4 sätt att fastställa roller och ansvarsområden som får teamet att lyckas

Känner du igen den där kaotiska känslan som infinner sig när man leder ett projekt där roller och ansvarsområden är otydliga? Medan en teammedlem jobbar på designen, arbetar en annan med innehållet. Båda teammedlemmarna skriver texten till bilderna, eftersom de antar att det ingår i deras roll. Det dubbelarbete som missförståndet orsakar gör att det tar längre tid att leverera texten och projektet måste skjutas upp.

Det är svårt att hålla sig till en projektplan utan tydliga roller och ansvarsområden. När du definierar teamets roller kan du hjälpa teamkollegorna att samarbeta bättre och arbeta sig igenom projekten på ett effektivare sätt. Som chef är det viktigt att specificera varje teammedlems uppgifter tidigt i ett projekt om du vill förbättra teamproduktiviteten. 

I den här guiden förklarar vi hur du fastställer roller och ansvarsområden och varför det kommer att gynna ditt team.

1. Bestäm vad som behöver göras

Du kan använda följande steg när du identifierar roller och ansvarsområden på både organisations- och projektnivå. Det första steget när du definierar teamroller är att fastställa de olika uppgifterna som behöver utföras. Några frågor du kan ställa dig själv för att identifiera dessa uppgifter är följande:

• Har tidigare projekt genomförts på ett lyckat sätt?

• Om inte, vad hade kunnat göras bättre?

• Vilka uppgifter finns kvar på ditt teams att göra-lista?

• Vilka uppgifter slutför varje teammedlem dagligen?

• Ingår de här uppgifterna i varje teammedlems arbetsbeskrivning?

När du vet hur mycket arbete som behöver utföras kan du delegera uppgifterna därefter.

2. Identifiera luckor i ansvarsområden

Det här steget är mest relevant när du definierar roller på organisationsnivå, men det kan också förekomma luckor i ansvarsområden när man jobbar med projekt.

Efter att ha skapat din att göra-lista kan du jämföra och kontrastera de här uppgifterna med vad teammedlemmarna gör. Den jämförelsen hjälper dig att hitta eventuella luckor i ansvarsfördelningen. De luckorna kan uppstå oavsiktligt om teammedlemmarnas ursprungliga arbetsbeskrivning är otydlig eller om andra personer förväntar sig att de ska utföra andra uppgifter.

När du identifierar luckor i ansvarsområden blir de luckorna din utgångspunkt för en omorganisation av teamet. Du kan sedan flytta tillbaka teammedlemmarna till deras avsedda roller och ta reda på vem som ska ta över eventuella ytterligare uppgifter som de hanterade.

3. Tydliggör roller med hjälp av en RACI-matris.

En RACI-matris är ett utmärkt verktyg för att klargöra teammedlemmarnas roller. RACI är en akronym som står för Responsible (utförare), Accountable (huvudansvarig), Consulted (konsulterad), Informed (informerad). Du kan skapa en RACI-matris – eller en tabell – med dina uppgifter på Y-axeln och dina teammedlemmar på X-axeln. 

Tilldela en av de fyra RACI-bokstäverna till varje uppgift och teammedlem. Det gör det lätt för teammedlemmarna att veta vilken roll de har för varje uppgift. 

Nedan förklaras mer detaljerat vilka roller i teamet som fungerar bäst med varje bokstav i RACI-diagrammet.

• R = Utförare (responsible). Den här personen utför arbetet. Det bör bara finnas en ansvarig per uppgift, så att alla i teamet vet vem de ska vända sig till vid frågor och uppdateringar.

• A = Huvudansvarig (accountable). Den här personen ansvarar för att godkänna arbete och är troligen en ledare.

• C = Konsulterad (consulted). Den här personen bör ge synpunkter på arbetet. Det kan vara en teammedlem eller någon i ett annat team.

• I = Informerad (informed). Den här personen bör vara informerad om arbetets förlopp och resultat, men ger inga synpunkter på arbetet medan det utförs. 

Ytterligare tips för RACI-matrisen: 

• Det bör bara finnas en utförare per uppgift (R) så teammedlemmar vet vem som leder arbetet. Om en uppgift har mer än en ansvarig kan teammedlemmarna lätt bli förvirrade.

• Varje uppgift bör bara ha en huvudansvarig (A), men den personen kan även vara ansvarig för uppgiften (AR). 

• Det är också viktigt att begränsa antalet personer som behöver informeras, eftersom det kan göra projektet onödigt komplicerat (håll antalet informerade personer (I) lågt).

Du kan använda en RACI-matris när du vill ställa tydliga förväntningar på dina medarbetare och som referens under genomförandet av projektet. 

4. Få feedback från teammedlemmarna

Om du frågar teammedlemmar efter feedback efter att du har slutfört din RACI-matris kan det stimulera teamsamarbete och ge insikt i huruvida de roller du har tilldelat verkar fungerar bra.

När dina medarbetare kan uttrycka sina åsikter skapar du en sund teamdynamik på arbetsplatsen genom att underlätta kommunikationen.

