8 stappen om een noodplan op te stellen om bedrijfsrisico's te voorkomen

Niemand wil dat plan A mislukt, maar een sterk plan B is de beste manier om op elke situatie voorbereid te zijn. Met een degelijk back-upplan kunt u doeltreffend reageren op onvoorziene gebeurtenissen en alles zo snel mogelijk weer op schema krijgen. 

Een noodplan is een proactieve strategie om negatieve ontwikkelingen aan te pakken en de continuïteit van uw bedrijf te waarborgen. In dit artikel leest u hoe u een noodplan maakt voor onverwachte gebeurtenissen en herstelstrategieën uitwerkt om ervoor te zorgen dat uw bedrijf gezond blijft.

Wat is een bedrijfsnoodplan? 

Een bedrijfsnoodplan is een strategie voor de manier waarop uw organisatie zal reageren op belangrijke of bedrijfskritische gebeurtenissen die uw oorspronkelijke plannen in de war sturen. Als een bedrijfsnoodplan correct wordt uitgevoerd, kan het de risico's beperken en u helpen om zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan. 

U bent misschien bekend met noodplannen om op natuurrampen te reageren. Bedrijven en regeringen stellen gewoonlijk noodplannen op voor het herstel na overstromingen, aardbevingen, of tornado's.

Maar noodplannen zijn net zo belangrijk voor bedrijfsrisico's. U kunt bijvoorbeeld een noodplan opstellen waarin u uiteenzet wat u zult doen als uw belangrijkste concurrenten fuseren, of hoe u gaat reageren als u een belangrijke klant verliest. U kunt zelfs een noodplan maken voor kleinere gebeurtenissen die een grote impact hebben, zoals wanneer uw softwareservice langer dan drie uur uitvalt.

Het verschil tussen een bedrijfsnoodplan en een projectrisicobeheerplan

Projectrisicobeheer is het proces van het identificeren, controleren en aanpakken van risico's op projectniveau. Pas projectrisicobeheer toe aan het begin van het projectplanningsproces om u voor te bereiden op alle risico's die kunnen opduiken. Maak daartoe een risicoregister om potentiële projectrisico's te identificeren en te controleren. Als een risico zich voordoet, kunt u uw risicoregister gebruiken om dat risico proactief aan te pakken en het zo snel mogelijk op te lossen. 

Een bedrijfsnoodplan is vergelijkbaar met een projectrisicobeheerplan, omdat het u ook helpt risico's te identificeren en op te lossen. Een bedrijfsnoodplan moet echter risico's bestrijken die zich over meerdere projecten uitstrekken, of zelfs risico's die meerdere afdelingen kunnen treffen. Om een noodplan op te stellen, moet u grote risico's op bedrijfsniveau identificeren en er voorbereidingen voor treffen.

8 stappen voor noodplanning

U kunt een noodplan maken op verschillende niveaus van uw organisatie. Bijvoorbeeld, als u een teamleider bent, kunt u een noodplan voor uw team of afdeling maken. Als alternatief zouden leidinggevenden van een bedrijf bedrijfsnoodplannen moeten maken voor situaties die de hele organisatie kunnen treffen. 

Zorg ervoor dat u bij het opstellen van uw noodplan de waarschijnlijkheid en de ernst van elk risico evalueert. Zodra u uw plan of plannen hebt gemaakt, moet u ze door uw manager of afdelingshoofd laten goedkeuren. Op die manier kan uw team, als zich een negatieve gebeurtenis voordoet, snel in actie komen en het risico oplossen zonder op goedkeuring te hoeven wachten. 

1. Maak een lijst van risico's

Voordat u risico's kunt oplossen, moet u ze eerst identificeren. Begin met een lijst van alle risico's die uw bedrijf kunnen treffen. Denk eraan: er zijn verschillende niveaus van noodplannen. U kunt plannen op bedrijfs-, afdelings- of programmaniveau. Zorg ervoor dat uw noodplannen afgestemd zijn op de omvang en de reikwijdte van de risico's die u moet aanpakken. 

Een noodplan is een grootschalige inspanning. U houdt daarom een brainstormsessie met de belanghebbenden om potentiële risico's te identificeren en te bespreken. Als u niet zeker weet wie er bij uw brainstormsessie moet worden betrokken, maak dan een belanghebbendenanalyse om te bepalen wie erbij betrokken moet worden. 

2. Risico's afwegen op basis van ernst en waarschijnlijkheid

U hoeft niet voor elk risico dat u op een rijtje hebt gezet een noodplan op te stellen. Zodra u de risico's en potentiële bedreigingen op een rijtje hebt gezet, werkt u met uw belanghebbenden samen om de potentiële impact van elk risico vast te stellen. 

Beoordeel elk risico aan de hand van twee criteria: de ernst van de gevolgen als het risico zich zou voordoen en de waarschijnlijkheid dat het risico zich voordoet. Wijs tijdens de risico-evaluatie aan elk risico een ernstgraad en waarschijnlijkheid toe. Wij raden aan de waarden hoog, gemiddeld en laag te gebruiken. 

