Kritieke succesfactoren (KSF's) gebruiken om uw strategische plan te ondersteunen

Doelen stellen lijkt veel op het bouwen van een piramide: alles berust op een sterke basis. U kunt de allerhoogste stukken niet plaatsen zonder een stevig fundament - maar dat fundament van de grond af opbouwen kan moeilijk zijn.

Dat is waar kritieke succesfactoren (KSF's) om de hoek komen kijken. KSF's zijn een lijst van de belangrijkste succesfactoren die uw team moet halen om uw doelstellingen te bereiken. Kritieke succesfactoren, gecombineerd met een strategisch drie- tot vijfjarenplan, helpen u om een sterke basis te leggen voor uw doelstellingen. Bouw vervolgens op die stevige basis specifieke projectdeliverables en projectdoelen om uw doelen op tijd te bereiken, telkens weer. 

Als u nog nooit kritieke succesfactoren hebt bepaald, of als u niet weet waar u moet beginnen als het om strategische planning gaat, dan vindt u hier alles wat u moet weten om te beginnen. 

Wat zijn kritieke succesfactoren (KSF's)?

Kritieke succesfactoren (KSF's) zijn doelen op hoog niveau waaraan uw organisatie moet voldoen om uw strategische doelstellingen te bereiken. U kunt KSF's implementeren op project-, programma- of organisatieniveau, maar ze worden het vaakst gebruikt door hele afdelingen of organisaties, omdat ze nauw verbonden zijn met de bedrijfsstrategie van een organisatie. Het bereiken van uw kritieke succesfactoren resulteert meestal in zinvolle waarde en positieve inkomsten voor uw organisatie.

KSF's zijn met name strategische doelen op hoog niveau. Ze bevatten niet noodzakelijkerwijs details over de uitvoering. Stel u bijvoorbeeld eens voor dat u een kritieke succesfactor instelt om de naamsbekendheid te vergroten. Dat is een hoog doel dat aanzienlijke waarde en marktaandeel voor uw organisatie oplevert. Om deze kritieke succesfactor daadwerkelijk te bereiken, werken speciale projecten en teams aan allerlei initiatieven en bepalen ze kwantitatieve kernprestatie-indicatoren (KPI's) om een duidelijk beeld te krijgen van wat uw teams willen bereiken en wanneer.

Voorbeelden van kritieke succesfactoren (KSF's)

Een kritieke succesfactor kan van alles zijn. Deze hoge doelstellingen helpen u om uw team te oriënteren naar waar u heen moet. Vervolgens gebruiken projectmanagers de KSF's om hun eigen initiatieven te sturen en ervoor te zorgen dat ze klaar zijn voor succes.

De kritieke succesfactoren die u vastlegt hangen af van de algemene strategische doelstellingen van uw organisatie. Hier zijn een paar KSF's die u zou kunnen opstellen, afhankelijk van de groeiplannen die uw organisatie heeft voor de komende drie tot vijf jaar:

• Bijgewerkt marketing-playbook

• Nieuwe productfuncties 

• Prestatiebeheerbeoordelingen

• Een robuust verkoopteam opbouwen om nieuwe klanten te werven

De geschiedenis van kritieke succesfactoren

Het concept van een succesfactor werd voor het eerst ontwikkeld in 1961 door D. Ronald Daniel, een consultant voor McKinsey & Company. Later publiceerde John F. Rockart een artikel in de Harvard Business Review waarin hij de methode van de kritieke succesfactoren codificeerde en een naam gaf. In dat artikel uit 1979 definieert Rockart KSF's als volgt:

[Kritieke succesfactoren zijn] het beperkte aantal gebieden waarin goede resultaten zullen zorgen voor succesvolle concurrentievoordelen voor de organisatie. Het zijn de weinige sleutelgebieden waar "alles goed moet gaan" als de onderneming wil floreren. Als de resultaten op deze gebieden niet toereikend zijn, zullen de inspanningen van de organisatie voor die periode minder zijn dan gewenst.”

De relatie tussen strategische doelstellingen, KSF's, KPI's, en meer

Als het om het stellen van doelen gaat, zijn er heel wat acroniemen om mee te jongleren en bij te houden. Elke methodologie voor het stellen van doelen is een beetje anders - maar laat u niet overweldigen door de acroniemen. Om te begrijpen waar elk acroniem voor staat, en hoe ze zich tot elkaar verhouden, kunnen we eens kijken naar een typisch strategisch planningsproces. 

Begin met uw strategisch plan

Strategische planning is de basis van elk proces van doelen stellen. Voordat u doelen stelt, moet u eerst uw strategie bepalen. Een strategisch plan helpt u om te bepalen waar uw organisatie naartoe wil en welke acties u moet ondernemen om die doelstellingen te bereiken. 

