9 strategier för att framgångsrikt hantera flera projekt

Om du leder ett team eller program har du troligen flera projekt på gång samtidigt. Men att hålla reda på alla rörliga delar kan bli snabbt bli för komplicerat. Utan en bra process för att hantera flera projekt blir det svårt att veta vilket arbete som ska prioriteras, hur du ska hjälpa ditt team att effektivt hantera arbetsbelastningen och få allting att blir klart i tid.

Lyckligtvis finns det ett bättre sätt. Vare sig du behöver kämpa hårt för att organisera och hantera arbetet i flera olika projekt eller om du vill se till att ditt team får en hanterbar arbetsbelastning, kan de här tio strategierna hjälpa dig att hålla allt i rätt fas.

1. Utse en plats för alla dina projekt

• Problem: Bristande översyn över dina projekt.

• Lösning: Planera och hantera teamets alla projekt på ett och samma ställe.

Om du till exempel hanterar en produktstrategi med flera produktlanseringar vill du veta exakt hur många lanseringarna är, vad varje lansering innehåller och när varje lansering äger rum. Genom att planera och hantera alla lanseringar på ett och samma ställe kan du snabbt överblicka alla förlopp och statusen för hela strategin. Vilka verktyg kan du använda för att hantera flera projekt? Om du inte redan använder en sådan, är en projekt- eller arbetshanteringsplattform det bästa verktyget – och helst en plattform som är flexibel, lätt att använda och samarbetsinriktad. På Asana tycker vi (ingen överraskning) att Asana är ett bra alternativ att överväga.

2. Definiera mål, planer, ansvar och förväntningar redan från början

• Problem: Du ser inkonsekvenser i leveranser och processer.

• Lösning: Definiera tydliga mål, planer och ansvarsområden.

Utan ett standardiserat arbetsflöde eller en standardiserad projektplaneringsprocess hanteras varje projekt på olika sätt. Resultatet blir inkonsekventa leveranser, att tid går förlorad på att inrätta en ny process varje gång och att en del arbete riskerar att bli bortglömt.

För att åtgärda detta bör du se till att planer, processer och ansvar i teamet är tydliga redan från början. På projektnivå innebär det här att tydligt utstaka målen, varje steg och arbetsmoment som måste slutföras, när varje steg och arbetsmoment är planerat och vem som ska utföra det. Se till att allokera tid till feedback och godkännanden – som annars alltför lätt kan glömmas bort om ni rusar vidare för att slutföra ett projekt utan att ha en tydlig plan.

Därefter bör planer, processer och arbetstilldelningar tydliggöras på programnivå. Sätt upp mål för teamet och kommunicera tydligt vilka projekt som kommer att hjälpa er att uppnå dem. Projektmålen bidrar till att teamet uppnår sitt mål, och teammålen bidrar i sin tur till att ni kan uppnå de övergripande målen för företaget.

Om du vill dra nytta av alla fördelar med projektledning, bör du fastställa några konventioner för hela teamet. För stora projekt kan du till exempel kräva att projektledarna gör en sammanfattning innan de beskriver projektplanen. Därutöver kan du skapa mallar för projekt som teamet ofta utför. De säkerställer att projekten genomförs på samma sätt varje gång – så att du slipper tänka om kring varje litet steg som ingår i projekten.

3. Prioritera det arbete som kommer att få störst effekt

• Problem: Du är osäker på vilka projekt du ska prioritera för teamet.

• Lösning: Se hur projekten bidrar till att uppnå större företagsmål. Vad kommer att få störst verkan? Börja där.

Även om det kan vara frestande att börja med de enklaste projekten först – undvik detta. Prioritera dem i stället utifrån vad som kommer att ha störst inverkan på era företagsmål. ”Dina topprioriteringar bör överensstämma med dessa mål och hjälpa dig att komma ett steg närmare att uppnå dem”, säger författaren Kasey Fleisher Hickey. Prioritera därför arbetet strategiskt både på makronivå (t.ex. skjuta på ett projekt med liten inverkan till nästa kvartal) och på mikronivå (organisera din dagliga att göra-lista så att det med störst inverkan hamnar högst upp).

Ditt team kan till exempel arbeta med fem produktlanseringar samtidigt. Även om de alla kräver ungefär lika mycket ansträngning och arbete för att slutföras, har en av dem potentiellt mycket större inverkan på nya kundintäkter än de andra fyra. En annan av dem skulle dock ha störst inverkan på kundkvarhållande och kundens livstidsvärde (LTV). Eftersom du vet att kundens livstidsvärde är en högre prioritet för företaget, vill du se till att den andra produkten är fullt bemannad innan du bestämmer vem som har tid att arbeta med de lägre prioriterade projekten.

