En nybörjarguide för hur man skriver ett effektivt business case

Nästan alla projekt måste godkännas – oavsett om det handlar om att få grönt ljus från teamet eller att övertyga intressenter på ledningsnivå. Du kanske vet hur man använder en projektplan eller en projektstadga för att presentera ett nytt initiativ och få projektet godkänt. Men om projektet innebär en betydande affärsinvestering, kan du behöva ta fram ett ett business case.

Om du aldrig har skrivit ett business case tidigare är vi här för att hjälpa dig. Det räcker med några resurser och lite planering för att skriva ett business case, som hjälper dig att få de resurser och det stöd du behöver för att hantera ett framgångsrikt projekt.

Vad är ett business case?

Ett business case är ett dokument som förklarar värdet eller fördelarna för ditt företag när du fullföljer en betydande affärsinvestering eller initiativ. Initiativet kan vara allt från kommunikationsverksamhet för lansering av en ny produkt eller en ny funktionalitet, ett förslag om att öka investeringarna för ett pågående initiativ, eller en betydande investering med en ny byrå eller underleverantör, för att bara nämna några. Ett övertygande business case belyser de förväntade fördelarna med det betydande investeringsbeslutet. Viktiga intressenter kommer att använda ditt business case för att avgöra om de ska gå vidare med ett initiativ eller inte.

Om du aldrig har skrivit ett business case kan det påminna om andra projektplaneringsdokument. Här beskriver vi skillnaderna:

Business case vs affärsplan

Ett business case är ett förslag till en ny strategi eller ett stort initiativ. Den bör beskriva affärsbehovet och fördelarna för ditt företag.

En affärsplan är en översikt för en helt ny verksamhet. I affärsplanen definierar du din affärsstrategi, ditt uppdrag och dina visioner, och hur du planerar att ta dig dit. Det är även möjligt att skapa en affärsplan för en redan existerande verksamhet, men bara om du önskar ändra verksamhetens inriktning.

Business case vs sammanfattning

En sammanfattning är en översikt över ett viktigt dokument som innehåller fakta och detaljer som projektets intressenter behöver känna till om de inte har haft tid att läsa hela dokumentet. Det sista steget för att skriva ett business case består av att utarbeta en sammanfattning med den viktigaste, övergripande informationen dina intressenter behöver veta om.

Business case vs projektstadga

Om du behöver skapa en pitch för ditt projekt men inte behöver den fullständiga business case-modellen, kan du använda en projektstadga. I likhet med ett business case beskriver en projektstadga de viktigaste detaljerna i ett initiativ. I en projektstadga ingår det tre huvuddelar: projektmål, projektomfattning och viktiga intressenter. Ledningsgruppen kommer sedan att använda projektstadgan för att godkänna vidare projektutveckling.

Behöver jag ett business case?

Det är inte obligatoriskt att skriva ett business case, eller ens en projektstadga, för alla projekt. Ett business case är endast nödvändigt för initiativ eller investeringar som kräver betydande resurser. Om du arbetar med ett mindre initiativ, överväg i stället att skapa en projektstadga för att presentera din idé för relevanta intressenter.

Även om du inte behöver presentera ditt projekt för några intressenter, bör du kunna svara på några grundläggande frågor om ditt projektförslag, såsom:

• Vilket är syftet med projektet?

• Varför ska vi jobba med projektet?

• I vilken utsträckning stöder projektet organisationens mål och syften?

• Vilka värden kommer att användas för att mäta projektets framgång?

• Vem jobbar med projektet?

• När kommer projektet att vara slutfört?

5 steg för att skapa och presentera ett business case

Ditt business case bör inte begränsas till att enbart innehålla viktiga fakta och siffror. Det måste även kunna förmedla varför en viss investering eller ett visst initiativ är bra för ditt företag. Om du är osäker, undvik ett alltför tekniskt språk och var kortfattad, men se till att alltid kommunicera projektets värde. Om det är första gången du ska skriva ett business case så behöver du inte oroa dig. Följ bara de här fem stegen för att lyckas!

1. Samla information

Du behöver inte skriva ett business case på egen hand. Se i stället till att teammedlemmar och intressenter bidrar till de olika avsnitten. Till exempel bör IT-teamet vara involverat i alla beslut relaterade till verktyg och tidslinjer, medan ekonomiteamet granskar alla budget- och riskhanteringsfrågor. Om du skapar ett business case för ett nytt initiativ, en ny produktlinje eller en ny kundprofil, se till att samråda med experter inom varje område.

