människor som vi skulle kunna – och det är vårt ansvar att göra något åt det.”

Andra typer av kommunikation på arbetsplatsen

De flesta diskussioner om kommunikation på arbetsplatsen utgår från att ”arbetsplatsen” är fysisk. Men det finns en mängd olika sätt att kommunicera från olika platser – allt från globala kontor till distansteam. De flesta kommunikationsmetoder är fortfarande relevanta för alla typer av team, men det finns några ytterligare överväganden och bästa praxis som du kan använda för att få teammedlemmar att verkligen känna sig delaktiga.

Utspridda team

Utspridda team arbetar utifrån flera olika nationella eller globala kontor. Dessa team kan verka i olika tidszoner och på olika språk, och varje kontor har sin egen kultur och sina egna vanor. Förvänta dig inte att alla utspridda team kommunicerar på samma sätt – i själva verket är en av fördelarna med utspridda team den mångfald av tankar som uppstår när man jobbar med teammedlemmar från hela världen.

Om du arbetar i ett utspritt team är det viktigt attvara extra kommunikativ så att teammedlemmar i olika tidszoner och kontor hänger med och håller sig uppdaterade. Se till att dokumentera allting på en central informationsplattform som teammedlemmarna kan komma åt när de är online, och försök hitta ett verktyg som uppdateras i realtid så att ingen behöver sakta ner på grund av informationsfördröjning.

Tänk på att tidszoner kan påverka hur personer deltar i ett samtal. Försök att planera möten när alla är tillgängliga, eller erbjud inspelningar och anteckningar om teammedlemmarna inte kan komma. Det är också viktigt att dubbelkolla att rätt personer är med och att de inte lämnas utanför bara för att de sitter på ett annat kontor än majoriteten av ditt team.

Online-medarbetare

Om du arbetar med ett onlineteam är det viktigt att fastställa var ni ska kommunicera och hur ofta. Att veta exakt vad varje kommunikationsverktyg ska användas till kan hjälpa teammedlemmarna att känna sig anslutna – även när de jobbar på distans.

Nu när vi arbetat på distans har vi blivit tvungna att lära oss att kommunicera på många sätt. Slack, Asana och integreringar mellan dessa verktyg har ersatt eller kompletterat mycket av den kommunikation som tidigare skedde personligen.”

Teammedlemmar på distans kan känna sig isolerade och avskilda från varandra, så fundera på att fråga teamet om vilka kommunikationsvanor de föredrar. Vissa teammedlemmar kanske gillar telefonsamtal, medan andra kanske föredrar schemalagda möten med tydliga dagordningar. Eftersom teammedlemmarna har färre chanser att interagera personligen är det viktigt att höra sig för vilka önskemål det finns i teamet, så att ni kan hålla kommunikationskanalerna öppna.

Se slutligen till att samla teammedlemmarna till regelbundna evenemang för att stärka gemenskapen. Oavsett om ni gör aktiviteter för att bryta isen i början av varje möte eller genom att schemalägga tid till att bara småprata i slutet av varje vecka, kan avsatt tid tillsammans få teammedlemmarna att knyta an till teamet oavsett varifrån de deltar.

Pricken över i:et när det gäller effektiv kommunikation på arbetsplatsen

Den sista komponenten i en tydlig kommunikation är att dela en central plats för all kommunikation och arbetsinformation. Att använda ett centraliserat system såsom ett arbetshanteringsverktyg gör att arbetet samordnas på alla nivåer i teamet. Läs mer om hur arbetshantering underlättar samordning av projekt och kommunikation i vår artikel om introduktion till arbetshantering.