Tre element som bör ingå i en projektstadga

Att komma igång med ett nytt projekt eller initiativ kan kännas spännande. Men hur gör man med steget innan, när projekt behöver bli godkänt?

Om du aldrig har gjort det tidigare kan det kännas komplicerat att presentera ett projekt och hantera godkännandeprocessen. Det är viktigt att säkerställa att du har det material du behöver för att lyckas, från att samla in rätt information till att presentera den på ett sätt som fungerar för dina projektintressenter. Ett sätt att göra det på är med en projektstadga.

Vad är en projektstadga?

En projektstadga är en pitch över projektets avsikter, omfattning och ansvarsområden för att få ett godkännande från viktiga projektintressenter. I stadgan bör du ge en kortfattad förklaring till de viktigaste delarna i ditt projekt innan du börjar. Genom att skapa en projektstadga innan du sätter igång med andra mer djupgående projektplaneringsdokument, kan du få ett godkännande eller korrigera om det är nödvändigt.

En projektstadga är en av många projektplaneringsunderlag. Här kan du läsa om vad som skiljer den åt från andra delar av projektplaneringen:

Projektstadga vs projektplan

En projektstadga bör endast innehålla tre delar: projektets avsikter, omfattning och ansvarsområden. När din stadga har godkänts skapar du projektplanen. Din projektplan bygger vidare på projektstadgan för att ge en en mer djupgående ritning över de viktigaste delarna i projektet.

Det finns sju viktiga delar i en projektplan:

• Mål

• Framgångsvärden

• Intressenter och roller

• Omfattning och budget

• Milstolpar och leveranser

• Tidslinje och schema

• Kommunikationsplan

Projektstadga vs projektsammanfattning

En projektsammanfattning är ett kort dokument som du skapar efter att ditt projekt officiellt har godkänts. Sammanfattningen är en förkortad version av projektplanen som projektteamet och intressenter kan hänvisa till. Liksom stadgan ger sammanfattningen projektet ett sammanhang om varför det är en bra idé, och tillhandahåller även information om vad som kommer att ske under projektet.

En projektsammanfattning innehåller fyra delar:

• Bakgrundsinformation

• Projektavsikter och framgångskriterier

• Projekttidslinje

• Målgrupp

Projektstadga vs business case

En projektstadga och ett business case har samma grundprinciper: de är båda verktyg för att presentera ett projekt för lämpliga intressenter. Den största skillnaden mellan en projektstadga och ett business case är omfattningen.

Ett business case är ett formellt dokument som förklarar fördelarna och riskerna med en betydande affärsinvestering. Om du till exempel ska presentera en storskalig investering med en extern byrå, en betydande ökning av nuvarande affärsmetoder eller en ny produktlinje eller tjänst, bör du först skapa ett business case. Om ditt projekt däremot behöver ett godkännande men är mindre i omfattning – till exempel en kampanj som liknar tidigare kampanjer eller en produktlansering som passar in i din nuvarande marknadsstrategi – kan du skapa en projektstadga i stället.

Bör du skapa en projektstadga?

Det finns en mängd olika projektplaneringsverktyg och en projektstadga är inte alltid det bästa. Här kan du ta reda på när du ska skapa en stadga – och när ett annat verktyg passar bättre.

• Skapa en projektstadga för att presentera och få ett godkännande för ett projekt. En projektstadga ger intressenterna en tydlig uppfattning om projektets avsikter, omfattning och ansvarsområden. Viktiga intressenter kan använda projektstadgan för att godkänna ett projekt eller föreslå ändringar.

• Skapa ett business case om projektet innebär en betydande affärsinvestering. Ett business case innehåller ytterligare information och dokumentation, däribland projektets avkastning på investeringar och eventuella relevanta projektrisker.

• Skapa en projektplan om projektet har godkänts. Projektplanen bygger vidare på din projektstadga och ger ytterligare information, såsom projektettidslinjen eller viktiga projektmilstolpar.

