Vad är Scrum? Vad det är och varför det fungerar så bra

Om du arbetar i eller samarbetar med ett produkt-, teknik- eller programvaruutvecklingsteam, har du förmodligen redan hört talas om Scrum. Scrum är en struktur utformat för team som skapar och itererar snabbt och vars processer främjar samarbete, för att tillsammans kunna lösa komplexa problem. Även om man inte är med i just ett sådant team kan man fortfarande dra nytta av Scrum. I den här artikeln kommer du att få reda på allt du behöver veta om Scrum, inklusive vad det är och varför det fungerar så bra.

Vad är Scrum?

Scrum är en agil struktur som hjälper team att samarbeta och att effektivt utföra viktigt arbete. Scrum erbjuder en samlad bild över värderingar, roller och riktlinjer för att hjälpa teamet att fokusera på iterationer och kontinuerlig förbättring.

Vanligtvis körs Scrum i sprintar. En sprint är oftast en två veckor lång arbetssession med en förväntad leverans i slutet. Det finns ytterligare två scrumhändelser: dagliga scrummöten och sprintåterblick. Som namnet antyder sker de dagliga mötena en gång om dagen och är en möjlighet för scrumteamet att samlas under 15 minuter och samordna dagens aktiviteter. Sprintåterblicken organiseras av scrummästaren, när sprinten är över. Här har teamet möjlighet att reflektera över arbetet och justera inför framtida sprintar.

Scrum vs Kanban vs agil

Du kanske har hört talas om Scrum i relation till andra metoder, såsom Kanban eller href="https://asana.com/resources/agile-methodology">agil. De spelar alla en unik roll i hur team kan samarbeta och kontinuerligt förbättra sig, men de står varandra nära inom lean-metodiken. Här kan du läsa om vad som skiljer dem åt:

Agil är en filosofi för projekthantering som hjälper team att kontinuerligt förbättras. Agila team arbetar enligt en iterativ och stegvis process som hjälper dem att reagera på förändringar och hantera osäkerhetsmoment. Både Kanban och Scrum utgör delar av den agila metodologin.

Scrum är en av de mest populära agila metoderna, så om du använder Scrum är du en del av ett agilt team. Men i scrumstrukturen finns det ytterligare roller och system för att hjälpa team att vara agila. I Scrum, som i agil, arbetar team med kontinuerlig förbättring. Men till skillnad från agil, som är mer en filosofi eller ett ramverk, har Scrum etablerat specifika sätt på vilket team kontinuerligt kan förbättra sig, såsom sprintar, dagliga uppdateringsmöten och återblickar.

Kanban-strukturen är också en underkategori till agil. Kanban är ett visuellt sätt att hantera kontinuerliga processer och arbeten. Kanban-verktyg gör det möjligt för team att visualisera arbetet genom projektets olika faser tills det är slutfört. Team som kör Scrum använder oftast Kanban-tavlor, även om det inte är ett krav.

Scrums historia

”Scrum” såsom vi känner till metoden i dag, introducerades första gången 1986 i artikeln The New New Product Development Game, skriven av Hirotaka Takeuchi och Ikujiro Nonak för Harvard Business Review. Takeuchi och Nonaka tog namnet ”Scrum” från rugbyn, med förklaringen att metoden fungerar ”som i rugby, där bollen passas inom laget samtidigt som det avancerar på spelplanen”.

Scrum vidareutvecklades och kodifierades av Ken Schwaber och Jeff Sutherland när de 1995 publicerade Agile Manifesto och SCRUM-utvecklingsprocessen.

Scrum enligt Schwaber och Sutherland kom till eftersom de delvis förkastande vattenfallsmodellen för programvaruutveckling. I vattenfallsmodellen är projekten uppdelade i sekventiella faser där man avslutar fasensleverans(er) innan man påbörjar nästa fas i arbetet. Schwaber och Sutherland trodde att programvaruutvecklare kunde dra nytta av en mer flexibel, iterativ strategi där de kontinuerligt skulle kunna svara och anpassa sig till sin omgivning, för att bygga den bästa produkten för kunderna.