2. Planera att skriva ditt business case i fel ordning

Några av de avsnitt som kommer först i ditt business case – som till exempel sammanfattningen – skrivs vanligtvis sist, när du har samlat alla resurser och all information du behöver för för att komma med ett välgrundat förslag. I sammanfattningen kommer du att presentera alla resultat och göra en rekommendation baserat på en mängd olika faktorer. Genom att först samla in all viktig information, såsom projektets syfte, finansiering och risker, kan du säkerställa att sammanfattningen innehåller det som är relevant.

3. Bygg upp ditt business case stegvis

Ett business case beskriver en betydande investering för ditt företag. På samma sätt investerar du mycket av din tid för att skriva ett business case. Alla initiativ är inte rätt för just ditt företag, så se till att du regelbundet låter intressenterna kontrollera ditt arbete medan du skriver. Ingen vill ägna timmar och veckor åt att utforma ett dokument bara för att få det avvisat direkt av ledningen.

Överväg en ”mjuk lansering” genom att presentera en översikt av ditt business case till din projektsponsor eller en intressent i en ledande position som du har en bra relation med, för att få bekräftat att initiativet är något att satsa på. När du sedan skapar de olika delarna i ditt business case bör du regelbundet låta viktiga intressenter kontrollera innehållet för att bekräfta att det inte finns några hinder för initiativet.

4. Finslipa dokumentet

När du skriver de olika delarna av ditt business case, kan du behöva gå tillbaka för att finslipa vissa avsnitt. När du till exempel har gjort en kostnads-nyttoanalys med ekonomiteamet ska du se till att uppdatera eventuella budgetrelaterade projektrisker.

Innan du presenterar ditt business case kan du göra en sista genomläsning med viktiga intressenter för att identifiera avsnitt som kan behöva finslipas ytterligare. I det här skedet bör du också skriva sammanfattningen, som är den första delen av dokumentet. Den är vanligtvis en till två sidor lång beroende på längden på ditt business case.

5. Presentera ditt business case

Det sista steget är faktiskt själva presentationen av ditt business case. Börja med en snabb pitch av ditt förslag som svarar på frågorna vad, varför och hur. Tänk på den här presentationen som som ett utmärkt tillfälle att förklara det aktuella affärsbehovet, hur ditt förslag tillgodoser behovet och vilka fördelarna är. Se till att även ta upp eventuella risker eller problem som du tror att din publik skulle vilja ta del av.

Gå inte igenom ditt business case sida för sida. Dela i stället dokumentet med dina intressenter i förväg så att de har en chans att läsa igenom det innan presentationen. Efter presentationen delar du dokumentet igen så att intressenterna kan gå igenom det i detalj.

Checklista för att skriva ett business case

Börja med ”varför”

Den första delen av ditt business case är tillfället att presentera övertygande argument för det nya projektet. Se till att du utarbetar ett argument som väcker intresse och uppfyller behoven hos din målgrupp. Trots att det är det första avsnittet i ditt business case är sammanfattningen det sista du skriver. Förutom att ta med de traditionella delarna av en sammanfattning bör du se till att besvara följande frågor:

• Vilket affärsproblem löser ditt projekt? Det här är din chans att förklara varför projektet är viktigt och varför ledningen borde överväga att utnyttja den här möjligheten.

• Vilka är dinaaffärsmål? Vad händer i slutet av ett framgångsrikt projekt? Hur kommer du att mäta framgång – och vad betyder ett framgångsrikt projekt för ditt företag?

• Hur passar ditt business case in i företagets övergripande affärsstrategi? Se till att ditt business case är kopplat till viktiga företagsmål. Initiativet i ditt business case måste vara en del av företagetsvisionsbeskrivning.

Redogör för de finansiella aspekterna och avkastningen på investeringar

Nu är det dags att börja fundera på de grundläggande aspekterna av projektfinansieringen. Skapa inte det här avsnittet på egen hand utan ta hjälp av företagets ekonomiteam för att utarbeta det. Det här avsnittet bör kunna svara på följande frågor:

• Hur mycket kommer projektet att kosta? Gör några efterforskningar för att uppskatta projektkostnaderna även om initiativet är helt nytt för ditt företag.

• Vad kostar varje enskild komponent i projektet? Förutom att uppskatta den totala kostnaden är det bra att dela upp de olika projektkostnaderna. Du kan till exempel ha projektkostnader för nya verktyg och resurser, resurser för konkurrensundersökningar, byråkostnader, etc.

• Hur stor är den förväntade avkastningen på investering (ROI)? Du har tagit upp kostnaderna – prata nu om hur företaget kommer att dra nytta av ditt initiativ. Ange även vilken metod du har använt dig av för att beräkna avkastningen på investeringen.

• Hur kommer det här projektet att påverka kassaflödet? Kassaflöde representerar den summa pengar som överförs till och från verksamheten. Betydande investeringar kostar mycket pengar så de kommer att påverka kassaflödet negativt – men du kan också förvänta dig en hög avkastning, vilket kommer att påverka kassaflödet positivt.

