6 tips om een sterke organisatiecultuur op te bouwen, volgens leidinggevenden van Asana

In uw organisatie hebt u waarschijnlijk veel nagedacht over het product dat u bouwt, de manier waarop u klanten werft, en de mensen die u aanneemt. Deze dingen zijn immers essentieel voor de vlotte werking van uw bedrijf.

Even belangrijk, maar vaak over het hoofd gezien, is organisatiecultuur. Maar wat als we u zouden vertellen dat een geweldige bedrijfscultuur het geheime ingrediënt is dat van uw goede team een uitzonderlijk team maakt?

Een goede cultuur is realiseerbaar, maar het vergt wel een toegewijd team leidinggevenden dat gefocust is op het opbouwen van deze cultuur om dit waar te maken. Bij Asana hebben we tijd en inspanning gewijd aan het opbouwen van onze cultuur, onze medeoprichters zeggen zelfs graag dat ze bedrijfscultuur met dezelfde doelgerichtheid aanpakken als de ontwikkeling van het Asana-product. Dit heeft geleid tot beslissingen als het in dienst nemen van ons hoofd Diversiteit en Inclusie toen we nog maar minder dan 200 werknemers hadden en vijf maanden hebben besteed aan het interviewen van ons hoofd People Operations om er zeker van te zijn dat het de perfecte persoon was om onze cultuur te ontwikkelen.

Waarom vertellen we u dit allemaal? Omdat we geloven dat organisatiecultuur de sleutel is tot het ontgrendelen van een geweldig bedrijf, een geweldig team en uiteindelijk, een geweldige missie. In dit artikel leggen we u uit wat organisatiecultuur is, hoe leidinggevenden bij Asana het opbouwen van de bedrijfscultuur hebben aangepakt, en de zes dingen waarop u zich zou moeten focussen om een geweldige cultuur te ontwikkelen bij uw bedrijf. Hier leest u hoe.

Wat is organisatiecultuur?

Organisatiecultuur is de kern van een bedrijf. Organisatiecultuur verwijst naar de praktische en alomtegenwoordige implementatie van normen, beste praktijken, idealen en gedeelde waarden binnen uw bedrijf. Uw cultuur definieert en vormt uw werkomgeving. Uiteindelijk draait het bij ontwikkelen van uw organisatiecultuur om het opbouwen van werknemersprogramma's die u helpen uw bedrijfsdoelen te behalen en tegelijkertijd in lijn te blijven met uw bedrijfswaarden.

Anna Binder, Asana’s Head of People, zegt het graag zo: “cultuur is geen biertje op vrijdag.” In plaats daarvan verbindt cultuur de drie cruciale onderdelen van elke organisatie: 

1. De bedrijfsdoelen van uw organisatie. Wat probeert uw organisatie te bereiken op de markt, en hoe komt ze daar?

2. Uw bedrijfswaarden. Alles begint met de waarden van de bedrijfsleiding en hoe goed ze de daad bij het woord voegen.

3. Uw mensen en de contactpunten van uw mensen. Denk aan al de programma's, de boodschappen en het organisatorische gedrag binnen uw organisatie. Deze honderden, duizenden contactpunten vormen samen uw organisatiecultuur. Het is alles van uw budget en de taal die u gebruikt in functiebeschrijvingen tot hoe beslissingen en bedrijfsdoelen worden gedefinieerd en gecommuniceerd.

Waarom bedrijfscultuur belangrijk is

Het investeren in leiderschap en een organisatiecultuur waar teamleden kunnen gedijen, zich inzetten voor hun werk en zich gesteund voelen, is precies datgene dat bijdraagt aan bedrijfssucces. Door gebruik te maken van uw bedrijfswaarden kunt u regelmatig en bewust de motor van uw bedrijf, uw klantenservice, de onboarding, de werving, de interne processen en bijna alle overige elementen van uw organisatie verbeteren.

Een goede cultuur stimuleert de betrokkenheid van werknemers en vermindert het personeelsverloop. Uw team krijgt het gevoel dat het wordt ondersteund en in staat wordt gesteld elke dag zijn beste werk te doen. Met een sterke cultuur en sterke waarden kunt u:

• Teamgerichte praktijken opbouwen zodat uw team haar beste werk gedaan kan krijgen.

• Frictie verminderen zodat teamleden projecten met een grote impact kunnen identificeren en uitvoeren.

• Ervoor zorgen dat alle teamleden zich welkom voelen bij de organisatie, ongeacht gender, uiterlijk, ras en identiteit. 