• Skapa en projektsammanfattning om du vill skapa ett dokument som sammanfattar de viktigaste detaljerna i din projektplan.

• Skapa en sammanfattning om du vill presentera en sammanfattning av ett dokument för ledningen.

• Skapa en projektöversikt om du vill visa en tidslinje på hög nivå för ditt projekt i ett Gantt-diagram.

Skapa en projektstadga

I en projektstadga kommer du att dela projektdetaljer med viktiga intressenter för att få deras godkännande att starta projektet. En projektstadga innehåller tre huvuddelar:

Varför?

För att inleda din projektstadga kan du dela med dig av projektavsikterna och projektets syfte. I det här avsnittet ska du beskriva varför projektet är viktigt och vilka de huvudsakliga projektavsikterna är. Se till att syftet med projektet tydligt förklarar varför det är viktigt att arbeta med projektet och hur det kommer att stödja företagets mål.

Utöver projektets syfte bör du också förtydliga projektavsikterna, det vill säga de leveranser eller tillgångar du planerar att uppnå i slutet av projektet. För att skapa bra projektavsikter kan du följa SMART-metoden. Se till att dina avsikter är:

• Specifika

• Mätbara

• Accepterade (uppnåeliga)

• Realistiska

• Tidsatta

Vad?

Den andra viktiga delen i en projektstadga är projektets omfattning. Projektomfattningen definierar exakt vad som är och inte är en del av projektet. När du formulerar en projektomfattning sätter du inte bara gränser utan du beskriver framför allt vad du inte kommer att utföra under projektets gång.

När du skapar en projektstadga är den viktigaste delen i av att definiera omfattningen att ta fram den idealiska projektbudgeten. Tänk på att du kommer att använda projektstadgan till att presentera projektet för intressenter. Därför måste du tydligt visa hur budgeten ser ut och vilka de planerade utgifterna är.

Vem?

I den sista delen i projektstadgan bör du förklara vem som ska arbeta med projektet. Det inbegriper alla viktiga projektintressenter, verkställande intressenter, projektsponsorer och projektteamet. Om det inte redan är gjort kan du skriva en kort resurshanteringsplan för att illustrera hur olika resurser kommer att fördelas under projektet.

Exempel på projektstadgar

Mall för projektstadga

När du är redo att komma igång kan du följa den här enkla mallen för att skapa en projektstadga.

Projektnamn

Namnge projektet. Se till att namnet är tillräckligt beskrivande för att de flesta ska förstå vad du arbetar med.

Projektledare

Vem är kontaktperson för det här projektet?

Senaste ändringsdatumet

Din projektstadga är ett levande dokument. Att lägga till det senaste ändringsdatumet kan vara till hjälp för teammedlemmar som ofta återkommer till stadgan.

Projektets syfte

Varför arbetar du med det här projektet?

Projektavsikter

Vilka leveranser eller tillgångar planerar du att uppnå i slutet av projektet?

Projektomfattning

Vilka är gränserna för dina projektleveranser? Vilka initiativ ingår inte i projektet?

Projektteam och resurser

Vem arbetar med projektet? Vilka resurser (t.ex. personer, verktyg och budget) är tillgängliga för det här arbetet?

Intressenter och godkännare

Vilka är projektets intressenter? Vem behöver godkänna projektstadgan eller projektleveranser?

Från en projektstadga till ett framgångsrikt projekt

När din projektstadga har godkänts kan du gå vidare med projektplaneringen. När du skapar ytterligare projektplaneringsdokument och kommer igång med projekthanteringen bör du se till att spara all projektinformation i ett centraliserat verktyg som alla har åtkomst till.

Vi tycker naturligtvis att Asana är det bästa verktyget för jobbet. Med Asana kan du hantera teamprojekt och uppgifter för att hålla dig synkroniserad och nå dina deadliner. Läs mer om fördelarna med projekthantering.