De snelle handleiding voor het bepalen van het projectbereik in 8 stappen

Als het om projectbeheer gaat, wilt u niet te groot of te klein mikken. U wilt liever dat uw projectgrootte juist goed is: groot genoeg om al uw projectdeliverables op te vangen, maar klein genoeg om een haalbaar doel te zijn.

De manier om dat te doen is door het projectbereik te bepalen. Door het bereik van uw project te bepalen, kunt u uw projectdeliverables op tijd en binnen het budget afronden, zonder uw team te overbelasten. In dit artikel behandelen we alles dat u moet weten om het projectbereik te bepalen en te beheren.

Wat is projectbereik?

Het projectbereik is een manier om de grenzen van uw project vast te leggen en precies te bepalen aan welke doelen, deadlines en projectdeliverables u gaat werken. Door het projectbereik te bepalen, kunt u ervoor zorgen dat u uw projectdoelen en -doelstellingen haalt zonder vertraging of overwerk.

Het bepalen van het projectbereik is geen taak voor een persoon. U moet overeenkomen met alle belangrijke projectbelanghebbenden en ervoor zorgen dat u allemaal op dezelfde lijn zit. Als u bijvoorbeeld werkt aan de lancering van een product, moet u ervoor zorgen dat u op één lijn zit met de belanghebbenden in de relevante teams van uw bedrijf, zoals het productteam, het ontwerpteam en het inhoudsteam. Afhankelijk van hoe complex uw project is, wilt u misschien ook een proces voor wijzigingsbeheer definiëren. We gaan later behandelen hoe u dat kunt doen.

Wat is een projectbereikverklaring?

Een projectbereikverklaring is gewoon een schriftelijk document van uw projectbereik. Afhankelijk van de complexiteit van uw project, kan uw projectbereikverklaring een onderdeel zijn van uw projectplan, of het kan een op zichzelf staand document zijn. Als u met een extern team of agentschap werkt, kunt u van uw projectbereikverklaring een werkomschrijving (statement of work, SOW) maken, om de overeenkomst tussen u en uw leverancier te bekrachtigen.

Wat is scope screep?

Scope creep is wat er gebeurt als de projectdeliverables het projectbereik overschrijden. Stel u zich bijvoorbeeld voor dat u werkt aan een productlancering, maar u hebt nog geen projectbereikverklaring opgesteld. Halverwege het project voegt een belanghebbende een persbericht toe aan de deliverables van het project. Een paar dagen later voegt een andere belanghebbende een blogbericht over het nieuwe product toe. Dit extra werk, waar uw projectteam niet op gerekend had of niet op voorbereid was, kan onnodige stress veroorzaken of zelfs vertragingen van de oorspronkelijke projectdeliverables.

Wanneer uw project te kampen krijgt met bereikuitbreiding, werkt u uiteindelijk aan taken die u aan het begin van het project niet verwachtte. Dit kan leiden tot vertragingen, overwerk, of deliverables van lage kwaliteit.

De beste manier om scope creep te voorkomen, is door een degelijke projectbereikverklaring op te stellen en deze zo vroeg mogelijk in het proces met alle relevante belanghebbenden te delen. Zo weet iedereen precies wat wel en wat niet onder uw project valt.

De voordelen van het vroeg definiëren van uw projectbereik

Uw projectbereik bepalen is een essentieel onderdeel van de projectplanning. Zonder een duidelijke afbakening kan uw project uit de hand lopen en groter worden dan uw team aankan, met vertragingen of burn-out tot gevolg. Uw projectbereik helpt u de hele levenscyclus van uw project voor ogen te houden en ervoor te zorgen dat uw einddoelen haalbaar zijn. Met een projectbereik kunt u vooral het volgende doen:

• Ervoor zorgen dat alle belanghebbenden een duidelijk begrip hebben van de grenzen van het project

• Verwachtingen van belanghebbenden managen en betrokkenheid krijgen

• Projectrisico verminderen

• Een passend budget- en middelenplan voorzien

• Stem uw project af op de belangrijkste doelstellingen

• Scope creep voorkomen

• Een proces voor wijzigingsverzoeken vaststellen (voor complexe projecten)

8 stappen om uw projectbereik te bepalen

1. Begin met uw projectdoelstellingen

Voordat u het projectbereik kunt bepalen, moet u eerst uw projectdoelstellingen bepalen. Projectdoelstellingen zijn de zaken die u aan het eind van uw project wilt opleveren. Uw projectbereik zal u uiteindelijk helpen uw bestemming te bereiken. U moet wel eerst weten wat uw "bestemming" is.

2. Maak een middelenplan als u dat nog niet gedaan hebt

Naast de projectdoelstellingen moet u ook een idee hebben van de middelen die u ter beschikking staan. In projectbeheer kan een middel  van alles zijn, van projectbudget tot teambandbreedte. Een middelenbeheerplan geeft aan welke middelen u voor dit project beschikbaar hebt en hoe ze zullen worden gebruikt.

Maak een plan voor het beheer van uw middelen voordat u uw projectbereik bepaalt. Op die manier weet u precies welke middelen u ter beschikking hebt wanneer u uw projectbereikverklaring opstelt, en kunt u het projectbereik aanpassen op basis van die beschikbaarheid.

3. Verzamel eventuele aanvullende projectvereisten

Er zijn nog andere, belangrijke elementen van een vroege projectplanning. Maar op dit moment moet u zich concentreren op al het andere dat van invloed kan zijn op uw projectbereik. Vergeet niet: het projectbereik is uw manier om de grenzen van uw project te documenteren, en wat uw belangrijkste doelstellingen, budget, middelen en deliverables zijn. Als er nog andere dingen zijn die daarop van invloed kunnen zijn, zoals bijvoorbeeld de projecttijdlijn, verzamel die dan nu.