• Alles terugkoppelen naar de missie van uw organisatie zodat iedereen begrijpt waarom zijn of haar werk een essentieel stukje van de puzzel vormt.

• Standaarden vastleggen voor teamwerk, samenwerking en teambuilding in uw hele organisatie.

Voor ons is het missiekritisch dat onze cultuur onze werknemers in staat stelt het werk waarmee ze de meeste impact maken zo soepel mogelijk uit te laten voeren. Dit ondersteunt het bedrijf, laat ons onze missie realiseren en vergroot uiteindelijk de tevredenheid en groei van de werknemer.”

Wanneer moet u beginnen met het ontwikkelen van de bedrijfscultuur?

In essentie: zo snel mogelijk. De waarheid is dat uw cultuur zich met of zonder u zal ontwikkelen. Het verschil is dat u het risico loopt dat dit proces een ongeorganiseerd en ambigu raamwerk wordt als u uw bedrijfscultuur niet zelf actief ontwikkelt en vormgeeft. U moet daarom tijd nemen om de gewenste cultuur te bevorderen. Een sterke cultuur ontwikkelt u bewust, u laat ze niet vanzelf ontstaan.

Bij Asana was organisatiecultuur een van de eerste dingen waar onze oprichters aan dachten. Het resultaat was dat bedrijfscultuur een integraal onderdeel werd van de manier waarop we zaken doen, op het werk verschijnen en elkaar helpen. 

Geef niet op; als u dit werk uitstelt omdat u het gevoel heeft dat het moeilijk is en het op dit moment afleidt, dan creëert u alleen maar een probleem dat later veel moeilijker (en uiteindelijk misschien onmogelijk) is om op te lossen. Cultuur versterkt zichzelf en wordt in de loop der tijd meer rigide. Het is dus belangrijk de cultuur zo vroeg mogelijk in de juiste richting te buigen.”

6 factoren die de bedrijfscultuur vormgeven

Hoe kunt u uw gewenste bedrijfscultuur bereiken? De organisatiecultuur van elk bedrijf is anders, en een deel van wat uw cultuur uniek maakt, is uw eigen inbreng. Met dat in het achterhoofd, vindt u hier de zes belangrijkste factoren waar u bij stil zou moeten staan bij het ontwikkelen van uw bedrijfscultuur.

1. Creëer gedeelde waarden

Het creëren van gedeelde waarden, en het leven van deze waarden, vormt het fundament van een goede bedrijfscultuur. De kernwaarde van een organisatiecultuur beschrijft hoe groepsleden elkaar zouden moeten behandelen, hoe werknemers kunnen verwachten dat ze worden behandeld en welke centrale waarden iedereen in het bedrijf deelt.

Het is belangrijk op te merken dat dit niet zomaar waarden moeten zijn die van boven worden opgelegd. Bied in plaats daarvan uw team de gelegenheid gezamenlijk culturele waarden te creëren. Net als uw bedrijf zelf, moeten de waarden van uw bedrijf levende, dynamische idealen zijn waar uw teamleden in geloven.

Dit kan soms betekenen dat u uw eigen waarden opnieuw moet overdenken of vernieuwen, in het bijzonder wanneer uw bedrijf groeit. Waardevernieuwing is een krachtige manier om op basis van de fase waarin uw bedrijf zich bevindt waarden te verfijnen of opnieuw te definiëren, of om nieuwe waarden op te bouwen. Sterker nog, een paar jaar geleden hebben we bij Asana een waardevernieuwingsproces uitgevoerd om precies dat te doen. We kwamen hier op uit:

2. Investeer in diversiteit, inclusie en het erbij horen

Een belangrijk onderdeel van de organisatiecultuur is ervoor te zorgen dat uw teamleden het gevoel hebben dat ze erbij horen. Dat begint met diversiteit, inclusie en erbij horen. Het opbouwen van een divers personeelsbestand is niet alleen het juiste ding om te doen, het geeft uw team ook een concurrentievoordeel. Onderzoek toont aan dat bedrijven met divers samengestelde teams innovatiever zijn, betere beslissingen nemen en effectiever zijn bij het bereiken van hun financiële doelen.

Hoe kunt u investeren in diversiteit? Er zijn verschillende goede manieren om diversiteit op te nemen in uw huidige cultuur, waaronder:

• Inclusief werven en onboarden. Het creëren van een diverse cultuur begint bij het begin: werving en onboarding. Train uw wervingsmanagers een inclusieve omgeving te creëren tijdens het wervingsproces. Probeer kandidaten uit minderheden aan te trekken. Focus op het creëren van een inclusieve ervaring voor kandidaten. Zorg er ten slotte voor dat uw HR- en talentwervingsteams zich in elke fase van het wervings- en onboardingsproces sterk maken voor diversiteit en inclusie. 

