Varför en tydlig kommunikationsplan är viktigare än man tror

I de flesta fall är det tydlig kommunikation som avgör om ett projekt blir framgångsrikt eller inte. Tydlig kommunikation inom projektledning handlar inte bara om var du ska kommunicera – det handlar också om vilka teammedlemmar som ska ta emot vilka typer av meddelanden.

Den goda nyheten är att det inte är svårt att skapa en effektiv kommunikationsplan. Allt du behöver göra är att definiera dina kommunikationskanaler och bestämma när teammedlemmarna ska använda dem. I den här artikeln går vi igenom hur du upprättar en kommunikationsplan och visar dig en mall så att du kan skapa din egen.

Vad är en kommunikationsplan?

I projekthantering är en kommunikationsplan en översikt över hur du kan kommunicera viktig, pågående projektinformation till väsentliga intressenter. Kommunikationsplanen hjälper teamet att förstå vem som ska få vilka aviseringar och när projektets intressenter ska kopplas in. Som en del av din kommunikationsplan bör du klargöra vilken kanal intressenterna ska använda och när, hur ofta olika detaljer ska kommuniceras och vem som är ansvarig för de olika kanalerna.

Genom att dela en kommunikationsplan kan teamet få klarhet i vilka verktyg som ska användas när och vem som ska kontaktas med vart och ett av verktygen. Utan en kommunikationsplan kan det hända att en teammedlem försöker ställa frågor om arbetet i ett verktyg som en annan teammedlem sällan kollar. I stället för att kunna kommunicera tydligt och gå vidare med arbetet skulle båda teammedlemmarna bli frustrerad, förvirrade och avkopplade från det arbete som är viktigt. Om de sedan inte har en tydlig inblick i vem som är ansvarig för varje kanal kan det sluta med att de söker upp en ledande intressent med frågor som den personen inte kan besvara. Det som började som ett enkelt missförstånd har utvecklats till tre frustrerade teammedlemmar – och samtidigt går arbetet inte framåt.

Vad bör en kommunikationsplan inkludera?

Kommunikationsplanen innehåller projektets hela kommunikationsstrategi. Teammedlemmarna ska kunna använda kommunikationsplanen för att besvara projektfrågor såsom:

• Vilka kommunikationskanaler använder vi? Vad är varje kanal till för?

• När bör vi kommunicera personligen vs asynkront?

• Vad är projektroller? Vem är projektledaren? Vem är med i projektteamet? Vilka är projektintressenterna?

• Hur kommer viktiga projektdetaljer, t.ex. uppdateringar av projektstatus, att kommuniceras? Hur ofta kommer de att delas?

Vad bör inte ingå i en kommunikationsplan?

En kommunikationsplan hjälper dig att klargöra hur du ska kommunicera med ditt projektteam och projektintressenterna – vare sig det är interna teammedlemmar som arbetar på ditt företag eller externa intressenter såsom kunder eller entreprenörer.

En kommunikationsplan inom projektledning är inte en PR-plan. Planen hjälper dig inte att anpassa din strategi för sociala medier, identifiera en målgrupp eller fastställa nyckelbudskap för olika befolkningsgrupper. Om du behöver sådana planer kan du överväga att skapa en kalender för sociala medier eller en företagsstrategiplan.

Fördelarna med en kommunikationsplan

En tydlig kommunikation på arbetsplatsen är förstås eftersträvansvärt. Men behöver man verkligen en skriftlig kommunikationsplan?

Med ett ord: ja. En bra kommunikationsplan hjälper dig att kommunicera rätt information till rätt projektintressenter. Ledande intressenter behöver inte informeras om varje detalj i projektet – på samma sätt behöver kanske inte varje medlem i projektteamet delta i ett konferenssamtal med externa partner. Genom att tydliggöra var och hur kommunikationen ska ske kan du undvika gissningslekar och göra ditt team mer effektivt.

