De maten van T-shirts zijn niet wat u denkt: Hoe u de maten van T-shirts kunt gebruiken om projecten te schatten

En als we u vertelden dat T-shirtmaten niet alleen voor, nou ja, kleding zijn? T-shirtmaten verwijzen ook naar een krachtig projectramingshulpmiddel voor capaciteitsplanning. Twee delen nuttig, één deel grappig: deze tool geeft duidelijkheid over wat er precies op het bord van elk teamlid ligt.

Telkens wanneer u overweegt een nieuwe praktijk in uw team in te voeren, moet u ook aan de complexiteit denken: Hoeveel werk zal het kosten om dit op te zetten? Is dit een praktijk die mijn team gemakkelijk zal begrijpen, en waar het voordeel uit zal halen? 

Met T-shirtmaten kunt u deze zorgen overslaan. Iedereen heeft wel eens een T-shirt gedragen, dus het is gemakkelijk voor de teamleden om onmiddellijk het verschil te begrijpen tussen een Extra Small T-shirt en een Large. Deze maten toepassen op teaminitiatieven is een geweldige manier om de inspanning voor elke taak te meten - zonder een hoop ingewikkelde wiskunde. Lees hier hoe.

Hoe gebruiken we T-shirtmaten? 

T-shirtmaten kunnen gebruikt worden als tool voor projectschatting en capaciteitsplanning om bij te houden hoeveel tijd of moeite een initiatief zal kosten. Daartoe kent u aan elk project of elke taak een T-shirtmaat toe - van Extra Small tot XXL - om de relatieve inspanning van die taak weer te geven. Afhankelijk van hoe u dit hulpmiddel wilt gebruiken, kan een T-shirtmaat staan voor taak-bereik, inspanning, complexiteit, werkuren, tijdsramingen - of voor alles tezamen.

Uw hele team kan gebruik maken van T-shirtmaten: 

• Projectleiders kunnen snel de teamcapaciteit inschatten. 

• Individuele bijdragers kunnen hun bandbreedte en prioriteiten duidelijk communiceren.

• Teamleden begrijpen wie wat doet voor wanneer.

Deze techniek wordt vaak gebruikt door engineering- en software-ontwikkelingsteams, maar elk team kan er zijn voordeel mee doen. Hier bij Asana gebruiken we T-shirtmaten zelfs voor inhoudsprojecten (dit artikel, bijvoorbeeld, is een Medium).

Hoe u T-shirtmaten kunt gebruiken voor Agile-projecten

Agile- en Scrum-teams populariseerden aanvankelijk T-shirtmaten als een manier om story points te meten. Story points (ook bekend als planning poker) zijn een manier om de inspanning of de relatieve omvang van het werk te schatten tijdens de sprint planning. Gewoonlijk worden story points toegewezen aan aanvragen of werk in een product-backlog. Wanneer de Scrummaster de volgende sprint-cyclus begint, haalt hij taken uit de backlog totdat ze een bepaald aantal story points hebben bereikt. Op die manier zorgt het Scrum-team ervoor dat ze genoeg hebben om tijdens de sprint aan te werken, zonder teveel op hun bord te krijgen.

T-shirtmaten gebruiken voor Scrum teams is een vorm van relatieve schatting. Het is een alternatief voor de meer traditionele, numerieke schattingstechniek van story points. In tegenstelling tot getallen, stelt relatieve schatting teamleden in staat om in meer dimensies te denken. Getallen worden vaak geassocieerd met tijd, maar T-shirtmaten kunnen complexere ideeën voorstellen, waaronder tijd, inspanning, en complexiteit.

6 stappen om T-shirtmaten te gebruiken voor het inschatten van projecten

Om T-shirtsmaten effectief te gebruiken, is het belangrijk om van tevoren vast te stellen wat elke T-shirtmaat vertegenwoordigt en waar de teamleden de relatieve maten moeten verduidelijken. 

1. Begin met het bepalen van uw maten

Voordat u de T-shirtsmaten aan uw team voorstelt, moet u beslissen welke maten u wilt gebruiken. Vermijd het gebruik van te veel maten, zodat de teamleden niet in verwarring raken. Als u net begint, hou het dan bij Small, Medium, Large, en Extra Large. Als uw projecten sterk in omvang verschillen, gebruik dan ook Extra Small of Extra Extra Large. 

2. Stem af wat elke maat voorstelt

T-shirtmaten werken alleen als iedereen begrijpt wat elke maat voorstelt. Als u deze praktijk van projectschatting aan uw team voorlegt, zorg er dan voor dat iedereen het er mee eens is. Het is nuttig om gewone voorbeelden te geven van een klein vs. groot project. In het team van Asana is een artikel als dit bijvoorbeeld een Medium. Anderzijds is een multifunctioneel inhoudsinitiatief met meerdere onderdeel en verschillende projectbelanghebbenden een Large of, in sommige gevallen zelfs een Extra Large. 

Wanneer u dit doet, verduidelijk dan ook wat een T-shirtmaat voorstelt. Staat de maat voor inspanning? Complexiteit? Tijd? Vaak vertegenwoordigt een T-shirtmaat al het bovenstaande, maar verduidelijken wat u wel en niet volgt met T-shirtmaten is een nuttige manier om iedereen op één lijn te krijgen.

3. Beslis wie de T-shirtsmaten toekent

Afhankelijk van uw teamstructuur kunt u overwegen om te beperken wie T-shirtmaten kan toewijzen of om dit voor het hele team toe te staan. Hier zijn een aantal veel voorkomende manieren om te beperken wie T-shirtmaten kan toewijzen:

• Voor product backlogprojecten wijst de product-eigenaar de T-shirtmaten toe, omdat die het dichtst bij het werk staan. 

