7 viktiga steg i beslutsprocessen

Vi fattar beslut varje dag. Ta bussen eller bilen till jobbet? Chokladglass eller vaniljglass? Standardmjölk eller lättmjölk?

Även om de här valen är enkla ligger det en hel process bakom att fatta de här små besluten. Hur gör man då för att fatta mer utmanande beslut?

På jobbet är besluten inte så enkla som att välja vilken sorts mjölk du ska ha i morgonkaffet. Därför är det så viktigt att förstå beslutsprocessen.

Vad innebär beslutsprocessen?

Beslutsprocessen är en metod för att samla in information, bedöma alternativ och göra ett slutligt val.

Den följande processen i sju steg är avsedd för utmanande beslut som involverar flera intressenter, men den kan även användas för något så enkelt som att bestämma vilka flingor du ska äta till frukost.

De 7 stegen i beslutsprocessen

Steg 1: Identifiera beslutet som ska fattas

För att hjälpa dig att identifiera beslutet kan du ställa dig själv några frågor:

• Vilket är problemet som måste lösas?

• Vilket mål planerar du att uppnå med det här beslutet?

• Hur kommer du att mäta framgång?

De här frågorna finns med i alla vanliga målsättningstekniker och kommer att hjälpa dig att hitta möjliga lösningar. När problemet är tydligt definierat får du mer information för att komma fram till det bästa beslutet för att lösa problemet.

Steg 2: Samla in relevant information

Att samla in information om beslutet som ska tas är ett viktigt steg för att fatta ett välgrundat beslut. Har teamet någon tidigare information som berör den här frågan? Har någon försökt lösa problemet tidigare?

Det är också viktigt att leta efter information utanför teamet eller företaget. Ett effektivt beslutsfattande kräver information från många olika källor. Dra nytta av externa resurser, oavsett om det handlar om att göra marknadsundersökningar, arbeta med en konsult eller prata med kollegor på ett annat företag som har relevant erfarenhet. Att samla in information hjälper teamet att identifiera olika lösningar på problemet.

Steg 3: Identifiera alternativa lösningar

Det här steget kräver att du söker efter flera olika lösningar för problemet. När det gäller företagsbeslut är det viktigt att hitta flera alternativ, eftersom olika intressenter kan ha olika behov beroende på vilken roll de har. Om ett företag till exempel letar efter ett jobbhanteringsverktyg kan designteamet ha andra behov än utvecklingsteamet. Att direkt bara välja en lösning är kanske inte är rätt väg att gå.

Steg 4: Utvärdera resultaten

Nu är det dags att överväga de olika lösningarna som har tagits fram och utvärdera deras roll i att lösa det ursprungliga problemet. Teamet identifierar för- och nackdelar med varje lösning för att sedan eliminera vissa alternativ.

Det finns några vanliga verktyg som teamet kan använda för att analysera och utvärdera de olika alternativen:

• Lista med för- och nackdelar

• SWOT-analys

• Beslutsmatris

Steg 5: Välja alternativ

Nästa steg är att fatta ett slutligt beslut. Tänk på all information som har samlats in och hur beslutet kan komma att påverka varje intressent.

Ibland är det rätta beslutet inte bara ett av alternativen utan en blandning av olika alternativ. Ett effektivt beslutsfattande innebär att man kan lösa problem på ett kreativt sätt och tänka utanför ramarna, så begränsa er inte till de mest uppenbara alternativen.

Ett av de viktigaste värdena för Asana är att inte acceptera falska kompromisser. Att bara välja ett beslut kan innebära att du förlorar vissa förmåner som ingår i andra alternativ. Om du kan, försök att hitta lösningar som är ännu bättre än de alternativ som presenterats.

Steg 6: Vidta åtgärder

När den slutliga beslutsfattaren har gett grönt ljus är det dags att genomföra lösningen. Lägg tid på att skapa en implementeringsplan så att teamet är samordnat inför nästa steg. Sedan är det dags att genomföra planen och övervaka arbetsförloppet för att avgöra om beslutet var det rätta.

Steg 7: Granska beslutet och dess inverkan (både bra och dålig)

När du har fattat ett beslut kan du övervaka de framgångsvärden som definierades i steg 1. Det är så här du avgör om lösningen uppfyller teamets kriterier för framgång.

Här är några frågor du kan ställa dig själv när du granskar beslutet:

• Löste det problemet som teamet identifierade i steg 1?

• Påverkade det här beslutet teamet på ett positivt eller negativt sätt?

• Vilka intressenter gynnades av det här beslutet? Vilka intressenter påverkades negativt?

Om den här lösningen inte var det bästa alternativet kan teamet dra nytta av att använda en iterativ form av projekthantering. Det gör det möjligt för teamet att snabbt anpassa sig till förändringar och fatta de bästa besluten med befintliga resurser.

Olika typer av beslutsmodeller

Även om de flesta beslutsmodeller innehåller samma sju steg finns det några andra metoder som kan hjälpa till med att fatta bra beslut.

Rationella beslutsmodeller

Den här typen av beslutsmodell är den vanligaste. Den är logisk och sekventiell. Ett exempel på modellen för rationellt beslutsfattande är de sju stegen som vi har presenterat ovan.

Det är den här typen av beslutsprocess du bör använda när beslutet har en stor inverkan på teamet och du behöver maximera resultaten. Den kräver att du överväger ett stort antal synpunkter på ett opartiskt sätt för att fatta det bästa möjliga beslutet.

Intuitiva beslutsmodeller

Den här typen av beslutsmodell styrs inte av information eller data utan av din instinkt. Det är en form av beslutsfattande som kräver en viss erfarenhet och en förmåga att känna igen mönster för att kunna utveckla starka instinkter.

Den här typen av beslutsfattande görs ofta av beslutsfattare som har stor erfarenhet av liknande problem. De har redan haft framgång med lösningen de vill implementera.

Kreativa beslutsmodeller

Den kreativa beslutsmodellen innebär att man, i likhet med den rationella beslutsmodellen, samlar in information och insikter om ett problem och sedan kommer med idéer till en lösning.

Skillnaden är att i stället för att identifiera för- och nackdelarna med varje alternativ, tar beslutsfattaren ett steg tillbaka och försöker att inte aktivt tänka på lösningen. Målet är att det undermedvetna ska ta över och leda dig fram till rätt beslut, i likhet med den intuitiva beslutsmodellen.

Den här modellen passar bäst i en iterativ process vilket gör det möjligt för team att testa sina lösningar och anpassa sig allteftersom situationen utvecklas.

Spåra viktiga beslut med ett arbetshanteringsverktyg

Att spåra viktiga beslut kan vara utmanande när de inte dokumenteras korrekt. Läs mer om hur ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa teamet att spåra viktiga beslut, samarbeta med teamkollegor och hålla koll på förloppet på ett och samma ställe.