Identificeer uw KPA's en KRA's

KPA's (key performance areas of sleutelprestatiegebieden) zijn de gebieden van uw bedrijf die van kritiek belang zijn voor uw succes. Als u bijvoorbeeld in een softwarebedrijf werkt, zou een van de sleutelprestatiegebieden kunnen zijn dat uw software online is en geen bugs bevat. Of, als u in een productiebedrijf werkt, zou een relevante KPA kunnen zijn dat uw installaties in bedrijf zijn en volledig functioneren. 

Het is belangrijk dat u uw belangrijkste prestatiegebieden begrijpt, om de gebieden te identificeren waarop u zich wilt concentreren wanneer u doelstellingen begint te stellen. Om terug te komen op ons voorbeeld van een softwarebedrijf: als uw software vaak last heeft van bugs of downtime, is een goed doel de software te verbeteren of de downtime te verminderen. 

KRA's (key result areas of belangrijke resultaatgebieden) zijn aandachtsgebieden die u in uw strategisch plan hebt vastgesteld. KRA's zijn breder dan doelstellingen. Een belangrijk resultaatgebied voor uw bedrijf kan bijvoorbeeld "winstgevendheid" of "efficiëntie" zijn. Wanneer u dan doelen stelt, beschrijft u precies wat u op die gebieden moet verbeteren. 

Kies uw methodologie voor het stellen van doelen

Zodra u uw strategisch plan hebt, is het tijd om een methode voor het stellen van doelen in te voeren. De twee belangrijkste methodologieën voor het bepalen van doelstellingen zijn OKR's en KSF's (in combinatie met KPI's). In de praktijk kunt u best maar één van de twee methodes gebruiken, want ze lijken erg op elkaar. 

Gebruik OKR's voor een eenvoudig maar flexibel raamwerk

OKR staat voor Objectives & Key Results, oftewel doelstellingen en belangrijkste resultaten. Als u nog nooit doelen hebt gesteld, zijn OKR's een goed punt om te beginnen, omdat ze een eenvoudig kader volgen:

• Ik streef naar [doelstelling] zoals gemeten door [belangrijkste resultaat].

De doelstelling is het doel dat u wilt bereiken - de naamsbekendheid vergroten, de laagste CO2-voetafdruk in uw bedrijfstak creëren, dat soort dingen.

Het belangrijkste resultaat is de maatstaf waarmee u de vooruitgang meet die u boekt in de richting van uw doelstelling - één miljoen webbezoekers aantrekken, ervoor zorgen dat een kwart van het materiaal van uw product composteerbaar is, enzovoort.

Gebruik KSF's en KPI's om kwantitatief te meten hoe uw organisatie vordert

KSF's - kritieke succesfactoren - werken ongeveer hetzelfde als de O in OKR's. Het zijn de belangrijkste doelstellingen waar uw organisatie naar toe werkt om uw drie- tot vijfjarig strategisch plan te halen. 

Om de KSF's actiegericht te maken, koppelt u ze aan KPI's (Key Performance Indicators of sleutelprestatie-indicatoren). KPI's zijn kwantitatieve maatstaven die aangeven hoe uw team of organisatie vordert in de richting van belangrijke bedrijfsdoelstellingen. Een goede KPI geeft u een idee of u op de goede weg bent om uw kritieke succesfactoren te verwezenlijken, en daarmee dus ook uw strategische doelstellingen.

De verschillende soorten KSF's - en waarom ze belangrijk zijn

Traditioneel worden de kritieke succesfactoren in vijf verschillende soorten onderverdeeld. Als u de soorten KSF's begrijpt, kunt u ervoor zorgen dat u geen kritieke succesfactoren over het hoofd ziet wanneer u plannen maakt voor de komende doelperiode.

1. Industrieverwante kritieke succesfactoren

Soms zijn er bepaalde kritieke succesfactoren die uw organisatie moet bijhouden om concurrerend te blijven. Om industrieverwante KSF's te kunnen volgen, moet uw team proactief trends in de sector opsporen en voorspellen. 

Voorbeelden van kritieke succesfactoren voor de sector: 

• Innovatie om de uitvindingen van de concurrent voor te blijven

• Duurzaamheid in verpakking of fabricage om aan de verwachtingen van de klant te voldoen

• Een klantenservice die verder gaat dan het gemiddelde in de sector.

2. Kritieke succesfactoren voor de concurrentie

Deze kritieke succesfactoren worden beïnvloed door wat uw concurrenten doen, en hoe hun succes of falen uw organisatie beïnvloedt. Het gaat hier niet om een 1:1 vergelijking met wat uw concurrenten doen. Deze KSF's worden veeleer beïnvloed door hoe uw klanten uw bedrijf zien in verhouding tot uw concurrenten. 

Voorbeelden van kritieke succesfactoren voor de concurrentie: 

• Als een "luxe" merk beschouwd worden

• Een bepaalde klantendemografie aanspreken

3. Tijdelijke kritiek succesfactoren

Zoals de naam al zegt, zullen tijdelijke factoren uw bedrijf niet blijvend beïnvloeden. Deze kritieke succesfactoren zijn eerder tijdelijke, beperkte factoren die uw bedrijf gunstig of ongunstig beïnvloeden. Door deze factoren te identificeren en te overwinnen - indien van toepassing - kunt u de groei van uw bedrijf voortzetten. 

