Werkbereik versus werkomschrijving: Wat is het verschil?

Soms hebt u externe hulp nodig bij een project omdat de behoefte aan middelen uw interne capaciteiten overschrijdt. Wanneer u externe aannemers, bureaus of leveranciers inhuurt, kan een werkbereik of werkomschrijving bijdragen aan het succes van een project, effectieve communicatie en tijdige levering.

Maar wat is nu precies het verschil tussen een werkbereik en een werkomschrijving en wat staat er in deze documenten? In dit artikel leggen we uit hoe u deze twee documenten uit elkaar kunt houden en waarom ze waardevolle projectbeheertools zijn.

Houd er rekening mee dat dit niet is bedoeld als juridisch advies. U dient met uw eigen interne juridische team te overleggen om te bepalen welke aanpak het beste werkt voor uw situatie.

Werkbereik versus werkomschrijving: Wat is het verschil?

Hoewel zowel werkbereik als werkomschrijving in het Engels vaak worden afgekort als SoW (statement of work), zijn ze niet hetzelfde. 

Een werkbereik is een tool om belangrijke zakelijke overwegingen en projectdoelen te definiëren en te delen. Afhankelijk van de behoeften van uw project, kan het zijn dat u alleen een werkbereik nodig hebt. Als uw team met een externe klant of een extern bureau werkt, kunt u besluiten om een werkomschrijving te maken. Dit extern-gerichte document is een uitgebreid overzicht van de deliverables, vereisten, doelen, het schema en de kosten van het project. Het biedt uw projectteam en de belanghebbenden een gedetailleerd verhaal over wat er moet worden gedaan om het project succesvol te voltooien.

Laten we eens dieper ingaan op beide documenten, te beginnen met het werkbereik.

Wat is een werkbereik?

Een werkbereik is een handleiding die uw team helpt te begrijpen wat een project wel en wat het niet omvat. Het werkbereik bespreekt normaal gesproken de behoeften van het project en legt uit hoe de projectdoelen worden bereikt. Dit document zet meestal het werk uiteen dat u gaat uitvoeren tijdens het project en omvat details zoals deliverables, tijdlijn, mijlpalen en rapporten.

Een werkbereik kan op zichzelf staan als er voor uw project geen werkomschrijving vereist is. Beslis samen met uw interne juridische team of u uw werkbereik moet uitbreiden tot een werkomschrijving.

Wanneer kan een werkbereik nuttig zijn?

Een werkbereik is de fundering van een goed gepland project en kan bijdragen aan een soepel verloop. Dit document kan uw team en de belanghebbenden van het project helpen overeenstemming te vinden over projectvereisten en het kan potentiële risico's identificeren die een succesvolle en tijdige voltooiing kunnen verhinderen.

Wanneer uw teamleden bijvoorbeeld het werkbereik schetsen, kan het ze opvallen dat de geplande levertijd van een taak conflicteert met een doorlopende aparte taak. U kunt dan de tijdlijn wijzigen en het werkbereik dienovereenkomstig aanpassen.

Een werkbereik kan u helpen uw team met betrekking tot de deliverables van het project op één lijn te krijgen en het zo helpen deadlines te halen en backlogs of extra uitgaven te vermijden.

Wat is een werkomschrijving (Statement of Work, SoW)?

Een werkomschrijving is een werkomschrijving tussen twee partijen die nuttig is om ervoor te zorgen dat u wat betreft de projectdoelstellingen op één lijn zit. Een werkomschrijving is gebaseerd op uw werkbereik. Dit document wordt over het algemeen aan het begin van het project opgesteld en kan alles definiëren, van de projectdoelstellingen tot gedetailleerde kosten, projectkosten, projectschema, en nog veel meer.

Ze worden het vaakst gebruikt voor externe projecten en fungeren als contract tussen uw organisatie en de klant, de leverancier, het bureau of de aannemer die u inhuurt. U kunt bijvoorbeeld een werkomschrijving opstellen van het werk wanneer u voor een project samenwerkt met een extern ontwerpbureau, of wanneer u voor een grootschalig bouwproject samenwerkt met een aannemer.

Sommige van de meest complexe werkomschrijvingsdocumenten worden geschreven voor overheidscontracten en zijn meestal onderdeel van de prijs- of offerteaanvraag.

Als er meerdere afdelingen samenwerken, kunt u ook voor interne projecten een werkomschrijving gebruiken.