Schwaber och Sutherland har sedan dess även publicerat Scrum-guiden – ett levande dokument som de uppdaterar regelbundet. Enligt Scrum-guiden uppmuntrar Scrum ”team att ta en titt på hur effektiva deras arbetstekniker är och utmanar team att kontinuerligt utveckla och förbättra dem”.

Så här fungerar Scrum

Det viktigaste att veta om man ska använda en scrumprocess är att scrumstrukturen bygger på ett system av kontinuerlig förbättring. I Scrum medger man att man inte vet allt i början av en sprint. Därefter kan man justera sina processer och behov baserat på den information man får under sprinten.

Vanliga scrumhändelser

Vad är Scrum egentligen? Vad kommer teamet att göra om ni använder Scrum? Så här fungerar scrumprocessen:

1. Organisera backloggen. För att påbörja en scrumsprint kommer teamledaren (även kallad scrummästaren) att identifiera vilket arbete som ska göras från produktbackloggen, det vill säga, det arbete som måste göras. Se därför till att produktbackloggen är tydligt dokumenterad på ett ställe för att säkerställa en bra scrumsprint. För att samla in all den här informationen kan det vara bra att använda ett projekthanteringsverktyg.

2. Organisera en sprintplanering. Innan man kan påbörja en scrum-sprint är det viktigt att veta vad man ska fokusera på. Under sprintplaneringen utvärderar man vilket arbete från backloggen teamet ska fokusera på under den här specifika sprinten. För att komma i gång är det bara att prova vår kostnadsfria sprintplaneringsmall.

3. Starta scrumsprinten. En sprint är vanligtvis två veckor lång, även om längden kan variera beroende på vad som fungerar bäst för teamet. Under sprinten kommer teamet att arbeta med de uppgifter från backloggen som definierades under sprintplaneringen.

4. Håll dagliga scrummöten. Planera in träffar med scrumteamet 15 minuter varje dag. Dagliga scrummöten är ett tillfälle att rapportera om vad man arbetar med och att identifiera och prioritera oväntade hinder som har kommit upp. För att hålla effektiva dagliga uppdateringsmöten är det bara att prova vår kostnadsfria mall för dagliga scrummöten.

5. Presentera arbetet under sprintgenomgången. När ni är klara med scrumsprinten ska teamet samlas för en sprintgenomgång. Under det här mötet presenterar scrumteamet allt slutfört arbete för att intressenterna ska kunna godkänna och granska.

6. Reflektera tillsammans under sprintåterblicken. När sprinten är över är det dags att diskutera hur det gick och vad som kan förbättras. Kom ihåg att Scrum bygger på en process av kontinuerlig förbättring, så var inte rädd att prova nya processer eller omarbeta ineffektiva strategier under nästa sprint. Organisera nästa möte med vår kostnadsfria mall för sprintåterblick.

Vad innebär ”Klart”?

Se till att teamet är överens om vad ”Klart” betyder innan ni börjar använda Scrum. Eftersom Scrum bygger på en process av kontinuerlig förbättring är det här kanske inte så enkelt som det verkar. I Scrum är inget perfekt eftersom själva teamet är flexibelt och förbättrar sig iterativt. Så ”Klart” innebär inte att ”det här kan inte bli bättre”, utan snarare att scrumteamet kommer att sluta arbeta med det, för tillfället.

Här är några exempel på definitionen av ”Klart” för olika scrumteam:

• Produkten är klar för lansering.

• Produkten har testats och är redo att släppas i en betamiljö.

• Produkten har acceptanstestats och kan släppas för alla användare.

Oavsett vad teamets definition av ”Klart” är måste alla vara överens. När ni har enats om en definition är det bra att spara den på en central plats för information och hänvisa till den ofta, särskilt under sprintgenomgången.

