Vad är resursanpassning? (Tekniker och exempel)

Ibland går projekten inte alltid som planerat. Du kan stå inför en resursbrist och behöva hitta sätt att anpassa dig för att säkerställa att projektleveranserna inte påverkas. Det är här resursanpassning kommer in. Den gör att du kan justera tidslinjer så att projekt kan slutföras med tillgängliga resurser. Med den här tekniken kan du tilldela resurser efter behov för att säkerställa att mål och avsikter uppfylls.

Resursanpassning kräver gedigna resurshanteringskunskaper och en grundlig förståelse för vad varje projekt behöver. För att hjälpa dig att behärska den här tekniken har vi delat upp resursanpassningsprocessen och lagt till exempel och bästa praxis som du kan följa.

Vad är resursanpassning?

Resursanpassning är en teknik inom projekthantering som innebär att man löser konflikter kring överallokering eller schemaläggning, för att säkerställa att ett projekt kan slutföras med tillgängliga resurser. I resurserna ingår tiden, materialet eller verktygen som behövs för att slutföra ett projekt.

Syftet med resursanpassning är att få ut mesta möjliga av tillgängliga resurser samtidigt som man arbetar inom ramen för projektets tids-, kostnads- och omfattningsbegränsningar.

Resursanpassning kan vara en utmaning för projektledare eftersom det kräver att de balanserar efterfrågan på samma resurser i flera projekt.

Beroende på teamets behov finns det olika möjliga resultat:

• Om målet är att hålla projektets nuvarande deadline kan det bli nödvändigt att göra fler resurser tillgängliga.

• Om målet är att driva projektet med de resurser som för närvarande är tillgängliga kan det bli nödvändigt att förlänga projektets deadline.

Resursanpassning justerar resursallokering och projektscheman för att förhindra överansträngda resurser. Det kan bidra till att upprätthålla projektresultatets kvalitet.

När använder man resursanpassning?

Resursanpassning förhindrar att resurser sprids ut för mycket samtidigt som man ser till att projekten fortfarande har vad de behöver för att lyckas. Den här tekniken bidrar inte bara till att underlätta själva projekthanteringen, utan också till att upprätthålla balansen mellan arbetsliv och privatliv för teamet. Här är några anledningar till varför teamet kan dra nytta av resursanpassning.

Optimera resurser

Resursanpassning gör det möjligt att få ut det mesta av de resurser som finns till hands. Den hjälper till med att bedöma vilka projekt som bör få ytterligare resurser och vilka som är flexibla i fråga om deadliner.

Minimera brister

Resursanpassning förhindrar betydande förseningar i projekten och minimerar därmed kostnads- och arbetskraftsförluster. Med den här tekniken kan man hantera efterfrågan på resurser utan att överskrida företagets nuvarande kapacitet och ekonomiska resurser.

Förhindra överbelastning

Överallokering av resurser leder till överarbete vilket kan vara betungande för teammedlemmarna. Resursanpassning förhindrar att det inträffar genom att lösa överallokeringsproblem och justera deadliner för att säkerställa att teammedlemmarna inte har för mycket att göra.

Säkerställa projektresultatets kvalitet

Anpassning gör det möjligt att hantera både resurser och kundförväntningar genom att upprätthålla samma kvalitetsnivå för alla projektleveranser. Resursanpassning är för det mesta en användbar teknik för att lösa budgetproblem, resursallokering och förseningar i projekten.

Exempel på resursanpassning

Här är några exempel för att ge dig en bättre förståelse för hur resursanpassning kan tillämpas i hela teamet:

Exempel ett: Skjuta upp projektets startdatum

Ett projekt behöver en designer för att skapa prototyper åt kunden, men designern är dubbelbokad och resten av medlemmarna i designteamet är också upptagna. Beslut tas att starta projektet två dagar senare, när designern är tillgänglig. Eftersom designern arbetar snabbt behöver inte projektets slutdatum ändras.

Exempel två: Få ytterligare resurser

IT-teamet har fått ett stort antal IT-förfrågningar för att hantera ett virus som har infekterat företagets datorer. Eftersom företagets nuvarande antivirusprogram inte är tillräckligt robust för att hantera viruset bestämmer sig teamet för att investera i ett nytt antivirusprogram för att fixa datorerna.

Exempel tre: Senarelägga projektets slutdatum

Marknadsföringsteamet lanserar en ny kampanj på sociala medier och väntar på godkännande från chefen för sociala medier, som för närvarande är sjukskriven. Eftersom kampanjen inte är tidskänslig bestämmer sig teamet för att skjuta upp lanseringsdatumet några dagar för att chefen ska få tid att granska.

Oavsett om du leder ett marknadsföringsteam, försäljningsteam eller IT-team kan resursanpassning vara till hjälp för att lösa resurskonflikter. När du har hittat en lösning meddelar du teamet om hur planen ser ut. Du kan använda en mötesmall för att planera agendan.