Over het algemeen ontvangen de volgende partijen een werkomschrijving:

• Projectmanager of projectleider

• Aannemers en medewerkers

• Iedereen die betrokken is bij het contract

Overleg met uw interne juridische team om te bepalen of en wanneer een project baat kan hebben bij een werkomschrijving.

Wanneer kan een werkomschrijving nuttig zijn?

Een goed geschreven werkomschrijving in combinatie met een effectieve projectbeheertool kan u klaarstomen voor een succesvol project. Dit document helpt uw team en de partij die u hebt ingehuurd bij het beheren en vastleggen van verwachtingen. Het is een verhalende beschrijving van het project die kan helpen geschillen en misverstanden te voorkomen.

Aan het einde van het project worden de resultaten teruggekoppeld naar dit document om te verifiëren of de uiteindelijke prestatie aan de werkomschrijving heeft voldaan. Afhankelijk van uw contract en het advies van uw juridische team, kan dit bijkomende gevolgen hebben, zoals of uw organisatie volledig wordt betaald, of ze bonussen ontvangt of boetes moet betalen.

Een werkbereik schrijven

Een goed werkbereik helpt u belangrijke zakelijke overwegingen te identificeren en de doelstellingen en details van uw project met belanghebbenden van een project te delen.

Veel mensen houden rekening met het volgende bij hun aanpak van een werkbereik:

• Wees specifiek. Gebruik precieze en duidelijke taal, zodat iedereen op één lijn zit wat betreft de projectvereisten en de verwachte resultaten. Door meetbare resultaten, mijlpalen en taken op te sommen, kunt u later verwarring voorkomen.

• Gebruik beelden. Visuele weergaven zoals een work breakdown structure maken informatie voor iedereen die betrokken is makkelijker en sneller te verteren. Ze stellen u en uw team ook in staat om risico's te onderkennen zoals knelpunten die een succesvolle en tijdige voltooiing van uw project in gevaar kunnen brengen.

• Werk samen met belanghebbenden. We hebben al gezegd dat u tijdens dit proces advies moet inwinnen bij uw juridische team. Voor deze specifieke taak kan samenwerken met belanghebbenden u op de lange termijn tijd besparen. Door iedereen er vanaf het begin bij te betrekken kunt u toekomstige misverstanden in de kiem smoren.

Geen twee bereikbeheerplannen zien er precies hetzelfde uit. Wat u zou moeten opnemen en hoe gedetailleerd deze sectie moet zijn, is voor elke sector en elk project weer anders. Neem bij twijfel contact op met uw interne juridische team voor advies.

Een werkbereik bestaat over het algemeen uit de volgende secties:

Deliverables

Deze sectie van het werkbereik gaat over het product of de service die het project gaat leveren. Dit is de plek waar een work breakdown structure van pas komt.

Tijdlijn

Neem een tijdlijn of Gantt-grafiek op die de belangrijkste fasen van uw project precies beschrijft. Deze sectie dient als de visuele projectroutekaart die uw team en alle betrokkenen de weg van start tot finish wijst. 

Mijlpalen

Net als het werkbereik, helpen mijlpalen u uw project op te splitsen in beter verteerbare brokken. Schrijf alle mijlpalen voor uw project op zodat het monitoren van de voortgang en het vasthouden aan uw tijdlijn eenvoudiger worden.

Rapporten

Doorgaans omvat een werkbereik ook alle rapporten die u gaat genereren tijdens het project. Dit kan een statusrapport voor de klant zijn, een voortgangsrapport van de leverancier dat u opvraagt, of een financieel rapport van de verschillen tussen budgetten en resultaten. Neem altijd details over deze documenten op: wie ze gaat maken en wanneer moeten ze geleverd worden.

Deze rapporten vormen tijdens het project een middel om te communiceren en verschaffen alle betrokken partijen de gegevens en informatie die ze nodig hebben om op de hoogte te blijven van de prestaties van het project.

Sommige werkbereikdocumenten kunnen een verklarende woordenlijst bevatten, een overzicht van acroniemen en afkortingen, of andere onderdelen waarin de details met betrekking tot de succesvolle voltooiing van het project nader worden beschreven.

Een werkomschrijving schrijven

Voor een betere uitwerking van de verantwoordelijkheden tussen u en externe partners kunt u uw werkbereik omzetten in een werkomschrijving. Een grondige, gedetailleerde en nauwkeurige werkomschrijving kan ervoor zorgen dat teams wat betreft alle projectdetails op één lijn zitten.