4. Stel uw projectbereikverklaring op

Het is tijd om al het onderzoek dat u verzameld hebt samen te brengen: uw projectbereikverklaring. In uw projectbereikverklaring moet u uitleggen wat u wel en niet zult doen, en waarom.

Afhankelijk van de complexiteit van uw project, kan uw projectbereikverklaring een opsomming zijn, een langere paragraaf, of een volledige SOW. Hoe lang het ook is, uw projectbereikverklaring moet schetsen wat uw projectdoelstellingen zijn en aangeven wat uw project wel en niet zal omvatten.

Als u hulp nodig hebt bij het bepalen van het bereik, begin dan met het beantwoorden van deze vragen:

• Waarom werken wij aan dit project? Wat zijn onze uiteindelijke doelen en deliverables?

• Welke beperkingen hebben wij? Hoeveel budget, medewerkers en middelen zijn beschikbaar? Welke teamleden zullen hieraan werken?

• Wanneer moeten onze deliverables klaar zijn? Welke tijdlijn moeten we halen?

• Wat valt er buiten het bereik?

Voorbeeld van projectbereikverklaring

Laten we zeggen dat u de website van uw bedrijf aan het vernieuwen bent. Zo zou het projectbereik eruit kunnen zien:

Projectdoelstellingen: Verplaats de backend van de website naar het CMS-platform om de snelheid en flexibiliteit van de pagina's te verbeteren.

Middelen:

• Webteam (drie personen), 30 uur werk per week gedurende 6 weken

• Engineering manager (één persoon), 10 uur werk per week gedurende 6 weken

• IT en juridische revisie (twee teams), vijf uur ad hoc werk per week

• $ 7.000 voor CMS

Deliverables:

• Training voor alle schrijvers van inhoud eind mei 2021

• Gehele website op nieuw CMS tegen juni 2021

Projectroutekaart en tijdlijn:

• 26 april: Begin scoping CMS

• 10 mei: IT en juridische review

• 17 mei - 3 juni: Overdracht van het webteam

• 31 mei: Training voor schrijvers van inhoud

• 4 juni: CMS is live

Buiten bereik:

• Nieuw DAM-systeem

• Aanpasbare webpagina's op nieuw CMS

5. Betrokkenheid en goedkeuring krijgen van de belangrijkste belanghebbenden

Voordat u uw projectbereikverklaring goedkeurt, moet u ervoor zorgen dat de projectbelanghebbenden het project goedkeuren. Dit is uw kans om dingen te veranderen, de projectdoelstellingen te heroverwegen en te beslissen wat wel en wat niet deel uitmaakt van het project. Als uw project eenmaal begonnen is, zal het moeilijker zijn om nog iets aan uw projectbereikverklaring te veranderen. Communiceer uw bereik dus goed aan alle belangrijke belanghebbenden.

6. Stel zo nodig een proces voor wijzigingsbeheer in

Als u veel belanghebbenden hebt, of als u een complex initiatief beheert, kan het ook de moeite waard zijn om een proces voor wijzigingsbeheer in te stellen. Bij grote of complexe projecten zullen sommige dingen onvermijdelijk moeten veranderen. Misschien was uw tijdlijn veel te optimistisch, of kwam er nieuwe feedback van klanten, en moet u een aantal belangrijke deliverables veranderen. U wil niet dat het onmogelijk is uw project te veranderen, maar u wil ook niet dat iemand zomaar in het wilde weg een verandering kan aanbrengen, want dat kan leiden tot  scope creep.

Een wijzigingsproces is een vaste reeks processen die de belanghebbenden moeten doorlopen voordat hun wijziging wordt goedgekeurd. Om een proces voor wijzigingsbeheer te creëren, legt u een manier vast waarop uw projectteam en belanghebbenden wijzigingsverzoeken kunnen indienen - bijvoorbeeld via een gecentraliseerd intake-formulier. Vervolgens moet een vooraf geselecteerde groep van belangrijke belanghebbenden de wijziging bekijken en nagaan of de wijzigingsaanvraag belangrijk genoeg is om toevoeging te verdienen. Als dit het geval is, kijk dan of u bepaald werk dat u van plan was te doen, kunt deprioriteren om bereikuitbreiding te voorkomen.

7. Deel uw projectbereikverklaring met het team

Uw belanghebbenden hebben het projectbereik gezien en goedgekeurd. De volgende stap is om het met uw projectteam te delen. Zorg ervoor dat uw team een one-stop shop heeft om toegang te krijgen tot al uw werk, zoals een werkbeheertool.

8. Verwijs tijdens het project terug naar uw projectbereikverklaring

Het is nuttig om regelmatig naar uw projectbereikdocument te verwijzen om er zeker van te zijn dat u op schema ligt en geen risico loopt op scope creep. Als iemand nieuwe elementen in het project inbrengt die niet door uw wijzigingsprocedure zijn gekomen, verwijs hem dan naar de projectbereikverklaring en moedig hem aan om zijn idee in te dienen als een verzoek of een fast-follow.

Stel gezonde grenzen met het projectbereik

Een projectbereikverklaring is een geweldige tool om ervoor te zorgen dat uw project op schema ligt en een succes wordt. Het is ook een goede manier om uw projectteam te steunen en een burn-out te voorkomen. Maar een projectbereik is alleen nuttig als het effectief gecommuniceerd is. Zorg ervoor dat het projectbereikdocument al vroeg in uw project boven water komt. Blijf er dan tijdens het project vaak naar verwijzen.