Du kommer inte bara kunna fördela tiden och hantera resurser på ett bättre sätt, du kommer också slippa tvivla på om dina projekt bidrar till företagets mål.

4. Ge teamet möjlighet att vara flexibelt när prioriteringar ändras

• Problem: Ditt team har inget enkelt sätt att spåra ändrade prioriteringar och omtilldelning av arbete på.

• Lösning: Få en överblick över hela teamets arbete i fågelperspektiv.

Det är viktigt att fastställa teamets prioriteringar och samordna arbetet, men det är också viktigt att vara fullt flexibel och kunna ändra sig när det behövs. Om du sprider ut ditt arbete i kalkylark och att göra-listor i flera olika verktyg blir det svårt att veta vad ditt team arbetar med vid en given tidpunkt. När prioriteringar ändras vet du därför inte var det behövs omplanering, hur stor arbetsbelastning medarbetarna har eller hur du kan spåra det arbete som läggs på is. Ett sätt att förebygga det här är att implementera en process för förändringskontroll.

Genom att dela en central plats för all information med teamet kan ni hantera flera projekt utan att behöva oroa er för ändrade prioriteringar. Eftersom allas arbete är synligt kan du snabbt få en uppfattning om teamets arbetskapacitet och aktuella uppgifter. Om du sedan behöver omprioritera uppgifter kan du göra det utan att oroa dig för att uppgiften ska gå helt förlorad.

Kom ihåg att hålla kommunikationen öppen, både online och offline. Oavsett om det sker i ert projekthanteringsverktyg eller under individuella möten bör du fråga teammedlemmarna om deras arbetsbelastning och dubbelkolla att allt är i fas.

5. Hantera och kommunicera förväntningar tydligt

• Problem: Du och dina intressenter är inte överens om vad som händer när.

• Lösning: Kommunicera där arbetet sker.

Team som lider av kommunikationsproblem gör det ofta för att de saknar insyn i sitt arbete, sina partners arbete och sina tvärfunktionella intressenters arbete. När du inte har insyn i det arbete som andra utför saknar du det sammanhang som behövs för att förstå varför tidslinjerna ändras, huruvida prioriteringarna förblir desamma och hur det går med projektet i stort.

När du hanterar kommunikationen där arbetet sker, får både ditt team och dina tvärfunktionella intressenter tillgång till arbetets hela sammanhang. Med uppdateringar i realtid uppdateras alla om hur arbetet fortskrider.

Det bästa sättet att göra det här på ett konsekvent sätt är att hitta ett verktyg för arbetshantering som gör det möjligt att dela status och uppdateringar om framsteg direkt där arbetet pågår. I stället för att förlägga data och uppdateringar i kalkylark, dokument och andra verktyg kan du samla in all information med ett enkelt knapptryck – och dela den med intressenterna med ytterligare ett klick.

6. Överblicka arbetet i olika projekt för att bättre balansera arbetsbelastning och tidslinjer

• Problem: Du är inte säker på hur mycket (eller lite) arbetsbelastning varje enskild teammedlem har.

• Lösning: Se till att du har ett sätt att se de anställdas arbetsbelastning över olika projekt.

Det finns ytterligare en fallgrop med utspridda projekt: det finns ingen samlad överblick av allt arbete som en enskild person utför i de olika projekten. Det innebär att du tvingas lita helt på att teammedlemmar meddelar dig när arbetsbelastningen blir för stor eller för liten. Det gör det svårt att förekomma problem, till exempel missade deadliner, eller (å andra sidan) att upptäcka underutnyttjad talang och personalresurser.

Genom att hantera alla projekt centralt kommer ni ett steg närmare en lösning. Men sedan vill du även se alla uppgifter i varje projekt, vilka som har fått dem tilldelade till sig samt datumintervallen för att kunna upptäcka överbelastade anställda och konflikter i tidslinjen. Sedan kan du skjuta upp, ta bort eller omdelegera uppgifter och därigenom hålla projekten i fas. Alla verktyg har inte filter som tillåter det här, så se till att du väljer ett som gör det.

Du kan till exempel ha en designer som är ansvarig för en liten uppgift, som att redigera några foton inför en kommande produktlansering, men som dessutom är ensamt ansvarig för att designa, trycka och leverera broschyrer, visitkort och affischer för en konferens som äger rum nästa månad! Samtidigt har en annan formgivare outnyttjad arbetskapacitet. När du ser allas arbetsbelastning sida vid sida upptäcker du snabbt den här diskrepansen och kan omfördela arbetet därefter.

