5 stappen om een duidelijke projectbriefing te schrijven

Snel, een van de belanghebbenden bij uw project heeft een gemakkelijke manier nodig om een samenvatting van belangrijke informatie over uw project te krijgen! Wat stuurt u?

Hebt u niets in gedachten? Dan hebt u waarschijnlijk een projectbriefing nodig. Met een projectbriefing heeft uw hele team een centrale bron van waarheid voor belangrijke projectinformatie. Een goede briefing is het beste uitgangspunt voor een goed projectplan en, uiteindelijk, voor een succesvol project.

Wat is een projectbriefing?

Een projectbriefing is een korte beschrijving van de belangrijkste elementen van uw project. Beschouw het als een korte samenvatting voor de belanghebbenden bij het project en voor de cross-functional medewerkers. Uw projectbriefing moet uw projectvereisten meedelen, zonder dat uw belanghebbenden met teveel details worden overstelpt.

Zoals de meeste elementen in projectbeheer is er geen standaard projectbriefing-sjabloon of -stijl. De projectbriefing die u opstelt zal afhangen van het bereik en de complexiteit van uw project. Voor sommige projecten kan uw briefing zo kort zijn als een alinea, voor andere kan hij wel een bladzijde lang worden.

Plan uw projectbeschrijving helemaal aan het begin van uw project. Als u met projectbeheer begint, bent u misschien al andere elementen van een vroege projectplanning tegengekomen. Hier ziet u hoe een projectbriefing zich verhoudt tot andere elementen van projectbeheer:

Projectbriefing vs. creatieve briefing

Zoals de naam al zegt, is een creatieve briefing een leidraad voor een creatief project. Uw creatieve briefing moet uw projectpubliek, boodschap en toon, distributieproces, projectbudget en tijdlijn bevatten. Als u met een extern agentschap of creatief team werkt, kan uw creatieve briefing ook dienen als werkomschrijving statement of work (SOW), waarin de scope van uw project en de deliverables worden omschreven.

Een projectbriefing is een overzicht van de belangrijkste elementen van uw project. Als u aan een creatief project werkt, kan uw projectontwerp sommige elementen van uw creatieve briefing bevatten - zoals de tijdlijn en het projectpubliek - maar uw projectbriefing moet korter en eenvoudiger zijn dan uw creatieve briefing.

Projectbriefing vs. projectplan

In wezen moet uw projectbriefing een verkorte versie van uw projectplan zijn. Uw projectplan moet zeven elementen bevatten:

1. Projectdoelen

2. Succescijfers

3. Belanghebbenden en rollen

4. Budget

5. Mijlpalen en deliverables

6. Tijdlijn en planning

7. Projectcommunicatieplan

Uw projectbriefing moet alleen uw projectdoelstellingen, tijdschema en planning, doelpubliek en projectscope bevatten. Beschouw uw projectbrief als een korter document dat de belanghebbenden op hoog niveau kunnen lezen en dat de leden van het projectteam regelmatig kunnen controleren.

Projectbriefing vs. executive summary

Of u al dan niet een projectbriefing of een executive summary maakt, hangt af van de omvang van uw project en de betrokken belanghebbenden. Net als een projectbriefing is een executive summary een overzicht van uw projectinformatie, maar het is over het algemeen gericht op executive belanghebbenden. Als u aan een omvangrijk project werkt met hooggeplaatste leidinggevenden of als u een business case voor uw initiatief hebt opgesteld, overweeg dan een executive summary te maken. Als u daarentegen aan een initiatief werkt met medewerkers uit verschillende functies, maak dan een projectbriefing.

Belangrijkste elementen van projectbriefings

Uw projectbriefing is een overzicht van uw komende project. Het moet belangrijke informatie bevatten over belangrijke projectdetails, zodat uw projectteam op één lijn zit en begrijpt waar dit initiatief over gaat. Doorgaans zal uw projectbriefing vier belangrijke elementen bevatten:

Achtergrondinformatie

Het eerste deel van uw projectbriefing moet de projectachtergrond bevatten. Het gedeelte over de achtergrond van het project is een ruimte waarin u alle context kunt geven die uw belanghebbenden misschien niet hebben. Probeer vragen te beantwoorden als:

• Waarom werkt u aan dit project?

• Welke bedrijfsbehoeften, onderzoek of feedback van klanten hebben eventueel tot dit project geleid?

• Zijn er eerdere projecten die verband houden met dit project, en zo ja, hoe zijn die verlopen en wat heeft uw team ervan geleerd?

Projectdoelstellingen en succescijfers

De meeste van uw vroege projectplanningsdocumenten moeten in een of andere vorm uw projectdoelstellingen bevatten. Door het dagelijkse werk aan de doelstellingen van het team of het bedrijf te koppelen, blijven de teamleden gemotiveerd, op één lijn en op schema. Volgens de Anatomie van werk-index zijn teamleden die begrijpen hoe hun individuele werk waarde aan hun organisatie toevoegt, zelfs 2X zo gemotiveerd als hun collega's.

