Fem steg för att skriva en tydlig projektsammanfattning

Tänk snabbt! En av projektintressenterna behöver få fram en sammanfattning av viktig information om projektet på ett enkelt sätt. Vad skickar du?

Kommer du inte på något? Då behöver du förmodligen en projektsammanfattning. Med en projektsammanfattning kan hela teamet ha en central sanningskälla för viktig projektinformation. En bra sammanfattning är den bästa startpunkten för en utmärkt projektplan och i slutändan, ett framgångsrikt projekt.

Vad är en projektsammanfattning?

En projektsammanfattning är en kort beskrivning av de viktigaste komponenterna i projektet. Se det som en snabb sammanfattning för projektets intressenter och tvärfunktionella medarbetare. Projektsammanfattningen ska förmedla kraven på projektet – utan att överösa intressenterna med allt för många detaljer.

Som med det mesta i projekthantering finns det ingen universell mall eller stil för projektsammanfattningar som alltid passar. Projektsammanfattningens utformning beror på projektets omfattning och komplexitet. För vissa projekt kan sammanfattningen utgöras av ett enda stycke, för andra projekt kan den bli upp till en sida lång.

Planera att skapa en projektsammanfattning i början av projektet. Om du håller på att komma igång med projekthantering har du kanske redan stött på andra element av tidig projektplanering. Så här skiljer sig en projektsammanfattning från andra projekthanteringselement:

Projektsammanfattning vs kreativ sammanfattning

Som namnet antyder är en kreativ sammanfattning en guide för ett kreativt projekt. Den kreativa sammanfattningen bör innehålla projektets målgrupp, budskap och ton, distributionsprocess, projektbudget och tidslinje. Om du samarbetar med en extern byrå eller ett kreativt team kan den kreativa sammanfattningen också fungera som en arbetsspecifikation, som definierar projektets omfattning och leveranser.

En projektsammanfattning är en översikt över de viktigaste komponenterna i projektet. Om du arbetar med ett kreativt projekt inkluderar kanske projektdesignen vissa delar av den kreativa sammanfattningen – såsom tidslinjen och projektets målgrupp. Men projektsammanfattningen bör vara kortare och enklare än den kreativa sammanfattningen.

Projektsammanfattning vs projektplan

Projektsammanfattningen bör i huvudsak vara en kortfattad version av projektplanen. Projektplanen bör innehålla sju komponenter:

1. Projektmål

2. Framgångsvärden

3. Intressenter och roller

4. Budget

5. Milstolpar och leveranser

6. Tidslinje och schema

7. Kommunikationsplan för projekt

Projektsammanfattningen bör endast innehålla projektavsikter, tidslinje och tidsplan, målgrupp och projektets omfattning. Se projektsammanfattningen som ett kortfattat dokument som de viktigaste projektdeltagarna kan läsa och som projektteamets medlemmar ofta kan hänvisa till.

Projektsammanfattning vs sammanfattning

Huruvida du skapar en projektsammanfattning eller en sammanfattning beror på projektets omfattning och vilka intressenter som är inblandade. Precis som en projektsammanfattning är en sammanfattning en översikt över projektets information, men den riktar sig i allmänhet till högt uppsatta intressenter. Om du arbetar med ett stort projekt med chefer på hög nivå eller om du har utarbetat ett business case för ditt initiativ bör du överväga att skapa en sammanfattning. Om du däremot arbetar med ett initiativ med tvärfunktionella medarbetare ska du skapa en projektsammanfattning.

Viktiga delar av projektsammanfattningar

Projektsammanfattningen ger dig en översikt för det kommande projektet. Den bör innehålla information om viktiga projektdetaljer så att alla i projektteamet delar uppfattning om vad projektet går ut på. Vanligtvis innehåller en projektsammanfattning fyra viktiga komponenter:

Bakgrundsinformation

Den första komponenten i projektsammanfattningen bör innehålla projektets bakgrund. I projektets bakgrund kan du ge intressenter information om projektets sammanhang som de kanske inte är medvetna om. Syftet är att svara på frågor såsom:

• Varför arbetar du med det här projektet?

• Vilken typ av behov, undersökning eller kundfeedback för verksamheten ledde fram till det här projektet?

• Är något tidigare projekt relaterat till det här projektet? Hur gick det i så fall och vad lärde sig teamet från det?