Projektresursanpassning

Att lägga till projektresursanpassning i din arsenal av färdigheter kommer att hjälpa dig att bli en mer effektiv ledare. Här är några strategier för resursanpassning som du kan tillämpa i teamet.

Kritiska linjen-metoden (CPM)

Kritiska linjen-metoden är en vanlig resursanpassningsteknik som används för att beräkna projektets varaktighet utan att ta hänsyn till resursbegränsningar.

Tekniken innebär att man kopplar samman beroende projektaktiviteter i en logisk sekvens för att beräkna de tidigaste och senaste möjliga datumen då varje aktivitet kan börja och sluta. Den ”kritiska linjen” avser den sekvens av uppgifter med längst varaktighet som måste slutföras för att framgångsrikt kunna avsluta ett projekt.

När du har definierat aktiviteterna på den kritiska linjen kan du bestämma deras tidsmarginal eller schemaläggningsflexibilitet:

Total tidsmarginal avser hur länge uppgifter kan försenas i förhållande till det tidigaste startdatumet utan att projektets slutdatum påverkas.

• Beräkning: (senaste slutdatum) - (tidigaste slutdatum) eller (senaste startdatum) - (tidigaste startdatum)

Fri tidsmarginal avser antalet dagar som uppgifter kan försenas utan att det påverkar startdatumet för efterföljande aktiviteter.

• Beräkning: (tidigaste startdatum för nästa uppgift) - (tidigaste slutdatum för nuvarande uppgift)

Uppgifter på den kritiska linjen har en tidsmarginal som är lika med noll vilket innebär att om en uppgift försenas, försenas även resten av projektet.

Låt oss till exempel säga att IT-teamet arbetar med att ersätta det nuvarande säkerhetssystemet, och de identifierar två kritiska och två icke-kritiska uppgifter:

Kritiska uppgifter:

• Avbryta användningen av det nuvarande säkerhetsprogrammet i hela företaget inom två dagar.

• Installera och testa den nya programvaran på alla företagsenheter inom fyra dagar.

Icke-kritiska uppgifter:

• Slutför inköpsdetaljer med programvaruleverantören inom en dag.

• Skapa en guide för hur man använder den nya programvaran inom två dagar.

Baserat på det här exemplet är den kortaste projekttiden sex dagar, eftersom de kritiska aktiviteterna är avgörande för att slutföra projektet medan icke-kritiska uppgifter kan vara frivilliga.

Snabbt utförande

Ibland måste projekt levereras på eller före deadline för att uppfylla kundens krav. I de här fallen kan du använda snabbt utförande (fast tracking) för att utföra flera uppgifter parallellt och på så sätt påskynda projektets slutförande. Den här tekniken för schemakomprimering kan bara fungera om aktiviteterna i viss utsträckning kan överlappa varandra.

Till exempel kan aktiviteter med beroenden skjutas upp och aktiviteter utan beroenden utföras parallellt.

Ett exempel på snabbt utförande är när programvaruutvecklingsteamet börjar bygga administrationsdelen på en webbplats medan designteamet avslutar prototypen för webbplatsen. Med tekniken för snabbt utförande blir arbetet gjort i tid och inom budgeten, men det är också mer sannolikt att leveransen kan behöva omarbetas.

Upptrappning

När snabbt utförande inte kan tillämpas eller inte är tillräckligt effektiv kan du implementera upptrappnings-tekniken (crashing), vilket innebär att ytterligare resurser tilldelas till ett projekt för att förkorta tidslinjen. I det här fallet måste du bedöma behoven för de högprioriterade uppgifterna och leta efter de resursalternativ som ger mest värde till minst kostnad.

Till exempel behöver marknadsföringsteamet ytterligare två författare eftersom deras deadline har tidigarelagts med två dagar. Eftersom alla teammedlemmar är upptagna bestämmer sig projektledaren för att anställa två frilansare som teamet har samarbetat med tidigare, i stället för att lägga tid på att leta efter nya författare.

Innan du bestämmer dig för att använda upptrappning för att komprimera projektscheman och ta in ytterligare resurser bör du se till att få ett godkännande från din chef eller klient.

Kritiska kedjan-metoden

Kritiska kedjan-metoden är en uppdaterad version av kritiska linjen-metoden. Till skillnad från kritiska linjen-metoden tar kritiska kedjan-metoden hänsyn till resursbegränsningar. I det här fallet avser den kritiska kedjan den längsta sekvensen av uppgifter, där både uppgifts- och resursberoenden ingår. En resurs kan endast tilldelas till en uppgift i taget.

Att använda den här metoden för projektplanering innebär att lista de resurser som krävs för uppgifterna och vid behov ompröva deras tillgänglighet.

