T-shirtstorlekar är inte vad du tror: hur man använder t-shirtstorlekar för att uppskatta projekt

Tänk om du fick reda på att t-shirtstorlekar inte bara är till för kläder? T-shirtstorlekar hänvisar även till ett effektivt projektuppskattningsverktyg för kapacitetsplanering. Det här verktyget, som både är användbart och annorlunda, förtydligar hur arbetsbetsbelastningen ser ut för varje teammedlem.

Varje gång du funderar på att implementera en ny övning i teamet måste du även tänka på hur komplex den är: hur mycket tid och arbete behövs för att implementera den? Är det en övning som teamet lätt kan förstå och dra nytta av?

Med t-shirtstorlekar kan du hoppa över de här frågorna. Alla har haft på sig en t-shirt någon gång, så det är lätt för teammedlemmarna att omedelbart förstå skillnaden mellan en extra liten och en stor t-shirt. Att tillämpa storlekar på teaminitiativ är ett bra sätt att mäta insatsen för varje uppgift utan en massa komplicerade beräkningar. Så här går det till.

Vad är t-shirtstorlekar?

T-shirtstorlekar är ett verktyg för projektuppskattning och kapacitetsplanering som hjälper till med att spåra hur mycket tid eller hur stor insats som krävs för att slutföra ett initiativ. För att göra det här tilldelar man varje projekt eller uppgift en t-shirtstorlek – från XS till XXL – som representerar insatsen som krävs för den uppgiften. Beroende på hur man väljer att använda det här verktyget kan en t-shirtstorlek representera uppgiftens omfattning, insats, komplexitet, arbetstimmar, tidsuppskattning – eller alla de faktorerna.

T-shirtstorlekar är ett användbart verktyg för hela teamet:

• Projektledare kan snabbt mäta teamkapaciteten.

• Enskilda medarbetare kan tydligt kommunicera arbetskapacitet och prioriteringar.

• Teammedlemmar kan få reda på vem som gör vad och när.

Den här tekniken används ofta av teknik- och programvaruutvecklingsteam, men vilket team som helst kan dra nytta av den. Vi använder faktiskt t-shirtstorlekar här på Asana för våra innehållsprojekt (den här artikeln är till exempel storlek M).

Hur man använder t-shirtstorlekar för agila projekt

Inledningsvis var det agila team och scrumteam som gjorde användningen av t-shirtstorlekar populär för att mäta story points. Story points – även känt som planeringspoker – är ett sätt att uppskatta insatsen eller den relativa omfattningen av arbetet under sprintplaneringen. Vanligtvis tilldelas story points till förfrågningar eller arbete i en produktbacklog. När scrummästaren startar nästa sprintcykel tar de uppgifter från backloggen tills de når ett visst antal story points. På så sätt ser scrumteamet till att de har tillräckligt med arbete under sprinten – utan att ta sig an mer än de klarar av.

T-shirtstorlekar för scrumteam är en form av relativ uppskattning. Det är ett alternativ till den mer traditionella, numeriska beräkningsmetoden. Till skillnad från siffror tillåter en relativ uppskattning teammedlemmar att tänka i olika dimensioner – siffror är ofta förknippade med tid medan t-shirtstorlekar kan representera mer komplexa idéer som inbegriper tid, insats och komplexitet.

Använda t-shirtstorlekar för att uppskatta projekt i 6 steg

För att effektivt kunna använda t-shirtstorlekar är det viktigt att på förhand fastställa vad varje t-shirtstorlek representerar och var teammedlemmarna bör tydliggöra den relativa storleken.

1. Börja med att bestämma storlekarna

Bestäm vilka storlekar du vill använda innan du introducerar t-shirtstorlekar för teamet. Undvik att använda för många storlekar för att inte göra teammedlemmarna förvirrade. Om du är en nybörjare kan du hålla dig till S, M, L och XL. Om projekten varierar i omfattning kan du även lägga till XS eller XXL.

2. Definiera vad varje storlek representerar

T-shirtstorlekar fungerar bara om alla förstår vad varje storlek representerar. Det är därför du bör se till att alla är överens när du introducerar den här övningen i projektuppskattning för teamet. Det är bra att ge exempel på vad ett S-projekt är i jämförelse med ett L-projekt. För innehållsteamet på Asana till exempel, är en artikel som den här en M. Alternativt är ett tvärfunktionellt innehållsinitiativ med flera delar och många olika projektintressenter en L, eller i vissa fall till och med en XL.

Förtydliga även vad varje t-shirtstorlek representerar. Är det insatsen? Komplexiteten? Tiden? Ofta representerar en t-shirtstorlek alla det här faktorerna, men att klargöra vilka faktorer som mäts i t-shirtstorlekar och vilka som inte gör det är ett bra sätt att hålla alla informerade.

3. Bestäm vem som tilldelar t-shirtstorlekar

Beroende på teamstrukturen kan du överväga att begränsa vem som kan tilldela t-shirtstorlekar eller göra det tillgängligt för hela teamet. Här är några vanliga sätt att begränsa vem som kan tilldela t-shirtstorlekar:

• För produktbacklog-projekt tilldelar produktägaren t-shirtstorlekarna eftersom de är närmast arbetet som ska utföras.