• Vad är en känslighetsanalys? En känslighetsanalys uppskattar hur osäkra dina siffror är. Det kommer att finnas en mängd olika variabler som påverkar ditt business case. Var noga med att identifiera det här variablerna och förklara hur de kan påverka dina prognoser.

Granska projektdetaljerna

Ditt business case föreslår ett nytt initiativ. Utöver de ekonomiska riskerna är det bra ta sig tid att granska projektdetaljerna. Ditt business case bör till exempel innefatta:

• Dina projektmål och viktiga projektleveranser. Vad kommer att hända i slutet av projektet? Vad förväntar du dig att skapa eller leverera när projektet är över?

• Din projektplan. En projektplan är en detaljerad plan över de viktigaste stegen som teamet måste slutföra för att uppnå era projektmål.

• Projektets omfattning. Vilka är projektets begränsningar? Kan du tydligt definiera mål, leveranser och deadliner?

• En förteckning över relevanta projektintressenter. Vilka är de viktigaste projektintressenterna och de viktigaste beslutsfattarna? Det kan vara medlemmarna i projektteamet som kommer att arbeta med initiativet, ledande intressenter som kommer att sponsra projektet och eventuella externa intressenter.

• En projektöversikt i en Gantt-diagramliknande vy. I det här skedet av processen behöver du inte presentera en detaljerad projekttidslinje, men du bör kunna beskriva ungefär när varje projektsteg kommer att ske i förhållande till de andra. För att göra det, skapar du en projektöversikt i en Gantt-diagramsliknande programvara. Tänk på att även ta med de viktigaste projektmilstolparna i din projektöversikt.

• Alla viktiga projektberoenden. Finns det något som skulle hindra projektet från att komma igång? Är det här arbetet beroende av något annat pågående arbete?

Prata om projektriskerna

När du väl har beskrivit den ekonomiska effekten och de viktigaste projektdetaljerna bör du se till att även inkludera eventuella projektrisker. Om det inte redan är gjort kan du skapa en projektriskhanteringsplan för ditt business case. Projektriskhantering handlar inte om att eliminera risker, utan om att identifiera, analysera och proaktivt reagera på potentiella projektrisker. Att tydligt definiera varje projektrisk och hur den risken kan påverka projektet, är det bästa sättet att utrusta dig och projektgruppen till att hantera och undvika de här riskerna.

Riskavsnittet i ditt business case bör innehålla:

• En riskanalys av eventuella projektrisker. Vilka är riskerna? Hur troligt är det att de inträffar? Vilken är prioriteringen för varje risk?

• Vilka antaganden du har gjort, om så är fallet. Inom projektriskhanteringen är antaganden allt du tror är sant om projektet, utan att detaljerna har faktagranskats. Att basera projektbeslut på ett antagande kan utsätta projektet för risker. Se till att bekräfta varje antagande du gjort för att undvika att äventyra projektets framgång.

• Alla jämförbara alternativ på marknaden. Om du skriver ett business case för att presentera en ny produkt eller en ny positionering på marknaden, bör du utvärdera allt som redan finns. Kan något alternativ påverka din ekonomiska bedömning eller projektframgång?

Förvandla ditt business case till en handlingsplan

I det sista avsnittet i ditt business case beskriver du hur du kommer att omvandla ditt business case till ett genomförbart projekt. Det här avsnittet bör kunna besvara frågor såsom:

• Hur kommer besluten att fattas? Vem är ansvarig för projektet? Vem är projektets sponsor? Om det inte redan är gjort kan du överväga att skapa en RACI-matris för att beskriva projektansvaret.

• Hur kommer framstegen att mätas och rapporteras? Alla projektintressenter behöver inte bli informerade om varenda ändring som görs. Beskriv de viktigaste delarna i din kommunikationsplan, samt hur du kommer att kommunicera projektstatusuppdateringar.

• Vad är nästa steg? Om ledningsgruppen godkänner ditt business case, vilka vilka åtgärder planerar du att vidta för att genomföra det?

Väck ditt business case till liv

Du har skapat ett starkt business case och det har godkänts – grattis! Nästa steg är att väcka ditt business case till liv. Det kan vara skrämmande att initiera storskaliga förändringar och att implementera ditt business case är inget undantag.

Om det inte redan är gjort så se till att du har ett projekthanteringsverktyg på plats för att hantera och organisera ditt nya initiativ. Med en unik referenskälla för att spåra vem som gör vad och när, dela statusuppdateringar, och hålla projektets intressenter informerade, kan du förvandla ett bra business case till ett framgångsrikt projekt.