Kritiska kedjan-metoden innefattar en buffertperiod mellan den sista uppgiften och projektets slutdatum, och som används om något oförutsett skulle inträffa under utförandet av den kritiska kedjans aktiviteter. När uppgifter avslutas tidigt ökar bufferten och när förseningar inträffar minskar marginalen, men det påverkar inte projektets slutdatum.

För att till exempel publicera ett innehåll i tid bestämmer chefen vilka resurser som behövs: en författare, en redaktör, en designer och en utvecklare. De ställer in en buffert på fem dagar i fall att det skulle uppstå förseningar mellan innehållsgranskning och designgranskning.

Syftet med kritiska kedjan-metoden är att få till realistiska uppskattningar av projektets varaktighet och resursbehov så att projekten avslutas i tid utan att överbelasta resurserna.

Verktyg för resursanpassning

Med lite övning kommer det att bli lättare att använda resursanpassning. Här är några tips och verktyg som du kan använda för att få ut det mesta möjliga av tekniken.

• Använd Gantt-diagram: Ett Gantt-diagram är ett stapeldiagram som ger en visuell bild av ett projektschema och som kan vara mycket användbart för att identifiera och planera den kritiska linjen. Det gör det enkelt få en översikt över uppgiftsberoenden, start- och slutdatum och projektets varaktighet. Allteftersom projektet fortskrider är det bara att göra ändringar i diagrammet och justera datumen vid behov.

• Dra nytta av en programvara för projekthantering: Vissa programvaror för projekthantering har algoritmer för resursanpassning som kan hjälpa till att lösa överallokeringskonflikter. Programvaror för projekthantering ger också en bättre synlighet i teammedlemmarnas planering vilket gör det möjligt att förutse schemaläggningskonflikter och dubbelbokningar.

• Ta fram nätverksdiagram: Ett nätverksdiagram är en annan typ av visuell representation av ett projektschema. Det är ett diagram med sekvenser av rutor och pilar som visar uppgifternas kronologi och kan användas för själva planeringen och för att spåra projektets förlopp. När du ansluter en serie rutor, som var och en representerar en uppgift och dess varaktighet, kommer du att kunna identifiera de icke-kritiska och kritiska linjerna.

• Använd tidigare projekt som referenser: Håll ett arkiv över tidigare projektplaner och scheman så att du kan hänvisa till dem när du gör ett liknande projekt för att komma fram till en exaktare projektplan. Om du tittar på tidigare projekt, framgångsrika eller misslyckade, får du en bättre uppfattning om hur mycket marginal varje uppgift behöver och ungefär vilka resurser som krävs, för att bedöma resurstillgängligheten innan projektet startar.

• Gör realistiska uppskattningar av resursbehoven: Du har har större chans att lyckas med resursanpassning om du tydligt definierar projektets omfattning i förväg och gör realistiska uppskattningar av resursbehoven.

Här är några tips för att göra exaktare uppskattningar:

• Gör uppskattningar i teamet för att minska personlig partiskhet.

• Ta med potentiella projektrisker i uppskattningsprocessen.

• Gör uppskattningar av intervaller snarare än specifika värden för att täcka fler möjligheter.

• Använd samma uppskattningsteknik varje gång för att ta fram konsekventare uppskattningar.

Ju bättre de ursprungliga resursberäkningarna är, desto mindre genomgripande blir resursanpassningen om problem uppstår senare.

Resursanpassning vs resursutjämning

Både resursanpassning och resursutjämning kan betraktas som resurshanteringstekniker.

Den huvudsakliga skillnaden mellan dem är vilken projektbegränsning som prioriteras: resursutjämning prioriterar tidsbegränsningar medan resursanpassning fokuserar på resurstillgänglighet.

Här är ett exempel: Låt oss säga att du är uppbokad för att arbeta med en uppgift åtta timmar om dagen i fem dagar, men bara behöver 30 timmar för att slutföra uppgiften. Du kan då justera schemat till sex timmar per dag och på så sätt få mer marginal till att arbeta med andra uppgifter utan att det påverkar projektets deadline.

Resursanpassning används när resurserna är överallokerade medan resursutjämning används när resurserna är ojämnt fördelade. Med resursanpassning kan man flytta runt projektdatum vilket inte är möjligt med resursutjämning.

Efter att ha använt resursanpassning för att lösa konflikter med överallokering kan man använda resursutjämning för att jämna ut projektschemat.

Förbättra dina kunskaper i resursanpassning

För att få ut det mesta av begränsade resurser kan du använda resursanpassningstekniken för att fördela tillgängliga resurser och och se till att projekten slutförs i tid.

Använd den här strategin tillsammans med anpassade mallar för teamet, såsom IT-mallar eller marknadsföringsmallar, för att planera och schemalägga projekt.

Resursanpassning kräver solida kunskaper inom resurshantering, men en programvara för arbetshantering kan hjälpa till med att ta samordning av projekt till nästa nivå.