Projecttijdlijn

Zorg ervoor dat u uw tijdlijn in uw projectbriefing opneemt. Uw projecttijdlijn is de beste manier om uw team een duidelijk idee te geven van belangrijke datums en belangrijke projectmijlpalen. Het succes van uw project hangt er immers van af of u zich al dan niet aan uw projecttijdlijn kunt houden en uw projectdoelstellingen op tijd kunt bereiken.

Doelgroep

Uw doelgroep is de reden waarom u aan dit project werkt. Aan wat voor soort project u ook werkt, het is belangrijk dat u uw doelgroep in uw projectbeschrijving vermeldt, zodat iedereen in uw team op dezelfde golflengte zit over wie de doelgroep is.

5 stappen om een duidelijke projectbriefing te schrijven, met voorbeelden

Er zijn vier hoofdelementen voor een projectbriefing, maar vijf stappen om er werkelijk een te voltooien. Als u net begint, wees dan niet bang om uw briefing in vier paragrafen of delen op te splitsen, totdat het samenvoegen van de delen natuurlijker aanvoelt. Gebruik ook gerust opsommingstekens, links naar andere documenten, of gebruik afbeeldingen indien nodig. Uiteindelijk is uw projectbriefing alleen nuttig als u (en uw projectdeelnemers) dat ook vinden.

1. Voeg relevante context toe

De beste manier om uw projectbriefing te beginnen is door alle relevante context of achtergrondinformatie toe te voegen. Op die manier begint iedereen op gelijke voet aan het project, en alle cross-functional belanghebbenden lezen de rest van uw projectbriefing (of andere procesdocumentatie) met de achtergrondinformatie die ze nodig hebben.

Voorbeeld:

Stel, uw bedrijf heeft een game-app ontwikkeld waar mensen virtuele spelletjes met hun vrienden kunnen spelen. In dit project ontwikkelt u een marketingcampagne ter ondersteuning van de lancering van uw nieuwste product: een in-app live video-ervaring. Om uw projectbeschrijving te beginnen, zou u iets kunnen schrijven als:

Momenteel is chatten onze op één na populairste functie (de eerste is contact maken met vrienden via e-mail). 84% van de gebruikers gebruikt chat op de een of andere manier. Bovendien heeft 63% van de gebruikers in de feedbacksessies gemeld dat ze tijdens het gebruik van onze app een video- of telefoongesprek hadden met hun vrienden op een ander platform. Wij geloven dat wij, door videochat in de app-ervaring zelf te brengen, het klantbehoud kunnen verhogen en mogelijk gratis gebruikers kunnen upgraden naar ons maandplan.

2. Breng de projectdoelstellingen en succescijfers in

Projectdoelstellingen zijn de middelen en deliverables die u aan het eind van uw project denkt te bereiken. Goede projectdoelstellingen helpen u een duidelijk inzicht te krijgen in uw project. Uw projectdoelstellingen bepalen uw succesmaatstaven, die u helpen het succes van uw project te evalueren zodra u het hebt voltooid. Idealiter streeft u ernaar SMART-projectdoelstellingen vast te leggen. SMART is een acroniem om u te helpen goede doelen te stellen. Het staat voor:

• Specific

• Measurable

• Achievable

• Realistic

• Time-bound

We gaan verder met ons videochat voorbeeld:

De meeste gebruikers hebben geleerd om een andere videodienst te gebruiken terwijl ze op onze app spelen. Deze marketingcampagne zal informatie geven en deze nieuwe functie promoten. Zo willen we de aanname verhogen en gebruikers aanmoedigen om van videochat op andere platforms over te stappen naar de nieuwe functie in onze app. De doelstelling van het project is dat 40% van de gebruikers die 1X per week inloggen, tegen het einde van de marketingcampagne eind mei minstens 2X per maand de videochat in de app gebruiken.

Successcriteria:

• Behaald: 40%

• Bijna: 35%

• Deels: 30%

• Niet behaald: minder dan 30%

3. Verduidelijk uw projecttijdlijn

In uw projectdoelstelling zult u waarschijnlijk een datum of tijdspanne opnemen, zodat het de "T" in SMART (Time-bound, tijdsgebonden) haalt. Uw projecttijdlijn is echter meer dan alleen de duur van het project - uw tijdlijn kan ook belangrijke mijlpalen of andere belangrijke datums bevatten.

