Wat is wijzigingsbeheer? 6 stappen om een succesvol wijzigingsbeheerproces op te bouwen

Verandering is een essentieel ingrediënt voor het succes van uw organisatie. Naarmate u groeit, zult u altijd nieuwe tools moeten implementeren, nieuwe strategieën moeten uitproberen, of nieuwe markten aanboren - om er maar een paar te noemen. Kleine veranderingen of veranderingen die niet veel mensen raken zijn gemakkelijk door te voeren - maar wat doet u als u een ingrijpende, organisatorische verandering moet doorvoeren?

Zonder de juiste planning kan het doorvoeren van organisatorische veranderingen leiden tot chaos, verwarring en verminderde snelheid van het bedrijf. In plaats daarvan moet u veranderingen zorgvuldig uitrollen - met planning en ondersteuning voordat de verandering live gaat - om de overgang zo naadloos mogelijk te laten verlopen.

Eenvoudig gezegd: u hebt wijzigingsbeheer nodig.

Als u ooit geworsteld hebt met het uitrollen van een organisatorische verandering of als u een verandering nadert en probeert te bedenken hoe u uw bedrijf het beste aan boord kunt brengen - dan is dit artikel voor u.

Wat is wijzigingsbeheer?

Wijzigingsbeheer is het proces van voorbereiding op en beheer van elke nieuwe organisatorische verandering. Typisch voor het proces van wijzigingsbeheer is dat u zich voorbereidt op de overgang naar een nieuwe verandering, steun van de organisatie krijgt voor wat voor verandering dan ook, en de verandering in de loop van de tijd doordacht doorvoert.

Het belangrijkste bij wijzigingsbeheer is dat u de verandering weloverwogen en vanuit verschillende invalshoeken benadert. Voordat u een organisatorische verandering doorvoert, moet u bedenken hoe die verandering de leden van uw organisatie op verschillende niveaus en in verschillende teams zal beïnvloeden. Daarom omvatten de methodologieën voor wijzigingsbeheer vaak strategieën om teams te helpen een organisatorische verandering langzaam in de loop van de tijd in te voeren, de verandering met een deel van het bedrijf te testen, of zich te verzekeren van de steun van de juiste belanghebbenden voordat een nieuw initiatief wordt uitgerold.

Wijzigingsbeheer is een proces, en ook een methodologie. Misschien hebt u nog nooit zoveel tijd besteed aan het nadenken over hoe u een veranderingsinitiatief moet uitrollen. Dat is niet erg. Door een proces voor wijzigingsbeheer te volgen, kunt u uw team en uw bedrijf zo goed mogelijk uitrusten om van een nieuwe verandering te profiteren.

De voordelen van wijzigingsbeheer

Met doeltreffend wijzigingsbeheer kunt u nieuwe processen invoeren zonder uw team of organisatie te ontwrichten. Wij hebben de neiging nogal gehecht te zijn aan de "oude manier" om dingen te doen, zelfs als de nieuwe manier, objectief gezien, beter is. Een plan voor wijzigingsbeheer helpt uw team de waarde van de nieuwe verandering in te zien, door die zo weinig mogelijk te verstoren.

Doeltreffende processen voor wijzigingsbeheer kunnen u helpen:

• Momentum op te bouwen in uw bedrijf

• Weerstand tegen verandering te verminderen

• De kans op een succesvolle verandering vergroten

• Mogelijke negatieve gevolgen van de verandering te verminderen

Traditionele modellen voor wijzigingsbeheer

Wijzigingsbeheerprocessen gaan terug tot het begin van de jaren 1960, en er zijn in de loop der jaren verschillende modellen van wijzigingsbeheer geweest. In dit artikel zullen wij drie traditionele modellen voor algemeen wijzigingsbeheer behandelen.

Lewin's veranderingsmodel

Kurt Lewin, een Duits-Amerikaanse psycholoog, is vooral bekend om zijn bijdragen van toegepast onderzoek aan communicatiepraktijken. Lewin’s veranderingsmodel breekt wijzigingsbeheer op in een proces van drie fasen:

1. Ontdooi. Tijdens de ontdooifase zult u uw team of bedrijf helpen om hun aanvankelijke afkeer van verandering te overwinnen. U analyseert niet alleen de eventuele aversie tegen de verandering, maar u begint ook uw team te overtuigen van de noodzaak van de verandering. Op dit punt in het veranderigsmodel van Lewin is uw aandacht gericht op het voorbereiden van uw team op iets nieuws.

