Hur man använder en genomförbarhetsstudie inom projekthantering

Att driva ett stort, komplext projekt som har en enorm potentiell inverkan på din organisation kan vara spännande. Å ena sidan driver du en verklig förändring, men å andra sidan är ett misslyckande avskräckande.

Det är här en genomförbarhetsstudie kommer in. Om du aldrig har använt en genomförbarhetsstudie för projekthantering tidigare är det bara att läsa den här artikeln där vi tar upp allt du behöver veta för att komma igång.

Vad är en genomförbarhetsstudie?

En genomförbarhetsstudie – ibland även kallad en genomförbarhetsanalys eller en genomförbarhetsrapport – är ett sätt att utvärdera om en projektplan kan bli framgångsrik eller inte. En genomförbarhetsstudie utvärderar om projektplanen är praktiskt möjlig för att avgöra om ni kan gå vidare med projektet eller inte.

För att göra det måste två frågor besvaras:

1. Har teamet de verktyg och resurser som krävs för att slutföra projektet?

2. Kommer avkastningen på investeringarna att vara tillräcklig för att projektet ska vara värt att genomföra?

Genomförbarhetsstudier är viktiga för projekt som representerar betydande investeringar för verksamheten. Även projekt som har en stor potentiell inverkan på er närvaro på marknaden kan behöva en genomförbarhetsstudie.

Som projektledare är du kanske inte direkt ansvarig för att driva genomförbarhetsstudien, men det är ändå viktigt att veta vad det är. Om du förstår de olika delarna som ingår i studien kan du vara ett bättre stöd för teamet som hanterar den och säkerställa det bästa resultatet för ditt projekt.

När ska man utföra en genomförbarhetsstudie?

En genomförbarhetsstudie bör göras efter att man har presenterat projektet men innan arbetet har påbörjats. Studien är en del av projektplaneringsprocessen och görs ofta i samband med en SWOT-analys eller en projektriskbedömning beroende på vilket projekt det handlar om.

Genomförbarhetsstudier hjälper till med att:

• bekräfta marknadsmöjligheter innan man engagerar sig i ett projekt

• begränsa företagets alternativ

• skapa dokumentation som innehåller fördelarna och nackdelarna med initiativet

• tillhandahålla mer information innan man godkänner eller avvisar.

Du behöver sannolikt inte en genomförbarhetsstudie om:

• du redan vet att projektet är genomförbart

• du har genomfört ett liknande projekt tidigare

• dina konkurrenter har lyckats med ett liknande initiativ på marknaden

• projektet är litet, enkelt och har en minimal långsiktig påverkan på verksamheten

• teamet har genomfört en liknande studie inom de senaste tre åren.

En sak att komma ihåg är att en genomförbarhetsstudie inte är en projektpresentation. Syftet med presentationen är att utvärdera om projektet är en bra idé för företaget eller inte och om projektmålet är i linje med den övergripande strategiska planen. Vanligtvis görs en genomförbarhetsstudie när projektet har godkänts för att bekräfta att projektet är genomförbart med de verktyg och resurser som finns tillgängliga.

Genomförbarhetsstudie vs projektstadga

En projektstadga är ett relativt informellt dokument som används för att presentera projektet för intressenterna. Se stadgan som en pitch av projektets avsikter, omfattning och ansvarsområden. Vanligtvis är det projektsponsorn eller ledande intressenter som granskar stadgan innan de godkänner projektet.

En genomförbarhetsstudie bör göras efter att projektstadgan har blivit godkänd. Det är inte ett dokument som är till för att avgöra om projektet stämmer överens med teamets mål – det är snarare ett sätt att säkerställa att projektet är något du och teamet kan uppnå.

Genomförbarhetsstudie vs business case

Ett business case är en mer formell version av projektstadgan. Om du vanligtvis skapar en projektstadga för mindre eller enklare initiativ, bör du skapa ett business case om du ska presentera ett stort och komplext initiativ som har en stor inverkan på verksamheten. Det här längre och mer formella dokumentet innehåller även finansiell information och involverar vanligtvis intressenter med högre positioner.

När ditt business case har godkänts av relevanta intressenter är det dags att göra en genomförbarhetsstudie för att säkerställa att arbetet är möjligt. Om så inte är fallet kan du vända dig till de ledande intressenterna och begära mer resurser, verktyg eller tid för att säkerställa att ditt business case går att genomföra.