3. Identificeer belangrijke risico's

Zodra u aan elk risico een ernstgraad en waarschijnlijkheid hebt toegekend, is het aan u en uw belanghebbenden om te beslissen welke risico's het belangrijkst zijn om aan te pakken. U moet bijvoorbeeld zeker een noodplan maken voor een risico dat zeer waarschijnlijk en ernstig is, terwijl u waarschijnlijk geen noodplan hoeft te maken voor een risico dat weinig waarschijnlijk en weinig ernstig is.

U en uw belanghebbenden moeten beslissen waar u de grens trekt. Wat gaat u bijvoorbeeld doen met risico's die weinig ernstig zijn, maar een hoge waarschijnlijkheid hebben? Wat met risico's die zeer ernstig zijn, maar relatief weinig waarschijnlijk? 

Hier ziet u hoe de verschillende risico's kunnen spelen en een mogelijk noodplanscenario waar uw team op terecht zou kunnen komen:

• Hoge ernst en hoge waarschijnlijkheid of middelhoge ernst en hoge waarschijnlijkheid. Zorg voor robuuste noodplannen voor deze risico's. Zorg ervoor dat u een sterk mitigatieplan hebt als deze risico's zich voordoen, zodat u de normale bedrijfsactiviteiten zo snel mogelijk kunt hervatten. 

• Hoge ernst en gemiddelde waarschijnlijkheid. Stel ook voor deze risico's een noodplan op. Ook al is de kans dat ze zich voordoen kleiner, toch kunnen ze ernstige gevolgen hebben voor uw bedrijfsfuncties als ze zich voordoen. Proactief plannen voor het ergste scenario kan u helpen sneller te reageren op onverwachte gebeurtenissen.

• Hoge ernst en lage waarschijnlijkheid. Ook voor deze risico's moet u noodplannen maken. Het enige verschil voor deze noodplannen is met wie u ze moet delen zodra ze voltooid zijn. Overweeg deze plannen met minder mensen te delen, omdat ze minder relevant zijn.

• Gemiddelde ernst en gemiddelde waarschijnlijkheid of lage ernst en hoge waarschijnlijkheid. Overweeg voor deze risico's noodplannen te maken. Misschien wilt u voor deze noodplannen een kleinere vergadering met de belanghebbenden houden, of een minder rigoureuze aanpak van de noodplannen volgen. Maar een algemeen plan B voor wat u zou kunnen doen als bepaalde risico's zich voordoen, vooral als het waarschijnlijk is dat ze zich zullen voordoen, is een goede proactieve strategie.

• Gemiddelde ernst en lage waarschijnlijkheid, lage ernst en gemiddelde waarschijnlijkheid, of lage ernst en lage waarschijnlijkheid. Maak geen noodplan voor deze risico's. Deze risico's zullen zich waarschijnlijk niet voordoen en ze zullen niet veel invloed hebben op uw bedrijfsfuncties als ze zich toch voordoen. Plan echter wel om periodiek op deze risico's terug te komen om te beoordelen of de ernst en de waarschijnlijkheid veranderd zijn.

4. Maak noodplannen voor de grootste risico's

Maak een noodplan voor elk risico dat u als belangrijk hebt aangegeven. Beschrijf in dat noodplan het risico en brainstorm over wat uw team zal doen als het risico zich voordoet. Elk plan moet alle stappen bevatten die u moet nemen om terug te keren naar de normale gang van zaken.

Uw noodplan moet informatie bevatten over:

• De triggers die dit plan in gang zullen zetten

• De onmiddellijke reactie

• Wie erbij betrokken en geïnformeerd moet worden

• Kernverantwoordelijkheden, inclusief een RACI-tabel indien nodig

• De tijdlijn van uw reactie (d.w.z. onmiddellijke dingen die u moet doen vs. dingen die u op langere termijn moet doen)

Stel bijvoorbeeld dat u een potentieel personeelstekort als een waarschijnlijk en ernstig risico hebt aangemerkt. Dat zou een aanzienlijke invloed hebben op de normale werkzaamheden. Daarom wilt u een noodplan maken om u daarop voor te bereiden. Elke persoon in uw team heeft zijn eigen specifieke vaardigheden, en het zou moeilijk zijn om de verantwoordelijkheden van het team te beheren als meer dan één persoon tegelijk zou vertrekken. Uw noodplan zou kunnen inhouden wie bepaalde projecten of processen kan overnemen terwijl u een vervanger aanneemt, of hoe u de documentatie van het team kunt verbeteren om te voorkomen dat vaardigheden op elkaar aansluiten. 

