Gantt-diagram 101: En komplett guide till att kartlägga projekt

Du kanske har hört termen Gantt-diagram på kontoret eller under ett kickoff-möte. Problemet är att du inte är helt säker på vad ett Gantt-diagram är, hur det hjälper projekthanteringen eller hur man gör ett.

Även om Gantt-diagram kan bli ganska komplexa, är grunderna inte svåra att förstå. I vår guide får du en tydlig beskrivning av vad Gantt-diagram är och när du ska använda dem. Du får även några tips för att skapa ett och mycket mer.

Vad är ett Gantt-diagram?

Ett Gantt-diagram är ett liggande stapeldiagram som används för att visa tidslinjen och uppgifterna i ett projekt. Det ger teamet en visuell översikt över projektschemat, kommande milstolpar och den övergripande projekttidslinjen.

Varje liggande stapel i ett Gantt-diagram representerar en uppgift och längden på varje stapel representerar hur lång tid det steget eller den uppgiften kommer att ta. När du zoomar ut för att få en helhetsbild ger Gantt-diagram projektledare och team en överblick över vad som behöver göras, vem som gör det och när.

Gantt-diagram innehåller vanligtvis följande komponenter:

• Datum och uppgifternas varaktighet

• Uppgifter

• Uppgiftsägare

• Milstolpar

De flesta Gantt-diagram innehåller ytterligare sammanhang om hur projektuppgifter ansluter till varandra, vem de är tilldelade till och vilka viktiga deadliner och milstolpar som inträffar. Med ett dynamiskt Gantt-diagram får teammedlemmarna en snabb inblick i vad de är ansvariga för och hur deras arbete påverkar projektet som helhet.

Kritiska linjen-metoden för Gantt-diagram

När det gäller att skapa Gantt-diagram är det viktigt att förstå vad en kritisk linje är. En kritisk linje är ett tillvägagångssätt som hjälper till att begränsa risken för enskilda uppgifter att orsaka förseningar i de efterföljande uppgifterna, något som kan leda till att hela projektet blir försenat och att deadliner missas.

Man kan använda ett Gantt-diagram för att avgöra vilka uppgifter som behöver slutföras för att hela projektet ska bli framgångsrikt och kunna avslutas i tid – därav den kritiska linjen.

Gantt-diagrammets historia

Det var Karol Adamiecki som år 1896 uppfann den första versionen av ett Gantt-diagram, då han skapade det han kallade för harmonogrammet. Adamiecki publicerade sina resultat på ryska och polska, vilket gjorde det svårt för idén att nå fram till engelsktalande länder. År 1910 gjorde Henry Gantt ett liknande diagram populärt i USA som var utarbetat för att representera den tid som fabriksarbetarna ägnade sig åt en viss uppgift. De här två systemen har sedan dess slagits samman för att skapa det moderna Gantt-diagrammet som vi känner till i dag.

Från att spåra fabriksanställdas uppgifter blev Gantt-diagrammet ett populärt sätt att spåra projektplaner. Man ritade ursprungligen Gantt-diagrammen på papper, vilket innebar att man var tvungen att rita om diagrammen varje gång man ändrade planen. Senare började projektledare använda pappersbitar eller block för att representera Gantt-diagrammets staplar, som de kunde flytta runt efter behov.

Varför använder man Gantt-diagram?

Det går att använda Gantt-diagram för en mängd olika projekt och program, men det är bra att veta vad Gantt-diagram oftast används till och varför:

• Skapa och hantera komplexa projekt: Ju större projekt, desto fler uppgifter finns det att hantera. Gantt-diagram hjälper projektledare att enkelt visualisera projekt och dela upp dem i mindre uppgifter.

• Övervaka uppgiftsberoenden: Projektförseningar inträffar. Gantt-diagram hjälper projektledare att automatisera uppgiftsberoenden, vilket säkerställer att nästa fas eller uppgift inte startar innan den föregående är slutförd.

• Hålla koll på projektförloppet: Gantt-diagram gör det möjligt att övervaka förlopp och milstolpar, vilket gör det enkelt att justera projektplanen vid behov.

Nedan beskriver vi tre vanliga sätt man kan använda ett Gantt-diagram på.