• Personeelsgroepen (Employee Resource Groups, ERG's). ERG's zijn vertrouwde, veilige ruimtes voor ondervertegenwoordigde groepen en hun bondgenoten. Deze ruimtes creëren een gevoel van gemeenschap en erbij-horen voor alle teamleden. Hoewel ERG's meestal op bedrijfsniveau bestaan, worden ze over het algemeen geleid door teamleden die de cultuur op de werkplek vorm willen geven.

• 'Real talk'-evenementen. Om uw teamleden het gevoel te geven dat ze welkom zijn en dat ze erbij horen, moet u ervoor zorgen dat er op het werk een veilige ruimte is waar ze zichzelf kunnen zijn. Bij Asana organiseren we bijvoorbeeld 'real talk'-evenementen om moeilijke, vaak ongemakkelijke onderwerpen te bespreken, zoals ervaringen rond identiteit en uitdagingen op de werkplek. Deze eerlijke, open gesprekken stellen teamleden in staat hun volledige zelf te zijn.  

• Inclusieve ruimtes. Een andere manier waarop teamleden volledig zichzelf kunnen zijn, is door ervoor te zorgen dat ze zich op hun gemak voelen in uw ruimte. Hiertoe kunnen behoren: speciale ruimtes voor werkende moeders, gebedsruimtes, genderneutrale toiletten en toegankelijkheid voor alle lichamen.

Samen bouwen we aan een betere manier om te werken en laten we de wereld zien dat het mogelijk is om zowel een product te maken als een cultuur te creëren waarin transparantie, vertrouwen en inclusie wordt ondersteund.”

3. Veranker uw cultuur in wederzijds vertrouwen

Een inclusieve cultuur moet gecentreerd zijn rond vertrouwen, dat moet de kern zijn. Werknemers moeten zich veilig voelen, experimenteren, risico's nemen, mislukken en uiteindelijk slagen als mensen en als teams. Een onderdeel van het opbouwen van de cultuur van uw organisatie bestaat uit het creëren van een ruimte waar werknemers, ongeacht titel, team of contractduur, zich welkom voelen en zich aangemoedigd voelen om ideeën en gedachten te delen.

Om wederzijds vertrouwen op te bouwen moet u duidelijke wegen bepalen die uw teamleden kunnen gebruiken om het gesprek aan te gaan en eerlijk te zijn. Er zijn verschillende manieren om dit op te nemen in uw bedrijfscultuur:

• Houd open forums met de bedrijfsleiding. Eén manier om uw teamleden te laten zien dat u ze vertrouwt, is ze de kans geven de bedrijfsleiding te benaderen met de vragen waar ze mee zitten. Het maakt niet uit of u uw hele leidinggevende team meeneemt of maandelijkse Q&A-sessies houdt waarbij werknemers afzonderlijk leidinggevenden van het bedrijf alles kunnen vragen. Door uw medewerkers te laten zien dat u openstaat voor hun vragen bouwt u wederzijds vertrouwen op. 

• Vraag op elk niveau om feedback. De andere kant van de medaille van het open zijn is het aanvaarden van feedback van uw teamleden. Meningsverschillen vormen de sleutel tot goede teamsamenwerking en constructieve kritiek kan bijdragen tot het opbouwen van een nauwere band met uw teamleden. Lees in ons artikel hoe u constructieve feedback geeft en ontvangt.

• Verhoog de zichtbaarheid van projecten, processen en beslissingen. Soms willen teamleden alleen maar weten wat er gebeurt en waarom een beslissing werd genomen. Houd informatie waar mogelijk openbaar, of deel belangrijke beslissingen in een centrale bron. Bij Asana gebruiken we uiteraard Asana om gesynchroniseerd te blijven en het totaalplaatje te delen.

4. Verdeel verantwoordelijkheid waar dat kan

Voor het opbouwen van vertrouwen is het belangrijk dat teamleden verantwoordelijkheid voelen voor delen van het besluitvormingsproces. Er bestaat een verscheidenheid aan manieren om dat te doen, maar een van de beste manieren is om verantwoordelijkheid te delen. Uw teamgenoten voelen zich dan niet langer als onderdelen van een machine, maar als gewaardeerde medewerkers.