• För agila team som använder scrum är det scrummästaren som före en sprint granskar t-shirtstorlekarna, som tidigare tilldelats av en produktägare.

• För mer allmänna projektteam definierar varje teammedlem sina egna t-shirtstorlekar i enighet med teamets gemensamma förståelse för vad varje arbetsstorlek representerar.

4. Tilldela en t-shirtstorlek till varje initiativ

Om du precis har kommit igång måste du kanske tilldela t-shirtstorlekar retroaktivt för det pågående arbetet. I framtiden bör däremot varje uppgift ha en egen t-shirtstorlek när de tilldelas, för att både du och teammedlemmen ska förstå hur mycket arbete uppgiften representerar.

5. Spåra t-shirtstorlekar med ett arbetshanteringsverktyg

Att ha t-shirtstorlekar kopplade till arbete är bra – men att se informationen i ett tydligt verktyg som är tillgängligt för alla är ännu bättre. Se till att teamet spårar t-shirtstorlekar i ett gemensamt arbetshanteringsverktyg såsom Asana. På så sätt får hela teamet en snabb inblick i varje teammedlems nuvarande arbetsbelastning.

6. Använd t-shirtstorlekar för att mäta arbetsbelastningen

När varje uppgift har en t-shirtstorlek finns det även en inbyggd arbetsbelastningsspårning för teamet. Använd ett arbetshanteringsverktyg såsom Asana för att mäta den tillhörande insatsen och få en känsla för hur stor arbetsbördan är för varje teammedlem. Genom att spåra arbetet kan du säkerställa att teammedlemmarna inte blir utbrända.

Exempel på uppskattningar med t-shirtstorlekar

Här är ett exempel på ett sprintplaneringsprojekt som använder t-shirtstorlekar i stället för traditionella story points:

Ingenjörer är inte de enda som kan dra nytta av t-shirtstorlekar. Här är ytterligare ett exempel på en innehållskalender med tillhörande t-shirtstorlekar för varje del av innehållet:

Fördelar med t-shirtstorlekar

Även om de är enkla att använda är t-shirtstorlekar ett effektivt sätt att göra det lättare att uppskatta ledtid – särskilt för icke tekniska team. Genom att använda t-shirtstorlekar för att snabbt och enkelt definiera kapacitet och insats, kan teammedlemmarna lägga mindre tid på att fundera över hur många timmar en uppgift kommer att ta och mer tid på att få viktigt arbete gjort.

När man spårar t-shirtstorlekar i ett centraliserat verktyg ser inte alla enbart vem som gör vad och när, utan också hur mycket alla har att göra vid en viss tidpunkt. Dessutom är t-shirtstorlekar ett bra första steg mot arbetsbelastningshantering och kapacitetsplanering. Med arbetsbelastningshantering kan man effektivt fördela arbetet i hela teamet för att undvika utbrändhet. Med en proaktiv arbetsbelastningshantering är det även möjligt att förhindra att teammedlemmarna känner sig överarbetade redan från början.

Vanliga fallgropar med t-shirtstorlekar – och hur man undviker dem

T-shirtstorlekar är ett effektivt och enkelt verktyg att använda, men det finns några saker att se upp för när man implementerar den här metoden för projektuppskattning:

Problem: T-shirtstorlekar är subjektiva

Lösning: Definiera storlekar för gemensamma projekt så att alla är överens.

För att undvika det här problemet bör du se till att du redan från början anger i vilket sammanhang t-shirtstorlekarna ska användas. På så sätt undviker du den subjektiva aspekten och säkerställer att alla i teamet tydligt förstår skillnaden mellan uppgifter med storlek XS, S eller M.

Problem: Skillnaderna mellan de olika storlekarna är otydliga

Lösning: Använd färre storlekar.

Om teamet inte förstår skillnaden mellan alla storlekarna kan du minska antalet storlekar att välja mellan. Håll dig till S, M, L och XL, eller ta bort XL och använd bara S, M och L. Du kan alltid lägga till fler storlekar om det skulle behövas.

Problem: Det är svårt att spåra ett initiativs t-shirtstorlek

Lösning: Använd ett arbetshanteringsverktyg.

Det finns två stora fördelar med t-shirtstorlekar: kapacitetsplaneringens och arbetsbelastningens synlighet. I båda fallen behöver du få tillgång till allas arbete i ett centraliserat verktyg för att kunna dra nytta av fördelarna. Det är här ett arbetshanteringsverktyg kommer in.

Arbetshanteringsverktyg ger den tydlighet som team behöver för att nå sina mål snabbare. Med ett verktyg kan du samordna medlemmarna och arbetet i hela teamet och se till att alla har den information de behöver för att utföra det viktigaste arbetet. Om du vill veta mer kan du läsa vår artikel introduktion till arbetsledning.

Prova en för att se om den passar

Med t-shirtstorlekar är det möjligt att ge grova uppskattningar på praktiskt taget alla typer av arbete. Det är också ett sätt att skapa rutiner för arbetsbelastningshantering i teamet, vilket hjälper till med att effektivt mäta teammedlemmarnas kapacitet och undvika överarbete. För att använda t-shirtstorlekar så effektivt som möjligt är det bra att spåra arbetet i ett centralt tillgängligt verktyg, såsom Asana.