1. Kartlägga en marknadsföringskampanj

Större marknadsföringskampanjer kräver mycket samarbete och samordning – och det är lätt hänt att man tappar bort vissa delar. Gantt-diagram effektiviserar processen genom att beskriva en sekvens av uppgifter, var och en med en tilldelad person och en varaktighet. På så sätt vet teamen inte bara vem som är ansvarig för vad, utan också vilken inverkan deras arbete har på andra eller i förhållande till det övergripande målet.

2. Sammanfatta leveranser för en kund

Man kan använda ett Gantt-diagram för att visa kunder en tidslinje över alla leveranserna och fastställa förväntningar kring hur lång tid varje leverans kommer att ta. Genom att beskriva planer på det här sättet ger man intressenter och kunder en tydlig uppfattning om arbetets omfattning och den tid det tar att slutföra det – så att de inte bara vet när du kommer att leverera något, utan också när du kommer att arbeta med det.

3. Planera en produktlansering

För produktlanseringar kan man använda ett Gantt-diagram för att kartlägga hela planen, från idé till lansering, och mycket mer. Genom att visualisera det i ett Gantt-diagram är det lättare att upptäcka konflikter redan innan, se beroenden mellan stegen, och få en tydlig överblick över allt som händer fram till lanseringen, och när.

Skapa ett Gantt-diagram

Även om inga Gantt-diagram ser exakt likadana ut finns det några grundläggande steg som behövs för att komma igång, oavsett vilken programvara du använder.

1. Definiera ett tidsintervall

Gantt-diagrammet bör vara ett projekt med ett start- och slutdatum. Se Gantt-diagrammet som ett sätt att representera projektet i form av en tidslinje – och en tidslinje behöver en början och ett slut.

Tips: Även om alla projekt bör ha en tydlig slutpunkt är det troligt att du kommer att ha ytterligare uppföljningsuppgifter att hantera med din kund efter tidsfristen, så du kan behöva fastställa nya datum efteråt för de aktiviteterna.

2. Lägga till uppgifter med start- och slutdatum

På den övergripande projekttidslinjen fungerar Gantt-diagram bäst när enskilda uppgifter har specificerade start- och slutdatum – på så sätt kan de enkelt visualiseras i ett stapeldiagram. Om du inte lägger till startdatum visar sig dina uppgifter som punktuella händelse, vilket kan vara svårare att visualisera när man vill få en överblick.

Tips: Tydliga start- och slutdatum gör det också enkelt för teamet att veta när de ska börja arbeta med en uppgift. På så sätt blir ingen överrumplad av ett stort projekt som ska slutföras nästa dag.

3. Tydliggöra beroenden

Med stora projekt finns det naturligtvis en del uppgifter som inte kan starta upp förrän andra uppgifter är slutförda. För att säkerställa att projektet går smidigt och att alla team är informerade, kan du använda ett Gantt-diagram för att visualisera beroenden mellan uppgifterna.

I exemplet nedan är möjligheten att publicera produktblogginlägget beroende av att någon granskar blogginlägget – vilket i sin tur är beroende av att någon skriver blogginlägget. På liknande sätt kan teamet inte lansera e-postkampanjen förrän den har utarbetats. Att fastställa beroenden mellan uppgifterna kommer att hjälpa nästa team att hålla sig uppdaterade om vad de kan börja arbeta med i sin fas av projektet.

4. Fastställa milstolpar

Till skillnad från de flesta uppgifterna i ett Gantt-diagram är milstolpar fasta punkter i tiden. Tänk på dem som kontrollpunkter som indikerar att stora delar av arbetet är slutfört. De hjälper teamet att veta vad de ska prioritera, och när de är slutförda kan det också vara ett bra tillfälle att fira.

Tips: Milstolpar befinner sig ofta i slutet av projektfaser, men det finns många olika sätt att skapa dem på eftersom varje team och projekt ser olika ut. Här följer några exempel på milstolpar:

• Möten

• Projektgodkännanden

• Uppgiftens startpunkt

• Statusuppdateringar i halvtid

• Slutförande av fas

5. Anpassa arbetet vid ändrade planer

Planer ändrar sig hela tiden, vilket är anledningen till att programvaran du använder för att skapa Gantt-diagram måste kunna anpassa sig till dina behov. Välj ett verktyg som låter dig dra och släppa uppgifter och som automatiskt uppdaterar beroenden i realtid. På så sätt kan du alltid hålla ditt projekt i fas, även när du behöver ändra i planerna.