Als een werkomschrijving onduidelijk is, kan dit leiden tot verwarring tussen de twee betrokken partners. Daarom is het essentieel om alle taken en details duidelijk uiteen te zetten.

Hieronder vindt u een aantal strategieën die u kunt overwegen bij het voorbereiden van een werkomschrijving:

1. Splits het project op in fasen. Eén lange lijst van taken ziet er al snel overweldigend uit. Door het project op te splitsen in individuele fasen, kunt u de druk op uw team en de belanghebbenden wat verminderen.

2. Schrijf in korte en duidelijke zinnen. Wanneer u in korte en duidelijke zinnen schrijft, vermindert u de kans op misverstanden. Als u van plan bent om acroniemen of afkortingen te gebruiken, neem dan een woordenlijst op zodat iedereen begrijpt waar ze voor staan.

3. Leg het oogmerk van het project uit. De projectdoelstellingen en het oogmerk van het project helpen belanghebbenden te begrijpen waarom dit project ertoe doet.

4. Definieer het doel van het project en hoe het moet worden bereikt. Een duidelijk gedefinieerd doel helpt u op schema te blijven. Dit helpt ook eventuele verkeerde interpretaties te voorkomen van het uiteindelijke doel en de stappen om het te bereiken.

5. Definieer samen de mijlpalen en het succes van het project. Wanneer u de belanghebbenden en uw team bij het schrijfproces betrekt, kan dit een basis leggen voor een soepele en succesvolle samenwerking.

6. Leg heldere, eenvoudige en meetbare grenzen vast. Duidelijk gedefinieerde grenzen, zoals projectbereik, doelen en belangrijke fasen, kunnen u helpen om meningsverschillen later in het traject te voorkomen. Neem kwantificeerbare grenzen op zodat er geen ruimte is voor misverstanden.

7. Laat uw juridische team altijd naar uw werkomschrijving kijken. Dit waarborgt dat alles wat hierboven werd vermeld correct en grondig is uitgevoerd. Een derde partij, zoals uw interne juridische team, kan potentieel risicovolle secties ontdekken en u en uw team helpen de werkomschrijving dienovereenkomstig te reviseren.

8. Licht uw teamleden in en houd de vinger aan de pols. Zodra de werkomschrijving klaar is en is ondertekend, moet u ervoor zorgen dat uw team en alle belanghebbenden zijn ingelicht over de details en tijdens het proces op de hoogte blijven. Zo kunt u in de gaten houden of iedereen zich aan de afgesproken details houdt.

Uw werkomschrijving kan de juridische kant van het werk behandelen, maar als u de processen en prestaties tijdens het proces bij wilt houden, heeft u een projectbeheertool nodig. Zodra de werkomschrijving is voltooid, zet u alle belangrijke informatie, taken en deadlines in uw projectplan om in realtime verbinding te houden met uw team en belanghebbenden en met hen samen te werken.

Waaruit bestaat een werkomschrijving?

Een werkomschrijving bestaat doorgaans uit 13 secties. Elke sectie behandelt een specifiek aspect van het project en gaat in op de betrokken belanghebbenden. Afhankelijk van uw sector en het bereik van uw project kan de werkomschrijving meer of minder secties hebben.

Raadpleeg voorn het schrijven van uw werkomschrijving uw interne juridische team om de verklaring af te stemmen op de normen en speciale vereisten van uw sector, organisatie, klant, aannemer of andere belanghebbenden.

Een werkomschrijving kan bijvoorbeeld de volgende secties omvatten:

1. Inleiding

Aan het begin van een werkomschrijving staat over het algemeen een inleiding zodat iedereen die het document leest weet waar het project over gaat en wie erbij betrokken zijn.

2. Oogmerk van het project

De tweede sectie definieert de reden voor het project. Deze sectie bestaat meestal uit een uiteenzetting van de projectdoelstellingen en het oogmerk van het project om de lezer beter te laten begrijpen waarom het project belangrijk is.

3. Werkbereik

Het werkbereik wordt waarschijnlijk de meest gedetailleerde sectie van de werkomschrijving. Deze sectie gaat over hoe u van plan bent de projectdoelen te realiseren.

4. Locatie van het werk

In de vierde sectie definieert u doorgaans de locatie van het project. Wordt er bijvoorbeeld in een externe omgeving aan het project gewerkt of moet u ter plaatse samenkomen zodat uw teamleden het project kunnen voltooien?