Projektavsikter och framgångsvärden

De flesta av de inledande dokumenten för projektplanering bör på ett eller ett annat sätt innehålla projektavsikter. Genom att koppla det dagliga arbetet till teamets eller företagets mål kan du öka motivationen i teamet och se till att alla är samordnade och i fas. Enligt rapporten Index för arbetets anatomi är teammedlemmar som vet hur deras individuella arbete bidrar till organisationen dubbelt så motiverade.

Projekttidslinje

Se till att projektsammanfattningen innehåller en projekttidslinje. Att använda en projekttidslinje är det bästa sättet att ge teamet en klar uppfattning om viktiga datum och projektmilstolpar. Projektets framgång beror ju i slutändan på om man kan följa projekttidslinjen och uppnå projektavsikterna i tid.

Målgrupp

Målgruppen är anledningen till att du arbetar med det här projektet. Oavsett vilken typ av projekt du arbetar med är det viktigt att projektsammanfattningen specificerar målgruppen så att alla i teamet delar uppfattning om vilken målgrupp projektet riktar sig till.

Fem steg för att skriva en tydlig projektsammanfattning, med exempel

En projektsammanfattning innehåller fyra huvudkomponenter, men du skriver en projektsammanfattning i fem steg. Om du nyss har börjat kan du dela upp sammanfattningen i fyra stycken eller avsnitt tills det känns lättare att få dem att passa ihop. Du kan även använda punktlistor, länkar till andra dokument eller valfria bilder om det behövs. Det är du (och projektets intressenter) som avgör om projektsammanfattningen är användbar.

1. Lägg till relevant information om sammanhanget

Det bästa sättet att börja projektsammanfattningen är att lägga till relevant information om sammanhanget eller bakgrunden. På så sätt kan alla inleda projektet med samma förutsättningar och tvärfunktionella intressenter kan ta del av resten av projektsammanfattningen (eller andra processdokument) med den bakgrundsinformation de behöver.

Exempel:

Ditt företag har utvecklat en spelapp där människor kan spela virtuella spel med sina vänner. I det här projektet ska du ta fram en marknadsföringskampanj för att stödja lanseringen av företagets nyaste produkt: en livevideo-funktion i appen. För att börja projektsammanfattningen kan du skriva så här:

För närvarande är chatten vår näst populäraste funktion (nätverkande med vänner via e-post är populärast). 84 % av användarna använder chatt på något sätt. Dessutom har vi genom feedback från användarna funnit att 63 % hade ett video- eller röstsamtal med sina vänner på en annan plattform när de använde vår app. Genom att införa videochatt direkt i vår app tror vi att vi kan öka kundlojaliteten och övertyga icke betalande användare om att teckna vårt månadsabonnemang.

2. Lägg till projektavsikter och framgångsvärden

Projektavsikter är de tillgångar och leveranser som du planerar att leverera i slutet av projektet. Bra projektavsikter hjälper dig att få en tydlig förståelse för projektet. Projektavsikterna definierar framgångsvärden, vilka hjälper dig att utvärdera projektets framgång när projektet är avslutat. Helst bör du sträva efter att skapa SMART-projektavsikter. SMART är en förkortning som hjälper dig att formulera bra mål. Det står för:

• Specifika

• Mätbara

• Accepterade (uppnåeliga)

• Realistiska

• Tidsatta

Fortsättning på exemplet med videochatten:

De flesta användare brukar använda en annan videochatt-tjänst när de spelar i vår app. Med den här marknadsföringskampanjen vill vi informera om och marknadsföra den nya funktionen i appen så att fler användare börjar använda den och slutar använda andra leverantörers tjänster. Projektavsikten är att få 40 % av de användare som loggar in en gång i veckan att använda videochatt i appen minst två gånger i månaden när marknadsföringskampanjen avslutas i slutet av maj.

Framgångskriterier:

• Uppnådd: 40 %

• Nästan: 35 %

• Delvis: 30 %

• Misslyckad: Under 30 %

3. Förtydliga projekttidslinjen

I projektavsikten angav du förmodligen ett datum eller en tidsintervall för att uppfylla ”T:et” i SMART (Tidsatt). Projekttidslinjen är dock mer än bara projektets längd – tidslinjen kan även innehålla viktiga milstolpar eller andra datum.