Genomförbarhetsstudie vs affärsplan

En affärsplan är ett formellt dokument som beskriver organisationens mål. Man skriver vanligtvis en affärsplan när man startar ett företag eller när företaget genomgår en betydande förändring. Affärsplanen innehåller många olika affärsbeslut, däribland din strategiska plan på tre till fem år.

När du implementerar din affärsplan och din strategiska plan kommer du att investera i olika enskilda projekt. En genomförbarhetsstudie är ett sätt att utvärdera om ett enskilt projekt eller initiativ är praktiskt möjligt att genomföra.

De fyra delarna i en genomförbarhetsstudie

En genomförbarhetsstudie består av fyra delar: teknisk genomförbarhet, finansiell genomförbarhet, marknadsmässig genomförbarhet (eller marknadsmässig lämplighet) och operativ genomförbarhet. Vissa anser att de här delarna är olika typer av genomförbarhetsstudier, även om de flesta studier innehåller alla fyra delarna.

Teknisk genomförbarhet

En teknisk genomförbarhetsstudie granskar de tekniska resurser som finns tillgängliga för projektet. Den här studien avgör om du har rätt utrustning, tillräckligt med utrustning och rätt teknisk kunskap för att slutföra projektavsikterna. Till exempel, om projektplanen avser tillverka 50 000 produkter per månad men fabrikerna bara kan producera 30 000 produkter per månad, är projektet inte tekniskt genomförbart.

Finansiell genomförbarhet

Den finansiella genomförbarheten anger om projektet är ekonomiskt lönsamt eller inte. Studien innehåller en kostnads-/nyttoanalys av projektet. Den beräknar även den förväntade avkastningen på investeringar och redogör för eventuella finansiella risker. Målet med den finansiella genomförbarhetsstudien är att förstå de ekonomiska fördelarna som projektet medför.

Marknadsmässig genomförbarhet

En marknadsmässig genomförbarhetsstudie är en bedömning av hur teamet förväntar sig att projektets leveranser ska prestera på marknaden. Den här delen av rapporten innehåller en marknadsanalys, en fördelning av konkurrenterna på marknaden och försäljningsprognoser.

Operativ genomförbarhet

En operativ genomförbarhetsstudie bedömer om din organisation kan slutföra projektet eller inte. I studien ingår bemanningskrav, organisationsstruktur och tillämpliga rättsliga krav. I slutet av den operativa genomförbarhetsstudien kommer teamet att kunna avgöra om ni har de resurser, färdigheter och kompetenser som krävs för att slutföra arbetet.

Checklista för genomförbarhetsstudier

De flesta genomförbarhetsstudier är uppbyggda på ett liknande sätt. Dokumenten används för att avgöra om en föreslagen affärsidé är praktiskt möjlig. Att skapa en tydlig genomförbarhetsstudie hjälper projektets intressenter under beslutsprocessen.

En genomförbarhetsstudie innehåller följande:

• En sammanfattning som beskriver projektets övergripande lönsamhet.

• En beskrivning av produkten eller tjänsten som ska utvecklas i projektet.

• Alla tekniska överväganden , däribland teknik, utrustning och personal.

• Marknadsundersökningen tillsammans med en studie av den aktuella marknaden och marknadsföringsstrategin.

• Den operativa genomförbarhetsstudien som bedömer om teamets nuvarande organisationsstruktur kan stödja initiativet.

• Projektets tidslinje.

• Finansiella prognoser baserade på den finansiella genomförbarhetsstudien.

6 steg för att utföra en genomförbarhetsstudie

Du kommer sannolikt inte att göra genomförbarhetsstudien själv, men du kommer förmodligen att tillhandahålla insikter och information. För att genomföra en genomförbarhetsstudie kan det vara bra att anlita en kvalificerad konsult eller kontakta företagets interna projektledningskontor (PMO), om ett sådant finns, och fråga om de tar sig an den här typen av uppdrag. Här är de viktigaste stegen för att utföra arbetet:

1. Göra en preliminär analys

Att skapa en genomförbarhetsstudie är en tidskrävande process. Innan du påbörjar arbetet med studien är det viktigt att utvärdera projektet för att hitta lätt identifierbara, oöverstigliga hinder. Om projektet till exempel kräver en betydligt större budget än vad organisationen har tillgång till kommer du sannolikt inte att kunna slutföra det. Detsamma gäller om projektleveranserna måste vara klara och på marknaden vid ett visst datum, men inte är tillgängliga förrän flera månader senare. Om den här typen av storskaliga hinder finns, är det inte nödvändigt att göra en genomförbarhetsstudie eftersom det är uppenbart att projektet inte är genomförbart.