5. Gedetailleerde taken

Vervolgens splitst de werkomschrijving het projectbereik verder op in kleinere taken die moeten worden voltooid. Deze sectie omvat informatie die alle betrokken partijen de specifieke stappen geeft om het project succesvol te voltooien. Afhankelijk van het projectbereik kan deze sectie een work breakdown structure (WBS) omvatten om de individuele taken te visualiseren en deze sectie voor de lezer beter verteerbaar te maken.

6. Mijlpalen  

Naast de details van de taken kan de werkomschrijving ook een sectie bevatten waarin meetbare projectmijlpalen worden gedefinieerd. Deze sectie kan helpen het project verder op te splitsen in beter beheersbare brokken en biedt alle betrokken partijen de kans hun doelen op tijd te bereiken.

7. Deliverables

In deze sectie worden alle verwachte deliverables opgesomd, met hun vervaldatums. Doorgaans omvat deze sectie specifieke, kwantificeerbare deliverables die geen ruimte bieden voor misverstanden.

8. Planning

De planning kan hier de vervaldatums van de deliverables, de hoeveelheid tijd die aan elke taak wordt besteed, en alle factureerbare uren omvatten. Deze sectie bevat doorgaans ook relevante tijdlijnen, met de start- en einddatum voor elke taak.

9. Normen en testen

Alle sectorspecifieke normen die op het project van toepassing zijn, worden hier opgesomd en uitgelegd. In de werkomschrijving wordt verwezen naar alle testfasen die nodig zijn om het project succesvol te voltooien. Elke testfase moet informatie bevatten over wie bij het project betrokken is, de vereiste middelen en uitrusting, en in welke fase het testen zal plaatsvinden.

10. Succesdefinitie

Deze sectie omvat informatie die duidelijk definieert wat de belanghebbenden als een succesvol project beschouwen. Meestal zijn de belanghebbenden van het project betrokken bij het opstellen van deze sectie. Op deze manier wordt gewaarborgd dat alle partijen het eens zijn over wat het doel van het project is.

11. Vereisten

Op dit punt kunnen in de werkomschrijving alle speciale of specifieke project- en werkvereisten worden opgesomd. Dit kan apparatuur zijn die nodig is voor de projecten, certificeringen die uw team moet verwerven, of veiligheidsmachtigingen die de aannemers moeten halen. 

12. Betalingen

In deze sectie kunnen alle projectkosten worden opgenomen. Van externe uitgaven die in de loop van het project ontstaan tot de arbeidskosten, ze worden allemaal hier opgesomd.

Het betalingsschema en de wijze waarop de betalingen worden verricht, kunnen ook in deze sectie worden uitgelegd. U kunt aangeven of u van plan bent vooraf te betalen, na elke mijlpaal, of na de succesvolle oplevering. Over het algemeen worden de betalingsvoorwaarden ofwel op basis van termijnen, of per mijlpaal van het te leveren product vastgesteld. Overleg met uw juridische en financiële teams wat het beste is voor uw specifieke situatie.

13. Overig

Alles wat relevant is voor het project en nog niet is vermeld, moet in deze sectie worden opgenomen. Dit kan per sector verschillen, maar het kan bijvoorbeeld gaan om reiskosten of vereisten, veiligheidskwesties, software- of hardwarebeperkingen, en ondersteuning en tests na afloop van het project.

Neem contact op met uw interne juridische team zodat het u kan u helpen om alles wat relevant is voor het project in deze sectie te behandelen.

Een werkbereik gebruiken om scope creep te voorkomen

Of u nu een werkomschrijving of werkbereik gebruikt om uw projectdoelen te definiëren, deze documenten zijn altijd essentieel wanneer u het team en alle betrokken belanghebbenden verantwoordelijk wilt houden voor hun werk en prestaties.

Houd u zo goed mogelijk aan uw werkbereikdocument om scope creep te voorkomen. Dit zorgt ervoor dat uw project op tijd wordt opgeleverd en voldoet aan uw verwachtingen. 

Wanneer u uw werkbereik afstemt met uw projectbeheersoftware houdt u uw team op schema en wordt u geholpen bij het bereiken van uw doelen.

Dit artikel bevat suggesties en overwegingen over hoe u uw team kunt helpen meer te leren over werkovereenkomsten en werkbereik. Dit is niet bedoeld als juridisch advies. Raadpleeg uw interne juridische team om de aanpak te bepalen die het beste werkt voor uw situatie.