För- och nackdelar med Gantt-diagram

Även om Gantt-diagram kan vara användbara är de inte alltid det bästa sättet för att visualisera ett projekt. För att lättare kunna avgöra om ett Gantt-diagram är rätt för dig och projektet i stället för en tidslinje, har vi här några för- och nackdelar att överväga innan du sätter igång.

Fördelar

• Få en överblick över projekttidslinjen: Ett Gantt-diagram är en projektöversikt. Det är ett verktyg som hjälper dig att veta när du ska nå varje milstolpe – och om du är i fas för att nå fram. Eftersom ett Gantt-diagram ger en översikt är det ett särskilt användbart verktyg för att ge den högsta ledningen eller kunderna en snabb överblick.

• Se hur uppgifter är relaterade till varandra: Genom att lägga till start- och slutdatum till varje uppgift och fastställa beroenden, kan du se hur en uppgift påverkar andra. Det hjälper dig att identifiera problem och lösa beroendekonflikter innan du börjar.

• Förbättra teamets resurshantering: Att lägga till en ägare till varje jobb kan hjälpa dig att se vem som gör vad och när, för att du bättre ska kunna hantera arbetsbelastningen. Eftersom allt sker i tur och ordning kan du vid en given tidpunkt se om en teamkollega eller ett team har för mycket att göra, och sedan omtilldela eller omplanera uppgifter efter behov.

Nackdelar

• Mer tidskrävande att skapa: Det kan vara tidskrävande att skapa ett Gantt-diagram, särskilt om du använder ett Microsoft Excel-kalkylblad. Även om du använder en mall kan du fortfarande behöva göra justeringar för att anpassa den till teamets specifika behov.

• Svårt att hantera projektet på samma plats som du planerade det: Traditionella Gantt-diagram är mest användbara i planeringsfasen av ett projekt. När du väl har kartlagt arbetet kommer du troligtvis att behöva ett annat verktyg eller en annan plattform för att hantera de dagliga aktiviteterna, vilket gör det svårt att veta vilken som är teamets centrala informationskälla.

• Det blir rörigt när man lägger till ytterligare detaljer: Att lägga till information om deadliner och medarbetare till en projektplan i ett Gantt-diagram kan lätt omvandla arket från en enkel vy till ett överväldigande kaos.

Alternativ till traditionella Gantt-diagram

Lyckligtvis finns det alternativ till Gantt-diagrammen som fortfarande kan ge dig en överblick över hur allt ditt arbete passar ihop – utan de typiska begränsningarna som ett traditionellt, kalkylarksbaserat Gantt-diagram kan medföra.

Bättre verktyg för planering

Ett projekthanteringsverktyg som Asana hjälper dig att hantera, samordna och lägga till information till projektet på samma plats som du planerar det – samtidigt som du lägger mindre tid på förbereda allt.

Du kan till exempel skapa din projektplan med hjälp av Asanas tidslinje, en Gantt-diagramliknande vy som gör det möjligt för dig att kartlägga alla delarna i projektet så de passar ihop. I likhet med ett Gantt-diagram visar tidslinjen när varje steg äger rum, hur länge de pågår och vem som är ansvarig. Till skillnad från ett Gantt-diagram är tidslinjen enkel att skapa och underhålla, och den låter teamet samarbeta på samma plats där du planerade projektet.

Andra typer av visuell projekthantering

Beroende på vilken typ av jobb du hanterar, kan en kalender eller en Kanban-tavla fungera som ett lättare och snabbare alternativ till att visualisera projektplanen i en tidslinje. Med Asana kan man växla mellan olika projektvyer. Teamet kan se projekten i en tidslinje, en lista, i tavlor eller i en kalendervy, och kan välja sättet det föredrar. Det går att testa alla vyerna med en kostnadsfri Premium prov-period.

Planera projekt som ett proffs med Asana

Oavsett om du använder ett Gantt-diagram eller ett liknande alternativ, är det viktigt för teamet att visualisera projektplanen – oavsett om du är projektledare eller inte. Det gör att du kan visa hur alla delar av projektet passar ihop, och du kan dela det med teamet och göra anpassningar under arbetets gång, och på så sätt hålla reda på allt.

Kartlägg din projektplan och se hur bitarna kommer samman med Asana.