Wanneer iedereen in een team de kracht en het vertrouwen krijgt om zijn of haar volledige potentieel te benutten, wordt elke persoon tot zoveel meer in staat, waardoor het bedrijf tot zoveel meer in staat zal zijn. Met het juiste team hebben we ondervonden dat verspreide autoriteit leidt tot organisaties die gelukkiger zijn en doeltreffender in het bereiken van hun meest ambitieuze missies.”

Bij Asana doen we dit door middel van een systeem dat Verantwoordelijkheidsgebieden (Areas of Responsibility, AOR's) wordt genoemd. Verantwoordelijkheidsgebieden geven de verantwoordelijkheid voor elk gebied van de organisatie aan het teamlid dat het meest geschikt is voor de taak. Met dit systeem krijgen teamleden die geen directe managementrollen hebben de kans om als leidinggevende te groeien en verantwoordelijk te zijn voor belangrijke beslissingen, zelfs als ze nog maar net zijn aangenomen.

5. Vergroot de helderheid, verminder silo's

Helderheid vormt de sleutel tot een goede werkomgeving en, als gevolg daarvan, tot een goede bedrijfscultuur. Het werk bevindt zich maar al te vaak in silo's, in aparte teams of in aparte tools, waardoor het moeilijk te vinden is. Zonder een helder begrip van wat u moet doen, en waarom het van belang is, kunt u het gevoel hebben dat u rondrent zonder echt ergens naar op weg te zijn.

Als u dat al niet heeft gedaan zou u ervoor moeten zorgen dat u een heldere, tastbare manier heeft om uw dagelijkse werk te verbinden met de bedrijfsdoelen. Volgen recent onderzoek heeft slechts 26% van de kenniswerkers een helder begrip van hoe hun individuele werk betrekking heeft op de bedrijfsdoelen. Dat komt omdat het opstellen van doelen in een set dia's of een spreadsheet dat een keer per kwartaal wordt bekeken, geen verbinding met het reguliere, dagelijkse werk vormt die krachtig genoeg is.

Verhoog in plaats daarvan de motivatie en bied helderheid door de bedrijfsdoelen daar bij te houden waar het werk wordt gedaan. Ga op zoek naar doelbeheersoftware dat het dagelijks werk verbindt met de projecten waar teamleden aan werken. Op die manier kunnen teamleden duidelijk zien aan welke doelen ze bijdragen en hoe ze dat doen.

Als u een team leidt dat deel uitmaakt van een grotere organisatie, dan is het belangrijk dat u iedereen laat inzien welke invloed de organisatie als geheel heeft op de wereld, hoe uw team essentieel is voor het succes van de organisatie, en hoe hun individuele werk belangrijk is voor het succes van het team.”

6. Geweldige wervings- en onboardingsprocessen

Organisatiecultuur begint op het moment dat iemand in contact komt met uw bedrijf. Bijvoorbeeld door een advertentie te bekijken, een telefoongesprek met een recruiter te voeren, op te dagen voor een interview, of op de eerste werkdag op het werk verschijnen. Zorg ervoor dat uw teamleden zich welkom voelen, uw wervings- en onboardingproces duidelijk begrijpen en toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om succesvol te zijn. Dit is essentieel voor het creëren van een sterke, inclusieve organisatiecultuur.

Werving

Er zijn verschillende manieren om inclusieve wervingsprocessen te creëren die leiden tot een sterke bedrijfscultuur.

• Evalueer gelijke beloning en toegankelijke compensatie. Het is geen geheim dat er een loonkloof bestaat tussen de meerderheid en verschillende ondervertegenwoordigde minderheden. Een belangrijk onderdeel van een inclusieve werving en een gezonde cultuur is ervoor zorgen dat uw teamleden gelijk worden beloond. Als u dat nog niet doet, evalueer dan regelmatig de belangrijkste beloningsgerelateerde gegevens in uw bedrijf op basis van gender en ras. Als dit nodig blijkt, voer dan een rigoureuzere loongelijkheidsanalyse uit om te waarborgen dat alle teamleden eerlijk worden beloond.

• Geef wervingsmanagers training over hun onbewuste vooroordelen. Iedereen heeft onbewuste vooroordelen. Deze mentale sluiproutes helpen ons brein snel informatie te verwerken. Wanneer deze echter niet worden onderkend, kunnen onbewuste vooroordelen leiden tot vertekende oordelen en stereotypen versterken. Organiseer om dit te voorkomen trainingssessies voor wervingsmanagers en teamleden waar ze leren onbewuste vooroordelen op de werkplek te herkennen en te bestrijden. Weet u niet zeker waar u moet beginnen? Lees ons artikel over voordelen van onbewuste vooroordelen om ze te overwinnen en inclusiviteit te promoten.