Voorbeelden van kritieke succesfactoren in de tijd:

• Onverwachte maar tijdelijke veranderingen in uw bedrijfsmodel

• Verminderde personeelscapaciteit als gevolg van een specifieke, tijdelijke kwestie

• Talent binnenhalen om de opening van een nieuw kantoor of een nieuwe regio te ondersteunen

4. Milieukritieke succesfactoren

Deze kritieke succesfactoren zijn dingen waar uw organisatie geen directe controle over heeft - hoewel dat ze niet minder waardevol maakt. Het proactief labelen en volgen van omgevingsfactoren is een geweldige manier om eventuele problemen in de toekomst voor te zijn en onnodige risico's te voorkomen. 

Voorbeeld van kritieke succesfactoren voor de omgeving: 

• Een kering van de economie

• Een wijziging in het beleid die gevolgen heeft voor uw bedrijf

• Regelgeving voor de sector

5. Kritieke succesfactoren voor managementposities

In tegenstelling tot de vier hoofdtypes KFS's, zijn de kritieke succesfactoren voor managementposities uniek voor een specifieke persoon en positie - en niet voor een hele organisatie. Als u een managementpositie bekleedt, overweeg dan een KSF vast te stellen om uw management- en leiderschapsvaardigheden te verbeteren. 

Voorbeeld managementpositie kritieke succesfactoren:

• Opleiding in conflictoplossing

• Invoeren van teambrede projectrisicobeheerprocessen

• Praktijken voor het beheer van werkbelasting

5 stappen om KSF's te identificeren

Kritieke succesfactoren zijn een uitstekende manier om succescriteria vast te stellen en bij te houden. Als u klaar bent om te beginnen, volg dan deze vijf stappen voor succes.

1. Maak een strategisch plan. KSF's bouwen voort op het drie- tot vijfjarig strategisch plan van uw organisatie, dus begin met het opstellen daarvan als u dat nog niet gedaan hebt. Omdat een strategisch plan uw doelstellingen op hoog niveau voor meerdere jaren vastlegt, is het een belangrijke bouwsteen voor de KSF's verderop in het proces. 

2. Herzie het strategisch plan met de uitvoerende belanghebbenden. Zodra u uw strategisch plan hebt gemaakt, stelt u uw strategisch beheer-projectteam samen - de belangrijkste belanghebbenden die uw kritieke succesfactoren creëren. Neem het strategisch plan door en identificeer bedrijfsprocessen en belangrijke resultaatgebieden (KRA's) die kritieke gebieden voor de organisatie zijn. Stel u bijvoorbeeld voor dat u klantentevredenheid identificeert als een KRA voor de komende doelperiode.

3. Identificeer uw kritieke succesfactorenen deel ze met uw bredere organisatie. Zodra u uw KRA's hebt geïdentificeerd, hecht er dan verwante kritieke succesfactoren aan om u te helpen uw doelstellingen te bereiken. Als uw KRA bijvoorbeeld klanttevredenheid is, is een bijbehorende KSF het verbeteren van de klantrelaties door middel van speciale klantenserviceteams. Zodra u KSF's hebt geïdentificeerd, deelt u ze met uw bredere team voor feedback. 

4. Verbind KSF's met KPI's om ze actiegericht te maken. Om uw KSF's in actie om te zetten, verbindt u ze met kwantificeerbare sleutelprestatie-indicatoren (KPI's). Als uw KSF bijvoorbeeld is om de relatie met de klant te verbeteren door middel van een speciaal klantenserviceteam, maak dan een KPI om voor het eind van het kwartaal een klantsuccesteam op te bouwen met minstens 10 teamleden, en een tweede KPI om voor het eind van het boekjaar een responstijd van 12 uur voor de klantenservice te halen.

5. Bewaak en meet. Zodra uw KSF's en KPI's gecreëerd zijn, hoeft u ze alleen nog maar op hun succes te controleren. Als u dat nog niet gedaan hebt, zet dan een systeem op om de hoofddoelstellingen van uw organisatie te volgen en te beheren - en ook de projecten en initiatieven die tot die doelen bijdragen. 

Creëer, maak strategie, floreer

Goede kritieke succesfactoren helpen uw team om zich te concentreren op de belangrijkste onderdelen van uw strategisch plan, zodat u uw doelstellingen kunt halen. Als u nog nooit KSF's hebt bijgehouden, zorg er dan voor dat u dat doet in een tool voor doelstellingenbeheer, zoals Doelen van Asana. Op die manier heeft elk teamlid duidelijkheid over uw precieze KSF's, de KPI's om u te helpen die te bereiken, en de voortgang van elk initiatief.