Fortsättning på exemplet med videochatten:

Projektets längd: 15 mars–29 maj

Viktiga milstolpar:

• 15 mars: Kickoff-möte

• 5 april: Produktteamet levererar beta-versionen av den slutgiltiga videochattprodukten

• 22 april: De preliminära designtillgångarna lämnas in

• 7 maj: Designtillgångarna godkänns

• 17 maj: Produkten är slutförd och redo för leverans

• 29 maj: Lanseringsdag

4. Uppmärksamma målgruppen

Att känna till din målgrupp är avgörande för att projektet ska lyckas. Projektteamet behöver information om den relevanta målgruppens demografi för att kunna arbeta för att uppnå bästa möjliga resultat. I vårt exempel handlar det om en app som är skräddarsydd för målgruppen och en marknadsföringskampanj som ska lyfta lanseringen till nästa nivå.

Genom att definiera målgruppen tidigt kan du också förhindra omfattningskrypning – vilket är när projektets omfattning blir större än vad som specificerats i projektavsikterna och tidslinjen. Om du inte har en tydlig uppfattning om målgruppen kan det sluta med att du måste omarbeta delar av projektet, vilket kan leda till omfattningskrypning i form av förseningar eller budgetbegränsningar.

Fortsättning på exemplet med videochatten:

Målgruppen för den här kampanjen är högstadie- och gymnasieelever mellan 15 och 18 år som vill hålla kontakt med sina vänner efter skolan eller på helgerna. Målgruppen är tekniskt kunnig men har mycket låg tolerans för dålig funktionalitet, buggar eller lagg.

5. Anslut projektintressenter till ytterligare resurser

Projektsammanfattningen är nästan klar. Kom ihåg att det här dokumentet främst är till för att intressenter och teammedlemmar i projektet ska kunna få en delad uppfattning om viktiga detaljer i projektet. Du kan också lägga till ytterligare resurser såsom budget, kommunikationsplan eller projektroller.

I slutet av din projektsammanfattning bör du se till att länka till relevanta dokument som ditt team kan behöva få tillgång till. Om du till exempel redan har skapat en projektplan kan du lägga till den i slutet. Du kan även länka till ett RACI-diagram, ett projektförslag eller en projektöversikt.

Fortsättning på exemplet med videochatten:

För mer detaljerad information kan du ta del av vår projektplan eller visa vår projektöversikt.

Exempel på en projektsammanfattning

En projektsammanfattning är mer än bara några avsnitt med projektinformation. En projektsammanfattning utgör ett sätt att kommunicera viktiga detaljer och datum till ett bredare projektteam. Se till att du skapar projektsammanfattningen så att den blir en lättanvänd, central referenskälla. När du har gjort det kommer den att se ut ungefär så här:

Var passar en projektsammanfattning in?

Projekthantering har många element, och om du är en ny projektledare kanske du undrar vad du behöver skapa. Här är en kort guide för varje element och var det elementet passar in:

• Projektmål ger en översikt för hur projektet relaterar till företagsmålen.

• Projektavsikter är de faktiska, specifika leveranserna när projektet är klart.

• En projektöversikt är en karta över projektets leveranser, viktiga milstolpar och projektmål. Projektöversikter är bäst lämpade för komplexa initiativ.

• Ett kickoff-möte är ett möte som hålls i början av projektet. Med kickoff-mötet får du en möjlighet att få kontakt med projektteamet och få stöd från viktiga intressenter.

• En projektplan (kallas ibland för ”projektöversikt”) innehåller all information du behöver för att starta projektet.

• En projektsammanfattning är teamets centrala referenskälla för viktig projektinformation.

• En sammanfattning är en översikt över projektplanen för intressenter på chefsnivå.

• Projektstatusrapporter är förloppsuppdateringar som du som projektledare bör skicka under projektets gång för att hålla teamet i fas.

• En projektgenomgång ger dig möjligheten att få kontakt med projektteamet för att gå igenom vad som fungerade, vad som inte fungerade och vilka lärdomar ni kan ta med er till nästa projekt.

Sammanfattningsvis är du nu redo att komma igång med projektsammanfattningar

Projektsammanfattningar är ett utmärkt sätt att samla ihop viktig information och visa upp den på ett enkelt sätt för alla projektets intressenter. Med en projektsammanfattning kan du ge intressenterna och projektteamet en översikt för projektet utan att överväldiga dem.

Finns det något bättre än en projektsammanfattning? Det skulle i så fall vara att hantera projekt i ett arbetshanteringsverktyg så att alla vet exakt vem som gör vad och när det ska göras. Läs mer om att använda ett arbetshanteringsverktyg såsom Asana.