Projektinitiering: det första steget mot en framgångsrik projekthantering

”Låt oss börja från början, det är en väldigt bra plats att börja på.”

Även om vi inte sjunger Do-re-mi med de österrikiska alperna i bakgrunden, fungerar Julie Andrews visdomsråd lika bra för projekthantering som för musik. En bra början är grunden till en framgångsrik projekthantering. Och med projektinitiering kan du säkerställa att du har bockat av alla punkterna på listan innan projektet startar.

Vad är projektinitiering?

Projektinitiering är det första steget när man startar ett nytt projekt. Under projektinitieringsfasen fastställer man projektets syfte och vilket affärsvärde det kommer att leverera. Man kan sedan använda informationen för att få stöd från viktiga intressenter.

Termen ”projektinitiering” kommer från en modell med fem faser som har skapats av Project Management Institute (PMI). PMI beskriver modellen i sin guide ”Project Management Body of Knowledge”, även känd som PMBOK® -guiden. Modellen delar in ett projekts livscykel i följande fem faser:

• Projektinitiering: definiera projektet i stora drag och säkra intresse och stöd.

• Projektplanering: skapa detaljerade mål och en projektöversikt.

• Projektgenomförande: lansera projektet med hjälp av informationen från de två första faserna. 

• Projektresultat: mäta resultaten med hjälp av nyckeltal för verksamheten (KPI:er). 

• Projektavslut: rapportera till intressenterna. 

Projektinitiering vs projektplanering

Under projektinitieringsfasen definierar man projektet på en övergripande nivå för att visa dess affärsvärde. När du har fått stöd från viktiga intressenter och visat att projektet är genomförbart, går du vidare till projektplaneringsfasen. Det är då du definierar de specifika målen, leveranserna och projektöversikten mer detaljerat. Under initieringsfasen är målet att tillhandahålla tillräckligt med information för att få ett godkännande. Under projektplaneringsfasen kan man sedan lägga tid på att finjustera detaljerna.

Varför är projektinitieringsfasen viktig?

Att starta ett nytt projekt är spännande, men det är viktigt att du ser till att det faktiskt ger ett mervärde innan du går vidare till planeringsfasen. Det är här projektinitieringen kommer in – den erbjuder ett strukturerat tillvägagångssätt för att presentera projektets business case och visa att arbetet är genomförbart. Projektinitieringen säkerställer också att du får med dig intressenterna tidigt, så att du kan säkra viktiga resurser, göra projektet mer synligt och undvika kostsamma hinder längs vägen.

Projektinitieringsprocessen: 4 steg för att komma igång

Du har hittat en spännande ny projektidé – vad händer nu? Så här närmar du dig den första projekthanteringsfasen och lägger en solid grund för ditt nya projekt.

1. Skapa en projektstadga eller ett business case

I det här första steget påvisar du varför projektet är nödvändigt och vilken nytta det kommer att medföra. Du kan antingen göra det med en projektstadga eller ett business case. De här två dokumenten bygger på samma grundläggande idé, eftersom de båda används för att beskriva viktiga projektdetaljer och presentera projektet för intressenter. Den största skillnaden är deras omfattning – du kan använda en projektstadga för mindre projekt, och ett business case för större projekt som kräver betydande resurser. Du kan till exempel skapa en projektstadga för att omforma företagets hemsida, och ett business case för att förnya företagets varumärke.

Oavsett om du använder en projektstadga eller ett business case, är det här din chans att visa hur ditt projekt kommer att tillföra värde till företaget och varför du behöver vissa resurser såsom budget, utrustning eller teammedlemmar. Här är en grundläggande mall för vad som vanligtvis ingår i de här dokumenten:

Projektstadga

En projektstadga förklarar varför ditt projekt är viktigt, vad det innebär och vem som kommer att arbeta med det, med hjälp av följande delar:

• Varför: syftet och målet med projektet.

• Vad: projektets omfattning, som även innehåller en presentation av projektbudgeten.

• Vem: viktiga intressenter, projektsponsorer och projektets teammedlemmar.

Business case

Ett business case innehåller alla delar av en projektstadga, men även följande avsnitt:

• En omfattande finansiell analys, inklusive en uppskattning av avkastningen på investeringar (ROI) som projektet kommer att medföra. 

• En projektriskanalys och en riskhanteringsplan.

• En handlingsplan som innehåller hur beslut kommer att fattas (t.ex. ett RACI-diagram), en kommunikationsplan och dina nästa steg om ditt business case blir godkänt. 

2. Identifiera viktiga intressenter och presentera projektet

Nästa steg är att avgöra vem som måste godkänna din projektstadga eller ditt business case. Det här gäller viktiga intressenter som har ett inflytande på projektets resultat – till exempel chefer, projektsponsorer eller tvärfunktionella team som du begär en budget eller resurser från. Om du inte är säker på vilka dina viktigaste intressenter är, kan du ställa dig själv följande frågor:

• Vem behöver godkänna projektet?