2. Verander. De verander-stap is wanneer u de organisatorische verandering uitrolt. Bedenk dat verandering een proces in verschillende stappen kan zijn, omdat u op onvoorziene hindernissen stuit en iedereen langzaam moet inwerken in het nieuwe systeem, wat dat ook moge zijn.

3. Bevries. U hebt de verandering doorgevoerd - nu is het tijd om deze vast te zetten, zodat de "nieuwe" manier van doen de norm wordt.

Het ADKAR-model

Het ADKAR-model werd gecreëerd door Jeff Hiatt. ADKAR is een acroniem, dat staat voor:

• Awareness besef, van de noodzaak tot verandering

• Desire de wens, om deel te nemen en de verandering te steunen

• Knowledge kennis, van wat u moet doen om de verandering tot een succes te maken

• Ability vermogen, om de verandering door te voeren

• Reinforcement versterking, om ervoor te zorgen dat de verandering ook op de lange termijn wordt doorgevoerd

Het 8-stappenproces voor het leiden van verandering

Dr. John Kotter heeft deze methode uitgevonden, die hij uiteenzette in zijn boek Leading Change. Volgens Kotter zijn de acht stappen:

1. Een gevoel van urgentie creëren om het belang van onmiddellijk handelen te benadrukken

2. Bouw een leidende coalitie om de organisatorische verandering te begeleiden, te coördineren en te communiceren

3. Een strategische visie en initiatieven vormen om te verduidelijken hoe de toekomst anders zal zijn dan het verleden

4. Vorm een vrijwilligersleger om zich rond de verandering te scharen

5. Maak actie mogelijk door belemmeringen weg te nemen om de vrijheid te bieden die uw organisatie nodig heeft om echte impact te genereren

6. Overwinningen op korte termijn genereren om de organisatie energie te geven om door te zetten

7. Houd de versnelling vol en breng onophoudelijk veranderingen op gang totdat uw visie werkelijkheid is geworden

8. Veranderingen doorvoeren tot ze sterk genoeg zijn om oude gewoonten te vervangen

Wanneer gebruikt u wijzigingsbeheer?

U moet niet het volledige wijzigingsbeheersproces uitrollen voor elke organisatorische verandering. Wijzigingsbeheer is alleen belangrijk wanneer de potentiële terugslag groot zal zijn of voor het hele bedrijf. Vergeet niet dat wij als mensen soms weerstand voelen bij verandering - we hebben de neiging van het huidige systeem te houden (zelfs als dat niet het beste proces is), en het kan moeilijk zijn voor mensen of teams om zich voor te stellen op een nieuwe manier te werken.

Hier zijn een paar voorbeelden van organisatorische veranderingen die u met een wijzigingsbeheersproces zou kunnen doorvoeren:

• Nieuwe tool of technologie voor het hele bedrijf

• Verandering in leiderschap of organisatiestructuur

• Bijwerken van werkcultuur of waarden

• Bijgewerkt bedrijfsbeleid, HR-programma's, of voordelen

• Fusie of overname

Het belangrijkste dat u in gedachten moet houden wanneer u een proces van wijzigingsbeheer invoert, is dat u goed moet nadenken over wanneer en hoe u deze verandering in uw organisatie uitrolt.

Bij Asana helpen onze teams voor professionele diensten en klantsucces vaak bij het opstellen van een strategie voor wijzigingsbeheer om een nieuwe bedrijfsbrede tool of technologie uit te rollen. Met Asana hebben teams niet alleen een tool om werk te organiseren en uit te voeren - ze rollen ook een nieuwe benadering van teamsamenwerking uit via werkbeheer. Het gebruik van een proces voor wijzigingsbeheer kan helpen om succes en aanvaarding te verzekeren.

De Asana manier van veranderen: 6 stappen om een nieuwe tool of technologie uit te rollen met wijzigigsbeheer

Om nieuwe teams te helpen Asana in te voeren, hebben onze teams voor professionele diensten en klantsucces een proces voor wijzigingsbeheer ontwikkeld, geïnspireerd op Dr. Kotter's 8-stappen proces voor het leiden van verandering en geïnformeerd door de beste praktijken van klanten die Asana met succes in hun organisaties hebben geïmplementeerd. De resulterende methodologie, de Asana manier van veranderen, helpt teams bij het uitrollen van nieuwe tools of technologieën op organisatieniveau.