5. Krijg goedkeuring voor uw noodplan

Zorg ervoor dat de leiders van het bedrijf op de hoogte zijn van het plan en het eens zijn met de te volgen koers. Dit is vooral van belang als u plannen op team- of afdelingsniveau maakt. Door een noodplan op te stellen geeft u uw team de mogelijkheid om snel op een risico te reageren, maar u wilt er wel zeker van zijn dat het de juiste aanpak is. Bovendien kunt u het plan met een gerust hart in gang zetten, omdat u weet dat u op de goede weg bent, en zonder dat u van tevoren om goedkeuring hoeft te vragen.

6. Verspreid uw noodplannen

Zodra u uw noodplannen hebt gemaakt, moet u ze met de juiste mensen delen. Zorg ervoor dat iedereen weet wat u zult doen, zodat u, als en wanneer het zover is, zo snel en naadloos mogelijk kunt handelen. Bewaar uw noodplannen in een centrale bron van waarheid, zodat iedereen er gemakkelijk bij kan als dat nodig is.

7. Controleer uw noodplannen

Herzie uw noodplan regelmatig om er zeker van te zijn dat het nog steeds juist is. Houd rekening met nieuwe risico's of nieuwe kansen, zoals nieuwe aanwervingen of een veranderend ondernemingsklimaat. Als een leidinggevende zich bij het team voegt, zorg er dan voor dat u het noodplan ook ter beoordeling voorlegt. 

8. Maak zo nodig nieuwe noodplannen

Het is mooi dat u noodplannen hebt gemaakt voor alle risico's die u gevonden hebt, maar zorg ervoor dat u voortdurend nieuwe risico's opspoort. Als u een nieuw risico ontdekt, en het risico is ernstig of waarschijnlijk genoeg, maak dan een nieuw noodplan voor dat risico. Het kan ook zijn dat u terugkijkt op uw plannen en beseft dat sommige scenario's waarover u zich ooit zorgen maakte, waarschijnlijk niet zullen gebeuren, of dat ze, als ze toch gebeuren, niet zo'n grote impact op uw team zullen hebben.

Veelvoorkomende valkuilen bij noodplanning en hoe u ze kunt vermijden

Een noodplan is een krachtige tool om u te helpen uw normale bedrijfsfuncties snel te hervatten. Om uw noodplan zo soepel mogelijk te laten verlopen, moet u oppassen voor veel voorkomende valkuilen, zoals: 

Gebrek aan betrokkenheid

Er komt heel wat kijken bij het opstellen van een noodplan, dus voordat u begint, moet u zorgen dat u de steun hebt van de belanghebbenden. Controleer tijdens het opstellen van uw plan voortdurend met uw sponsors of u de belangrijkste risico's hebt aangepakt en of uw actieplan solide is. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat uw belanghebbenden uw noodplan zien als iets waar ze achter kunnen staan.

Vooroordeel tegen "plan B" stijl van denken

Sommige bedrijfsculturen denken niet graag aan plan B. Ze gooien graag alles wat ze hebben op plan A en hopen dat het werkt. Maar dit kan uw team aan meer risico's blootstellen dan wanneer u proactief een plan B uitwerkt.

Voordat u gaat zeilen wil u ook weten wat de weersomstandigheden zijn, zodat u niet per ongeluk in een storm terechtkomt. Negen van de tien keer zal een heldere zonnige dag niet plotseling stormachtig worden, maar het is altijd beter om voorbereid te zijn. Met een noodplan kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijf klaar is als er zich toch een negatieve gebeurtenis voordoet om zo snel mogelijk weer recht te krabbelen. 

Eenmalige noodplannen

Het vergt veel werk om een noodplan op te stellen. Soms kan het verleidelijk zijn om, als u klaar bent, het als een goed uitgevoerde taak te beschouwen en het te vergeten. Maar zorg ervoor dat u regelmatig herinneringen inplant (misschien één of twee keer per jaar) om uw noodplan te herzien en zo nodig bij te werken. Als er nieuwe risico's opduiken, of als uw bedrijfsactiviteiten veranderen, kan het bijwerken van uw noodplan ervoor zorgen dat u het best op negatieve gebeurtenissen kunt reageren. 

U hebt een noodplan opgesteld. Wat nu?

Een noodplan opstellen kan veel werk zijn, maar als u het ooit moet gebruiken, zult u blij zijn dat u er een gemaakt hebt. Maar zorg er niet alleen voor dat u een sterk noodplan maakt, maar ook dat u uw plan bijhoudt.

Door proactief te zijn, kunt u risico's beperken voordat ze zich voordoen. Zorg er dus voor dat u uw noodplan meedeelt aan de teamleden die verantwoordelijk zullen zijn voor de uitvoering ervan als een risico zich voordoet. Laat uw noodplan niet in een document staan om stof te verzamelen. Nadat u het hebt opgesteld, moet u het gebruiken als dat nodig is.

Als u het plan eenmaal gemaakt hebt, zorg dan dat u het opslaat op een centrale plaats waar iedereen bij kan, zoals een werkbeheerplatform. Als het tijd wordt om een van uw noodplannen te gebruiken, kan het opslaan ervan op een centraal toegankelijke plaats uw team helpen om de plannen snel in actie om te zetten.