• Voor Agile teams die Scrum gebruiken, beoordeelt de scrummaster de T-shirtmaten, die eerder door een producteigenaar werden toegewezen, vóór een sprint. 

• Voor algemene projectteams stelt elk teamlid zijn eigen T-shirtmaat vast, op basis van het inzicht van het team in wat elke werkmaat vertegenwoordigt.

4. Wijs T-shirtmaten toe aan elk initiatief

Als u net begint, moet u misschien T-shirtmaten toekennen met terugwerkende kracht toekennen aan werk. Maar in de toekomst moet elk stuk werk een bijpassende T-shirtmaat hebben wanneer het wordt toegewezen, zodat zowel u als het teamlid begrijpen hoeveel inspanning dat werk vertegenwoordigt.

5. Volg de maten van de T-shirts met behulp van een werkbeheersinstrument

De maten van T-shirts aan het werk koppelen is goed, maar het is nog beter als we die informatie in een duidelijke, centraal toegankelijke tool kunnen zien. Zorg ervoor dat uw team de T-shirtmaten bijhoudt in een gedeelde werkbeheertool, zoals Asana. Zo krijgt u - en alle andere teamleden - in één oogopslag inzicht in de huidige werkbelasting van elk teamlid. 

6. Gebruik de T-shirtmaten om de werkbelasting te meten

Zodra elke taak een bijbehorende T-shirtmaat heeft, hebt u ook ingebouwde werkbelasting-tracking voor uw team. Gebruik een werkbeheertool zoals Asana, om de bijbehorende inspanning te meten en een idee te krijgen van de hoeveelheid werk die elk teamlid op zijn bord heeft. Door dit werk bij te houden, kunt u ervoor zorgen dat uw teamleden niet opgebrand raken. 

Voorbeelden van het schatten van de T-shirtmaten

Hier ziet u een voorbeeld van een sprint-planningsproject, waarbij T-shirtmaten gebruikt worden in plaats van traditionele story points:

Engineers zijn niet de enigen die baat hebben bij T-shirtmaten. Hier is nog een voorbeeld van een inhoudsagenda met bijbehorende T-shirtmaten voor elke stuk inhoud:

De voordelen van T-shirtmaten 

De T-shirtmaat is eenvoudig in gebruik, maar het is een krachtige manier om de tijd voor schattingen te verkorten - vooral voor niet-engineeringteams. Met T-shirtmaten als een verkorte aanduiding voor capaciteit en inspanning, besteden teamleden minder tijd aan het bedenken hoeveel uren een taak zal kosten en meer tijd aan werk dat veel effect heeft. 

Wanneer u de T-shirtmaten in een gecentraliseerde tool bijhoudt, ziet iedereen niet alleen wie wanneer wat aan het doen is, maar ook hoeveel er op een bepaald moment wordt gedaan. Bovendien is de T-shirtmaat een goede opstap naar werkbeslastingbeheer en capaciteitsplanning. Met werkbelastingbeheer kunt u het werk effectief over uw team verdelen om burn-out te verminderen. Met proactief werkbelastingbeheer kunt u ook voorkomen dat teamleden zich überhaupt overwerkt voelen.

Veel voorkomende valkuilen bij het gebruik van T-shirtmaten - en hoe u ze kunt vermijden

T-shirtmaten gebruiken is krachtig, en gemakkelijk op te zetten, maar er zijn een paar dingen waar u op moet letten als u deze projectinschattingsmethode toepast: 

Probleem: de maat van een T-shirt is subjectief

Oplossing: Stel maten vast voor gemeenschappelijke projecten, zodat iedereen op één lijn zit.

Om dit probleem te voorkomen, zorgt u ervoor dat u een context geeft voor de maten van T-shirts wanneer u ze voor het eerst uitrolt. Zo vermijdt u de subjectieve component en zorgt u ervoor dat iedereen in uw team duidelijk het verschil begrijpt tussen een Extra Small, Small en Medium T-shirt-opdracht. 

Probleem: Het verschil tussen de verschillende maten is onduidelijk

Oplossing: Gebruik minder maten.

Als uw team de nuances tussen verschillende maten niet kan begrijpen, verminder dan het aantal maten om uit te kiezen. Houd het bij S, M, L, en XL - of schrap zelfs XL en houd het bij S, M, en L. U kunt altijd meer maten toevoegen als dat nodig is.

Probleem: Het is moeilijk om de grootte van de T-shirts van een initiatief te volgen

Oplossing: Gebruik een werkbeheertool

Er zijn twee grote voordelen aan T-shirtmaten: capaciteitsplanning en zichtbaarheid van de werkbelasting. In beide gevallen hebt u een manier nodig om toegang te krijgen tot ieders werk in een gecentraliseerde tool om de vruchten ervan te plukken. Dat is waar werkbeheertools van pas komen. 

Werkbeheertools geven teams de duidelijkheid die ze nodig hebben om hun doelstellingen sneller te bereiken. Met deze hulpmiddelen kunt u mensen en werk binnen uw team coördineren, en ervoor zorgen dat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om het werk met de grootste impact af te ronden. Lees voor meer informatie onze introductie tot werkbeheer.

Trek het eens aan, kijk of het u past

Met T-shirtmaten kunt u ruwe schattingen geven voor vrijwel elk soort werk. Het is ook een manier om werkbelastingbeheer in uw team in te voeren, waardoor u de capaciteit van uw teamleden effectief kunt meten en overwerk kunt bestrijden. Om T-shirtmaten zo doeltreffend mogelijk te gebruiken, zou u er voor moeten zorgen dat u uw werk bijhoudt in een centraal toegankelijke tool, zoals Asana.