Mindre växlande mellan olika appar

Vi intervjuade nyligen över 13 000 kunskapsarbetare från hela världen och fann att den genomsnittliga kunskapsarbetaren växlar mellan 10 appar upp till 25 gånger per dag. I stället för att fokusera på viktigt arbete eller till och med samarbeta effektivt med sina teammedlemmar, ödslar kunskapsarbetarna många timmar på att bara försöka ta reda på var de ska kommunicera.

Med en kommunikationsplan slipper de den gissningsleken. Om ditt team till exempel vet att ni endast kommunicerar om arbete i ett arbetshanteringsverktyg, kan de söka efter viktig information där – i stället för att leta runt i dokumentmappar, Slack-meddelanden, eller e-postkonversationer. Detsamma gäller när du vet att vissa teammedlemmar endast arbetar sporadiskt med projektet – och mest finns med för att få översiktliga statusrapporter – kommer du inte besvära dem med att fråga om när nästa projektleverans behöver vara inne.

Vi har skapat kommunikationsriktlinjer kring vilken programvara eller vilka verktyg som är bäst för vad. Asana är bäst för åtgärder, Slack för snabba svar eller svar på saker som är på gång. E-post är mer officiellt och mestadels externt. Genom att skapa rätt kommunikationsriktlinjer går det verkligen att reducera det onödiga bruset.”

Ökat samarbete

Samarbete i teamet är inte en enkel process som sker av sig själv – det är en färdighet som du och ditt team måste bygga upp. En del av att skapa effektiva teamsamarbeten är att klargöra teamets kommunikationsnormer. Det beror på att ett av de största hindren för effektivt samarbete är att man inte känner sig bekväm med att kommunicera – särskilt om man arbetar i ett distansarbetande team eller utspritt team. Om ditt team känner sig osäkert för att de fortfarande försöker ta reda på hur eller var de ska kommunicera, kommer de inte att känna sig bekväma med att prata med varandra.

Din kommunikationsplan är en möjlighet att klargöra var teammedlemmarna bör kommunicera. Beroende på hur detaljerad du vill vara kan du även inkludera när teammedlemmarna bör kommunicera och klargöra teamets normer när det gäller att slå på ”Stör ej”-läget eller att pausa aviseringar.

Genom att tillhandahålla dessa riktlinjer undanröjer du effektivt ett av de största hindren för enkel kommunikation och smidigt samarbete mellan teammedlemmar. När teammedlemmarna vet var de ska kommunicera – och lika viktigt, var de inte ska kommunicera – känner de sig trygga i vetskapen om att de skickar rätt meddelande vid rätt tidpunkt.

Mindre dubbelarbete

För närvarande går 60 % av kunskapsarbetarnas tid åt till allt jobb kring jobbet såsom att leta efter dokument, söka efter godkännanden, växla mellan olika appar, följa upp arbetets status och i allmänhet göra saker som tar tid från det viktiga arbetet. När man inte vet var saker och ting ska kommuniceras tar osäkerheten onödigt mycket tid i anspråk.

Om teammedlemmarna inte har en klar uppfattning om var informationen delas, som till exempel i en projektplan eller projekttidslinje, behöver de söka i flera olika verktyg eller fråga runt bland teammedlemmar för att hitta rätt information. Teammedlemmar som är osäkra på var de ska kommunicera om arbetet får också svårigheter att hitta befintligt arbete.

Jobb om jobbet leder till mer manuellt dubbelarbete och mindre tydlighet generellt. Faktum är att enligt Index för arbetets anatomi, lägger vi ned 13 % av vår tid – 236 timmar per år – på arbete som redan är slutfört. Genom att dela din kommunikationsplan tydliggör du för ditt team exakt var arbetet finns, så att de inte behöver ägna tid åt att leta rätt på det själva.

Skriva en kommunikationsplan

En kommunikationsplan är ett kraftfullt verktyg – och därtill relativt enkel att skapa. Du kan skapa en kommunikationsplan i fyra steg.