• Stop met het beoordelen of iemand bij de cultuur past. U hoort waarschijnlijk vaak dat een teamlid zegt: "Ik mocht ze graag, ze pasten goed bij onze cultuur." Deze verklaring kan echter misleidend zijn. Met bij de cultuur passen worden vaak de goede, positieve gevoelens beschreven die we bij een potentiële nieuwe medewerker krijgen. Het probleem is dat het waarschijnlijker is dat we dit voelen bij mensen die op ons lijken. Beoordelen of iemand past is belangrijk, maar train uw wervingsmanagers in het gebruik van nauwkeurigere taal om te beschrijven hoe ze over potentiële nieuwe werknemers denken. Belichaamt deze sollicitant de waarden van uw organisatie? Welke waarden belichamen ze, en waarom? Zijn ze afgestemd op uw missie? Leg precies uit op welke manier. Het gebruik van specifiekere voorbeelden en taal kan u helpen bij het op de juiste wijze beoordelen van sollicitanten.

• Leg uit hoe belangrijk het is dat diversiteit en inclusie op de voorgrond staan. Laat alle kandidaten weten dat het creëren van een inclusieve cultuur een prioriteit is voor uw bedrijf. Als u dat nog niet heeft gedaan, overweeg dan aan het eind van uw functiebeschrijving een tekstvak toe te voegen waarin u uw streven naar inclusiviteit bekendmaakt. Zo doen we dit bijvoorbeeld bij Asana: 

Onboarding

Zodra u een teamlid heeft aangenomen, bouwt u een onboardingproces dat uw bedrijfscultuur weerspiegelt. Hier zijn een paar manieren om dat te doen:

• Laat nieuwe werknemers weten dat inclusie belangrijk is. Een eenvoudige manier om nieuwe werknemers het gevoel te geven erbij te horen is door diversiteit en inclusie te benadrukken tijdens de onboarding. Vertel bijvoorbeeld over het belang van inclusiviteit voor uw bedrijf door middel van een onboardingsessie Diversiteit en Inclusie (D&I). Laat nieuwe werknemers weten hoe belangrijk dit voor u is en dat de eigenschappen die hem of haar uniek maken belangrijk zijn voor uw bedrijf.

• Zorg voor ondersteuning en structuur. Nieuwe werknemers voelen zich de eerste paar dagen gemakkelijk overweldigd. Een makkelijke manier om ondersteuning op te bouwen en nieuwe werknemers het gevoel te geven dat ze welkom zijn, is door een buddysysteem te implementeren. Koppel elke nieuwe werknemer aan een werknemer die al langer in dienst is om hem of haar wegwijs te maken. Let op: dit zou niet hun leidinggevende moeten zijn. Het hebben van een buddy, naast hun leidinggevende, maakt het voor nieuwe werknemers gemakkelijker om vragen te stellen aan een collega en de eerste week goed door te komen.

• Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers het materiaal - en de tijd - krijgen die ze nodig hebben om te slagen. Een deel van het creëren van een inclusieve onboarding-ervaring bestaat uit het erkennen dat niet iedereen informatie op dezelfde manier tot zich neemt. Als uw nieuwe medewerkers onboardingsessies bijwonen, geef ze dan toegang tot de presentatiedia's en informatie, zodat ze die ook in hun eigen tijd kunnen bekijken. Geef elke nieuwe medewerker ook de tijd en de ruimte om alle nieuwe informatie over zijn of haar rol te verwerken.

De onboarding is een cruciaal moment om werknemers het gevoel te geven dat ze er vanaf de eerste dag bij horen. Het zet de toon voor hun dienstverband bij je bedrijf en legt de basis voor hun kennis van en ervaring met werken voor je bedrijf. Dit is de reden dat het verzorgen van een inclusieve onboarding zo belangrijk is voor het creëren van een inclusieve bedrijfscultuur.”

Goede cultuur start met betrokkenheid

Het opbouwen van een organisatiecultuur vergt tijd en toewijding, maar is de moeite waard. Een goede cultuur kan uw teamleden in staat stellen hun meest impactvolle werk te doen.

Culturen waar op topniveau wordt gepresteerd ontstaan niet vanzelf. Ze worden ontworpen, vormgegeven en gebouwd met intentie: uw intentie.”

Als u net begint kunt u de bovenstaande tips gebruiken om een solide fundering te leggen voor een fantastische organisatiecultuur. Vergeet niet: ook uw teamleden zullen de bedrijfscultuur vormgeven. Kies in geval van twijfel voor eerlijkheid en transparantie.