2. Utvärdera den finansiella genomförbarheten

Se den finansiella genomförbarhetsstudien som projektets preliminära resultaträkning. Den här delen av studien belyser de förväntade projektintäkterna och beskriver vad organisationen behöver investera – både i fråga om tid och pengar – för att uppnå projektavsikterna.

Ta hänsyn till om projektet kommer att påverka företagets kassaflöde eller inte under den finansiella genomförbarhetsstudien. Beroende på initiativets komplexitet kan det interna PMO-teamet eller den externa konsulten vilja samarbeta med ekonomiteamet för att genomföra en kostnads- och nyttoanalys av projektet.

3. Utvärdera marknaden

En marknadsbedömning eller en marknadsmässig genomförbarhetsstudie är en möjlighet att identifiera efterfrågan på marknaden. Studien ger en uppfattning om de förväntade intäkterna för projektet och de potentiella marknadsriskerna du kan möta.

Marknadsbedömningen är mer än någon annan del av genomförbarhetsstudien en chans att utvärdera om det finns en möjlighet på marknaden eller inte. Under den här studien är det viktigt att bedöma dina konkurrenters positioner och analysera demografin för att få en uppfattning om hur projektet kan arta sig.

4. Undersöka teknisk och operativ genomförbarhet

Även om ekonomin är bra och marknaden redo kanske organisationen inte kan stödja initiativet. För att utvärdera den operativa genomförbarheten bör du ta hänsyn till kraven på personal och utrustning som projeket kan behöva. Vilka organisatoriska resurser – däribland tid, pengar och färdigheter – är nödvändiga för att projektet ska lyckas?

Beroende på vilket projekt det handlar om kan det även vara nödvändigt att överväga de rättsliga konsekvenserna för initiativet. Om projektet till exempel planerar att utveckla ett nytt patent för din produkt måste du involvera juristteamet och lägga in det kravet i projektplanen.

5. Granska projektets svagheter

I det här skedet har det interna PMO-teamet eller den externa konsulten granskat de fyra delarna i genomförbarhetsstudien – ekonomi, marknadsanalys, teknisk genomförbarhet och operativ genomförbarhet. Innan de ger dig och intressenterna sina rekommendationer granskar och analyserar de all information för att upptäcka oförenligheter. Det inbegriper att säkerställa att resultaträkningen stämmer överens med marknadsanalysen. Samma sak gäller för den tekniska genomförbarhetsstudien: finns det några allvarliga brister att rapportera? (Om så är fallet bör du skapa en beredskapsplan!)

Beroende på hur komplext projektet är kommer det inte alltid att finnas ett tydligt svar. En genomförbarhetsstudie ger inte ett enkelt svar på ett komplext problem. Den är snarare till för att hjälpa dig att ställa rätt frågor – och hitta rätt svar – för kunna fatta det bästa beslutet för både projektet och teamet.

6. Fatta ett beslut

Det sista steget i genomförbarhetsstudien är en sammanfattning av huvudpunkterna och ett förslag till en lösning.

Beroende på hur komplext projektet är och dess omfattning kan det interna PMO-teamet eller den externa konsulten dela genomförbarhetsstudien med intressenter eller presentera den för gruppen för kunna svara på frågor live. I vilket fall som helst har teamet nu den information det behöver för att fatta ett välgrundat beslut.

Skapa framgångsrika projekt med Asana

Är du klar med din genomförbarhetsstudie? Nu är du redo att driva ett projekt! Förbered ditt projekt för framgång genom att spåra förloppet i ett arbetshanteringsverktyg såsom Asana. Från den lilla detaljen till den stora helheten hjälper Asana till med att organisera arbetet, för att alla ska veta vad som ska göras, varför det görs och hur det ska göras.