1. Fastställ era kommunikationsmetoder

Det första steget i att skapa en kommunikationsplan är att bestämma var ditt team ska kommunicera – och om vad. Det omfattar när vilka verktyg bör användas och när man bör kommunicera live respektive asynkront. Live- eller synkron kommunikation sker i realtid. Asynkron kommunikation däremot är när du skickar ett meddelande utan att förvänta dig att någon ska svara direkt. Vi använder alla asynkron kommunikation dagligen utan att inse det – framför allt varje gång vi skickar ett e-postmeddelande.

När du utarbetar din kommunikationsplan bör du identifiera vad du ska använda varje verktyg till. Du kan till exempel bestämma dig för att använda:

• e-post för att kommunicera med eventuella externa intressenter

• Slack för synkron kommunikation med dagliga uppdateringar och snabba frågor

• Asana för att kommunicera asynkront om arbetet, t.ex. uppgiftsdetaljer, projektstatusuppdateringar, eller viktiga projektdokument

• Zoom eller Google Meet för eventuella teammöten, såsom projektbrainstormingar eller dina projektgenomgångar.

2. Kom överens om kommunikationsfrekvensen

Nu när du vet var du ska kommunicera måste du också fastställa hur ofta du ska kommunicera. Din kommunikationsfrekvens är din handlingsplan för att uppdatera olika intressenter om olika projektdetaljer.

Du kan till exempel bestämma dig för att planera in:

• uppdateringar av projektstatus varje vecka i Asana för alla projektintressenter och sponsorer

• månatliga projektteammöten för att åtgärda eventuella hinder i arbetet eller brainstorma kring nästa steg

• asynkrona uppdateringar om projektmilstolpar i Asana när det behövs.

3. Lägg till en plan för hantering av intressenter

Att driva ett framgångsrikt projekt handlar ofta om att få stöd och godkännande från intressenterna. I början av projektet sker det här främst under projektets kickoff-möte – men det är också viktigt att upprätthålla intressenternas stöd under hela projektet.

Ta dig tid när du utarbetar din kommunikationsplan för att specificera när du ska kommunicera med varje projektintressent och om vad. Vissa personer, till exempel de viktigaste medlemmarna i projektteamet, kommer att kommunicera om projektet regelbundet – kanske till och med dagligen. Andra projektintressenter kanske bara behöver informeras vid uppdateringar av projektstatus eller kanske bara i slutet.

Genom att ange i en lista hur kommunikationen med intressenterna kommer att hanteras kan du säkerställa att de kontaktas vid rätt tidpunkt om rätt saker. Kommunikationen som de får bör besvara frågor på deras detaljnivå, med fokus på affärsresultat och den övergripande inverkan.

4. Dela din kommunikationsplan och uppdatera den vid behov

När du väl har skapat din kommunikationsplan är det dags att dela den med projektteamet. Se till att kommunikationsplanen finns tillgänglig på platsen där du samlar all projektinformation. Vi rekommenderar dig att använda Asana för att spåra all projektkommunikation och arbete, så att kommunikationen om arbetet kan äga rum på samma ställe där också arbetet sker.

Om förändringar påverkar projektets kommunikationsplan bör du se till att uppdatera den och informera om de förändringarna. På så sätt får teammedlemmarna alltid tillgång till den mest aktuella informationen.

Exempel på kommunikationsplan

Mall för kommunikationsplan

Kommunikationsbeskrivning

Vilken sorts kommunikation är det?

Frekvens

Hur ofta kommer ni att kommunicera?

Kanal

Vilket verktyg kommer ni att använda? Rör det sig om synkron eller asynkron kommunikation?

Inblandade

Vem är mottagaren av kommunikationen?

Ägare

Vem ansvarar för att skicka ut kommunikationen?

God kommunikation börjar med en kommunikationsplan

Tydlig kommunikation kan hjälpa dig att skicka rätt meddelande vid rätt tidpunkt. Underlätta ett smidigt samarbete samtidigt som du ser till att varje teammedlem involveras vid rätt ögonblick. På så sätt kan ditt team ägna mindre tid åt att kommunicera om arbetet och mer tid åt det arbete som är viktigt.