Du kan be om feedback på flera olika sätt, till exempel: 

• Hålla ett teammöte och fråga, ”Är det någon som har synpunkter på de teamroller jag har tilldelat?”

• Boka in individuella möten så att teammedlemmar har en trygg plats där de kan uttrycka sina synpunkter.

• Låta teammedlemmarna dela med sig av sina uppriktiga åsikter i en anonym enkät.

När behöver roller och ansvar tydliggöras?

Det finns roller och ansvar på organisations- och projektnivå. Som projektledare är det din uppgift att definiera båda dessa för ditt team vid olika tidpunkter. Det är viktigt att skapa en stabil teamstruktur på organisationsnivå och det är det första du bör ta itu med om du upptäcker brister på det området. 

Om till exempel en skribent i ditt team sköter en stor del av projektplaneringen kan det vara dags att ändra den kollegans prioriteringar och uppgifter. Om en designer svarar på e-post hela dagen kan du ändra din teamstruktur för att ge designern mer tid till att skapa. 

När teamet väl känner till sina roller och ansvarsområden på organisationsnivå kan du ta itu med varje projekt individuellt. En designer kan ha allmänna uppgifter som hör till arbetsrollen, men för ett specifikt projekt kan designern också vara ansvarig för att koordinera designarbete. 

Fördelarna med att fastställa roller och ansvar

När du fastställer roller och ansvar, skapar du en teamstruktur som är byggd för att hålla. Teamprestationer förbättras när individerna känner sig trygga i utförandet av de uppgifter de har tilldelats.

När teammedlemmarna har individuella roller gynnas teamet också på andra sätt, bland annat:

• Ökad produktivitet: Du kommer märka av en ökning i produktivitet när du tilldelar viktiga ansvarsområden till varje teammedlem. När teammedlemmarna är på det klara med sina roller och ansvarsområden kan de prioritera rätt arbete och fokusera på att få det mest betydelsefulla arbetet utfört.

• Förbättra anställningsprocessen: När du tydliggör ansvarsområden för olika roller gör du det lättare för anställande chefer att möta teamets behov i sökandet efter nya medarbetare. Utan en tydlig lista över ansvarsområden kan det vara svårt för rekryterare att förklara arbetsroller för kandidater.

• Höj teammoralen: Om det är oklart vad dina medarbetare ska göra kan det skapa osäkerhet och att man tvivlar på sin egen förmåga. Att tydligt definiera roller och ansvarsområden kan höja teammoralen eftersom alla kommer att ha en uppgift att utföra. Du kan också låta teammedlemmarna arbeta med uppgifter som kompletterar deras naturliga förmågor så att de känner sig trygga med vad de gör varje dag. 

• Fler effektiva resurser: Din organisationen slösar mindre tid och pengar när teammedlemmarna utför rätt arbetsroller. Som framgår av exemplet ovan har två teammedlemmar som inte kände till sina ansvarsområden i ett projekt dubbelarbetat. Det här dubbelarbetet slösade bort värdefull projekttid, och som ett resultat av det slösades också pengar. Ju effektivare ditt team är, desto mindre budget och tidsplan kommer behövas. 

Med tydliga och konkreta roller i teamet ska teammedlemmarna känna sig trygga och motiverade att utföra sina uppgifter. 

Exempel på roller och ansvarsområden

Varje roll har viktiga ansvarsområden som passar till den tjänsten. När de är rätt anpassade bör teammedlemmarna känna till sin roll och endast vara ansvariga för uppgifter som passar in i deras arbetsroll. Ta en titt på några vanliga roller och de ansvarsområden som de rollerna kan ha.

Roll: projektledare

Ansvarsområden: 

• Planera och utveckla projektet

• Skapa och leda teamet

• Övervaka och dela projektförloppet

Roll: grafisk designer

Ansvarsområden:

• Producera koherent visuellt arbete

• Hålla teammedlemmarna uppdaterade med projektmilstolpar

• Skapa riktning av projekt och vägledning av teammedlemmar

Roll: innehållsförfattare

Ansvarsområden:

• Göra research och skriva texter.

• Kommunicera med designer och ledare om förloppet.

• Göra ändringar i texten efter att ha fått feedback från användarna.

De här ansvarsområdena kan se olika ut beroende på organisationens kultur, arbetsmiljö, och varje teammedlems förmågor. Du kan skapa en egen mall för arbetsuppgifter som innehåller fler detaljer, t.ex. vem teammedlemmen rapporterar till och vilka krav som ställs på rollen.

Skapa ett starkt projektteam med tydlig kommunikation och struktur

Som teamledare är det ditt jobb att förbereda dina teammedlemmar på varje projekt. Det bästa sättet att skapa en stark teamstruktur är genom öppen kommunikation. Med en programvara för teamkommunikation kan du hålla deadliner och nå teamets mål genom att säkerställa att alla vet vilka roller och ansvarsområden de har, när uppgifterna ska vara klara och hur arbetet går.