We gaan verder met ons videochat voorbeeld:

Duur van het project: van 15 maart tot en met 29 mei

Belangrijke mijlpalen:

• 16 maart: Kickoff-vergadering

• 5 april: Productteam levert bètaversie van definitief videochatproduct

• 22 april: De eerste ontwerpmiddelen zijn binnen

• 7 mei: Ontwerpmiddelen goedgekeurd

• 17 mei: Product voltooid en klaar voor productie

• 29 mei: Lanceerdag

4. Stel uw doelgroep voor

Uw doelgroep kennen is van cruciaal belang voor projectsucces. Uw projectteam moet inzicht hebben in de demografische gegevens van het relevante publiek om het best mogelijke werk te kunnen leveren - wat in ons voorbeeld de ontwikkeling van een app voor het doelpubliek is, en een marketingcampagne om die lancering te versterken.

Door uw doelgroep in een vroeg stadium te bepalen kunt u ook scope creep voorkomen. Dit komt voor wanneer de scope van het project groter wordt dan de oorspronkelijke projectdoelstellingen of de oorspronkelijke tijdlijn. Als u geen duidelijk idee hebt van uw doelgroep, kan het zijn dat u een deel van uw project moet herwerken. Dit kan leiden tot scope creep in de vorm van vertragingen of budgetbeperkingen.

We gaan verder met ons videochat voorbeeld:

De doelgroep voor deze campagne zijn middelbare scholieren tussen 15 en 18 jaar die na schooltijd of in het weekend contact willen houden met hun vrienden. De doelgroep is technisch onderlegd, maar heeft weinig geduld voor slechte functionaliteit, bugs, of vertraging.

5. Projectbelanghebbenden in contact brengen met andere hulpbronnen

Uw projectbeschrijving is bijna klaar. Denk eraan: dit document is vooral bedoeld voor de belanghebbenden en de leden van het projectteam, om hen op één lijn te brengen wat betreft de belangrijkste details van het project. Er kunnen relevante aanvullende middelen in staan, zoals budget, communicatieplan, of projectrollen.

Zorg ervoor dat u aan het eind van uw projectbeschrijving een link zet naar alle relevante documentatie waartoe uw team toegang moet hebben. Als u bijvoorbeeld al een projectplan hebt gemaakt, zet dat dan aan het eind. U kunt ook een link plaatsen naar een RACI-tabel, een projectvoorstel of een projectroutekaart.

We gaan verder met ons videochat voorbeeld:

Voor meer gedetailleerde informatie kunt u ons projectplan bekijken of onze projectroutekaart.

Voorbeeld van een projectbriefing

Uw projectbriefing is meer dan alleen maar een paar alinea's met projectinformatie. Een projectbriefing is veeleer een manier om belangrijke details en datums mee te delen aan uw projectteam in ruimere zin. Zorg ervoor dat u het verpakt in een gemakkelijk te gebruiken, centrale bron van waarheid. Als u dat gedaan hebt, kan het er ongeveer zo uitzien:

Waar past een projectbriefing?

Er zijn heel wat elementen bij projectbeheer, en als u een nieuwe projectbeheerder bent, vraagt u zich misschien af wat u, als u al iets moet maken, nodig hebt. Hier is een korte gids van elk element, en waar het in past:

• Projectdoelen een overzicht op hoog niveau van de manier waarop uw project verband houdt met de bedrijfsdoelstellingen.

• Projectdoelstellingen zijn de eigenlijke, specifieke te leveren deliverables aan het eind van een project.

• A projectroutekaart is een overzicht op hoog niveau van de te leveren project-deliverables, de belangrijkste mijlpalen, en de projectdoelstellingen. Projectroutekaarten zijn het nuttigst voor complexe initiatieven.

• Een kickoff-vergadering is een vergadering aan het begin van uw project. Deze startvergadering is een kans om contact te leggen met uw projectteam en de belangrijkste belanghebbenden om engagement te krijgen.

• Uw projectplan (soms een projectoverzicht genoemd) is de informatie die u nodig hebt om daadwerkelijk met uw project te beginnen.

• Een projectbriefing is de centrale bron van waarheid voor uw team voor belangrijke projectinformatie.

• Een executive summary is een overzicht van uw projectplan voor belanghebbenden op directieniveau.

• Projectstatusrapporten zijn voortgangsupdates die u (de projectmanager) in de loop van uw project moet sturen om uw projectteam op koers te houden.

• Een project post-mortem is een kans om samen met uw projectteam terug te kijken op wat werkte, wat niet werkte, en welke lessen u kunt meenemen naar het volgende project.

We geven het u op een briefje: start vandaag nog met projectbriefings

Projectbriefings zijn een geweldige manier om belangrijke informatie voor uw project vast te leggen en deze op een gemakkelijk toegankelijke manier te presenteren aan alle belanghebbenden bij uw project. Met een projectbriefing, hebt u een manier om uw belanghebbenden en projectteam een overzicht te geven van het project, zonder ze te overweldigen.

Het enige dat beter is dan een goede projectbriefing? Het beheren van uw project in een werkbeheertool zodat iedereen precies weet wie wat doet en wanneer. Lees meer over het gebruik van een werkbeheertool zoals Asana.