Scrumartefakter

I Scrum är en artefakt något man skapar, som ett verktyg för att lösa ett problem. Det finns tre artefakter i Scrum: produktbacklog. sprintbacklog och produktinkrement.

Produktbacklog

En produktbacklog är huvudlistan över allt arbete som ska utföras. Listan bör fastställas av projektledaren eller produktägaren. Observera att bara för att något finns i en produktbacklog betyder det inte att teamet kommer att arbeta med det. Uppgifterna i en produktbacklog är alternativ som teamet kan arbeta med under en scrumsprint. Projektledaren bör ofta omorganisera och uppdatera listan baserat på ny information från kunder, från marknaden eller från projektteamet.

Sprintbacklog

En sprintbacklog är arbetet eller produkterna som teamet har åtagit sig att utföra under scrumsprinten. Uppgifterna har valts ut från en produktbacklog under sprintplaneringen och flyttats till teamets sprintplaneringsprojekt om ett sådant finns.

Teamet kanske inte levererar allt som finns i en backlog under varje sprint, men det är högst osannolikt att man lägger till något i en sprintbacklog mitt i sprinten. Om det händer ofta bör ni lägga mer tid på sprintplaneringsfasen för att få en konkret uppfattning om vad ni kommer att arbeta med under sprinten.

Produktökning

Det ni levererar i slutet av en sprint kallas produktökning. Det kan vara en ny produkt eller funktion, en förbättring eller en buggfix, eller något annat beroende på teamet. Planera in att presentera ökningen under sprintgenomgången. Det är då ökningen kan komma att distribueras eller inte beroende på vad scrumintressenterna tycker, och om den kan betraktas som ”Klar”.

Scrumroller

Det finns tre huvudsakliga scrumroller:

• Produktägaren. Det är produktägaren som har ansvar för produktbackloggen och måste i sin roll känna till användarbehoven och vara den som förmedlar användarhistorier till teamet och andra ledande intressenter. En bra produktägare tydliggör vad som är nästa leverans och bör vara den som bestämmer när något är redo att levereras (med en preferens för regelbundna leveranser).

• Scrummästaren. En scrummästare har ansvar för de olika scrumhändelserna och kan ses som en slags projektledare och samordnare. Scrummästaren leder de dagliga scrummötena och är den som håller sprintplaneringen, granskningen och återblicksmöten.

• Scrumteamet. Alla som jobbar med sprinten ingår i scrumteamet. Teammedlemmarna måste kunna organisera sig och samarbeta för att uppnå kontinuerlig förbättring, vilket Scrum bygger på.

Scrumprinciper

Det finns sex scrumprinciper som är till hjälp för att tillämpa och dra nytta av Scrum:

1. Behärska den empiriska processen. Scrumteam förlitar sig på transparens, granskning och anpassning.

2. Självorganisering. Även om scrumteamet har roller och regler har varje medlem ansvar för sina egna uppgifter och sitt eget arbete. Scrum anser att ett delat ansvar leder till mer kreativa och dynamiska team.

3. Samarbete. Om ni samarbetar under och efter scrumsprinten kommer teamet att leverera ett bättre resultat.

4. Värdebaserad prioritering. Målet med en scrumsprint är att leverera det bästa affärsvärdet. För att kunna göra det måste man prioritera sitt arbete redan i början av scrumprocessen.

5. Timeboxing. Scrumprocessen har olika tidsbaserade aktiviteter såsom själva sprinten, dagliga scrummöten och återblicken. Eftersom Scrum bygger på kontinuerlig förbättring är det viktigt att styra tiden som avsätts för arbetet för att gå vidare till nästa uppgift och förbättra det framtida arbetet.

6. Iterativ utveckling. I Scrum kommer den första produkten vara långt ifrån perfekt. Men genom att bygga iterativt kommer teamet att anpassa sig till kundens behov och justera produkten och era resultat baserat på en värdebaserad prioritering.