Er zijn zes stappen in de Asana manier van veranderen:

1. Bepaal uw waarom

2. Ontdek uw nu

3. Ontwerp uw eerste workflow

4. Geef uw team de middelen en vier de overwinningen

5. Bereid u voor op toekomstig succes

6. Gebruik meten en uitbreiden

Of u nu Asana adopteert of een ander nieuwe tool uitrolt, hier leest u hoe u de Asana Way of Change kunt gebruiken om een nieuwe tool of technologie in uw bedrijf uit te rollen.

De Asana Way of Change gebruiken: een casestudy

Stel dat uw team gaat overstappen op een gecentraliseerd werkbeheerplatform om effectiever en samenwerkend te werken. Hier ziet u hoe u de Asana Way of Change zou gebruiken om die organisatorische verandering door te voeren:

1. Bepaal uw waarom

Voordat u deze verandering in uw organisatie uitrolt, moet u eerst weten: waarom doet u dit? Welke pijnpunten lost deze verandering op? Hoewel niet elk lid van uw organisatie blij zal zijn met de verandering - omdat we allemaal nogal afkerig zijn van verandering - zal het helpen als u een concrete reden hebt waarom u dit doet.

Er zijn drie verschillende elementen om uw "waarom" te bepalen:

Stel eerst uw "waarom-verklaring" op

Om te beginnen moet u documenteren waarom u deze organisatorische verandering doorvoert. Deze "waarom-verklaring" zal uw kompas zijn voor al het werk dat nog moet komen.

"[Naam van het team/de organisatie] voert dit nieuwe werkbeheertool in om [deze projecten en processen te beheren]. Daarmee hopen wij [deze pijnpunten te verlichten] en [deze doelen te bereiken]."

Als u een werkbeheertool aan het uitrollen bent, zou u bijvoorbeeld kunnen schrijven:

"Ons bedrijf implementeert deze nieuwe werkbeheertool om de samenwerking tussen de cross-functional functies en de zichtbaarheid te verbeteren. Daarmee hopen wij de productiviteit van het bedrijf te verhogen en meer projecten volgens planning af te ronden."

Stel vervolgens succescriteria op

U zult ook willen bepalen hoe succes eruitziet voor uw wijzigingsbeheerproces. Ga om de tafel zitten met het team dat de verandering leidt om criteria vast te stellen. Enkele van die criteria zijn:

• Voor wanneer moet deze verandering worden uitgerold

• Adoptie- of trainingspercentages in het hele bedrijf

• Bezettingsgraad in het hele bedrijf op een bepaalde datum

Om bijvoorbeeld een werkbeheertool uit te rollen, zou u een aantal van de volgende criteria kunnen hebben:

• Wij zullen op 3 maart beginnen met de uitrol van deze tool aan een kleine groep. Medio juni zullen de werknemers de kans krijgen om zich in te schrijven. Dan zou iedereen in ons bedrijf tegen 17 juli aan boord moeten zijn en met de tool vertrouwd moeten zijn.

• De teams moeten wekelijks projectstatusrapporten sturen in de werkbeheertool, en het werk moet uitsluitend in de tool worden beheerd.

• 100% van de werknemers moet tegen 30 juli actief zijn in de tool.

Stel ten slotte uw aanname-alliantie samen

Het uitrollen van een organisatieverandering is geen eenmans-taak. U hebt een team van mensen nodig, en uw adoptie-alliantie is dat team. Er zijn drie soorten leden van de aanname-alliantie:

• De spelverdeler. Dit is een beïnvloeder van de werkplek. Uw spelverdelers zullen u helpen bepalen hoe u uw nieuwe werkbeheertool in het hele bedrijf zult gebruiken. Zij kunnen trainingen leiden of vragen van teamleden beantwoorden.

• De bewustzijnbouwer. Dit is een lid (of leden) van het leiderschapsteam. Uw bewustzijnbouwers staan misschien niet zo dicht bij de verandering die wordt doorgevoerd, maar zij zullen de ondersteunende stem zijn. De bewustzijnbouwer moet uw "waarom-verklaring" overbrengen om de acceptatie van het team te vergroten.

• De voorstander van het product. Dit zijn individuele bijdragers of early adopters die enthousiast zijn om het momentum voor deze verandering te helpen opbouwen.