• Vem kommer att tillhandahålla resurser för projektet?

• Vem kan påverka projektet?

Du kan också skapa en projektintressentanalys för att säkerställa att du inte glömmer några viktiga aktörer. Metoden innebär att man delar in intressenterna i fyra huvudgrupper: de med högt inflytande och stort intresse, högt inflytande och lågt intresse, lågt inflytande och stort intresse, samt lågt inflytande och lågt intresse. Alla i den första gruppen (högt inflytande och stort intresse) är sannolikt viktiga intressenter som bör godkänna projektet under initieringsfasen.

Utöver viktiga intressenter är det också ett bra tillfälle att identifiera vilka de andra är som kan påverkas eller vara intresserade av projektet. Även om de inte behöver godkänna projektet officiellt, kan det vara bra att informera dem i ett tidigt skede, särskilt om projektet kommer att påverka deras arbete. De kan även bidra med ytterligare idéer eller resurser.

Att få intressenters stöd under initieringsfasen hjälper dig inte bara att få godkännande, support och resurser – det ökar också projektets synlighet och förebygger kostsamma hinder senare i projektets livscykel.

3. Göra en genomförbarhetsstudie

Nu har du presenterat projektet, visat att det ger ett mervärde och passar in i företagets övergripande strategiska plan. Då är det dags att göra en genomförbarhetsstudie för att bekräfta att projektet går att genomföra med de resurser du har till ditt förfogande.

Enkelt uttryckt, en genomförbarhetsstudie bedömer om projektet kan bli framgångsrikt. Den besvarar följande frågor:

1. Har teamet de resurser som krävs för att slutföra projektet?

2. Kommer avkastningen på investeringarna att vara tillräcklig för att projektet ska vara värt att genomföra?

Om du kan svara ja på båda frågorna har du all anledning att gå vidare med projektet. Om din genomförbarhetsstudie visar att du inte har tillräckligt med budget eller resurser, har du skapat ett starkt argument för att gå tillbaka till intressenterna och begära mer. Och om projektets avkastning på investeringar inte är tillräcklig, kan du använda informationen till att justera projektplanen – eller gå vidare med ett helt annat projekt.

Behöver alla projekt göra en genomförbarhetsstudie?

Genomförbarhetsstudier görs vanligtvis för större projekt som kräver betydande företagsresurser. Du kanske inte behöver göra en genomförbarhetsstudie för mindre projekt med en minimal långsiktig påverkan på verksamheten. Du kan även hoppa över det här steget om du har genomfört ett liknande projekt tidigare, dina konkurrenter redan lyckas med ett liknande initiativ, eller om du har genomfört en liknande studie under de senaste tre åren. Tänk på att en genomförbarhetsstudie tar tid och resurser att slutföra, så se till att den verkligen är nödvändig innan du börjar.

4. Samla teamet och verktygen

Nu när projektet har blivit godkänt och bevisligen går att genomföra, kan du äntligen börja samla ihop teamet, arbetsytan och verktygen. Här är några tips för att komma igång:

• Ett bra team är en bidragande faktor till projektets framgång och det kan ta tid att hitta personer med rätt erfarenheter och kompetenser. Därför är det viktigt att påbörja den här processen så snart som möjligt efter att projekt har godkänts – särskilt om du behöver anställa nya medarbetare eller introducera nya leverantörer. Beroende på hur företagets rutiner ser ut kan du behöva ansöka i förväg för att omplacera befintliga medarbetare till ditt projekt.

• Fundera över hur du vill organisera din teamstruktur. Vill du till exempel ha en enkel hierarkisk struktur där teammedlemmarna rapporterar till sin teamledare – eller är det bättre att dela upp teamet i geografiska områden?

• Var man arbetar kan påverka hur man arbetar. Om du planerar att hantera projektet på distans bör du säkerställa att du har rätt infrastruktur för att hantera ett virtuellt team. Om teamet jobbar på plats är det bra att i god tid begära kontorsplatser innan projektets kickoff-möte.

• Välj rätt verktyg. Fundera över hur teamet kommer att arbeta tillsammans med dagliga uppgifter. Kommer ni till exempel att använda e-post, Google-dokument eller en mer kraftfull programvara för projekthantering? Du kan överväga att använda ett verktyg som Asana, som gör det möjligt att centralisera teamets kommunikationen, tilldela uppgifter med tydliga ägare och slutdatum, och enkelt organisera projekt på ett sätt som passar teamet.

Nästa steg: projektplanering

Projektets initieringsfas ger dig möjlighet att lägga en fast grund för ditt projekt. Den säkerställer att du bevisar värdet för företaget, får nödvändiga godkännanden. bekräftar genomförbarheten av arbetet och börjar samla teamet.

När det är gjort kan du slutföra detaljerna i projektplanen och fastställa mål, leveranser, milstolpar och projektöversikten. Lycka till med planeringen och alla framtida projekt!