Scrumvärden

För att få ut det mesta möjliga av Scrum måste teamen följa de fem grundläggande scrumvärdena så som de definieras i Scrum-guiden:

• Engagemang: Scrumteamet måste vara enat och teammedlemmarna måste kunna lita på varandra. Scrumteamet engagerar sig under hela sprinten och ägnar sig åt kontinuerliga förbättringar för att ta fram den bästa lösningen.

• Mod: Under en scrumsprint kommer teamet sannolikt att stöta på problem som inte går att lösa. Scrumteam har modet att öppet ställa svåra frågor och ge ärliga svar för att komma fram till den bästa lösningen.

• Fokus: Under en scrumsprint arbetar scrumteamet utifrån en produktbacklog. Teamet fokuserar på arbetet det har valt från backloggen för att nå sina leveranser i slutet av sprinten.

• Öppenhet: Allt kommer inte att gå perfekt till under en scrumsprint. Scrumteammedlemmar måste vara öppna för nya idéer och möjligheter som de själva kan lära sig av, och som kan hjälpa dem att förbättra produkten eller processen.

• Respekt: Samarbete är en viktig del av Scrum och för att kunna samarbeta måste teammedlemmarna respektera scrummästaren, scrumprocessen och varandra.

Borde vi i teamet använda Scrum?

Även om Scrum inte passar alla är det inte något som är begränsat till produkt-, programvaru- och teknikteam. Alla team kan använda Scrum och kontinuerlig förbättring för att bli ännu mer effektiva. Här är några för- och nackdelar med att använda Scrum:

Fördelarna med Scrum

Scrum är den mest effektiva metoden för team som ofta behöver skapa och leverera produkter, oavsett om det är traditionella ”produkter” såsom kod eller nya funktioner, eller mer ovanliga såsom marknadsföringskampanjer eller kreativa resurser.

Team som följer scrumstrukturen drar nytta av det agila och flexibla arbetssättet. Scrumprocessen bidrar till att öka teamarbetet och att nå målen mer effektivt. Dessutom vet scrumteamen alltid vad de ska arbetar med eftersom uppgifterna kommer från produktbackloggen. Då alla har en gemensam definition av vad ”Klart” betyder vet de också vilka målen är.

Scrums begränsningar

Scrumprojekt drabbas ofta av omfattningskrypning eftersom scrumprocessen bygger på, och uppmuntrar till förändring. Om det är för många förändringar eller om om kundernas feedback är inkonsekvent, är risken att man itererar om och om igen utan att komma fram till några bra resultat.

• Lösning: Se till att tydligt definiera målen och inkrementen för varje sprint. Se dessutom till att hela scrumteamet är överens om vad ”Klart” betyder så att de inte arbetar mer än nödvändigt. Implementera en förändringskontrollprocess för att undvika de här problemen vid behov.

Scrumteam har många möten. Förutom sprintplaneringen och sprintgenomgången träffas de också vid de dagliga scrummötena.

• Lösning: Om de dagliga scrummötena inte tillför något får man försöka att göra dem bättre. Att spåra de dagliga uppdateringsmötena i ett projekt kan hjälpa er att fokusera på det som är mest relevant.

Scrum kan vara svårt (men inte omöjligt) att genomföra för team som inte är produkt-, teknik- eller programvaruutvecklingsteam.

• Lösning: Om teamet bestämmer sig för att använda Scrum är det viktigt att klargöra exakt hur scrumprocesserna kommer att hjälpa er. Om det är möjligt bör man identifiera svårigheter och hänvisa till scrumhändelser som kan vara till hjälp. Planera även in flera träningstillfällen under de första scrumsprinterna för att hjälpa teamet att lyckas.

Kom igång med Scrum

De bästa scrumteamen är samverkande team som arbetar iterativt och har en tydlig uppfattning om vilka uppgifter de ska arbeta med under varje sprint. För att kunna arbeta på det här viset behövs en unik referenskälla som Asana. Ta reda på hur agila team använder Scrum med Asana.