2. Ontdek uw nu

Om veranderingen op grote schaal door te voeren, moet u eerst klein beginnen. Kies één workflow om eerst in het nieuwe systeem te implementeren, zodat uw adoptie-alliantie praktijken en voorbeelden kan opbouwen voordat u het volledig uitrolt. Kies in het ideale geval een workflow die op samenwerking berust en breed is, zodat u eventuele obstakels kunt wegnemen voordat u de verandering doorvoert.

Om bijvoorbeeld een nieuw werkbeheertool uit te rollen, zou u een team of afdeling kunnen selecteren, zoals de afdeling marketing. Voordat u de afdeling marketing laat kennismaken met uw nieuwe tool, kunt u overwegen demo-omgevingen te bouwen van hoe zij het zouden kunnen gebruiken. U zou hen bijvoorbeeld kunnen laten zien hoe zij met de nieuwe tool meer marketingcampagnes kunnen uitvoeren.

3. Ontwerp uw eerste workflow

Dit is uw kans om uw nieuwe verandering op één workflow of proces uit te testen. Uw spelverdeler dient een training te houden voor het gekozen team of de gekozen workflow. Zorg ervoor dat uw voorstander van het product ook aanwezig is om te helpen bij het vieren van overwinningen en het documenteren van het effectief werkende proces.

Op dit punt zult u waarschijnlijk vragen tegenkomen waar u nog niet eerder aan gedacht hebt. Zorg ervoor dat u de meest gestelde vragen (en de antwoorden daarop) documenteert, zodat u ze in uw documentatie kunt verwerken wanneer u deze verandering op grotere schaal doorvoert.

Bijvoorbeeld, bij de uitrol van uw nieuwe werkbeheertool hebt u al demo-omgevingen gebouwd voor het marketingteam. U hoeft alleen nog maar trainingssessies met het team te houden om hen te laten zien hoe de tool werkt. Moedig hen aan om cross-functional initiatieven, zoals de marketingcampagne die u gedemonstreerd hebt, in deze tool te plannen. Neem regelmatig contact op om te zien hoe de uitrol verloopt en om eventuele vragen van het team te beantwoorden. Documenteer gedurende de hele periode ook hun successen, zodat u deze momenten kunt gebruiken om andere teams te inspireren om de tool te gebruiken.

4. Geef uw team de middelen en vier de overwinningen

Uw team begint zich in te werken in de door u gekozen workflow. Zorg ervoor dat u regelmatig bij hen informeert hoe het gaat, en dat u alle successen - zelfs de kleine - viert. Als u dit momentum van tevoren vastlegt, zal uw verandering niet alleen aan kracht winnen. U zult ook een hele groep mensen opbouwen die voor de verandering zijn, en die zelf voorstanders van het product kunnen worden als u de verandering op grotere schaal doorvoert.

5. Bereid u voor op toekomstig succes

Op dit punt zou uw team al met de nieuwe manier van werken vertrouwd moeten zijn. Gebruik deze tijd om de eerste overwinningen van uw team te vieren, regelmatig feedback te verzamelen, de toepassing van de tools te controleren, en voort te bouwen op de beste praktijken. Als u op een centrale plaats FAQ-documentatie, hulpsessies en een plan voor voortdurende onboarding van nieuwe teamgenoten integreert, is succes op lange termijn verzekerd.

6. Gebruik meten en uitbreiden

Zodra u het gevoel hebt dat u de problemen met de eerste verandering hebt opgelost, is het tijd om het op grotere schaal uit te rollen. Gebruik de trainingen, FAQ-documentatie, en de voorbereidingen die u met uw eerste workflow gedaan hebt om andere teams te helpen. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf kunt u kantooroverleg houden met uw adoptie-alliantie om eventuele vragen te beantwoorden. Moedig uw voorstander(s) van het product aan om regelmatig te controleren en overwinningen te vieren, om uw nieuwe werkbeheertool aan momentum te helpen winnen.

Voor u het weet, hebt u een plan voor wijzigingsbeheer met succes voltooid!

De sleutel tot organisatorische verandering is wijzigingsbeheer

Welke organisatorische verandering u ook uitrolt en welke methodologie voor wijzigingsbeheer u ook gebruikt, een doordachte, weloverwogen uitrol is de sleutel tot wijzigingsbeheer. Help uw team zich met succes aan elke verandering aan te passen door wijzigingsbeheer te gebruiken.

Als u een nieuwe technologie of tool aan het uitrollen bent, probeer dan de Asana Way of Change. Lees voor meer informatie onze handleiding over hoe u dit wijzigingsbeheerproces kunt gebruiken om uw team te helpen Asana te omarmen.