7. Justera projektscheman så att de maximerar teamets produktivitet

• Problem: Projektstartdatumen är inte samordnade, vilket leder till överbelastning, blockeringar och projektförseningar.

• Lösning: Schemalägg varje projekt med hela din portfolio i åtanke.

Även det mest noggrant planerade projektet kan spåra ur om det inte schemaläggs med hela omfattningen av teamets arbete under kommande månaden, kvartalet och året i åtanke. Om du till exempel försöker lansera tre olika webbuppdateringar samtidigt kan de hamna i konflikt med varandra eller dra ut på tiden längre än väntat eftersom ditt team försöker göra för mycket på en gång.

Schemalägg och samordna i stället teamets arbete med hela programmets omfattning i åtanke och överväg att implementera en plan för incidenthantering. Här är några tips:

• Skjut upp startdatum för liknande projekt: Särskilt om en och samma grupp arbetar med flera projekt kan det vara bra att skjuta upp start- och slutdatum för varje projekt så att inga hamnar i ett läge där de behöver slutföra sitt arbete inom fem olika projekt på samma gång. I stället kan de fokusera på ett projekt i taget innan de går vidare till nästa.

• Se upp för beroenden: Måste du göra en översyn av infrastrukturen innan du bygger en ny webbplats? Om så är fallet bör du schemalägga det beroende projektet efter det planerade slutdatumet för det första projektet.

• Flagga duplicerade uppgifter: Om samma arbete finns i två olika projekt bör du göra något åt det. Se till att det arbetet – oavsett om det handlar om att ta in en ny leverantör eller om att köpa utrustning för att filma marknadsföringsvideor – görs i tid så att båda projekten förlöper enligt planen.

Timing kan bli helt avgörande när det gäller att hålla flera projekt i fas och att hjälpa ditt team att bli så produktivt som möjligt.

8. Delegera arbete men behåll insikt

• Problem: Det är inte helt lätt att varken bli en för detaljstyrande chef å ena sidan eller en för frånvarande chef å andra sidan. Hur lyckas man bäst hitta en medelväg?

• Lösning: Dela en central plats för all information och arbete med ditt team så att du kan kontrollera arbetet vid behov.

Ingen chef – oavsett om man är produktchef eller projektledare – vill detaljstyra anställda, men om du förlorar överblicken över arbetsuppgifter och känner att du inte vet vad som görs i ditt team kan det bli nästan omöjligt att vara en effektiv ledare. Den goda nyheten är att det finns hopp.

Genom att dela en gemensam plats för all information om ert arbete med ditt team kan du enkelt spåra allt arbete som utförs. När allt arbete pågår i ett centralt delat projekt kan du överblicka arbetsbelastning, när uppgifterna ska vara klara och hur de fortskrider. På så sätt behöver du bara kontrollera noggrannare de uppgifter som verkligen kräver det – utan att behöva detaljstyra.

9. Spåra och spara dina arbetsflöden – i stället för att uppfinna hjulet på nytt varje gång

• Problem: Du bygger dina arbetsflöden på nytt varje gång du påbörjar ett nytt projekt.

• Lösning: Skapa mallar och förenkla projektplaneringsprocessen.

Föreställ dig följande: du har just avslutat kvartalets marknadsföringskampanj och förbereder dig inför nästa kvartal. Men du minns inte exakt arbetets upplägg – det har förändrats så mycket sedan dess och du hanterar som vanligt redan flera projekt. Du är inte säker på vilka de ursprungliga komponenterna var. Hur upprepar du kampanjen utan att missa några viktiga uppgifter?

Sluta uppfinna hjulet på nytt varje gång du påbörjar ett nytt projekt. I stället bör du skapa en mall så att din projektstart går mycket smidigare. På så vis kan du även använda dina arbetsflöden som mallar om och om igen. När det är dags att samordna ett nytt projekt är det bara att utgå från din anpassade mall och därmed komma igång snabbare och effektivare.

Se även till att du uppdaterar mallen regelbundet med nya uppgifter eller steg som du har lagt till i processen eller nya arbetsflöden som du håller på att bygga upp. Tänk på din mall som ett levande dokument – om du vill ha en så effektiv och välfungerande process som möjligt bör du fortsätta uppdatera den med bästa praxis och nya insikter. Se slutligen till att mallen finns tillgänglig på er centrala informationsplattform så att alla har tillgång till den och enkelt kan starta projektet.

Hantera flera projekt framgångsrikt, varje gång

Som teamledare behöver man ofta hantera flera projekt samtidigt. Förhoppningsvis kommer de här tipsen att hjälpa dig att spåra alla rörliga delar i ditt program, hålla dig organiserad, hålla deadliner och nå målen – varje gång.